19.03.2021

Geschäftswagen: Vertragliche Regelung

Im Zusammenhang mit Geschäftsfahrzeugen stellen sich Fragen der vertraglichen Regelung, der AHV- und steuerrechtlichen Behandlung des Privatanteils, der Mehrwertsteuerabrechnung sowie Haftpflichtfragen.

Von: Thomas Wachter  DruckenTeilen 

Thomas Wachter

Nach mehreren Stellen in verschiedenen Unternehmungen, arbeitet T. Wachter nun seit 12 Jahren beim Personalamt des Kantons Luzern. Früher als Bereichspersonalleiter, Leiter Personal- und Organisationsentwicklung, zuletzt als Leiter HR-Support sowie Mitglied der Geschäftsleitung. Weitere Tätigkeiten sind: Lehrgangsleitungen und Dozent für Personalmanagement, -administration und -führung. T.Wachter ist unter anderem Autor und Herausgeber der WEKA-Werke «PersonalPraxis» und «Praxisleitfaden Personal».

Geschäftswagen

Geschäftswagen als häufiger Zankapfel

Dem Geschäftsauto kommt einerseits eine hohe emotionale Bedeutung zu: für die einen gilt es als notwendiges Arbeitsinstrument, für die andern stellt es ein Statussymbol und Zeichen einer erfolgreichen Karriere dar, für die dritten ist es ein ungerechtfertigtes Privileg. Die Diskussion um die Besteuerung und AHV-Pflicht wird deshalb teilweise unsachlich geführt. In diese Diskussion soll hier nicht eingegriffen werden, sondern lediglich die korrekte Abwicklung der Fragen gemäss heute geltenden Regeln aufgezeigt und erleichtert werden.

Als Geschäftsfahrzeug gelten nur Fahrzeuge, welche im Besitz der Firma sind oder von dieser geleast werden. Lautet der Leasingvertrag auf die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter, so handelt es sich um ein Privatauto, auch wenn die Kosten ganz oder teilweise vom Arbeitgeber getragen werden.

Vertragliche Regelung zu Geschäftswagen

Eine ganze Reihe von Fragen sind zu klären bei der Überlassung eines Geschäftsautos/Firmenfahrzeuges:

  • Welche Versicherungen werden abgeschlossen?
  • Steht das Auto auch für Privatfahrten zur Verfügung? Wer darf das Auto nutzen?
  • Wer ist für die regelmässige Wartung verantwortlich?
  • Wer übernimmt welche Kosten?
  • Was gilt betreffend Haftung?
  • Kann der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin das Auto auch in der Kündigungsfrist, während einer Freistellung oder bei längerer Arbeitsunfähigkeit nutzen?

Möglichkeiten Privatnutzung

In der Regel stellen die Firmen aus personalpolitischen Überlegungen das Geschäftsauto auch für Privatfahrten zur Verfügung. Dabei sind verschiedene Modelle möglich:

  • Die berechtigten Mitarbeitenden dürfen das Geschäftsauto lediglich für den Arbeitsweg nutzen.
  • Die berechtigten Mitarbeitenden führen während den Privatfahrten ein Bordbuch und haben die privat gefahrenen Kilometer zu entschädigen.
  • Die berechtigten Mitarbeitenden entschädigen die Privatnutzung pauschal, in der Regel zu einem nicht kostendeckenden Anteil.
  • Den berechtigten Mitarbeitenden steht das Geschäftsauto auch privat zur Verfügung, wobei keine oder lediglich geringe Kosten wie beispielsweise die Benzinkosten für längere Urlaubsfahrten übernommen werden müssen.

Die vergünstigte oder unentgeldliche Nutzung stellt – trotz dem Privatanteil – eine steuerliche Begünstigung dar und macht deshalb für die Mitarbeitenden das Unternehmen attraktiv.

Dabei stellt sich die Frage, wer im Unternehmen berechtigt sein soll für ein Geschäftsauto mit vergünstigter oder unentgeltlicher Privatnutzung. Die meisten Firmen übernehmen zunächst die steuerrechtliche Bestimmung, dass das Geschäftsauto mehrheitlich für geschäftliche Belange eingesetzt werden muss. Die Regelung, wer welches Auto nutzen darf, wird dann in einer Regelung festgehalten (Car Policy).

 Tipp: Vertragliche Regelung der Punkte zum Geschäftswagen
Es empfiehlt sich, die getroffene Regelung in einem Vertrag festzuhalten.

Lohnabrechnung

In der Lohnabrechnung ist der Privatanteil von Geschäftsfahrzeugen als AHV-pflichtiger Lohnbestandteil aufzuführen.

Da die AHV als Leitversicherung für die andern Sozialversicherungen dient, ist der Privatanteil in der Folge auch bei den übrigen Sozialversicherungen als pflichtiger Lohnbestandteil zu behandeln. Namentlich betrifft dies die Arbeitslosenversicherung, die Unfallversicherung und eine eventuelle Gehaltsausfallversicherung. Bei der beruflichen Vorsorge ist das Reglement entscheidend, hier ist das Vorgehen mit der Pensionskasse oder dem Versicherer abzuklären.

Praxis-Tipp:
Die AHV-rechtliche Behandlung ist heute praktisch identisch mit der steuerlichen Behandlung. Wir empfehlen deshalb, Entscheide der Steuerbehörden betreffend Privatanteil auch bei der Lohnabrechnung entsprechend zu berücksichtigen.

Beispiel
Der Privatanteil wird in der Lohnabrechnung wie folgt berücksichtigt:

Monatslohn  CHF8300.00
Privatanteil Geschäftsauto  CHF336.00
Korrektur Privatanteil  CHF– 336.00
Bruttolohn  CHF8300.00
AHV8636.005,3%CHF456.70
ALV8636.001,10%CHF95.00
etc.    

 

 

 

 

 

Aufgepasst: Die Abzüge für die Geschäftsautos passen sich per 1.1.2022 an. Mehr Informationen hierzu finden Sie hier in unserem Beitrag "Geschäftsfahrzeuge".

Lohnausweis

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die private Nutzung eines Geschäftsfahrzeug betragsmässig im Lohnausweis zu berücksichtigen und dem Bruttolohn zuzuschlagen. Dies kann auf folgende Arten geschehen:

Variante 1 - Geschäftsauto im Lohnausweis abbilden

Übernimmt der Arbeitgeber sämtliche Kosten und hat der Arbeitnehmer lediglich die Benzinkosten für grössere Privatfahrten am Wochenende oder in den Ferien zu bezahlen, so beträgt der zu deklarierende Betrag pro Monat 0,8% des Kaufpreises (exkl. Mehrwertsteuer), mindestens aber CHF 150.– pro Monat.

Unter Kaufpreis ist nicht der Katalogpreis zu verstehen, sondern der tatsächlich bezahlte Preis. Bei Leasingfahrzeugen tritt anstelle des Kaufpreises der im Leasingvertrag festgehaltene Barkaufpreis des Fahrzeuges (exkl. Mehrwertsteuer).

Beispiel:

Bezugspreis des Fahrzeuges: CHF 42 000.00 (exkl. MWSt) Privatanteil pro Monat 0,8% (mind. CHF 150.–) CHF 336.00

Dieser Privatanteil ist in der Lohnabrechnung als AHV-pflichtige Naturalleistung zu berücksichtigen sowie auf dem Lohnausweis anzugeben. Im Lohnausweis wird der Betrag in der Rubrik 2.2 eingetragen:

Privatanteil Geschäftswagen CHF 4 032.00

    Variante 2 - Geschäftsauto im Lohnausweis abbilden

    Übernimmt der Arbeitgeber praktisch sämtliche Kosten des Geschäftsfahrzeuges, so kann der zu deklarierende Betrag auch aufgrund der tatsächlich privat gefahrenen Kilometer berechnet werden. Voraussetzung ist, dass der Mitarbeitende ein Bordbuch führt. Die Anzahl der mit dem Geschäftsfahrzeug privat gefahrenen Kilometer (ohne Arbeitsweg) wird mit dem entsprechenden Kilometersatz gemäss TCS-Tabelle multipliziert.

    Beispiel 1:

    Privat gefahrene Kilometer im Vorjahr gemäss Bordbuch: 8940

    Privatanteil pro Monat: 8940 × CHF 0.70 / 12 = CHF 521.50

    Dieser Privatanteil ist wie oben in der Lohnabrechnung als AHV-pflichtige Naturalleistung zu berücksichtigen sowie auf dem Lohnausweis anzugeben.

    Er wird spätestens jährlich aufgrund der im laufenden Jahr tatsächlich privat gefahrenen Kilometer korrigiert:

    • Provisorischer Privatanteil: 8940 × CHF 0.70 = CHF 6 258.00
    • Tatsächlicher Privatanteil: 10 245 × CHF 0.70 CHF 7 171.50
    • Differenz (zusätzlich im Dezember aufgerechnet) CHF 913.50

    Bezahlt der Mitarbeitende beträchtliche Kosten selbst (z.B. laufende Unterhaltskosten), so wird der Lohnanteil im Veranlagungsverfahren abgeklärt. 

    Beispiel 2:

    Ein Verkaufsmitarbeiter kann das Geschäftsauto auch privat nutzen. Für die Privatnutzung bezahlt er monatlich CHF 200.–, welche ihm direkt vom Lohn abgezogen werden. Der für die AHV und den Lohnausweis relevante Privatanteil berechnet sich wie folgt:

    • Bezugspreis des Fahrzeuges (exkl. MWSt): CHF 56 875.00
    • Privatanteil pro Monat 0,8% (mind. CHF 150.-): CHF 455.00
    • Anteil bezahlte Privatnutzung: CHF 200.00
    • Verrechneter Privatanteil pro Monat: CHF 255.00

    Aufgepasst: Die Abzüge für die Geschäftsautos passen sich per 1.1.2022 an. Mehr Informationen hierzu finden Sie hier in unserem Beitrag "Geschäftsfahrzeuge".

    Mehrwertsteuer

    Auch wenn ein Geschäftsfahrzeug nicht ausschliesslich für geschäftliche Zwecke genutzt wird, kann die Firma den Vorsteuerabzug auf dem Kauf resp. den Leasingraten und dem Unterhalt geltend machen. Sie hat aber für den privat genutzten Anteil die Mehrwertsteuer zu entrichten. Bei Verrechnung der privat gefahrenen Kilometern sind die Einnahmen daraus zu versteuern. Auch die Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsort gelten dabei als Privatfahrten.

    Wird das Fahrzeug dem Arbeitnehmer für private Fahrten unentgeltlich zur Verfügung gestellt, ist der "Privatanteil" für die steuerliche Verrechnung massgebend.

    Pauschale Ermittlung

    Die pauschale Ermittlung können grundsätzlich alle Steuerpflichtigen anwenden, welche Personenwagen vorwiegend geschäftlich, aber auch privat verwenden. Die pauschale Ermittlung ist auf folgende Situationen beschränkt:

    • Der Personenwagen wird zu höchstens 50% für Privatfahrten verwendet. Fahrten zwischen Wohn- und Geschäftsort gelten als Privatanteil.
    • Es handelt sich um einen Personenwagen, nicht jedoch um ein anderes Fahrzeug wie ein Lastwagen, ein Reisecar etc.

    Auf die Art des Betriebes oder die Rechtsform kommt es nicht an. Hingegen ist für sämtliche Personenwagen dieselbe Methode anzuwenden. Es ist also nicht zulässig, den Privatanteil für einzelne Fahrzeuge pauschal und für andere effektiv zu ermitteln. Die gewählte Methode ist zudem mindestens während einem Geschäftsjahr beizubehalten. Mit der pauschalen Ermittlung werden sowohl Eigenverbrauchs als auch Lieferungstatbestände abgedeckt. Eine diesbezügliche Differenzierung erübrigt sich demnach.

    Vorsteuerabzugsrecht

    Die anfallende Vorsteuer darf im Sinne von Artikel 41 Absatz 2 MWStG ungekürzt abgezogen werden, wobei der Privatanteil einmal jährlich versteuert werden muss.

    Bestand beim Kauf des Fahrzeuges ein Vorsteuerabzugsrecht, gilt pro Monat 0,8% (MWST-Satz ist im Privatanteil bereits inbegriffen) des Bezugspreises (exkl. MWSt) des Fahrzeuges – mindestens aber CHF 150.– – als Privatanteil, der zum Normalsatz zu versteuern ist.

    Praxis-Beispiel:

    Bezugspreis des Fahrzeuges (exkl. MWSt)CHF 37 500.–
    Privatanteil inkl. MWSt (7,7%) pro Monat 0,8% (mind. CHF 150.–)CHF 300.–
    MWSt pro Monat: 7,7% × CHF 300.– / 107.7%CHF 21.45

    Praxis-Beispiel:

    Bezugspreis des Fahrzeuges (exkl. MWSt)CHF 15 000.–
    Privatanteil (7,7% MWSt) pro Monat 0,8% (mind. CHF 150.–)CHF 150.–
    MWSt pro Monat: 7,7% × CHF 150.– / 107,7%CHF 10.70

    Diese Regelung gilt bei pauschaler Methode immer, unabhängig davon, ob beim Kauf ein Vorsteuerabzugsrecht bestand oder nicht. Beim Leasing tritt anstelle des Bezugspreises der im Leasingvertrag festgehaltene Wert des Fahrzeuges.

    Muss der Benützer (z.B. der Angestellte) für seine private Nutzung einen Kostenbeitrag leisten, der mindestens dem massgebenden Wert bei der pauschalen Ermittlung entspricht, ist die Steuer auf dem Kostenbeitrag geschuldet. Fällt der Kostenbeitrag niedriger aus, ist die Steuer mindestens auf dem Wert gemäss pauschaler Ermittlung zu entrichten.

    Steuerpflichtige, welche die pauschale Ermittlung des Privatanteils an den Autokosten nicht anwenden wollen oder die Voraussetzungen nicht erfüllen, haben die Steuer bei einer Überlassung von Geschäftsfahrzeugen für private Zwecke gemäss der effektiven Ermittlung zu leisten.

    Haftung bei Unfallschäden

    Die Haftung von Angestellten wird in OR Art. 321a und e geregelt. Ein Arbeitnehmer muss die ihm übertragene Arbeit sorgfältig ausführen und Maschinen sachgemäss bedienen und sorgfältig behandeln. Der Arbeitnehmer ist jedoch nur für den Schaden verantwortlich, den er dem Arbeitgeber absichtlich oder fahrlässig zufügt. Das Autofahren gilt als schadensgeneigte Tätigkeit. Deshalb hat ein Arbeitnehmer, den bei einem Unfall mit Geschäftswagen nur ein leichtes Verschulden trifft, keinen Schadenersatz zu bezahlen. Bei mittlerem Verschulden eines Chauffeurs wird in der Praxis eine Schadendeckung im Umfang von einem Drittel eines Monatslohnes als angemessen betrachtet.

    Praxis-Beispiel
    Beim Parkieren vor dem Geschäft eines Kunden touchiert ein Angestellter mit dem Geschäftswagen einen Pfosten. Zwei Türen sind leicht eingedrückt, der Schaden beträgt gegen CHF 2000.–. Da das Auto versichert ist, steht lediglich der Selbstbehalt von CHF 500.– und der Bonusverlust bei der Vollkasko zur Debatte. Wer trägt diesen Schaden? Hier liegt nur ein leichtes Verschulden des Autofahrers vor. Deswegen trägt die Firma den Schaden.

    Praxis-Beispiel
    Ein Aussendienstmitarbeiter verunfallt während der Arbeit mit dem Geschäftsauto auf der Autobahn wegen übersetzter Geschwindigkeit schwer. Er ist glücklicherweise nur leicht verletzt und der Geschäftswagen sowie ein weiteres Auto erleiden Totalschaden. Wer bezahlt welchen Schaden? In diesem Fall trifft den Mitarbeiter mindestens ein mittleres, je nach Geschwindigkeit und Strassenzustand sogar ein schweres Verschulden. Bei mittlerem Verschulden würde der Mitarbeiter einen Drittel des Monatslohnes bezahlen müssen. Bei schwerem Verschulden könnte der Arbeitgeber sich auf OR Art. 321 e berufen und von dem Angestellten Schadenersatz für den ganzen Schaden verlangen. Dabei sind auch die Versicherungsleistungen zu berücksichtigen.

    Weiterführende Informationen:

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