Lohnausweis Schweiz: Antworten auf häufige Kundenfragen
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Abgrenzung von Spesen und Lohn aus Steuersicht
Den Mitarbeitenden sind die Auslagen zu ersetzen, welche notwendigerweise während der Arbeitsausführung entstehen. Diese gelten als Spesen. Es handelt sich also um die Bezahlung der geschäftlich notwendigen Reisekosten, Entschädigungen für die Verpflegung auf Geschäftsreisen (nicht am üblichen Arbeitsort oder Wohnort), Übernachtungskosten auf Geschäftsreisen, Kleinspesen auf Geschäftsreisen, Einladungen von Kunden und Geschäftspartnern, etc.
Keine Spesenvergütungen sind Entschädigungen, welche Kosten abdecken, die vor oder nach der eigentlichen Arbeitstätigkeit anfallen gehören. Dazu gehören die Kosten für den Arbeitsweg an den üblichen Arbeitsort, für das Essen am üblichen Arbeits- oder Wohnort, für Kleider (mit Ausnahme von Uniformen und Schutzkleidern), das Arbeitszimmer zu Hause, etc. Bei diesen Kosten handelt es sich um Berufsauslagen. Diese Auslagen können die Mitarbeitenden (teilweise) als Berufsauslagen in ihrer Steuererklärung geltend machen. Ebenfalls keine Spesen sind Zahlungen an die übrigen Lebenshaltungskosten (Wohnkosten, private Essenskosten, Freizeitauslagen, private Versicherungen, etc.). Steuerrechtlich handelt es sich bei solchen Entschädigungen um Lohn.
Das Grundprinzip der Abgrenzung von Spesen und Lohn
| während der Arbeit | ausserhalb der Arbeitszeit | ||
|---|---|---|---|
| Kosten | Geschäftlich notwendige Auslagen | Für die Berufsausübung notwendige Auslagen (Arbeitsweg, Essen am üblichen Wohn- und Arbeitsort, etc.) | Wohnkosten, Freizeitauslagen, etc. |
| Lohnausweis | Entschädigungen sind als Spesen auszuweisen | Entschädigungen als Lohn auszuweisen | |
| Steuerliche Qualifizierung | Spesen | Berufsauslagen (auch Gewinnungskosten) | Übrige Lebenshaltungskosten |
| Steuerliche Behandlung in der Steuererklärung | nicht steuerpflichtig (soweit nicht übersetzt) | Pauschaler Abzug oder Nachweis von tatsächlich höheren Auslagen | Steuerpflichtig, soweit keine pauschalen resp. limitierten Abzüge vorgesehen sind (z.B. Krankenversicherung) |
Beispiel Arbeitsweg
Einem Kadermitarbeiter wird – da er kein Geschäftsauto beansprucht - monatlich eine Entschädigung von CHF 400.– für den Arbeitsweg ausgerichtet. Trotz der häufigen Bezeichnung als "Arbeitswegspesen" handelt es sich um Lohn. Die Fahrkosten für den Arbeitsweg zählen zu den Lebenshaltungskosten. Die Entschädigung ist deshalb steuerpflichtig (und sozialversicherungspflichtig). Der Betrag ist im Lohnausweis in Ziffer 1 aufzurechnen, es ist nicht mehr möglich nur das Feld F anzukreuzen.
Beispiel Mittagsverpflegung
Einer Mitarbeiterin werden monatlich CHF 360.– für die Mittagsverpflegung am Arbeitsort vergütet. Die Verpflegung am Arbeitsort zählt zu den Lebenshaltungskosten. Die Entschädigung ist deshalb steuerpflichtig (und sozialversicherungspflichtig), der Betrag ist in Ziffer 1 zu deklarieren
Beispiel Leasingraten
Ein Verkaufsmitarbeiter nutzt sein Privatauto. Die Leasingraten für dieses Fahrzeug werden jedoch vom Arbeitgeber bezahlt. Die Leasingraten für ein Privatauto zählen zu den Lebenshaltungskosten und müssen zum steuerpflichtigen (und sozialversicherungspflichtigen) Lohn gerechnet werden. Jedoch kann der Arbeitnehmer die geschäftlich bedingten Fahrspesen als Spesen in Rechnung stellen. Bei einer Überweisung des Betrags an die Mitarbeitenden ist dieser in Ziffer 1 aufzurechnen, bei einer Bezahlung der Rechnung durch den Arbeitgeber in Ziffer 2.3.
Beispiel Umzugskosten
Eine Mitarbeiterin zieht um, weil sie in einer anderen Filiale des Unternehmens neu als Abteilungsleiterin tätig ist. Die Firma übernimmt die Kosten für den Umzug. Der Betrag ist in Ziffer 3 zu bescheinigen. Auch hier handelt es sich nicht um eine Spesenentschädigung. Der Umzug gilt nicht als beruflich bedingt und stellt somit Lohn dar. Dies wäre lediglich bei einem Umzug der Firma der Fall.
Naturalleistungen
Neben Lohn sind auch Naturalleistungen steuerpflichtig (und sozialversicherungspflichtig). Es handelt sich dabei um geldwerte Leistungen des Arbeitgebers, welche nicht in Form von Geld erbracht werden. Steuerlich werden diese als Gehaltsnebenleistungen bezeichnet.
Die wichtigsten sind:
- Kost und Logis (Zimmer): Es können Pauschalansätze verwendet werden, diese entsprechen den Ansätzen der AHV gemäss Merkblatt 2.01. Der Betrag ist in Ziffer 2.1 zu deklarieren.
- Nutzung eines Geschäftsautos: Der Privatanteil ist in Ziffer 2.2 zu deklarieren, für den Arbeitsweg ist Feld F ankreuzen. Zum Geschäftsauto siehe untenstehende Erläuterungen. Sehen Sie dazu untenstehende Erläuterungen.
- Generalabonnement für den Privatgebrauch, vergünstigte oder Gratis-Firmenwohnung, etc.: Der geldwerte Vorteil ist in Feld 2.3 zu deklarieren. Nicht bewertbare Leistungen sind unter Ziffer 14 aufzuführen, hier gilt eine Geringfügigkeitsgrenze von CHF 2'300.–.
Geringfügige Naturalleistungen sind nicht deklarationspflichtig: Halbtax-Abonnement, REKA-Check-Vergünstigungen bis CHF 600 jährlich, übliche Naturalgeschenke bis CHF 500 pro Ereignis, private Nutzung von Arbeitswerkzeugen (Mobilephone, Laptop, etc.), branchenübliche Rabatte von Leistungen zum Eigenbedarf, etc.
Seminar-Empfehlungen
Geschäftsauto
Ein Geschäftsauto stellt in zweifacher Hinsicht einen steuerlichen Vorteil dar:
- Privatnutzung des Geschäftsautos
- Nutzung des Geschäftsautos für den Arbeitsweg
Die Privatnutzung ist mit dem Privatanteil Geschäftsauto pro Monat von 0,9 Prozent des Ankaufspreises ohne MwSt., mindestens CHF 150.--, abgegolten. Der jährliche Betrag ist im Lohnausweis in Ziffer 2.2 (sowie der monatliche Betrag in der Lohnabrechnung) auszuweisen.
Die Nutzung für den Arbeitsweg wird mit dem Kreuz in Feld F ausgewiesen.
Auf den 1.1.2022 wurde der Privatanteil für die Nutzung von Geschäftsautos von 0,8 Prozent auf 0,9 Prozent angepasst. Im Gegenzug fällt die bis Steuerjahr 2021 in der privaten Steuerdeklaration erfolgte Aufrechnung für den Arbeitsweg ab dem Steuerjahr 2022 weg. Die Aufrechnung erfolgte, sofern der Grenzbetrag überschritten war (Kilometer des Arbeitswegs x 2 Fahrten pro Tag x 220 Arbeitstage x CHF 0.70, minus den Grenzbetrag). Die Limite betrug gemäss der Volksabstimmung über die sogenannte "Fabi-Vorlage" für die direkte Bundessteuer CHF 3'000.–, während die Kantone unterschiedliche oder teilweise keine Limiten kannten.
Tipp: Mehr Informationen hierzu finden Sie im Beitrag "Geschäftsfahrzeuge".
Aussendienst und Geschäftsauto
Bei Mitarbeitenden mit Aussendienst und Geschäftsauto war bisher der prozentmässige Anteil Aussendienst anzugeben, um die oben erwähnte Aufrechnung für den Arbeitsweg (nach unten) zu korrigieren. Da die Aufrechnung seit Anfang 2022 wegfällt, erübrigt sich diese Deklaration.
Aussendienst und Spesenentschädigungen
Werden einem Aussendienstmitarbeiter bzw. einem Mitarbeiter mit aussendienstähnlichen Aufgaben während mindestens der Hälfte der Arbeitstage die (Mehr-) Kosten für eine auswärtige Hauptmahlzeit in Form von Spesenentschädigungen bezahlt werden, ist Feld G anzukreuzen. Bei Mitarbeitenden, die ausschliesslich im Aussendienst tätig sind, ist in Ziffer 15 anzugeben: "Mittagessen durch Arbeitgeber bezahlt" (Feld G ist in diesem Fall nicht ankreuzen).
Aussendienstmitarbeitenden, die mit dem Privatauto überwiegend von zu Hause direkt zu den Kunden fahren (also nicht zuerst an den Arbeitsort) und dafür die Vergütung der effektiven Autokilometerkosten erhalten, entstehen keine Kosten für den Arbeitsweg. Bei diesen Mitarbeitenden ist deshalb das Feld F anzukreuzen.
Generalabonnement
Ein Generalabonnement (GA) kann aus zwei Gründen durch den Arbeitgeber bezahlt werden:
- Aus geschäftlichen Gründen: Da das GA auch für den Arbeitsweg genutzt werden kann, ist Feld F anzukreuzen.
- Als Fringe Benefit: Besteht keine geschäftliche Notwendigkeit, ist das Generalabonnement zum Marktwert unter Ziffer 2.3 des Lohnausweises zu deklarieren. Das Feld F ist in diesem Fall nicht anzukreuzen.
Möglich ist auch eine Mischrechnung (z.B. die Hälfte des GA ist geschäftlich bedingt, es ist dann lediglich der halbe Marktwert in Ziffer 2.3 zu deklarieren). Ein solcher Split ist von Vorteil mit der Steuerverwaltung abzusprechen oder im genehmigten Spesenreglement aufzuführen.
Grundsätzlich gilt diese Unterscheidung auch bei anderen Abonnementen für den öffentlichen Verkehr. In der Regel tolerieren die Steuerverwaltungen hingegen eine Vergünstigung durch den Arbeitgeber als Anreiz für die Nutzung des ÖV bis CHF 500.–.
Beachten Sie zudem die neue Wegleitung, welche ein paar Präzisierungen enthält. Es sind dies insbesondere:
Generalabonnement
- Beim Zurverfügungstellen eines aus geschäftlichen Gründen benützten Generalabonnements ist wie bisher Feld F anzukreuzen, da damit die Kosten für den Arbeitsweg wegfallen (Randziffer 9).
- Erhält ein Arbeitnehmer ein Generalabonnement, ohne dass eine geschäftliche Notwendigkeit besteht, ist das Generalabonnement wie bisher zum Marktwert unter Ziffer 2.3 des Lohnausweises zu deklarieren (Randziffern 19 und 26). Dabei wurde präzisiert, dass in diesem Fall das Feld F nicht anzukreuzen ist.
Umzugsentschädigung
- Pauschal vergütete Umzugskosten sind in jedem Fall unter Ziffer 3 aufzuführen (Randziffer 27).
- Effektiv vergütete Umzugskosten sind ebenfalls unter Ziffer 3 aufzuführen (Randziffer 27). Es gelten lediglich zwei Ausnahmen: Ist der Umzug aufgrund eines äusseren beruflichen Zwangs notwendig (z.B. Sitzverlegung des Arbeitgebers) oder handelt es sich beim Arbeitnehmer um einen entsendeten Mitarbeiter gemäss Verordnung über den Abzug besonderer Berufskosten von Expatriates (ExpaV), sind effektiv vergütete Kosten in Ziffer 15 gemäss Randziffer 71 zu bescheinigen (z. B. «Umzugskosten von CHF ... infolge Sitzverlegung vom Arbeitgeber bezahlt»).
| Bedeutung der Ziffern im Lohnausweis | |
|---|---|
| Feld F | Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort |
| Feld G | Kantinenverpflegung/Lunch-Checks |
| Ziffer 1 | Lohn |
| Ziffer 2.1 bis 2.3 | Gehaltsnebenleistungen (Naturalleistungen) |
| Ziffer 3 | Unregelmässige Leistungen |
| Ziffer 14 | Weitere Gehaltsnebenleistungen |
| Ziffer 15 | Bemerkungen |
