20.07.2021

Arbeitszeit analysieren: So beurteilen Sie objektiv Arbeitszeitsaldi

Das Homeoffice der letzten Monate und gar Schliessungen von Betrieben brachten nicht nur teilweise technische Schwierigkeiten, sondern auch organisatorische Herausforderungen mit sich. Arbeitsabläufe haben sich geändert, Arbeitszeiten wurden flexibler und vielfach haben Mitarbeitende in diesen Monaten weniger Ferientage bezogen. Doch wie können Arbeitszeit- und Feriensaldi der Mitarbeitenden objektiv beurteilt werden? Die nachfolgenden spezifischen Kennzahlen helfen hier ein klares Bild zu erhalten.

Von: Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch   Drucken Teilen  

Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch

Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch leitet das Departement Business Analytics & Technology an der HWZ Hochschule für Wirtschaft Zürich sowie das dazu gehörende Center for Accounting & Controlling. Er ist daneben Dozent an verschiedenen Bildungseinrichtungen und für WEKA als Herausgeber sowie Autor mehrerer Fachbücher tätig.

Arbeitszeit analysieren

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Arbeitszeit analysieren und beurteilen mittels Kennzahlen

Kennzahlen dienen allgemein dazu, aus Messwerten Informationen zu bilden. Damit diese das Richtige abbilden und funktionieren, sind eine richtige Definition sowie Berechnung grundlegend.

Bei Kennzahlen soll es sich um Entscheidungsgrundlagen handeln, anhand derer Massnahmen abgeleitet werden können. Nur Rohdaten und Messwerte sind nur in den wenigstens Fällen aussagekräftig. Damit diese Aussagekraft bekommen, müssen sie in Bezug gesetzt werden. Um Rückschlüsse oder Entwicklungen zu einem Sachverhalt ablesen zu können, müssen diese in eine zeitliche Reihenfolge gebracht werden.

Für eine korrekte Interpretation und Beurteilung der Kennzahlen sind stets Vergleichswerte oder Verhältnisangaben notwendig.

Kennzahlen können zudem in absolute Zahlen oder Verhältniszahlen gegliedert werden. Zwar bilden absolute Kennzahlen Messwerte oder Bestände von einem Zeitraum ab, jedoch fehlt es ihnen oftmals an Aussagekraft, um daraus Erkenntnisse abzuleiten. Bei Verhältniszahlen werden zwei Messgrössen sachlogisch durch einen Quotienten miteinander verknüpft.

Die Sollarbeitszeit wird definiert als die im Arbeitsvertrag vereinbarte Arbeitszeit. Für die Berechnungen der Kennzahlen kann von der Sollarbeitszeit ausgegangen werden. Die in der Regel vom Soll abweichende tatsächlich geleistete Arbeitszeit wird als effektive Arbeitszeit definiert. Als weiteres Element für die Berechnung der Kennzahlen werden die Ausfallzeiten herangezogen. Zu den Ausfallzeiten gehören unter anderem Feiertage, Ferien, Krankheit, Unfall, Schutzzeiten etc. sowie unentschuldigte Absenzen (Hentze & Graf, 2015).

Daneben ist die durchschnittliche Arbeitszeit pro Mitarbeitenden von Bedeutung, bei der die effektiv geleisteten Arbeitsstunden durch die Anzahl der Beschäftigten dividiert wird. Diese Kennzahl wird herangezogen, um den Personalbestand zu optimieren.

Im Unterschied zu den bisher genannten Kennzahlen bildet das Arbeitszeitvolumen eine Basis für die Planung des Personalbedarfs. Die Kennzahl Arbeitsvolumen dividiert die benötigten Arbeitsstunden durch die verfügbaren Arbeitsstunden pro Mitarbeitenden.

Anhand dieser Kennzahl soll durch eine Unternehmung auf Saisonalitäten reagiert werden können, und Überkapazitäten oder Leerzeiten sollen abgebaut oder die Betriebszeiten optimiert werden (Hafner & Polanski, 2009, S. 87). Kennt jedoch ein Unternehmen nicht die benötigten Arbeitsstunden für einen Prozess, oder lässt sich dieser nur schwer ermitteln, ist die Erhebung dieser Kennzahl nur möglich, wenn zuerst die Voraussetzungen dafür geschaffen werden.

Ähnlich wie die Kennzahl des Anteils effektiver Arbeitszeit beschreibt die Kennzahl zur Überstundenentwicklung, wie gut und effizient ein Unternehmen organisiert ist. Für die Berechnung dieser Kennzahl wird Istarbeitszeit durch die Sollarbeitszeit dividiert (Hafner & Polanski, 2009, S. 94). Die Jahresferienverteilung ist eine Kennzahl, mit der sich ermitteln lässt, wie hoch der prozentuale Ferienbezug der Mitarbeitenden gegenüber dem Gesamtferienbestand ist. Diese Kennzahl ist besonders für Unternehmen hilfreich, welche saisonale Schwankungen im Arbeitsvolumen haben.

Nachfolgend finden sich die wichtigsten Kennzahlen zur Arbeitszeit nochmals in einer Übersicht einschliesslich der zugehörigen Berechnungsweise:

 

Kennzahl Berechnungsart
effektive Arbeitszeit (Istarbeitszeit) Sollarbeitszeit – Ausfallzeiten + Überstunden
Anteil effektiver Arbeitszeit Istarbeitszeit/Sollarbeitszeit × 100

Ausfallzeitenquote Gesamtunternehmen

(pro Zeitraum)
alle Ausfallzeiten in Tagen/gesamte Werktage in einem bestimmten Zeitraum × 100

Krankenstandsquote (pro Zeitraum oder

Zeitpunkt)
Krankenstunden/Sollarbeitszeit in Stunden × 100

Ermittlung der Arbeitskräftereserve (pro

Zeitraum)
Summe der Ausfallzeiten/Summe der Sollstunden
Überstunden Summe der Überstunden/Summe der Sollstunden × 100%

Beschreibung/Form

Ein Unternehmen will Transparenz darüber, wie sich die Arbeitszeit und das Ferienguthaben der Mitarbeitenden entwickeln, um beispielsweise frühzeitig festzustellen, ob sich gegen Ende Jahr infolge von Abbau der Zeitsaldi und Ferienguthaben ein personeller Engpass bildet.

Um hierfür eine aussagekräftige Kennzahl zu erhalten, wird eine Beziehungskennzahl gebildet, bei der der Zeit- und Feriensaldo mit der logischen Einheit Vollzeitäquivalente (Full Time Equivalents – FTE) verknüpft wird:

  • Der Zeitsaldo seinerseits entspricht dem Delta aus der Sollarbeitszeit und der effektiv geleisteten Arbeitszeit.
  • Die effektive Arbeitszeit beinhaltet die regulär erbrachte Arbeitszeit, Mehrstunden und Überstunden.
  • Die Sollarbeitszeit ist je nach Beschäftigungsgrad des Mitarbeiters unterschiedlich, weshalb sie durch die FTE dividiert wird. Da der FTE-Wert der Mitarbeitenden bereits teilzeitbereinigt ist, ergibt sich deshalb der Zeitsaldo pro Mitarbeitenden als Kennzahl. Anhand dieser lässt sich bereits ablesen, ob die Mitarbeitenden in der selektierten Gruppe (Bereich oder Abteilung) einen hohen oder negativen Wert im Durchschnitt aufweisen.

Hier finden Sie die Formel zum Zeitsaldo. 

Analog der Kennzahl zum Zeitsaldo der Mitarbeitenden wird der Feriensaldo bzw. dessen noch vorhandener Ferienanspruch pro Mitarbeitenden ermittelt:

Hier finden Sie die Formel zum Feriensaldo.

Mit dieser Kennzahl lässt sich sofort ablesen, was der durchschnittliche Feriensaldo pro Mitarbeitenden per Stichtag in der selektierten Gruppe beträgt. Der Adressat dieser Kennzahl kann den Wert nun besser einordnen und abschätzen, ob es sich im Vergleich um einen hohen oder tiefen Wert handelt.

Als Vergleichswert bieten sich zwei Varianten an. In der ersten Variante kann die Kennzahl der selektierten Gruppe mit der übrigen Belegschaft des Unternehmens verglichen werden. So könnte ein Zeitreihenvergleich vom Zeit- und Feriensaldo der Abteilung Compliance einer Bank verglichen werden mit dem Wert der Gesamtbank exklusive Compliance. Mit diesem Vergleich wäre man in der Lage, beim Zeitsaldo pro Mitarbeiter Aussagen zu treffen hinsichtlich der Arbeitsbelastung der Compliance-Abteilung im Vergleich zur Gesamtbank (exkl. Compliance).

Als zweite Variante können die Kennzahlen mit dem Vorjahreswert verglichen werden. Mit diesem Vergleich wäre man in der Lage, über die Entwicklungen wichtige Aussagen zu treffen gegenüber einer nicht von Sondereffekten wie der COVID-19-Pandemie tangierten Berichtsperiode.

Fazit

Damit die neu geschaffenen Kennzahlen aussagekräftig sind (Zeitsaldo/FTE [Stunden] und Feriensaldo/FTE [Tage]), welche für die Analyse, Interpretation und das Umsetzen für Massnahmen anerkannt sind, ist es von hoher Wichtigkeit, die Kennzahlenbetroffenen einzubinden. Vor allem ein Zeitreihenvergleich des Zeitsaldos pro FTE sowie des Feriensaldos pro FTE können wichtige Informationen liefern.

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