Lohnrückrechnung: Diese Prinzipien finden in der Praxis Anwendung
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Allgemeines zur Lohnrückrechnung
Rückwirkende Lohnanpassungen aufgrund von nicht rechtzeitig erfolgten Meldungen oder aufgrund von rückwirkenden Entscheidungen gehören zum Alltag aller Lohnverantwortlichen. Eintritte oder Lohnerhöhungen werden erst zu spät mitgeteilt. Teilweise meldet die Pensionskasse auch die für das neue Kalenderjahr gültigen Abzüge erst spät, was dazu führt, dass die bereits abgerechneten Monate nochmals nachgerechnet werden müssen. Bei Quellensteuerpflichtigen ist rückwirkend die Tarifklasse zu ändern, was zu aufwändigen Rückrechnungen führt, sofern die Korrekturen manuell erfasst werden müssen.
Dieser Beitrag zeigt die Möglichkeiten auf, nach welchen Prinzipien solche Rückrechnungen gemacht werden können. Je nach Lohnabrechnungsprogramm werden Rückrechnungen unterschiedlich unterstützt und abgewickelt.
Die Lohnabrechnung Januar und Februar eines Mitarbeiters sieht wie folgt aus:
Hier finden Sie ein Beispiel einer Lohnabrechnung Januar und Februar eines Mitarbeiters.
Dem Mitarbeiter wird rückwirkend Anfang März eine Lohnanpassung auf den 1. Januar zugesprochen. Dazu sind verschiedene Methoden gebräuchlich:
Einfache Nachzahlung
Die Differenz von CHF 400.– wird im März nachgezahlt, indem eine Lohnart Nachzahlung manuell berechnet wird. Die Sozialversicherungsabzüge, Quellensteuern, etc. aus der Differenzabrechnung werden in der Abrechnungsperiode März gerechnet und verbucht.
Hier finden Sie ein Beispiel der einfachen Nachzahlung.
Die Pensionskasse wird in diesem Beispiel nicht korrigiert. Wird diese (korrekterweise) angepasst, ist eine Nachrechnung der Beiträge für Januar und Februar erforderlich und die höheren Beiträge von 2 × CHF 15.– zusätzlich einzurechnen.
Prinzip: Bei der Nachzahlung werden die Differenzen im März gerechnet und – sofern keine Korrekturbuchungen vorgenommen werden – auch im März verbucht.
Tatsächliche Rückrechnung
Die Lohnabrechnungen Januar und Februar werden nochmals erstellt und sehen wie hier ersichtlich aus.
Daraus ergeben sich folgende Differenzen zu Gunsten des Mitarbeiters: Abbildung der Differenzen.
Dies führt zu dieser Lohnabrechnung März mit Berücksichtigung dieser Differenzen.
Die Differenzen aus der Rückrechnung werden der jeweiligen Rückrechnungsperiode zugeordnet. Bei einer rückwirkenden Lohnanpassung vom März auf den Januar werden die Abrechnungen Januar und Februar korrigiert. Entsprechend sind auch die Verbuchungen zu korrigieren. Dies kann nur gelingen, wenn das Buchungssystem dies zulässt und die Periode nicht bereits abgeschlossen ist.
Die Darstellung der Rückrechnung in der Lohnabrechnung März kann selbstverständlich auch vereinfacht werden, indem die beiden Lohnarten zu den Abzügen jeweils zusammengefasst werden. Die Verbuchung der Teilbeträge erfolgt jedoch unterschiedlich. Bei Änderungen der Quellensteuer führt die Zusammenfassung dazu, dass der pflichtige Lohn und der Prozentsatz nicht mehr angegeben werden können, sofern nur eine Lohnart den Abzug ausweist.
Ob die korrigierten Lohnabrechnungen Januar und Februar tatsächlich ausgedruckt und verschickt werden, damit die Mitarbeitenden die Korrektur nachvollziehen können, wird unterschiedlich gehandhabt.
Prinzip: Bei der tatsächlichen Rückrechnung werden die Lohnabrechnungen Januar und Februar nochmals gerechnet und die bestehenden Werte überschrieben. Die Differenzbeträge werden im März ausbezahlt resp. nachverrechnet. Die Verbuchung erfolgt – soweit dies noch möglich ist – in die Vergangenheit.
Jetzt weiterlesen mit 
- Unlimitierter Zugriff auf über 1100 Arbeitshilfen
- Alle kostenpflichtigen Beiträge auf weka.ch frei
- Täglich aktualisiert
- Wöchentlich neue Beiträge und Arbeitshilfen
- Exklusive Spezialangebote
- Seminargutscheine
- Einladungen für Live-Webinare
