Lohndokumente: Anforderungen an die Lohnunterlagen und Dokumentation
Inhalt
- Welche Anforderungen müssen Lohndokumente und Lohnabrechnungsprogramme in der Schweiz erfüllen?
- Welche Voraussetzung müssen Lohndokumente erfüllen?
- Personaladministration wird zum Datamanagement
- Aufgaben eines Personalinformationssystems
- Einführen eines neuen Systems
- Fazit Lohndokumente
- FAQ: Lohndokumente
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Lohndokumente unterliegen in der Schweiz strengen Regeln der ordnungsgemässen Buchführung: Sie müssen vollständig, wahr, klar und leicht nachprüfbar sein. Für KMU ist der Einsatz von zertifizierten Lohnbuchhaltungsprogrammen, die den swissdec-Richtlinien entsprechen, essenziell, um die komplexen gesetzlichen Vorgaben für Sozialversicherungen und Steuern korrekt zu erfüllen. Eine professionelle Dokumentation schützt vor rechtlichen Risiken und ermöglicht eine effiziente Personaladministration.
Die wichtigsten Punkte:
- Lohndokumente müssen den fünf Grundsätzen der Buchführung (Vollständigkeit, Wahrheit, Klarheit, Nachprüfbarkeit, Aufbewahrung) genügen.
- Der Einsatz von swissdec-zertifizierten Softwarelösungen ist für KMU dringend empfohlen, um Fehler bei Sozialabzügen zu vermeiden.
- Jährliche Aktualisierung der Parameter (Sozialversicherungsabzüge, Lohnlimiten, Quellensteuertabellen) ist zwingend erforderlich.
- Das Einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM) vereinfacht die Lohndeklaration gegenüber den Ausgleichskassen und der Suva.
- Eine sorgfältige Einführung neuer Systeme mit Pflichtenheft und Beratung ist notwendig, um organisatorische Widerstände zu minimieren.
Ralph Büchel
Ralph Büchel ist Geschäftsleiter von Caveris. Er hat seine Berufserfahrung in der Gewerbe- und Industriebranche begonnen. Danach wechselte er ins Treuhand/Revisionsgeschäft und später in die Steuerverwaltung. Bevor er dann seine eigene Firma die Caveris AG vor über 10 Jahren gründete, war er Abteilungsleiter Besoldungsadministration/Versicherungen eines grösseren Unternehmens. In dieser Funktion war er gleichzeitig Geschäftsleiter einer Pensionsversicherung.
In seinem beruflichen Werdegang hat er sich fundiertes Wissen im Finanz- und Rechnungswesen, in der Lohnbuchhaltung und rund um die soziale Sicherheit (Sozialversicherungsabkommen und Sozialversicherungen) angeeignet. Berufsbegleitend hat Ralph Büchel unter anderem Ausbildungen zum Wirtschaftstechniker SVTS, Treuhänder mit eidg. Fachausweis und Sozialversicherungs-Fachmann mit eidg. Fachausweis abgeschlossen. Seine letzte Ausbildung schloss er mit dem Eidg. Diplom zum Sozialversicherungs-Experten ab. Im methodisch-didaktischen Bereich ist er zertifizierter ECo-C Trainer TQS (European communication certificate) und hat das Zertifikat für Berufspädagogische Bildung für den Unterricht an höheren Fachschulen. Er ist Prüfungsexperte in verschiedenen Ausbildungen.
Welche Anforderungen müssen Lohndokumente und Lohnabrechnungsprogramme in der Schweiz erfüllen?
Welche Voraussetzung müssen Lohndokumente erfüllen?
Lohndokumente sind Teil der Finanzbuchhaltung. Daher müssen die allgemein gültigen Regeln einer ordnungsgemässen Buchführung (OR) beachtet werden (Vollständigkeit, Wahrheit, Klarheit, leichte Nachprüfbarkeit und Aufbewahrungspflicht).
Die Ausgestaltung und die Komplexität eines Lohnabrechnungssystems und die damit verbundenen Prozesse hängen von den betrieblichen Anforderungen ab (Grösse des Betriebes, Anzahl Mitarbeiter, etc.).
Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, ist darauf zu achten, dass für die Lohnverarbeitungen in der Schweiz die zertifizierten Lohnbuchaltungsprogramme zum Einsatz kommen, die den Richtlinien für Lohnverarbeitungen der swissdec entsprechen, welche in Zusammenarbeit mit folgenden Beteiligten erarbeitet wurden:
- Bundesamt für Statistik
- eAHV/IV
- Eidgenössische Steuerverwaltung
- Konferenz der kantonalen Ausgleichskassen
- Schweizerische Steuerkonferenz
- Schweizerischer Versicherungsverband
- Steuerverwaltung des Kantons Bern
- SUVA
- Vereinigung der Verbandsausgleichskassen
Die nachstehenden Ausführungen haben den Fokus auf kleinere und mittlere KMU-Firmen. In Kleinstverhältnissen empfiehlt es sich, die Vorteile eines Lohnprogramms gegenüber einer Abrechnung per Excel genauestens zu prüfen.
Link zu den Richtlinien der swissdec.
Personaladministration wird zum Datamanagement
Personalarbeit als Ganzes wie die Personaladministration sind ohne IT-Unterstützung undenkbar. Dabei kommen spezialisierte Personalinformationssysteme zum Einsatz. Es handelt sich um datenbankbasierte Anwendungsprogramme. Bekannteste Beispiele sind SAP HR und Abacus, wobei eine unüberschaubare Vielzahl von Programmen im Gebrauch sind.
Funktionen
Die Programme unterstützen mindestens die Lohnabrechnung und die Personaladministration. Umfangreichere Programme erlauben eine Vielzahl von weiteren Funktionen wie die Personalplanung und das Personalcontrolling. Welche Aufgaben ein System übernehmen soll, ist von Betrieb zu Betrieb zu klären, weil die Bedürfnisse sehr unterschiedlich sind.
Effizienzsteigerung
Durch den Einsatz eines Personalinformationssystems kann die Effizienz der Personalarbeit deutlich gesteigert werden. Es lässt sich Zeit einsparen, aber auch die Fehlerzahl reduzieren. Zudem werden die Planungs- und Entscheidungsgrundlagen verbessert. Letztlich resultiert daraus eine bessere Zielerreichung der Personalfunktion in den Unternehmen, weil die Personalverantwortlichen mehr Zeit für ihre strategischen Aufgaben gewinnen, während die Routineaufgaben automatisiert sind.
MIS
Davon profitieren auch die Führungsverantwortlichen: Das Personalinformationssystem wird zentraler Bestandteil des Managementinformationssystems (MIS). Den Führungskräften stehen die relevanten Führungsinformationen für die Personalplanung und Personalkostenplanung und -kontrolle praktisch auf Knopfdruck zur Verfügung.
Einführung
Die Einführung eines Personalinformationssystems ist mit grossem Einsatz verbunden. Sobald mehr als die Standardfunktionen mit einem einfachen Programm abgedeckt werden sollen, ist eine professionelle Projektarbeit erforderlich, welche schnell einmal Ressourcen während einer längeren Zeit bindet und grössere Investitionen bedingt.
Aufgaben eines Personalinformationssystems
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Lohnabrechnungsprogramme
Die einfachsten Programme, welche oft in kleinen und mittleren Betrieben zum Einsatz kommen, dienen primär der korrekten Lohnabrechnung. Das PIS wird dabei als Personaladministrationssystem eingesetzt und leistet meist Folgendes:
- Personaldatenerfassung und -pflege
- Organisationsmanagement (Zuordnung der Mitarbeitenden zu Organisationseinheiten)
- Abrechnung (Lohnabrechnungen produzieren)
- Datenarchivierung pro Abrechnungsmonat
- Einfaches Reporting für die erforderlichen Auswertungen (Lohnausweis, Lohndeklaration)
- Schnittstelle zum Buchhaltungssystem
Programme mit diesen Funktionen sind meist schon für wenige hundert Franken erhältlich. In der Einführung und Handhabung sind sie recht einfach.
Checkliste
- Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Software die swissdec-Richtlinien erfüllt und zertifiziert ist.
- Stellen Sie sicher, dass alle Personaldaten aktuell erfasst und gepflegt werden.
- Verifizieren Sie die korrekte Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen (AHV/IV/EO, ALV, UVG, Pensionskasse).
- Überprüfen Sie die korrekte Anwendung von Quellensteuertabellen entsprechend dem Wohnkanton.
- Dokumentieren Sie Sonderfälle wie Überstunden, Nacht- und Sonntagszulagen sowie Naturalleistungen.
- Sorgen Sie für die automatische Erstellung aller gesetzlichen Berichte (Lohnausweis, Jahreslohnbescheinigungen).
- Aktualisieren Sie jährlich die Parameter für Lohnlimiten und Steuertabellen vor Jahresbeginn.
- Sichern Sie die Datenarchivierung pro Abrechnungsmonat und gewährleisten Sie die langfristige Aufbewahrung.
- Evaluieren Sie die Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen und Pensionskassen auf Fehlerfreiheit.
- Schul Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem Personalinformationssystem und den neuen Prozessen.
Es gilt, jährlich die Parameter zu aktualisieren, um korrekte Lohnabrechnungen zu produzieren. Es sind dies die aktuell gültigen Sozialversicherungsabzüge und die Jahreslohnlimiten für die AHV/IV/EO, die ALV, UVG, Pensionskasse, Krankentaggeldversicherung sowie die Quellensteuertabellen.
Auch ein einfaches Lohnabrechnungsprogramm sollte in der Lage sein, u.a. folgende Abrechnungen korrekt zu erstellen:
- Berechnung der Pensionskassenabzüge je nach betrieblicher Lösung und Alter der Mitarbeitenden, wobei die Pensionsversicherungen diesen Abzug als Fixbetrag vielfach vorgeben
- Berechnung der Überstundenentschädigung je nach betrieblicher Lösung
- Auszahlung von Kinder- und Ausbildungszulagen je nach Alter der Kinder
- Verrechnung von Naturalleistungen (z.B. Privatanteil eines Geschäftsautos)
- Verrechnung von Inkonvenienzzulagen wie Sonntags- und Nachtzulagen
- Stundenlohnabrechnungen inkl. 13. Monatslohn, Ferien- und Feiertagsentschädigung (Ferienzuschlag abhängig vom Alter der Mitarbeitenden)
- Lohnabrechnungen von Jugendlichen und von Mitarbeitenden im Rentenalter
- Korrekter Quellensteuerabzug pro Wohnkanton
- Richtige und monatsgenaue Berechnung der Arbeitslosen- und Unfallversicherungsbeiträge bei Mitarbeitenden mit Löhnen im Bereich der Jahreslimite
- Lohnabrechnung bei Eintritt unter dem Jahr
- Schlusslohnabrechnung
- Auszahlung von Ferienguthaben am Ende des Arbeitsverhältnisses
- Einbuchung von Kranken- oder Unfalltaggelder und deren korrekte Abrechnung
- Einbuchen von EO-Beiträgen (Militär- und Mutterschaftsentschädigung, Entschädigung des andern Elternteils, etc.) und deren korrekte Verrechnung
- Richtiger Abzug bei unbezahltem Urlaub
- Korrekter Pensionskassenabzug bei Mitarbeitenden mit IV-Renten
Dazu sollte das System in der Lage sein, folgende Reports und Abrechnungen korrekt zu produzieren:
- Lohnausweise
- Jahreslohnbescheinigung an die Ausgleichskasse
- Jahreslohnbescheinigung an die Unfallversicherung
- Schnittstelle zur Pensionskasse
Am einfachsten ist es, wenn das Lohnabrechnungsprogramm das “Einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM)” unterstützt, welches von der Suva, den AHV-Ausgleichskassen sowie weiteren Partnern gemeinsam entwickelt wurde und die Lohndeklaration stark vereinfacht.
Einführen eines neuen Systems
Die Auswahl eines neuen Systems ist ein aufwändiger Prozess. Es stehen eine Vielzahl von Programmen zur Verfügung, aus welchen das passende System ausgewählt werden muss.
Dazu ist ein Pflichtenheft zu erstellen, welches die Anforderungen detailliert umschreibt. Ein solches Pflichtenheft braucht das Know-how betreffend Informatik wie Personalmanagement. Nur grössere Unternehmen werden über die Fachpersonen verfügen, welche diese Aufgabe übernehmen können. Es empfiehlt sich, eine Beratungsperson zu gewinnen, welche für die Erstellung des Pflichtenhefts, die Evaluation des System und die Auswahl eines externen Partners für die Implementierung des Systems die notwendige Unterstützung leistet.
Das Pflichtenheft umschreibt folgende Punkte:
- Ausgangssituation (aktuelle Lösung, Mengengerüst, Umsysteme, verfügbare Hardware etc.)
- Zielsetzungen und Anforderungen (strategische, technische, wirtschaftliche, organisatorische, funktionelle)
- Anforderungen an den Partner
- Form der Offerte
Steht das System fest, so muss dieses auf die betrieblichen Bedürfnisse angepasst werden. Ein neues System wird meist auf Jahresanfang realisiert, um die Abrechnung sowohl in der Lohnbuchhaltung wie mit den Sozialversicherungen pro Kalenderjahr einheitlich zu gewährleisten. Zwischen dem Entscheid für ein System und dem produktiven Einsatz sollte minimal ein Jahr betragen.
Eine neue Informatiklösung bedingt oft die Umstellung von bisherigen HR-Prozessen, um die gewünschte Rationalisierung zu erreichen. Ein einfaches Beispiel: Es stehen vielleicht nicht mehr alle Auswertungen in der gewohnten Form zur Verfügung, sondern werden neu aus dem Standard übernommen. Es sind also auch organisatorische Umstellungen mit der Einführung verbunden. Dies löst meist organisatorische und soziokulturelle Widerstände aus, die sich nur langsam abbauen lassen.
Fazit Lohndokumente
Lohndokumente müssen vollständig, nachvollziehbar und rechtssicher dokumentiert sein. Nur so kann gewährleistet werden, ass alle Vorgaben zuverlässig eingehalten werden.
FAQ: Lohndokumente
Warum sind Lohndokumente Teil der Finanzbuchhaltung?
Lohndokumente sind Teil der Finanzbuchhaltung, da sie die Grundlage für die Erfassung von Personalkosten bilden und den Grundsätzen der ordnungsgemässen Buchführung (OR) unterliegen. Sie müssen vollständig, wahr und nachprüfbar sein, um steuerliche und rechtliche Anforderungen zu erfüllen.
Was bedeutet swissdec-Zertifizierung für ein Lohnprogramm?
Die swissdec-Zertifizierung garantiert, dass das Lohnabrechnungsprogramm die technischen und inhaltlichen Richtlinien für die elektronische Datenübermittlung an die Sozialversicherungsträger und Steuerbehörden in der Schweiz einhält. Dies ist für eine fehlerfreie Abrechnung essenziell.
Welche Unterlagen müssen mindestens erstellt werden?
Zu den Mindestanforderungen gehören der Lohnausweis für die Mitarbeitenden, die Jahreslohnbescheinigung für die Ausgleichskasse und die Unfallversicherung sowie die korrekte Schnittstelle zur Pensionskasse. Das Einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM) ist ebenfalls zu berücksichtigen.
Wie oft müssen Parameter in der Lohnsoftware aktualisiert werden?
Die Parameter müssen jährlich aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass die aktuellen Sozialversicherungsabzüge, Jahreslohnlimiten und Quellensteuertabellen korrekt angewendet werden. Dies geschieht in der Regel zum Jahresanfang.
Was sind die Vorteile eines Personalinformationssystems (PIS)?
Ein PIS steigert die Effizienz, reduziert Fehlerzahlen, verbessert Planungsgrundlagen und automatisiert Routineaufgaben. Zudem werden Führungskräfte durch zentrale Informationen für Personalplanung und -kontrolle entlastet.
