Geschäftswagen: Vertragliche Regelung
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Geschäftswagen als häufiger Zankapfel
Dem Geschäftswagen kommt einerseits eine hohe emotionale Bedeutung zu: für die einen gilt es als notwendiges Arbeitsinstrument, für die anderen stellt es ein Statussymbol und Zeichen einer erfolgreichen Karriere dar, für die dritten ist es ein ungerechtfertigtes Privileg. Die Diskussion um die Besteuerung und AHV-Pflicht wird deshalb teilweise unsachlich geführt. In diese Diskussion soll hier nicht eingegriffen werden, sondern lediglich die korrekte Abwicklung der Fragen gemäss heute geltenden Regeln aufgezeigt und erleichtert werden.
Als Geschäftswagen gelten nur Fahrzeuge, welche im Besitz der Firma sind oder von dieser geleast werden. Lautet der Leasingvertrag auf die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter, so handelt es sich um ein Privatauto, auch wenn die Kosten ganz oder teilweise vom Arbeitgeber getragen werden.
Vertragliche Regelung zum Geschäftswagen
Eine ganze Reihe von Fragen sind zu klären bei der Überlassung eines Geschäftswagens/Firmenfahrzeuges:
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Welche Versicherungen werden abgeschlossen?
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Steht das Auto auch für Privatfahrten zur Verfügung? Wer darf das Auto nutzen?
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Wer ist für die regelmässige Wartung verantwortlich?
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Wer übernimmt welche Kosten?
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Was gilt betreffend Haftung?
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Kann der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin das Auto auch in der Kündigungsfrist, während einer Freistellung oder bei längerer Arbeitsunfähigkeit nutzen?
Möglichkeiten Privatnutzung
In der Regel stellen die Firmen aus personalpolitischen Überlegungen den Geschäftswagen auch für Privatfahrten zur Verfügung. Dabei sind verschiedene Modelle möglich:
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Die berechtigten Mitarbeitenden dürfen den Geschäftswagen lediglich für den Arbeitsweg nutzen.
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Die berechtigten Mitarbeitenden führen während den Privatfahrten ein Bordbuch und haben die privat gefahrenen Kilometer zu entschädigen.
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Die berechtigten Mitarbeitenden entschädigen die Privatnutzung pauschal, in der Regel zu einem nicht kostendeckenden Anteil.
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Den berechtigten Mitarbeitenden steht der Geschäftswagen auch privat zur Verfügung, wobei keine oder lediglich geringe Kosten wie beispielsweise die Benzinkosten für längere Urlaubsfahrten übernommen werden müssen.
Die vergünstigte oder unentgeldliche Nutzung stellt – trotz dem Privatanteil – eine steuerliche Begünstigung dar und macht deshalb für die Mitarbeitenden das Unternehmen attraktiv.
Dabei stellt sich die Frage, wer im Unternehmen berechtigt sein soll für einen Geschäftswagen mit vergünstigter oder unentgeltlicher Privatnutzung. Die meisten Firmen übernehmen zunächst die steuerrechtliche Bestimmung, dass der Geschäftswagen mehrheitlich für geschäftliche Belange eingesetzt werden muss. Die Regelung, wer welches Auto nutzen darf, wird dann in einer Regelung festgehalten (Car Policy).
Unser Tipp! Es empfiehlt sich, die getroffene vertragliche Regelung rund um den Geschäftswagen in einem Vertrag festzuhalten.
