Lohndokumente: Anforderungen an die Lohnunterlagen und Dokumentation
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Welche Voraussetzung müssen Lohndokumente erfüllen?
Lohnaufzeichnungen sind Teil der Finanzbuchhaltung. Daher müssen die allgemein gültigen Regeln einer ordnungsgemässen Buchführung (OR) beachtet werden (Vollständigkeit, Wahrheit, Klarheit, leichte Nachprüfbarkeit und Aufbewahrungspflicht).
Die Ausgestaltung und die Komplexität eines Lohnabrechnungssystems und die damit verbundenen Prozesse hängen von den betrieblichen Anforderungen ab (Grösse des Betriebes, Anzahl Mitarbeiter, etc.).
Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, ist darauf zu achten, dass für die Lohnverarbeitungen in der Schweiz die zertifizierten Lohnbuchaltungsprogramme zum Einsatz kommen, die den Richtlinien für Lohnverarbeitungen der swissdec entsprechen, welche in Zusammenarbeit mit folgenden Beteiligten erarbeitet wurden:
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Bundesamt für Statistik
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eAHV/IV
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Eidgenössische Steuerverwaltung
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Konferenz der kantonalen Ausgleichskassen
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Schweizerische Steuerkonferenz
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Schweizerischer Versicherungsverband
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Steuerverwaltung des Kantons Bern
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SUVA
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Vereinigung der Verbandsausgleichskassen
Die nachstehenden Ausführungen haben den Fokus auf kleinere und mittlere KMU-Firmen. In Kleinstverhältnissen empfiehlt es sich, die Vorteile eines Lohnprogramms gegenüber einer Abrechnung per Excel genauestens zu prüfen.
Link zu den Richtlinien der swissdec.
Personaladministration wird zum Datamanagement
Personalarbeit als Ganzes wie die Personaladministration sind ohne IT-Unterstützung undenkbar. Dabei kommen spezialisierte Personalinformationssysteme zum Einsatz. Es handelt sich um datenbankbasierte Anwendungsprogramme. Bekannteste Beispiele sind SAP HR und Abacus, wobei eine unüberschaubare Vielzahl von Programmen im Gebrauch sind.
Funktionen
Die Programme unterstützen mindestens die Lohnabrechnung und die Personaladministration. Umfangreichere Programme erlauben eine Vielzahl von weiteren Funktionen wie die Personalplanung und das Personalcontrolling. Welche Aufgaben ein System übernehmen soll, ist von Betrieb zu Betrieb zu klären, weil die Bedürfnisse sehr unterschiedlich sind.
Effizienzsteigerung
Durch den Einsatz eines Personalinformationssystems kann die Effizienz der Personalarbeit deutlich gesteigert werden. Es lässt sich Zeit einsparen, aber auch die Fehlerzahl reduzieren. Zudem werden die Planungs- und Entscheidungsgrundlagen verbessert. Letztlich resultiert daraus eine bessere Zielerreichung der Personalfunktion in den Unternehmen, weil die Personalverantwortlichen mehr Zeit für ihre strategischen Aufgaben gewinnen, während die Routineaufgaben automatisiert sind.
MIS
Davon profitieren auch die Führungsverantwortlichen: Das Personalinformationssystem wird zentraler Bestandteil des Managementinformationssystems (MIS). Den Führungskräften stehen die relevanten Führungsinformationen für die Personalplanung und Personalkostenplanung und -kontrolle praktisch auf Knopfdruck zur Verfügung.
Einführung
Die Einführung eines Personalinformationssystems ist mit grossem Einsatz verbunden. Sobald mehr als die Standardfunktionen mit einem einfachen Programm abgedeckt werden sollen, ist eine professionelle Projektarbeit erforderlich, welche schnell einmal Ressourcen während einer längeren Zeit bindet und grössere Investitionen bedingt.
Aufgaben eines Personalinformationssystems
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Lohnabrechnungsprogramme
PIS als Personaladministrationssystem
Die einfachsten Programme, welche oft in kleinen und mittleren Betrieben zum Einsatz kommen, dienen primär der korrekten Lohnabrechnung. Das PIS wird dabei als Personaladministrationssystem eingesetzt und leistet meist Folgendes:
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Personaldatenerfassung und -pflege.
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Organisationsmanagement (Zuordnung der Mitarbeitenden zu Organisationseinheiten).
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Abrechnung (Lohnabrechnungen produzieren).
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Datenarchivierung pro Abrechnungsmonat.
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Einfaches Reporting für die erforderlichen Auswertungen (Lohnausweis, Lohndeklaration).
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Schnittstelle zum Buchhaltungssystem.
Programme mit diesen Funktionen sind meist schon für wenige hundert Franken erhältlich. In der Einführung und Handhabung sind sie recht einfach.
Es gilt, jährlich die Parameter zu aktualisieren, um korrekte Lohnabrechnungen zu produzieren. Es sind dies die aktuell gültigen Sozialversicherungsabzüge und die Jahreslohnlimiten für die AHV/IV/EO, die ALV, UVG, Pensionskasse, Krankentaggeldversicherung sowie die Quellensteuertabellen.
Auch ein einfaches Lohnabrechnungsprogramm sollte in der Lage sein, u.a. folgende Abrechnungen korrekt zu erstellen:
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Berechnung der Pensionskassenabzüge je nach betrieblicher Lösung und Alter der Mitarbeitenden.
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Berechnung der Überstundenentschädigung je nach betrieblicher Lösung.
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Auszahlung von Kinder- und Ausbildungszulagen je nach Alter der Kinder.
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Verrechnung von Naturalleistungen (z.B. Privatanteil eines Geschäftsautos).
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Verrechnung von Inkonvenienzzulagen wie Sonntags- und Nachtzulagen.
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Stundenlohnabrechnungen inkl. 13. Monatslohn, Ferien- und Feiertagsentschädigung (Ferienzuschlag abhängig vom Alter der Mitarbeitenden).
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Lohnabrechnungen von Jugendlichen und von Mitarbeitenden im Rentenalter.
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Korrekter Quellensteuerabzug pro Wohnkanton.
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Richtige und monatsgenaue Berechnung der Arbeitslosen- und Unfallversicherungsbeiträge bei Mitarbeitenden mit Löhnen im Bereich der Jahreslimite.
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Lohnabrechnung bei Eintritt unter dem Jahr.
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Schlusslohnabrechnung.
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Auszahlung von Ferienguthaben am Ende des Arbeitsverhältnisses.
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Einbuchung von Kranken- oder Unfalltaggelder und deren korrekte Abrechnung.
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Einbuchen von EO-Beiträgen (Militär- und Mutterschaftsentschädigung) und deren korrekte Verrechnung.
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Richtiger Abzug bei unbezahltem Urlaub.
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Korrekter Pensionskassenabzug bei Mitarbeitenden mit IV-Renten.
Dazu sollte das System in der Lage sein, folgende Reports und Abrechnungen korrekt zu produzieren:
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Lohnausweise (inkl. neuen Lohnausweis).
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Jahreslohnbescheinigung an die Ausgleichskasse.
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Jahreslohnbescheinigung an die Unfallversicherung.
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Schnittstelle zur Pensionskasse.
Am einfachsten ist es, wenn das Lohnabrechnungsprogramm das “Einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM)” unterstützt, welches von der Suva, den AHV-Ausgleichskassen sowie weiteren Partnern gemeinsam entwickelt wurde und die Lohndeklaration stark vereinfacht.
Einführen eines neuen Systems
Die Auswahl eines neuen Systems ist ein aufwändiger Prozess. Es stehen eine Vielzahl von Programmen zur Verfügung, aus welchen das passende System ausgewählt werden muss.
Dazu ist ein Pflichtenheft zu erstellen, welches die Anforderungen detailliert umschreibt. Ein solches Pflichtenheft braucht das Know-how betreffend Informatik wie Personalmanagement. Nur grössere Unternehmen werden über die Fachpersonen verfügen, welche diese Aufgabe übernehmen können. Es empfiehlt sich, eine Beratungsperson zu gewinnen, welche für die Erstellung des Pflichtenhefts, die Evaluation des System und die Auswahl eines externen Partners für die Implementierung des Systems die notwendige Unterstützung leistet.
Das Pflichtenheft umschreibt folgende Punkte:
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Ausgangssituation (aktuelle Lösung, Mengengerüst, Umsysteme, verfügbare Hardware etc.).
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Zielsetzungen und Anforderungen (strategische, technische, wirtschaftliche, organisatorische, funktionelle).
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Anforderungen an den Partner.
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Form der Offerte.
Steht das System fest, so muss dieses auf die betrieblichen Bedürfnisse angepasst werden. Ein neues System wird meist auf Jahresanfang realisiert, um die Abrechnung sowohl in der Lohnbuchhaltung wie mit den Sozialversicherungen pro Kalenderjahr einheitlich zu gewährleisten. Zwischen dem Entscheid für ein System und dem produktiven Einsatz sollte minimal ein Jahr betragen.
Eine neue Informatiklösung bedingt oft die Umstellung von bisherigen HR-Prozessen, um die gewünschte Rationalisierung zu erreichen. Ein einfaches Beispiel: Es stehen vielleicht nicht mehr alle Auswertungen in der gewohnten Form zur Verfügung, sondern werden neu aus dem Standard übernommen. Es sind also auch organisatorische Umstellungen mit der Einführung verbunden. Dies löst meist organisatorische und soziokulturelle Widerstände aus, die sich nur langsam abbauen lassen.
