Lohnbuchhaltung: Detaillierte Erfassung der Löhne und Lohnabzüge
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prof. Dr. rer. pol. Thomas Rautenstrauch ist Dozent für Controlling und Corporate Finance im Institut für Finance and Law der OST - Ostschweizer Fachhochschule. Er wirkt zudem seit 2007 als Dozent und Prüfungsexperte bei der ExpertSuisse für die Ausbildung zum dipl. Wirtschaftsprüfer und dipl. Steuerexperten sowie seit 2014 als Gastprofessor für Managerial Accounting im EMBA des MCI Management Center Innsbruck. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.
Lohnbuchhaltung als Ergänzung zur Finanzbuchhaltung
Im Zusammenhang mit der Abrechnung und Verbuchung aller Lohnzahlungen steht auch die Ermittlung und Zahlung von Sozialbeiträgen.
Die Lohnbuchhaltung ist ein sogenanntes Nebenbuch, welches das Hauptbuch der Finanzbuchhaltung ergänzt. So werden in der Lohnbuchhaltung umfassende Informationen über die Mitarbeitenden und ihre Löhne und Lohnabzüge detailliert erfasst.
Sozialbeiträge
Die folgenden Zahlungsarten und Zahlungsempfänger von Sozialbeiträgen sind in der Schweiz für die Lohnbuchhaltung von Bedeutung:
- AHV: Alters- und Hinterlassenenversicherung
- ALV: Arbeitslosenversicherung
- IV: Eidg. Invalidenversicherung
- NBU: Nichtberufsunfallversicherung
- BU: Berufsunfallversicherung
- UV: Obligatorische Unfallversicherung
- EO: Erwerbsersatzordnung für Wehr- und Zivilschutzpflichtige
- BVG: Pensionskasse und berufliche Vorsorge
In der Lohnbuchhaltung werden zunächst alle Lohnarten erfasst. Hierzu gehören neben Fixlöhnen (Fixbetrag je Zeitperiode, in der Regel ein Monat) auch variable Löhne (z.B. auf Basis geleisteter Arbeitsstunden je Zeitperiode und Lohnsatz je Arbeitsstunde). Die Gesamtheit der auszuzahlenden Löhne bildet der Bruttolohn. Hiervon sind regelmässig verschiedene Abzüge zu ermitteln. Daher muss bei jeder Lohnart in der Lohnbuchhaltung bestimmt werden, ob diese abzugspflichtig ist (in Betracht kommt die AHV-, ALV-, NBU-, BVG oder Quellensteuerpflicht).
So sind Monatslohn, Stundenlohn, Feriengeld, 13. Monatslohn, Provision und EO-Entschädigung regelmässig allen Abzugsarten unterworfen, weshalb sie AHV-, ALV-, NBU, BVG- und Quellensteuerpflichtig sind. Dagegen unterliegen z.B. Krankentagegeld oder Unfalltagegeld lediglich der Quellensteuerpflicht. Ein weiteres Beispiel sind die EO-Taggelder, die Mutterschaftsentschädigung, die IV-Taggelder und die Militärversicherungsleistungen, welche alle von den NBU-Beiträgen befreit sind.
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Meldepflichten der Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung übernimmt auch die Meldepflichten gegenüber den Sozialkassen. So sind am Jahresende die Löhne den entsprechenden AHV-Ausgleichskassen, der SUVA oder der NBU Versicherung, der Pensionskasse etc. mittels gesonderter Formulare zu melden. Hierfür ist die Lohnbuchhaltung im Unternehmen verantwortlich.
Mitarbeitende in der Lohnbuchhaltung erledigen nicht nur die Salärbuchhaltung, sondern sind mit zahlreichen weiteren Aufgaben im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung befasst, so wie beispielsweise mit:
- Der Erstellung von Quellsteuerabrechnungen sowie Abrechnungen mit Sozial- und Personalversicherungen.
- Abstimmung der Lohnbuchhaltung mit dem Hauptbuch.
- Erstellung und Abgleich der Jahresendwerte bzw. Jahresenddeklarationen.
- Personaladministration.
- Analyse von Kennzahlen im Bereich der Personaladministration.
- Der Einholung von Informationen bei unterschiedlichen Ämtern und Versicherungsgesellschaften.
- Der Erstellung von Budget- und Vorschaurechnungen in Zusammenhang mit Salären.
Eine fehlerfreie und gesetzeskonforme Lohnbuchhaltung bildet eine wichtige Voraussetzung für eine gerechte Entlöhnung und ein flexibles, leistungsorientiertes Salärsystem im Unternehmen. Hierfür braucht es entsprechend qualifizierte und motivierte Mitarbeitende in jeder Lohnbuchhaltung.
Die Mitarbeitenden der Lohnbuchhaltung sind in Unternehmen regelmässig die zentralen Kontaktpersonen bei unternehmensinternen Fragen oder Unklarheiten zu HR-Themen und zum Sozialversicherungswesen. Gleichzeitig sind sie wichtige Ansprechpartner für Öffentliche Verwaltungen, Ämter und Sozialversicherer.
AHVG
Die wesentlichen gesetzlichen Grundlagen umfassen das Bundesgesetz (AHVG) sowie die Verordnung über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVV). Beide sehen eine periodische Überprüfung der Arbeitgeber bezüglich der Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen vor, die durch die Ausgleichskassen vorgenommen werden. Letztere üben gegenüber den angeschlossenen Arbeitgebern eine Aufsichtsfunktion zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen aus. So werden die Arbeitgeber, welche den Ausgleichkassen angeschlossen sind, nach Art. 68 Abs. 2 AHVG periodisch auf die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen geprüft.
Die AHV-Arbeitgeberkontrolle ist am Sitz der Unternehmung oder am Ort, an welchen alle Unterlagen vorhanden sind, durchzuführen, um eine zuverlässige Kontrolle der AHV-rechtlichen Belange zu gewährleisten. Der Lohnbuchhaltung kommt bei dieser Revision eine Schlüsselfunktion zu, da sie sicherstellen muss, dass
- alle unselbständig erwerbenden Personen als Arbeitnehmer erfasst sind,
- alle zum massgebenden Lohn gehörenden Entgelte der Ausgleichkasse bescheinigt wurden,
- die Lohnbescheinigungen vollständig und die notwendigen Angaben enthalten sind.
Falls festgestellt wird, dass massgebender Lohn durch den Arbeitgeber bzw. die Lohnbuchhaltung des Arbeitgebers falsch gemeldet wurde, korrigiert die Ausgleichskasse die Lohnausweise und die dazugehörigen Verbindlichkeiten des Arbeitgebers. Beträge, welche vom Arbeitgeber der Ausgleichskasse nicht gemeldet werden, können nicht nur zu unangenehmen Nachzahlungen an die Ausgleichskasse führen, sondern auch steuerliche oder rechtliche Konsequenzen auslösen. Hierzu gehört auch eine allfällige Einforderung von Verzugszinsen.
