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Lohndeklaration: Notwendige Arbeiten am Jahresende

Zum Jahresende gibt es diverse Abschlussarbeiten, die in der Praxis immer wieder Schwierigkeiten bereiten. Im folgenden Beitrag finden Sie einen Überblick über die zentralen Arbeiten sowie eine Checkliste, die Sie Schritt-für-Schritt durch die Lohndeklaration am Jahresende führt.

04.12.2023 Von: Ralph Büchel, Thomas Wachter
Lohndeklaration

In Kürze

Am Ende des Jahres resp. zu Beginn des Folgejahres stehen folgende administrative Arbeiten an:

  • Die definitive Abrechnung mit der Ausgleichskasse erfolgt zu Beginn des Folgejahres aufgrund der Jahreslohnbescheinigung (nachschüssige Deklaration).
  • Das Formular für die Jahreslohnbescheinigung wird dem Arbeitgebenden zugestellt.
  • Auch für die Unfallversicherung wird eine Vorausprämie festgelegt, welche vom Arbeitgebenden zu bezahlen ist. Auf der Basis der jahrlichen Lohndeklaration wird dann die definitive Prämienabrechnung für das zurückgelegte Jahr erstellt.
  • Die Pensionskassen kennen als einzige Sozialversicherung die vorschüssige Deklaration. Das heisst, bereits Anfang Jahr werden in der Regel die zukünftigen Löhne bestimmt und die monatlichen Beiträge aufgrund dieser Deklaration definitiv festgelegt.

Meldungen im Kurzüberblick

Jahresenddeklarationen

  • AHV-Deklaration (AHV/IV/EO/ALV/FAK)
    Einreichungsfrist = 30. Januar des Folgejahres (Verzugszinsfolgen)
  • UVG-Deklaration (NBU/BU)
    Vertragliche individuelle Einreichungsfristen, i.d.R. 30. Januar des Folgejahres
  • KTG-Deklaration (Krankentaggeld)
    Vertragliche individuelle Einreichungsfristen, i.d.R. 30. Januar des Folgejahres
  • BVG-Deklaration (Pensionskasse)
    Teilweise Jahresendmeldung, jedoch immer Meldung der Löhne für das Folgejahr
  • Quellensteuer (je nach Kanton, monatliche Abrechnung innert 30 Tagen, rückwirkende Korrekturen bis 31.12. möglich)
  • Bundesamt fur Statistik (alle zwei Jahre 31.3.)

Meldungen/Bescheinigungen während des Jahres

  • Bagatellunfall- (ohne Arbeitsunfähigkeit [ohne Lohnangaben]), Unfall- und Krankentaggeld-Meldungen
  • ALV-Arbeitgeberbescheinigungen, EO/MSE/VSE/BUE-Bescheinigungen
  • FamZ An-/Abmeldung
  • BVG An-/Abmeldung, Lohnänderungen
  • Monatliche/quartalsweise Quellensteuerabrechnungen
  • Etc.

Was unbedingt zu beachten ist

  • Aus dem Lohnprogramm können die Auswertungen für die AHV, ALV, BVG, UVG, KTG etc. ausgedruckt werden.
  • Vor der Einreichung der Deklarationen müssen die versicherungspflichtigen Lohnsummen kontrolliert werden.
  • Bei dieser Kontrolle geht es darum, ob alle Lohnarten im vergangenen Jahr korrekt in die jeweiligen Versicherungen gelaufen sind.
  • Falls Fehler festgestellt werden, müssen diese im Lohnprogramm korrekt eingerichtet und allenfalls beim Mitarbeitenden rückwirkend korrigiert werden.

Praxistipp: In der Bilanz empfiehlt es sich, Kontokorrente für jede Sozialversicherung einzurichten, dadurch werden die Abstimmungen beim Jahresabschluss und die Kontenübersicht unter dem Jahr einfacher. Zudem kann jederzeit überprüft werden, ob die Akontozahlungen unter dem Jahr den effektiven Beiträgen gerecht sind.

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