Geschäftswagen: Vertragliche Regelung
Inhalt
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die Überlassung eines Geschäftswagens erfordert eine präzise vertragliche Festlegung, um Konflikte zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu vermeiden. Ein klar definierter Vertrag regelt nicht nur die Nutzungsberechtigungen und Kostenverteilung, sondern auch Haftungsfragen und das Verhalten in speziellen Situationen wie Kündigungsfristen oder Arbeitsunfähigkeit. Ohne eine solche schriftliche Vereinbarung entstehen oft Unsicherheiten bezüglich der steuerlichen Behandlung und der AHV-Pflicht des Privatanteils.
Die wichtigsten Punkte:
- Nur Fahrzeuge im Besitz oder Leasing der Firma gelten als echte Geschäftswagen.
- Eine schriftliche Car Policy oder ein individueller Vertrag ist dringend empfohlen.
- Klare Regelungen zur Privatnutzung verhindern spätere steuerliche Nachforderungen.
- Haftungsfragen und Wartungsverantwortung müssen explizit zugeteilt werden.
- Die Nutzung während Kündigungsfristen sollte separat geregelt sein.
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Wie regeln Sie die Überlassung und Privatnutzung von Geschäftswagen vertraglich korrekt?
Geschäftswagen als häufiger Zankapfel
Dem Geschäftswagen kommt einerseits eine hohe emotionale Bedeutung zu: für die einen gilt es als notwendiges Arbeitsinstrument, für die anderen stellt es ein Statussymbol und Zeichen einer erfolgreichen Karriere dar, für die dritten ist es ein ungerechtfertigtes Privileg. Die Diskussion um die Besteuerung und AHV-Pflicht wird deshalb teilweise unsachlich geführt. In diese Diskussion soll hier nicht eingegriffen werden, sondern lediglich die korrekte Abwicklung der Fragen gemäss heute geltenden Regeln aufgezeigt und erleichtert werden.
Als Geschäftswagen gelten nur Fahrzeuge, welche im Besitz der Firma sind oder von dieser geleast werden. Lautet der Leasingvertrag auf die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter, so handelt es sich um ein Privatauto, auch wenn die Kosten ganz oder teilweise vom Arbeitgeber getragen werden.
Vertragliche Regelung zum Geschäftswagen
Eine ganze Reihe von Fragen sind zu klären bei der Überlassung eines Geschäftswagens/Firmenfahrzeuges:
- Welche Versicherungen werden abgeschlossen?
- Steht das Auto auch für Privatfahrten zur Verfügung? Wer darf das Auto nutzen?
- Wer ist für die regelmässige Wartung verantwortlich?
- Wer übernimmt welche Kosten?
- Was gilt betreffend Haftung?
- Kann der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin das Auto auch in der Kündigungsfrist, während einer Freistellung oder bei längerer Arbeitsunfähigkeit nutzen?
Möglichkeiten Privatnutzung
In der Regel stellen die Firmen aus personalpolitischen Überlegungen den Geschäftswagen auch für Privatfahrten zur Verfügung. Dabei sind verschiedene Modelle möglich:
- Die berechtigten Mitarbeitenden dürfen den Geschäftswagen lediglich für den Arbeitsweg nutzen.
- Die berechtigten Mitarbeitenden führen während den Privatfahrten ein Bordbuch und haben die privat gefahrenen Kilometer zu entschädigen.
- Die berechtigten Mitarbeitenden entschädigen die Privatnutzung pauschal, in der Regel zu einem nicht kostendeckenden Anteil.
- Den berechtigten Mitarbeitenden steht der Geschäftswagen auch privat zur Verfügung, wobei keine oder lediglich geringe Kosten wie beispielsweise die Benzinkosten für längere Urlaubsfahrten übernommen werden müssen.
Die vergünstigte oder unentgeldliche Nutzung stellt – trotz dem Privatanteil – eine steuerliche Begünstigung dar und macht deshalb für die Mitarbeitenden das Unternehmen attraktiv.
Dabei stellt sich die Frage, wer im Unternehmen berechtigt sein soll für einen Geschäftswagen mit vergünstigter oder unentgeltlicher Privatnutzung. Die meisten Firmen übernehmen zunächst die steuerrechtliche Bestimmung, dass der Geschäftswagen mehrheitlich für geschäftliche Belange eingesetzt werden muss. Die Regelung, wer welches Auto nutzen darf, wird dann in einer Regelung festgehalten (Car Policy).
Unser Tipp! Es empfiehlt sich, die getroffene vertragliche Regelung rund um den Geschäftswagen in einem Vertrag festzuhalten.
Checkliste
- Ist der Leasingvertrag eindeutig auf die Firma ausgestellt?
- Werden alle relevanten Versicherungen (Haftpflicht, Kasko) im Vertrag genannt?
- Ist der Umfang der Privatnutzung (nur Arbeitsweg vs. uneingeschränkt) definiert?
- Wer trägt die Kosten für Wartung, Reparaturen und Reinigung?
- Gibt es eine Regelung zur Kostenerstattung für private Kilometerfahrten?
- Ist die Nutzung während einer Kündigungsfrist oder Freistellung ausgeschlossen oder erlaubt?
- Wer haftet bei Schäden oder Unfällen während privater Fahrten?
- Ist die Erstellung eines Bordbuchs bei Bedarf verpflichtend?
- Wurde eine Car Policy erstellt und dem Vertrag beigefügt?
- Ist die steuerliche Behandlung des Privatanteils für beide Parteien klar?
FAQ: Geschäftswagen
Wann gilt ein Auto als Geschäftswagen und wann als Privatauto?
Ein Fahrzeug gilt nur dann als Geschäftswagen, wenn es im Besitz der Firma ist oder von dieser geleast wird. Steht der Leasingvertrag auf den Namen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters, handelt es sich rechtlich um ein Privatauto, auch wenn der Arbeitgeber Teile der Kosten übernimmt.
Muss die Privatnutzung eines Geschäftswagens immer entgeltlich sein?
Nein, die Firmen können die Nutzung auch vergünstigt oder unentgeltlich gewähren. Dies stellt jedoch eine steuerliche Begünstigung dar, die für die Mitarbeitenden attraktiv ist und entsprechend in der Lohnabrechnung und bei der AHV zu berücksichtigen ist.
Was ist eine Car Policy und warum ist sie wichtig?
Eine Car Policy ist eine interne Richtlinie, die festlegt, wer welches Fahrzeug nutzen darf und unter welchen Bedingungen. Sie dient als Basis für individuelle Verträge und sorgt für Transparenz und Fairness innerhalb des Unternehmens.
Wie sollte die Nutzung während der Kündigungsfrist geregelt werden?
Da der Arbeitsvertrag in dieser Phase oft bereits als beendet gilt, sollte explizit vereinbart werden, ob und wie lange der ehemalige Mitarbeiter das Fahrzeug noch nutzen darf, um Missbrauch oder Haftungsrisiken zu vermeiden.
Ist ein Bordbuch bei der Privatnutzung zwingend erforderlich?
Ein Bordbuch ist eine von mehreren Möglichkeiten, die Privatnutzung zu dokumentieren und zu entschädigen. Es ist nicht zwingend vorgeschrieben, wenn eine Pauschalentschädigung vereinbart wird, dient aber oft als Nachweis für die steuerbehördliche Prüfung.
