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MWST und Lohnbuchhaltung: So gehen Sie korrekt mit dem Thema um

Welche Leistungen unterliegen der Mehrwertsteuer? Diese Frage ist auch bei Leistungen an die Mitarbeitenden des eignen Unternehmens nicht selten. Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie die Mehrwertsteuer in der Lohnbuchhaltung korrekt umsetzen.

11.12.2023 Von: Ralph Büchel
MWST und Lohnbuchhaltung

Steuersätze

Steuersätze per 1. Januar 2024
  seit 1.1.2018 ab 1.1.2024
Normalsatz 7,7% 8,1%
Reduzierter Satz 2,5% 2,6%
Sondersatz 3,7% 3,8%

Leistung des Unternehmens an Lohnausweisempfänger in der Mehrwertsteuer

Wie die Leistung des Unternehmens an Lohnausweisempfänger (Mitarbeiter mit und ohne Beteiligung am Unternehmen) zu handhaben ist, zeigt die Übersicht hier.

Behandlung in der Buchhaltung/Lohnbuchhaltung

Bei der Gestaltung der Erfolgsrechnungskonten kann mit einer sinnvollen Detaillierung die Arbeit für die Mehrwertsteuerdeklaration erleichtert werden. Der Detaillierungsgrad hängt im Betrieb vom Umfang und von der Komplexität des Mehrwertsteuerbereiches ab. Bei den Spesen werden mehrere Lohnarten notwendig, wenn die Mehrwertsteuerverbuchung bereits von der Lohnbuchhaltung aus generiert werden soll (ab 1.1.2024: 8,1%, 3,8 % und 2,6 %). Die Vorgaben hierfür werden von den Mehrwertsteuerverantwortlichen des Betriebes gemacht.

Durch die Vereinfachung der Mehrwertsteuer ist die Erstellung eines Buchungsbelegs aus der Lohnbuchhaltung möglich. So kann zum Beispiel der Umsatz beim Privatgebrauch von Geschäftsautos für die entsprechende Ablieferungsperiode als Kumulativjournals ausgedruckt und der Finanzbuchhaltung zur Vornahme der mehrwertsteuerrelevanten Buchungen übergeben werden.

Beispiel: Zwei Geschäftsfahrzeuge (Wagenwert je CHF 53 333.35 ohne MWST)

Kumulativjournal Privatgebrauch Geschäftsfahrzeuge (Umsatz versteht sich inklusive Mehrwertsteuer)

Januar 2024

960 CHF

Februar 2024

960 CHF

März 2024

960 CHF

Zu deklarieren für 1. Quartal 2024 inkl. MWST

2880 CHF

Steuerberechnung auf dem Wert von 2880 CHF (= 108.1 %)
= 2880 CHF : 108.1 × 100 = 2664.20 CHF, davon 8.1 %

205.90 CHF

Mögliche Verbuchung der Lohnarten am Beispiel der Spesen

Wie die Verbuchung der Lohnarten erfolgen kann und welchen Einfluss dies auf die MWST hat, zeigt diese Abbildung hier.

Geschäftsvorfälle

Vorbemerkungen zum Thema Geschäftswagen: Pauschale Ermittlung (Privatanteil Geschäftsfahrzeug) nur dann möglich, wenn das Fahrzeug überwiegend, d.h. zu über 50 % geschäftlich genutzt wird. Andernfalls muss die Berechnung der privaten Nutzung nach der effektiven Methode erfolgen. (gem. MWST-Info 08 Privatanteile).

Achtung: Sofern AN Wohnsitz in der EU haben und das Fahrzeug zu über 50 % im Ausland genutzt wird, ist der Privatanteil in der Schweiz grundsätzlich nicht zu deklarieren. Es ist jedoch zu beachten, dass die Zurverfügungstellung des Fahrzeugs aus EU-MWST-Sicht zu einem steuerbaren Umsatz in dem Wohnsitzland des AN führen kann, wenn das Fahrzeug in der EU auch für private Fahrten genutzt wird. Dies führt zu einer MWST-Pflicht des AG im jeweiligen Land (aktuell DE und A).

 

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