Firmenauto: Privatnutzung in der Lohnabrechnung

Für Mitarbeitenden im Aussendienst ist ein Arbeitsinstrument für andere ist es ein nettes Goodie des Arbeitgebenden: das Firmenauto. Gerade wenn das Fahrzeug auch privat genutzt wird, ist die Lohnabrechnung nicht ganz einfach. Alles rund um dieses Thema mit konkreten Tipps und Tricks aus der Praxis finden Sie in diesem Beitrag.

01.03.2024 Von: Thomas Wachter
Firmenauto

Privatnutzung des Firmenfahrzeugs

Ein privat genutztes Firmenfahrzeug stellt einen Lohnbestandteil dar. Es bestehen dann folgende Möglichkeiten:

  • 0,9% des Kaufpreises (ohne MWST), mindestens aber CHF 150.– pro Monat oder
  • effektive Ermittlung aufgrund der gefahrenen Kilometer (Bordbuch).

 

Privatanteil: Falls der Arbeitgeber sämtliche Kosten übernimmt und der Arbeitnehmer lediglich Benzinkosten für grössere Privatfahrten zu tragen hat, beträgt der zu deklarierende Betrag für die Privatnutzung pro Monat 0,9% des Kaufpreises (exkl. Mehrwertsteuer), mindestens aber CHF 150.– pro Monat. Bei Leasingfahrzeugen tritt anstelle des Kaufpreises der im Leasingvertrag festgehaltene Barkaufpreis des Fahrzeugs (exkl. Mehrwertsteuer), eventuell der im Leasingvertrag angegebene Objektpreis (exkl. Mehrwertsteuer).
Dieser Lohnbestandteil ist im Feld 2.2 des Lohnausweises anzugeben.

Praxis-Tipp:  Die AHV-rechtliche Behandlung ist heute praktisch identisch mit der steuerlichen Behandlung. Wir empfehlen deshalb, Entscheide der Steuerbehörden betreffend Privatanteil auch bei der Lohnabrechnung entsprechend zu berücksichtigen.

Beispiel

Der Privatanteil wird in der Lohnabrechnung wie folgt berücksichtigt:

Monatslohn

   

CHF

8300.00

Privatanteil Geschäftsauto

   

CHF

378.00

Korrektur Privatanteil

   

CHF

– 378.00

Bruttolohn

   

CHF

8300.00

AHV

8678.00

5,30%

CHF

4559.95

ALV

8678.00

1,10%

CHF

95.45

etc.

       

Lohnausweis

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die private Nutzung eines Geschäftsfahrzeug betragsmässig im Lohnausweis zu berücksichtigen und dem Bruttolohn zuzuschlagen. Dies kann auf folgende Arten geschehen:

  • 0,9% des Kaufpreises (ohne MWST), mindestens aber CHF 150.– pro Monat oder
  • effektive Ermittlung aufgrund der gefahrenen Kilometer (Bordbuch).

 

Falls der Arbeitgeber sämtliche Kosten übernimmt und der Arbeitnehmer
lediglich Benzinkosten für grössere Privatfahrten zu tragen hat, beträgt der zu deklarierende Betrag für die Privatnutzung pro Monat 0,9% des Kaufpreises (exkl. Mehrwertsteuer), mindestens aber CHF 150.– pro Monat. Bei Leasingfahrzeugen tritt anstelle des Kaufpreises der im Leasingvertrag festgehaltene Barkaufpreis des Fahrzeugs (exkl. Mehrwertsteuer), eventuell der im Leasingvertrag angegebene Objektpreis (exkl. Mehrwertsteuer). Dieser Lohnbestandteil ist im Feld 2.2 des Lohnausweises anzugeben. Es ist immer auch das Feld F (unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort) anzukreuzen.

Spezialfälle:

  • Geschäftswagen darf nur für den Arbeitsweg benutzt werden: Wenn der Arbeitsweg sowie Geschäftsfahrten mittels Bordbuch festgehalten werden, ist der Arbeitsweg (Anzahl Kilometer multipliziert mit 70 Rappen) in Ziffer 2.2 aufzurechnen. In diesem Fall ist kein Kreuz in Feld F zu setzen. Alternativ kann die Pauschale von monatlich 0,9% vom Fahrzeugkaufpreis in Ziffer 2.2 deklariert werden. Diese schliesst nebst dem Arbeitsweg auch die private Nutzung mit ein, weshalb ein Kreuz im Feld F zu setzen ist.
  • erheblich eingeschränkter Privatgebrauch (z. B. durch fest installierte Vorrichtungen für den Transport von Werkzeugen): nur Feld F ankreuzen
  • anders eingeschränkter Privatgebrauch: tieferer Satz als 0,9% in Absprache mit der Steuerbehörde
  • beträchtliche Kostenübernahme durch den Arbeitnehmer (z. B. sämtliche Kosten für Unterhalt, Versicherungen, Benzin und Reparaturen; die Übernahme der Benzinkosten dagegen genügt nicht): keine Aufrechnung im Feld 2.2, sondern Bemerkungen unter Ziffer 15: «Privatanteil Geschäftswagen im Veranlagungsverfahren abzuklären»

Aufgepasst: Mehr Informationen zu den Abzügen des Geschäftsautos finden Sie hier in unserem Beitrag "Geschäftsfahrzeuge".

Arbeitsweg

Falls der Arbeitnehmer für den Arbeitsweg ein Firmenwagen nutzen kann, ist (zusätzlich zur Aufrechnung des Privatanteils) das Feld F (unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort) anzukreuzen. Dies gilt auch, falls der Arbeitnehmer aus geschäftlichen Gründen über ein ÖV-Abonnement verfügt, welches den Arbeitsweg abdeckt
und nicht als Lohnbestandteil aufgerechnet wurde. Aufgrund der oben erwähnten Beschränkung wird die Steuerbehörde aufgrund der privaten Steuererklärung eine Aufrechnung vornehmen, sofern der geldwerte Vorteil über dem Maximalbetrag liegt. Hingegen ist bei Vergütung der effektiven Autokilometerkosten (70 Rappen pro Kilometer) an Aussendienstmitarbeiter, die mit dem Privatfahrzeug überwiegend von zu Hause direkt zu den Kunden, also nicht zuerst zu den Büros ihres Arbeitgebers fahren, nur mit dem Ankreuzen des Felds für unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort zu deklarieren.

 

Beispiel:
Einem Kadermitarbeiter wird – da er kein Geschäftsauto beansprucht – monatlich eine Entschädigung von CHF 400.– für den Arbeitsweg ausgerichtet. Trotz der häufigen Bezeichnung als «Arbeitswegspesen» handelt es sich um Lohn. Die Fahrkosten für den Arbeitsweg zählen zu den Lebenshaltungskosten. Die Entschädigung ist deshalb steuerpflichtig (und sozialversicherungspflichtig). Der Betrag ist im Lohnausweis in Ziffer 2.3 bzw. 1 aufzurechnen. Erfolgt die korrekte Aufrechnung, ist kein Kreuz im Feld F zu setzen.

Hinweis Aussendienst

Ab 1. Januar 2022 ist der Arbeitsweg im Privatanteil von 0,9% pro Monat enthalten, weshalb die Ermittlung und Deklaration des Aussendienstanteils im Lohnausweis künftig entfällt. Eine effektive Ermittlung der privaten Nutzung ist nur noch mittels Bordbuch zulässig.

Wie ist ein Bordbuch zu führen?

Die Steuerbehörde muss nachvollziehen können, wie viele Kilometer privat und wie viele geschäftlich gefahren wurden.

Der Arbeitsweg gilt als private Fahrt.

Eine allfällige Besteuerung des Arbeitswegs aufgrund der Beschränkung des Fahrtkostenabzugs bleibt vorbehalten.

Zwingende Angaben:

  • Allgemeine Angaben (z. B. auf der ersten Seite des Bordbuchs):
    •  Fahrer
    • Kalenderjahr
    • Kilometerstand am 1.1. und 31.12. des Kalenderjahrs
  • Tagesangaben (jeweils am Tag der Fahrt auszufüllen):
    • Datum der Fahrt
    • Angabe der besuchten Person, inkl. Ortsangabe (z. B. X AG, Rümlang)
    • Anzahl der gefahrenen Kilometer

 

Erwünschte, nicht zwingende Angaben:

  • Uhrzeit
  • genauer Grund der Geschäftsfahrten (z. B. Kundenbesuch)
  • Privatfahrten (Hinweis «Privatfahrt» würde genügen, ist aber nicht notwendig, da bei Fehlen einer Angabe eine Privatfahrt anzunehmen ist)

 

Zwingende formelle Anforderungen:

  • Ein Bordbuch muss täglich, vollständig und lückenlos geführt werden.
  • Es muss eine feste Form haben (keine Loseblatt-Ringbücher).
  • Bei einem elektronischen Bordbuch müssen nachträgliche Änderungen dokumentiert werden.
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