Spesen im Lohnausweis: Die Varianten der Deklaration
Ralph Büchel
Ralph Büchel ist Geschäftsleiter von Caveris. Er hat seine Berufserfahrung in der Gewerbe- und Industriebranche begonnen. Danach wechselte er ins Treuhand/Revisionsgeschäft und später in die Steuerverwaltung. Bevor er dann seine eigene Firma die Caveris AG vor über 10 Jahren gründete, war er Abteilungsleiter Besoldungsadministration/Versicherungen eines grösseren Unternehmens. In dieser Funktion war er gleichzeitig Geschäftsleiter einer Pensionsversicherung.
In seinem beruflichen Werdegang hat er sich fundiertes Wissen im Finanz- und Rechnungswesen, in der Lohnbuchhaltung und rund um die soziale Sicherheit (Sozialversicherungsabkommen und Sozialversicherungen) angeeignet. Berufsbegleitend hat Ralph Büchel unter anderem Ausbildungen zum Wirtschaftstechniker SVTS, Treuhänder mit eidg. Fachausweis und Sozialversicherungs-Fachmann mit eidg. Fachausweis abgeschlossen. Seine letzte Ausbildung schloss er mit dem Eidg. Diplom zum Sozialversicherungs-Experten ab. Im methodisch-didaktischen Bereich ist er zertifizierter ECo-C Trainer TQS (European communication certificate) und hat das Zertifikat für Berufspädagogische Bildung für den Unterricht an höheren Fachschulen. Er ist Prüfungsexperte in verschiedenen Ausbildungen.
Einleitung zu Spesen im Lohnausweis
Den Mitarbeitenden müssen die Auslagen erstattet werden, die notwendigerweise während der Ausführung ihrer Arbeit entstehen. Diese Erstattungen werden als Spesen bezeichnet. Dazu gehören unter anderem die Kosten für geschäftlich bedingte Reisen, Verpflegungsentschädigungen auf Geschäftsreisen (außerhalb des üblichen Arbeits- oder Wohnortes), Übernachtungskosten, Kleinspesen sowie Ausgaben für die Bewirtung von Kunden und Geschäftspartnern.
Nicht als Spesen gelten hingegen Erstattungen, die Ausgaben abdecken, die vor oder nach der eigentlichen Arbeit entstehen. Dazu zählen Kosten für den Arbeitsweg zum üblichen Arbeitsort, Mahlzeiten am üblichen Arbeits- oder Wohnort, Kleidung (außer Uniformen und Schutzkleidung) oder das Arbeitszimmer zu Hause. Diese Ausgaben werden als Berufsauslagen eingestuft und können von Mitarbeitenden teilweise in ihrer Steuererklärung geltend gemacht werden.
Auch Zahlungen, die private Lebenshaltungskosten wie Wohnkosten, private Verpflegung, Freizeitaktivitäten oder private Versicherungen betreffen, sind keine Spesen. Diese Zahlungen müssen als Spesen im Lohnausweis korrekt ausgewiesen werden, wenn sie steuerlich als Lohn gelten.
Spesen im Lohnausweis - Varianten der Deklaration
Es gibt folgende Varianten um die Spesen im Lohnausweis zu deklarieren:
1. Maximalsätze einhalten (z.B. Mittag- und Abendessen effektive Auslagen bis max. CHF 35.– oder Pauschale von max. CHF 30.–. Autospesen max. CHF 0.70/km. Kleinspesen pauschal max. CHF 20.–/Tag). In diesem Fall kann auf eine betragsmässige Deklaration verzichtet werden, nur ankreuzen bei 13.1.1.
2. Spesenreglement von den kantonalen Steuerbehörden genehmigt. Dann sind Abweichungen von den Maximalansätzen aufgrund von firmenspezifischen Situationen (z.B. Autospesen, Essensspesen) möglich. Es müssen in diesem Fall keine Effektivspesen betragsmässig auf dem Lohnausweis deklariert werden, nur ankreuzen bei 13.1.1. Pauschalspesen sind in jedem Fall betragsmässig aufzuführen.
3. Effektive Spesen aller Mitarbeitenden auf dem Lohnausweis deklarieren. Dies empfiehlt sich nur in Kleinbetrieben mit wenigen Angestellten.
Hinweis Pauschalspesen
Es ist in einem Spesenreglement möglich, Pauschalspesen für leitende Mitarbeitende (Direktion) zu vereinbaren und damit Kleinausgaben abzugelten. Damit können beispielsweise folgende Kosten abgegolten werden, soweit diese einen Maximalbetrag nicht überschreiten:
- Einladungen (Lunch) oder zu Hause, Geschenke bei Einladungen, Trinkgelder etc.
- Nebenauslagen für und mit Kunden ohne Quittungen
- Kleinauslagen bei Besprechungen, Zwischenverpflegungen
- Einladungen und Geschenke an Mitarbeitende
- Post- und Telefongebühren
- Parkgebühren, Tram-, Bus-, Taxifahrten
- Geschäftsfahrten mit dem Privatwagen im Ortsrayon (Radius z.B. 30 km)
Pauschalspesen sind jedoch in jedem Fall betragsmässig anzugeben.
Das Musterspesenreglement geht beispielsweise von folgenden Eckwerten für Verpflegungsspesen aus:
- bei effektiver Kostenabrechnung Frühstück CHF 15.–, Mittagessen CHF 35.–, Abendessen CHF 40.–
- bei Pauschalvergütung Frühstück CHF 15.–, Mittagessen CHF 30.–, Abendessen CHF 35.–
Selbstverständlich ist es den Unternehmen erlaubt, Pauschalspesen ohne Spesenreglement oder gemäss einem nicht genehmigten Spesenreglement auszuzahlen und im Lohnausweis anzugeben. Die Steuerbehörde wird dann möglicherweise die effektiven Spesennachweise einfordern und die Differenz zwischen belegten Ausgaben und Pauschalspesen als Einkommen aufrechnen. Das Risiko ist insbesondere bei grösseren Beträgen gegeben.
Hinweis: Es empfiehlt sich, Pauschalspesen nach den tatsächlichen Gegebenheiten und nicht nur aufgrund der hierarchischen Position im Unternehmen festzulegen. Während eine Aussendienstmitarbeiterin zu Recht grössere Pauschalspesen bezieht, hat ein Kollege im Innendienst oder im Einkauf keine entsprechenden Auslagen. Das gilt auch auf Direktionsstufe. Der Marketingdirektor wird wohl höhere Auslagen haben als die Finanzleiterin. Es empfiehlt sich also hier auf ein von der Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement abzustützen.
