21.12.2015

Geschäftswagen: Vertragliche Regelung

Im Zusammenhang mit Geschäftsfahrzeugen stellen sich Fragen der vertraglichen Regelung, der AHV- und steuerrechtlichen Behandlung des Privatanteils, der Mehrwertsteuerabrechnung sowie Haftpflichtfragen.

Von: Thomas Wachter   Drucken Teilen   Kommentieren  

Thomas Wachter

Nach mehreren Stellen in verschiedenen Unternehmungen, arbeitet T. Wachter nun seit 12 Jahren im Personalamt des Kantons Luzern. Früher als Bereichspersonalleiter, Leiter Personal- und Organisationsentwicklung, aktuell als Leiter HR-Support sowie Mitglied der Geschäftsleitung. Weitere Tätigkeiten sind: Lehrgangsleitungen und Dozent für Personalmanagement, -administration und -führung. T.Wachter ist unter anderem Autor und Herausgeber der WEKA-Werke «PersonalPraxis» und «Praxisleitfaden Personal».

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Geschäftswagen

Als Geschäftsfahrzeug gelten nur Fahrzeuge, welche im Besitz der Firma sind oder von dieser geleast werden. Lautet der Leasingvertrag auf die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter, so handelt es sich um ein Privatauto, auch wenn die Kosten ganz oder teilweise vom Arbeitgeber getragen werden.

Vertragliche Regelung

Eine ganze Reihe von Fragen sind zu klären bei der Überlassung eines Geschäftswagens/Firmenfahrzeuges:

  • Welche Versicherungen werden abgeschlossen?
  • Steht das Auto auch für Privatfahrten zur Verfügung? Wer darf das Auto nutzen?
  • Wer ist für die regelmässige Wartung verantwortlich?
  • Wer übernimmt welche Kosten?
  • Was gilt betreffend Haftung?
  • Kann der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin das Auto auch in der Kündigungsfrist, während einer Freistellung oder bei längerer Arbeitsunfähigkeit nutzen? 

Möglichkeiten Privatnutzung

In der Regel stellen die Firmen aus personalpolitischen Überlegungen das Geschäftsauto auch für Privatfahrten zur Verfügung. Dabei sind verschiedene Modelle möglich:

  • Die berechtigten Mitarbeitenden dürfen den Geschäftswagen lediglich für den Arbeitsweg nutzen.
  • Die berechtigten Mitarbeitenden führen während den Privatfahrten ein Bordbuch und haben die privat gefahrenen Kilometer zu entschädigen.
  • Die berechtigten Mitarbeitenden entschädigen die Privatnutzung pauschal, in der Regel zu einem nicht kostendeckenden Anteil.
  • Den berechtigten Mitarbeitenden steht der Geschäftswagen auch privat zur Verfügung, wobei keine oder lediglich geringe Kosten wie beispielsweise die Benzinkosten für längere Urlaubsfahrten übernommen werden müssen.


Die vergünstigte oder unentgeldliche Nutzung stellt – trotz dem Privatanteil – eine steuerliche Begünstigung dar und macht deshalb für die Mitarbeitenden das Unternehmen attraktiv. 

Dabei stellt sich die Frage, wer im Unternehmen berechtigt sein soll für ein Geschäftswagen mit vergünstigter oder unentgeltlicher Privatnutzung. Die meisten Firmen übernehmen zunächst die steuerrechtliche Bestimmung, dass das Geschäftsauto mehrheitlich für geschäftliche Belange eingesetzt werden muss. Die Regelung, wer welches Auto nutzen darf, wird dann in einer Regelung festgehalten (Car Policy). Es empfiehlt sich, die getroffene Regelung in einem Vertrag festzuhalten.

Lohnabrechnung

In der Lohnabrechnung ist der Privatanteil von Geschäftsfahrzeugen als AHV-pflichtiger Lohnbestandteil aufzuführen. Da die AHV als Leitversicherung für die andern Sozialversicherungen dient, ist der Privatanteil in der Folge auch bei den übrigen Sozialversicherungen als pflichtiger Lohnbestandteil zu behandeln. Namentlich betrifft dies die Arbeitslosenversicherung, die Unfallversicherung und eine eventuelle Gehaltsausfallversicherung. Bei der beruflichen Vorsorge ist das Reglement entscheidend, hier ist das Vorgehen mit der Pensionskasse oder dem Versicherer abzuklären.

Praxis-Tipp Die AHV-rechtliche Behandlung ist heute praktisch identisch mit der steuerlichen Behandlung. Wir empfehlen deshalb, Entscheide der Steuerbehörden betreffend Privatanteil auch bei der Lohnabrechnung entsprechend zu berücksichtigen.

Lohnausweis

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die private Nutzung eines Geschäftsfahrzeug betragsmässig im Lohnausweis zu berücksichtigen und dem Bruttolohn zuzuschlagen. Dies kann auf folgende Arten geschehen:

1. Übernimmt der Arbeitgeber sämtliche Kosten und hat der Arbeitnehmer lediglich die Benzinkosten für grössere Privatfahrten am Wochenende oder in den Ferien zu bezahlen, so beträgt der zu deklarierende Betrag pro Monat 0,8% des Kaufpreises (exkl. Mehrwertsteuer), mindestens aber CHF 150.– pro Monat. Unter Kaufpreis ist nicht der Katalogpreis zu verstehen, sondern der tatsächlich bezahlte Preis. Bei Leasingfahrzeugen tritt anstelle des Kaufpreises der im Leasingvertrag festgehaltene Barkaufpreis des Fahrzeuges (exkl. Mehrwertsteuer).

Beispiel:

Bezugspreis des Fahrzeuges: CHF 42 000.00 (exkl. MWSt) Privatanteil pro Monat 0,8% (mind. CHF 150.–) CHF 336.00

Dieser Privatanteil ist in der Lohnabrechnung als AHV-pflichtige Naturalleistung zu berücksichtigen sowie auf dem Lohnausweis anzugeben. Im Lohnausweis wird der Betrag in der Rubrik 2.2 eingetragen:

Privatanteil Geschäftswagen CHF 4 032.00

    2. Übernimmt der Arbeitgeber praktisch sämtliche Kosten des Geschäftsfahrzeuges, so kann der zu deklarierende Betrag auch aufgrund der tatsächlich privat gefahrenen Kilometer berechnet werden. Voraussetzung ist, dass der Mitarbeitende ein Bordbuch führt. Die Anzahl der mit dem Geschäftsfahrzeug privat gefahrenen Kilometer (ohne Arbeitsweg) wird mit dem entsprechenden Kilometersatz gemäss TCS-Tabelle multipliziert.

    Beispiel:

    Privat gefahrene Kilometer im Vorjahr gemäss Bordbuch: 8940

    Privatanteil pro Monat: 8940 × CHF 0.70 / 12 = CHF 521.50

    Dieser Privatanteil ist wie oben in der Lohnabrechnung als AHV-pflichtige Naturalleistung zu berücksichtigen sowie auf dem Lohnausweis anzugeben.

    Er wird spätestens jährlich aufgrund der im laufenden Jahr tatsächlich privat gefahrenen Kilometer korrigiert:

    Provisorischer Privatanteil: 8940 × CHF 0.70 = CHF 6 258.00

    Tatsächlicher Privatanteil: 10 245 × CHF 0.70 CHF 7 171.50

    Differenz (zusätzlich im Dezember aufgerechnet) CHF 913.50

    Bezahlt der Mitarbeitende beträchtliche Kosten selbst (z.B. laufende Unterhaltskosten), so wird der Lohnanteil im Veranlagungsverfahren abgeklärt. 

    Mehrwertsteuer

    Auch wenn ein Geschäftsfahrzeug nicht ausschliesslich für geschäftliche Zwecke genutzt wird, kann die Firma den Vorsteuerabzug auf dem Kauf resp. den Leasingraten und dem Unterhalt geltend machen. Sie hat aber für den privat genutzten Anteil die Mehrwertsteuer zu entrichten. Bei Verrechnung der privat gefahrenen Kilometern sind die Einnahmen daraus zu versteuern. Auch die Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsort gelten dabei als Privatfahrten. Wird das Fahrzeug dem Arbeitnehmer für private Fahrten unentgeltlich zur Verfügung gestellt, ist der "Privatanteil" für die steuerliche Verrechnung massgebend.

    Pauschale Ermittlung Die pauschale Ermittlung können grundsätzlich alle Steuerpflichtigen anwenden, welche Personenwagen vorwiegend geschäftlich, aber auch privat verwenden. Die pauschale Ermittlung ist auf folgende Situationen beschränkt:

    • Der Personenwagen wird zu höchstens 50% für Privatfahrten verwendet. Fahrten zwischen Wohn- und Geschäftsort gelten als Privatanteil.
    • Es handelt sich um einen Personenwagen, nicht jedoch um ein anderes Fahrzeug wie ein Lastwagen, ein Reisecar etc.

    Auf die Art des Betriebes oder die Rechtsform kommt es nicht an. Hingegen ist für sämtliche Personenwagen dieselbe Methode anzuwenden. Es ist also nicht zulässig, den Privatanteil für einzelne Fahrzeuge pauschal und für andere effektiv zu ermitteln. Die gewählte Methode ist zudem mindestens während einem Geschäftsjahr beizubehalten. Mit der pauschalen Ermittlung werden sowohl Eigenverbrauchs als auch Lieferungstatbestände abgedeckt. Eine diesbezügliche Differenzierung erübrigt sich demnach. 

    Haftung bei Unfallschäden

    Die Haftung von Angestellten wird in OR Art. 321a und e geregelt. Ein Arbeitnehmer muss die ihm übertragene Arbeit sorgfältig ausführen und Maschinen sachgemäss bedienen und sorgfältig behandeln. Der Arbeitnehmer ist jedoch nur für den Schaden verantwortlich, den er dem Arbeitgeber absichtlich oder fahrlässig zufügt. Das Autofahren gilt als schadensgeneigte Tätigkeit. Deshalb hat ein Arbeitnehmer, den bei einem Unfall mit Geschäftswagen nur ein leichtes Verschulden trifft, keinen Schadenersatz zu bezahlen. Bei mittlerem Verschulden eines Chauffeurs wird in der Praxis eine Schadendeckung im Umfang von einem Drittel eines Monatslohnes als angemessen betrachtet.

    Praxis-Beispiel Beim Parkieren vor dem Geschäft eines Kunden touchiert ein Angestellte mit dem Geschäftswagen einen Pfosten. Zwei Türen sind leicht eingedrückt, der Schaden beträgt gegen CHF 2000.–. Da das Auto versichert ist, steht lediglich der Selbstbehalt von CHF 500.– und der Bonusverlust bei der Vollkasko zur Debatte. Wer trägt diesen Schaden? Hier liegt nur ein leichtes Verschulden des Autofahrers vor. Deswegen trägt die Firma den Schaden.

    Praxis-Beispiel Ein Aussendienstmitarbeiter verunfallt während der Arbeit mit dem Geschäftsauto auf der Autobahn wegen übersetzter Geschwindigkeit schwer. Er ist glücklicherweise nur leicht verletzt und der Geschäftswagen sowie ein weiteres Auto erleiden Totalschaden. Wer bezahlt welchen Schaden? In diesem Fall trifft den Mitarbeiter mindestens ein mittleres, je nach Geschwindigkeit und Strassenzustand sogar ein schweres Verschulden. Bei mittlerem Verschulden würde der Mitarbeiter einen Drittel des Monatslohnes bezahlen müssen. Bei schwerem Verschulden könnte der Arbeitgeber sich auf OR Art. 321 e berufen und von dem Angestellten Schadenersatz für den ganzen Schaden verlangen. Dabei sind auch die Versicherungsleistungen zu berücksichtigen.

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