Lohnausweis Schweiz: Antworten auf häufige Kundenfragen
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Abgrenzung von Spesen und Lohn aus Steuersicht
Den Mitarbeitenden sind die Auslagen zu ersetzen, welche notwendigerweise während der Arbeitsausführung entstehen. Diese gelten als Spesen. Es handelt sich also um die Bezahlung der geschäftlich notwendigen Reisekosten, Entschädigungen für die Verpflegung auf Geschäftsreisen (nicht am üblichen Arbeitsort oder Wohnort), Übernachtungskosten auf Geschäftsreisen, Kleinspesen auf Geschäftsreisen, Einladungen von Kunden und Geschäftspartnern, etc.
Keine Spesenvergütungen sind Entschädigungen, welche Kosten abdecken, die vor oder nach der eigentlichen Arbeitstätigkeit anfallen gehören. Dazu gehören die Kosten für den Arbeitsweg an den üblichen Arbeitsort, für das Essen am üblichen Arbeits- oder Wohnort, für Kleider (mit Ausnahme von Uniformen und Schutzkleidern), das Arbeitszimmer zu Hause, etc. Bei diesen Kosten handelt es sich um Berufsauslagen. Diese Auslagen können die Mitarbeitenden (teilweise) als Berufsauslagen in ihrer Steuererklärung geltend machen. Ebenfalls keine Spesen sind Zahlungen an die übrigen Lebenshaltungskosten (Wohnkosten, private Essenskosten, Freizeitauslagen, private Versicherungen, etc.). Steuerrechtlich handelt es sich bei solchen Entschädigungen um Lohn, der korrekt im Lohnausweis Schweiz ausgwiesen werden muss.
Das Grundprinzip der Abgrenzung von Spesen und Lohn im Lohnausweis
| während der Arbeit | ausserhalb der Arbeitszeit | ||
|---|---|---|---|
| Kosten | Geschäftlich notwendige Auslagen | Für die Berufsausübung notwendige Auslagen (Arbeitsweg, Essen am üblichen Wohn- und Arbeitsort, etc.) | Wohnkosten, Freizeitauslagen, etc. |
| Lohnausweis | Entschädigungen sind als Spesen auszuweisen | Entschädigungen als Lohn auszuweisen | |
| Steuerliche Qualifizierung | Spesen | Berufsauslagen (auch Gewinnungskosten) | Übrige Lebenshaltungskosten |
| Steuerliche Behandlung in der Steuererklärung | nicht steuerpflichtig (soweit nicht übersetzt) | Pauschaler Abzug oder Nachweis von tatsächlich höheren Auslagen | Steuerpflichtig, soweit keine pauschalen resp. limitierten Abzüge vorgesehen sind (z.B. Krankenversicherung) |
Es sind zwei wichtige Abgrenzungen zu beachten:
- Entschädigungen für Auslagen, die vor oder nach der eigentlichen Arbeitstätigkeit
anfallen, stellen in steuerlicher Hinsicht keine Spesenvergütungen dar. Dazu gehören
Entschädigungen seitens des Arbeitgebers an den Arbeitsweg und die Verpflegungskosten
am Wohn- oder üblichen Arbeitsort. Diese gehören meist zu den Berufsunkosten,
welche in der Steuererklärung beschränkt abzugsfähig sind. - Übersetzte Spesenentschädigungen meist in Form von Pauschalspesen («Fantasiespesen
») übersteigen den tatsächlich anrechenbaren Auslagenersatz. Es ist somit in
steuerlicher Hinsicht zwischen anrechenbarem Auslagenersatz und Lohn zu unterscheiden.
Gemäss der Wegleitung zum Lohnausweis können die Unternehmen zwischen drei Möglichkeiten
wählen:
1. Spesen gegen Beleg/Maximalbeträge einhalten
2. genehmigtes Spesenreglement
3. betragsmässige Erfassung der Spesen
Beispiel Arbeitsweg
Der übliche Arbeitsweg ist vom Arbeitnehmer selbst zu tragen. Werden jedoch Arbeitsleistungen ausserhalb des vertraglich vereinbarten Arbeitsorts, des Betriebsorts oder des Wohnorts des Arbeitnehmers erbracht, müssen die entsprechenden Auslagen ersetzt werden. Dies gilt insbesondere für Servicemonteure, Beschäftigte im Baugewerbe und Handelsreisende.
Versetzt der Arbeitgeber einen Arbeitnehmer an einen neuen Arbeitsort, ist er laut Bundesgericht verpflichtet, die zusätzlichen Kosten für einen längeren Arbeitsweg zu übernehmen. In einem konkreten Urteil entschied das Bundesgericht, dass eine solche einseitige Änderung des Vertrags nur zulässig ist, wenn die zusätzlichen Ausgaben für Transport und Verpflegung übernommen werden.
Geräte und Materialien
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Mitarbeitenden alle Geräte und Materialien bereitzustellen, die sie für die Erbringung ihrer Arbeitsleistung benötigen. Umgekehrt gilt: Wenn der Arbeitnehmer mit Zustimmung des Arbeitgebers eigene Geräte oder Materialien einsetzt, hat er Anspruch auf eine angemessene Entschädigung. Abweichende Vereinbarungen können jedoch getroffen werden.
Homeoffice
Wird ein Arbeitnehmer verpflichtet, im Homeoffice zu arbeiten, muss der Arbeitgeber die damit verbundenen zusätzlichen Kosten übernehmen. Dazu gehören beispielsweise Arbeitsgeräte, die ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt werden dürfen. Das Homeoffice-Zimmer sollte dabei klar von den privaten Räumen abgegrenzt und ausschließlich für berufliche Tätigkeiten vorgesehen sein. Solche Kostenregelungen und Erstattungen können im Lohnausweis Schweiz entsprechend ausgewiesen werden.
Entscheidet sich der Arbeitnehmer hingegen freiwillig für das Arbeiten von zu Hause aus, und der Arbeitgeber stimmt dem zu, ist dieser von der Übernahme der Zusatzkosten befreit, sofern er dem Arbeitnehmer alternativ einen Arbeitsplatz in der Firma zur Verfügung stellt.
Arbeitskleider
Arbeitskleidung zählt in der Regel nicht zu den entschädigungspflichtigen Aufwendungen. Allerdings muss der Arbeitgeber für Uniformen, spezielle Schutzkleidung sowie deren Unterhalt, Reinigung und Ersatz aufkommen. In der Praxis wird oft darauf geachtet, ob die Arbeitskleidung auch in der Freizeit getragen werden kann und wie stark sie beansprucht wird. Beispielsweise ist es für einen Bankangestellten zumutbar, die Arbeitskleidung selbst zu beschaffen, während auf dem Bau Schutzkleidung vom Arbeitgeber bereitgestellt werden sollte. Eine vorgeschriebene Uniform muss in jedem Fall vom Arbeitgeber finanziert werden, und diese Verpflichtung kann nicht vertraglich ausgeschlossen werden.
Naturalleistungen
Üblich ist die Entschädigung in Geldlohn. Rechtlich zulässig ist jedoch auch die Abgeltung in Naturallohn, sofern dies vereinbart ist.
Beispiel: Eine Erntemitarbeiterin erhält Unterkunft, Verpflegung sowie einen Anteil der geernteten Früchte.
Der Naturallohn spielt als Nebenleistung häufig eine Rolle: Gratis Verpflegung und/oder Unterkunft gilt als Lohnbestandteil und ist sowohl sozialversicherungspflichtig wie steuerpflichtig. Naturalleistungen sind also Bestandteile des Lohns, die nicht in Form von Geld ausbezahlt werden. Dazu gehören beispielsweise:
- Ein Hauswart bewohnt eine Firmenwohnung und bezahlt dafür keine Miete. Die ortsübliche
Miete ist ein Lohnbestandteil. - Eine Mitarbeiterin in einem Pflegeheim erhält gratis Mittagessen.
- Eine Versicherungsagentin kann das Geschäftsauto auch privat gebrauchen, ohne dafür eine
Entschädigung bezahlen zu müssen. - Eine Firma schenkt den Mitarbeitenden das Generalabonnement, ohne dass dieses für Geschäftsfahrten
verwendet wird.
Geringfügige oder unregelmässige Naturalleistungen lösen jedoch weder eine Sozialversicherungs noch eine Steuerpflicht aus. Dazu gehören:
- Halbtaxabonnement
- Geschäftshandy
- branchenübliche Produktevergünstigungen
- übliche Geschenke
- unregelmässige Einladungen zum Essen
Keine Naturalleistungen stellen jedoch folgende Vorgänge dar:
- Eine Mitarbeiterin eines Hotels isst regelmässig am Arbeitsort und bezahlt dafür.
- Ein Verkaufsleiter benutzt für die Geschäftsfahrten sein Privatauto und erhält dafür eine Entschädigung
von CHF 0.70 pro Kilometer.
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Geschäftsauto
Ein Geschäftsauto stellt in zweifacher Hinsicht einen steuerlichen Vorteil dar:
- Privatnutzung des Geschäftsautos
- Nutzung des Geschäftsautos für den Arbeitsweg
Die Privatnutzung ist mit dem Privatanteil Geschäftsauto pro Monat von 0,9 Prozent des Ankaufspreises ohne MwSt., mindestens CHF 150.--, abgegolten. Der jährliche Betrag ist im Lohnausweis in Ziffer 2.2 (sowie der monatliche Betrag in der Lohnabrechnung) auszuweisen.
Laurent Gerber ist für Transporte zwischen den beiden Kliniken zuständig. Sein Geschäftsauto ist so umgebaut, dass nur noch zwei Sitze genutzt werden können. Kann der Privatanteil reduziert werden?
Antwort: Ein reduzierter Satz bei eingeschränktem Privatgebrauch darf nur in Absprache mit der Steuerbehörde angewendet werden. Sein Geschäftsauto fällt auch nicht in die Kategorie Servicefahrzeuge, Lieferwagen usw.
Aussendienst und Geschäftsauto
Bei Mitarbeitenden, welche praktisch ausschliesslich im Aussendienst tätig sind, wird das Feld G «Kantinenverpflegung/Lunch-Checks» nicht angekreuzt, dafür wird unter Ziffer 15 «Bemerkungen» der Hinweis «Mittagessen durch Arbeitgeber bezahlt» angebracht. Zudem sind die Spesen auszuweisen (falls unter den Maximalansätzen lediglich ein Kreuz in Ziffer 13.1.1). Bei Mitarbeitenden, welche rund 50–70% im Aussendienst tätig sind, wird das Feld G «Kantinenverpflegung/Lunch-Checks» angekreuzt. Zudem sind wie oben die Spesen
auszuweisen.
Aussendienst und Spesenentschädigungen
Werden einem Aussendienstmitarbeiter bzw. einem Mitarbeiter mit aussendienstähnlichen Aufgaben während mindestens der Hälfte der Arbeitstage die (Mehr-) Kosten für eine auswärtige Hauptmahlzeit in Form von Spesenentschädigungen bezahlt werden, ist Feld G anzukreuzen. Bei Mitarbeitenden, die ausschliesslich im Aussendienst tätig sind, ist in Ziffer 15 anzugeben: "Mittagessen durch Arbeitgeber bezahlt" (Feld G ist in diesem Fall nicht ankreuzen).
Aussendienstmitarbeitenden, die mit dem Privatauto überwiegend von zu Hause direkt zu den Kunden fahren (also nicht zuerst an den Arbeitsort) und dafür die Vergütung der effektiven Autokilometerkosten erhalten, entstehen keine Kosten für den Arbeitsweg. Bei diesen Mitarbeitenden ist deshalb das Feld F anzukreuzen.
Generalabonnement im Lohnausweis
Ein Generalabonnement (GA) kann aus zwei Gründen durch den Arbeitgeber bezahlt werden:
- Aus geschäftlichen Gründen: Da das GA auch für den Arbeitsweg genutzt werden kann, ist Feld F anzukreuzen.
- Als Fringe Benefit: Besteht keine geschäftliche Notwendigkeit, ist das Generalabonnement zum Marktwert unter Ziffer 2.3 des Lohnausweises zu deklarieren. Das Feld F ist in diesem Fall nicht anzukreuzen.
Möglich ist auch eine Mischrechnung (z.B. die Hälfte des GA ist geschäftlich bedingt, es ist dann lediglich der halbe Marktwert in Ziffer 2.3 zu deklarieren). Ein solcher Split ist von Vorteil mit der Steuerverwaltung abzusprechen oder im genehmigten Spesenreglement aufzuführen.Grundsätzlich gilt diese Unterscheidung auch bei anderen Abonnementen für den öffentlichen Verkehr. In der Regel tolerieren die Steuerverwaltungen hingegen eine Vergünstigung durch den Arbeitgeber als Anreiz für die Nutzung des ÖV bis CHF 500.–.
Beachten Sie zudem die neue Wegleitung, welche ein paar Präzisierungen enthält. Es sind dies insbesondere:
Generalabonnement
- Beim Zurverfügungstellen eines aus geschäftlichen Gründen benützten Generalabonnements ist wie bisher Feld F anzukreuzen, da damit die Kosten für den Arbeitsweg wegfallen (Randziffer 9).
- Erhält ein Arbeitnehmer ein Generalabonnement, ohne dass eine geschäftliche Notwendigkeit besteht, ist das Generalabonnement wie bisher zum Marktwert unter Ziffer 2.3 des Lohnausweises zu deklarieren (Randziffern 19 und 26). Dabei wurde präzisiert, dass in diesem Fall das Feld F nicht anzukreuzen ist.
Umzugsentschädigung
- Pauschal vergütete Umzugskosten sind in jedem Fall unter Ziffer 3 aufzuführen (Randziffer 27).
- Effektiv vergütete Umzugskosten sind ebenfalls unter Ziffer 3 aufzuführen (Randziffer 27). Es gelten lediglich zwei Ausnahmen: Ist der Umzug aufgrund eines äusseren beruflichen Zwangs notwendig (z.B. Sitzverlegung des Arbeitgebers) oder handelt es sich beim Arbeitnehmer um einen entsendeten Mitarbeiter gemäss Verordnung über den Abzug besonderer Berufskosten von Expatriates (ExpaV), sind effektiv vergütete Kosten in Ziffer 15 gemäss Randziffer 71 zu bescheinigen (z. B. «Umzugskosten von CHF ... infolge Sitzverlegung vom Arbeitgeber bezahlt»).
| Bedeutung der Ziffern im Lohnausweis | |
|---|---|
| Feld F | Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort |
| Feld G | Kantinenverpflegung/Lunch-Checks |
| Ziffer 1 | Lohn |
| Ziffer 2.1 bis 2.3 | Gehaltsnebenleistungen (Naturalleistungen) |
| Ziffer 3 | Unregelmässige Leistungen |
| Ziffer 14 | Weitere Gehaltsnebenleistungen |
| Ziffer 15 | Bemerkungen |
Fazit Lohnausweis Schweiz
Der Lohnausweis Schweiz spielt eine zentrale Rolle bei der korrekten Erfassung und Deklaration von Gehaltsbestandteilen und zusätzlichen Leistungen. Er stellt sicher, dass steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Anforderungen eingehalten werden.
