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Firmenauto: Privatnutzung in der Lohnabrechnung

Für Mitarbeitenden im Aussendienst ist ein Arbeitsinstrument für andere ist es ein nettes Goodie des Arbeitgebenden: das Firmenauto. Gerade wenn das Fahrzeug auch privat genutzt wird, ist die Lohnabrechnung nicht ganz einfach. Alles rund um dieses Thema mit konkreten Tipps und Tricks aus der Praxis finden Sie in diesem Beitrag.

28.12.2021 Von: Thomas Wachter
Firmenauto

Privatnutzung des Firmenfahrzeugs

In der Lohnabrechnung ist der Privatanteil von Geschäftsfahrzeugen als AHV-pflichtiger Lohnbestandteil aufzuführen.

Da die AHV als Leitversicherung für die andern Sozialversicherungen dient, ist der Privatanteil in der Folge auch bei den übrigen Sozialversicherungen als pflichtiger Lohnbestandteil zu behandeln. Namentlich betrifft dies die Arbeitslosenversicherung, die Unfallversicherung und eine eventuelle Gehaltsausfallversicherung. Bei der beruflichen Vorsorge ist das Reglement entscheidend, hier ist das Vorgehen mit der Pensionskasse oder dem Versicherer abzuklären.

Praxis-Tipp:  Die AHV-rechtliche Behandlung ist heute praktisch identisch mit der steuerlichen Behandlung. Wir empfehlen deshalb, Entscheide der Steuerbehörden betreffend Privatanteil auch bei der Lohnabrechnung entsprechend zu berücksichtigen.

Beispiel

Der Privatanteil wird in der Lohnabrechnung wie folgt berücksichtigt:

Monatslohn     CHF 8300.00
Privatanteil Geschäftsauto     CHF 336.00
Korrektur Privatanteil     CHF – 336.00
Bruttolohn     CHF 8300.00
AHV 8636.00 5,3% CHF 456.70
ALV 8636.00 1,10% CHF 95.00

Lohnausweis

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die private Nutzung eines Geschäftsfahrzeug betragsmässig im Lohnausweis zu berücksichtigen und dem Bruttolohn zuzuschlagen. Dies kann auf folgende Arten geschehen:

Variante 1 - Geschäftsauto im Lohnausweis abbilden

Übernimmt der Arbeitgeber sämtliche Kosten und hat der Arbeitnehmer lediglich die Benzinkosten für grössere Privatfahrten am Wochenende oder in den Ferien zu bezahlen, so beträgt der zu deklarierende Betrag pro Monat 0,8% des Kaufpreises (exkl. Mehrwertsteuer), mindestens aber CHF 150.– pro Monat.

Unter Kaufpreis ist nicht der Katalogpreis zu verstehen, sondern der tatsächlich bezahlte Preis. Bei Leasingfahrzeugen tritt anstelle des Kaufpreises der im Leasingvertrag festgehaltene Barkaufpreis des Fahrzeuges (exkl. Mehrwertsteuer).

Beispiel:

Bezugspreis des Fahrzeuges: CHF 42 000.00 (exkl. MWSt)

Privatanteil pro Monat 0,8% (mind. CHF 150.–): CHF 336.00

Dieser Privatanteil ist in der Lohnabrechnung als AHV-pflichtige Naturalleistung zu berücksichtigen sowie auf dem Lohnausweis anzugeben.

Im Lohnausweis wird der Betrag in der Rubrik 2.2 eingetragen:

Privatanteil Geschäftswagen: CHF 4 032.00

    Variante 2 - Firmenauto im Lohnausweis abbilden

    Übernimmt der Arbeitgeber praktisch sämtliche Kosten des Geschäftsfahrzeuges, so kann der zu deklarierende Betrag auch aufgrund der tatsächlich privat gefahrenen Kilometer berechnet werden. Voraussetzung ist, dass der Mitarbeitende ein Bordbuch führt. Die Anzahl der mit dem Geschäftsfahrzeug privat gefahrenen Kilometer (ohne Arbeitsweg) wird mit dem entsprechenden Kilometersatz gemäss TCS-Tabelle multipliziert.

    Beispiel 1:

    Privat gefahrene Kilometer im Vorjahr gemäss Bordbuch: 8940

    Privatanteil pro Monat: 8940 × CHF 0.70 / 12 = CHF 521.50

    Dieser Privatanteil ist wie oben in der Lohnabrechnung als AHV-pflichtige Naturalleistung zu berücksichtigen sowie auf dem Lohnausweis anzugeben.

    Er wird spätestens jährlich aufgrund der im laufenden Jahr tatsächlich privat gefahrenen Kilometer korrigiert:

    • Provisorischer Privatanteil: 8940 × CHF 0.70 = CHF 6 258.00
    • Tatsächlicher Privatanteil: 10 245 × CHF 0.70: CHF 7 171.50
    • Differenz (zusätzlich im Dezember aufgerechnet): CHF 913.50

    Bezahlt der Mitarbeitende beträchtliche Kosten selbst (z.B. laufende Unterhaltskosten), so wird der Lohnanteil im Veranlagungsverfahren abgeklärt. 

    Beispiel 2:

    Ein Verkaufsmitarbeiter kann das Geschäftsauto auch privat nutzen. Für die Privatnutzung bezahlt er monatlich CHF 200.–, welche ihm direkt vom Lohn abgezogen werden. Der für die AHV und den Lohnausweis relevante Privatanteil berechnet sich wie folgt:

    • Bezugspreis des Fahrzeuges (exkl. MWSt): CHF 56 875.00
    • Privatanteil pro Monat 0,8% (mind. CHF 150.-): CHF 455.00
    • Anteil bezahlte Privatnutzung: CHF 200.00
    • Verrechneter Privatanteil pro Monat: CHF 255.00

    Aufgepasst: Die Abzüge für die Geschäftsautos passen sich ab dem 1.1.2022 an. Mehr Informationen hierzu finden Sie hier in unserem Beitrag "Geschäftsfahrzeuge".

    Steuerliche Behandlung des Arbeitswegs

    Das Geschäftsauto stellt einen geldwerten Vorteil in zweierlei Hinsicht dar:

    Der Privatanteil Geschäftsauto (9,6% des Anschaffungswertes) stellt den geldwerten Vorteil für den Privatgebrauch dar. Der Arbeitsweg ist dabei nicht eingerechnet, deshalb ist zusätzlich das Feld F im Lohnausweis anzukreuzen. Das Feld F ist folglich auch dann anzukreuzen, wenn dem Arbeitnehmer der Privatanteil des Geschäftsautos in Rechnung gestellt wird. Und umgekehrt: wenn der Arbeitnehmer das Geschäftsauto lediglich für den Arbeitsweg nutzen darf, ist kein Privatanteil aufzurechnen, jedoch das Feld F anzukreuzen.

    Bisher gingen die Steuerbehörden davon aus, dass der Arbeitsweg steuerlich neutral ist: Der Arbeitnehmer erhält eine geldwerte Leistung vom Arbeitgeber und kann keinen Abzug für den Arbeitsweg in seiner Steuererklärung machen.

    Praxis-Beispiel: Geldwerter Vorteil Arbeitsweg 220 Arbeitstage à 50 km à CHF 0.70 = CHF 7700.– Abzug in der Steuererklärung würde in der gleichen Höhe ausfallen, kann aber nicht geltend gemacht werden.

    Seit Steuerjahr 2016 wird durch die sogenannte FABI-Vorlage (Gesetz zu  Finanzierung und Ausbau der Eisenbahninfrastruktur) wird der Fahrkostenabzug für die direkten Bundessteuern auf CHF 3000.– beschränkt. Das Steuerharmonisierungsgesetz erlaubt den Kantonen, für den Abzug der Fahrkosten ebenfalls einen Maximalbetrag festzusetzen, wobei die maximale Höhe dieses Abzugs von den Kantonen einzeln bestimmt werden kann.

    Praxis-Beispiel: Geldwerter Vorteil Arbeitsweg 220 Arbeitstage à 50 km à CHF 0.70 = CHF 7700.– Der Abzug in der Steuererklärung ist für die direkte Bundessteuer auf CHF 3000.– begrenzt. Die steuerliche Differenz beträgt CHF 4700.–.

    Die Steuerbehörden sehen in der Steuererklärung für die direkte Bundessteuer bei einem Geschäftsauto eine Aufrechnung vor, sofern der Arbeitsweg über 10 km je Weg beträgt (220 Arbeitstage à 20 km à CHF 0.70 = CHF 3080.–). Analoge Aufrechnungen sind bei den kantonalen Steuern vorzunehmen, sofern der entsprechende Kanton einen maximalen Fahrkostenabzug kennt und der abzugsfähige Betrag überschritten wird. Diese Aufrechnung erfolgt nicht auf dem Lohnausweis, sondern erst in der persönlichen Steuererklärung.

    Hinweis Aussendienst

    Bei Mitarbeitenden mit Aussendienst und Geschäftsauto ist der prozentmässige Anteil Aussendienst anzugeben (Ziffer 15). Die Steuerbehörde benötigt diese Angabe infolge der Beschränkung des Fahrkostenabzugs. Die Angabe des Anteils Aussendienst erleichtert dem Mitarbeitenden die Deklaration des Arbeitswegs in seiner Steuererklärung, da nur die Tage zu deklarieren sind, an welchen er vom Wohnort mit dem Geschäftsfahrzeug an die übliche, permanente Arbeitsstätte fährt. Die Aufrechnung des Arbeitswegs fällt also tiefer aus.

    Grundsätzlich ist der prozentuale Anteil Aussendienst von Arbeitnehmenden, welche über ein Geschäftsfahrzeug verfügen, im Einzelfall zu ermitteln und auf dem Lohnausweis zu deklarieren.

    Berechnung des Aussendienstanteils:

    Basis Arbeitstage im Jahr

    bei einem Vollpensum

     

    220.0

    100,0%

    Ganze Aussendiensttage

    Anzahl Tage mit beiden Fahrten direkt zu/von Kunden

    42

    42.0

     

    Halbe Aussendiensttage

    Anzahl Tage mit nur einer Fahrt direkt zu/von Kunden

    15

    7.5

     

    Total Aussendiensttage

    49.5

    22,5%

    Wenn die jährliche genaue Ermittlung des Anteils Aussendienst zu einer übermässigen Belastung für den Arbeitgeber führt, kann der Aussendienst auch anhand von Pauschalen deklariert werden. Die eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) hat mit Mitteilung vom 15. Juli 2016 die Pauschalansätze für die Deklaration publiziert. Diese sind nach Branchen und Funktion aufgegliedert. Falls dieser Wert übernommen wird, ist im Lohnausweis unter Ziffer 15 (Bemerkungen) folgender Vermerk anzubringen: “Anteil Aussendienst XX % pauschal nach Funktions-/Berufsgruppenliste ”

    Dabei hat der Arbeitnehmer im Veranlagungsverfahren die Möglichkeit, den Nachweis über einen höheren effektiven Anteil Aussendienst zu erbringen.

    Dem Arbeitgeber steht es offen, ausnahmsweise mit der Steuerverwaltung des Sitzkantons für Mitarbeiterkategorien einen separaten Vorabbescheid in Bezug auf den zu bescheinigenden Anteil Aussendienst abzuschliessen, wenn sich für einzelne Funktionen bzw. Berufsgruppen keine Angaben auf dieser Liste finden oder die vorgeschlagenen Prozentsätze in besonderen Fällen als nicht zutreffend erachtet werden. In diesem Fall ist unter Ziffer 15 (Bemerkungen) der Vermerk anzubringen: “Anteil Aussendienst XX % pauschal gemäss Vorabbescheid mit kantonaler Steuerverwaltung YY”

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