Lohnbuchhaltungsprogramm: Programm im Payroll sinnvoll oder nicht?

Anschaffung

Als Geschäftsführerin/Geschäftsführer haben Sie sich sicherlich auch schon Gedanken über die Möglichkeiten der Tools für das Personalwesen und die Lohnabrechnungen gemacht. Hierbei stehen neben diversen Möglichkeiten auch die Kosten-/Nutzen-Berechnung im Vordergrund. Für Unternehmen mit wenig Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmern bestehen andere Anforderungen und Bedürfnisse als für Unternehmen mit einer grösseren Anzahl von Mitarbeitenden.

Der Kauf eines professionellen Lohnbuchhaltungsprogrammes ist mit einer Anschaffungsinvestition verbunden, da auch die Einrichtung und (allfällige) Schulung der Handhabung einen Zeit- und Kostenaufwand verursacht.

Dem gegenüber ist ein selbstprogrammiertes Tool, zum Beispiel Excel, kostengünstiger. Wird das Excel-Tool von einem Spezialisten programmiert, wird auch hier die Anschaffung teurer.

Informationen Lohnabrechnung

Eine Lohnabrechnung muss den Bruttolohn, allfällige Zuschläge (Feiertage) und Rückstellungen, zum Beispiel Ferienanspruch (Stundenlohn), und auch die detaillierten Sozialabzüge sowie den Nettolohn ausweisen. Ebenfalls ersichtlich sein sollte die Bankverbindung der Arbeitnehmerin/des Arbeitnehmers. Zudem sollte der Zeit- und Feriensaldo der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter monatlich ersichtlich gemacht werden. Die Zeitabrechnung und Ferienkontrolle kann mittels eines separaten Zeiterfassungssystems geführt werden.

Um die Lohnabrechnung erstellen zu können, werden die persönlichen Daten der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters benötigt. Hierzu gehören Adresse, Geburtsdatum, Zivilstand, Sozialversicherungsnummer, Aufenthaltsbewilligung (Quellensteuer), Bankverbindung, Partner/Partnerin, Kinder (Kinder- und Ausbildungszulagen) usw.

Im Januar eines neuen Kalenderjahres müssen jeweils die aktuell gültigen Sozialabzüge und Grenzwerte für ALV, KTG, UVG und BVG erfasst werden, damit die Abzüge wie auch die Jahreshöchstlohngrenzen korrekt angewendet werden.

Versicherungsleistungen bei Krankheit und/oder Unfall einer Mitarbeiterin/eines Mitarbeiters sollten in der Lohnabrechnung erfasst werden, damit diese bei der Lohnmeldung für die Sozialversicherungspartner entsprechend berücksichtigt werden. Diese Versicherungsleistungen sind von den Sozialabzügen befreit. Anders verhält es sich bei EO- (Militär/Zivilschutz/Quarantäne) und Mutterschaftsentschädigungen, welche nur von den Beiträgen der Unfallversicherung (NBU/BU) ausgenommen sind.

Kurzarbeitsentschädigungen sollten im Lohn ebenfalls ausgewiesen werden. Im Fall von Covid-19 und den aktuellen Bestimmungen des Bundesrates vom 17. Dezember 2021 werden 100%-Entschädigungen bei einem Bruttolohn bis CHF 3‘470.00 inkl. Zuschläge vergütet. Bei einem Verdienst zwischen CHF 3‘470.00 und CHF 4‘340.00 und einem vollständigen Verdienstausfall, beträgt die Kurzarbeitsentschädigung CHF 3‘470.00. Teilweise Verdienstausfälle werden anteilig berechnet. Bei einem Bruttolohn über CHF 4‘340.00 entspricht die Entschädigung 80%. Die Regelung gilt rückwirkend seit dem 1. Dezember 2020 und ist bis zum 31. Dezember 2022 befristet. Die Sozialabzüge erfolgen jedoch immer vom 100% Bruttolohn und nicht auf dem allfällig gekürzten Betrag. Diese korrekte Abwicklung in der Lohnabrechnung ist herausfordernd und je nach Handhabung des Arbeitgebers unterschiedlich (Programmierung/Einstellung).

Per Ende des Kalenderjahres werden die Daten der Lohnbuchhaltung mit denjenigen der Finanzbuchhaltung abgestimmt. Danach können die Lohnmeldungen und die Lohnausweise erstellt werden. Je nach gewähltem System erfolgt dies per „Knopfdruck“ aus der Lohnbuchhaltung (Lohnmeldung/Lohnausweis) oder manuell (Online-Lohnmeldung/Erstellung Lohnausweis-Formular).

Fazit

Aus unserer Sicht liegt der grösste Vorteil eines professionellen Lohnbuchhaltungssystems in der Erstellung der elektronischen Lohnmeldung (ELM) an die Sozialpartner und Quellensteuerämter sowie die automatische Erstellung der Lohnausweise. Zudem kann aus der Lohnbuchhaltung mit den entsprechenden Definitionen direkt in die Finanzbuchhaltung verbucht werden. Dies ist gegenüber dem Excel-Tool eine relativ grosse Zeitersparnis. Dem gegenüber stehen die nicht unerheblichen Anschaffungskosten. Für Unternehmen mit wenig Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmern steht die Kosten-/Nutzen-Analyse einer Lohnbuchhaltungssoftware unter Umständen nicht in einem ausgewogenen Verhältnis und aus diesem Grund wird oftmals auf deren Anschaffung verzichtet. Diese Unternehmen führen ihre Lohnbuchhaltung daher in einem Excel-Tool und nehmen den erhöhten Aufwand bei der Lohndeklaration, der Erstellung der Lohnausweise und der Lohnverbuchung in Kauf.

Wir als Treuhandunternehmen empfehlen aufgrund der Zeitersparnis und der ELM-Kommunikation mit den verschiedenen Stellen (Sozialpartner, Bundesamt für Statistik, Quellensteuerämter usw.) in den meisten Fällen ein professionelles Lohnbuchhaltungsprogramm. Ausnahme bildet ein Unternehmen mit sehr wenig Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.