Lohnbuchhaltungsprogramm: Programm im Payroll sinnvoll oder nicht?
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die Entscheidung für ein professionelles Lohnbuchhaltungsprogramm oder ein Excel-Tool hängt massgeblich von der Unternehmensgrösse und dem gewünschten Automatisierungsgrad ab. Während Excel bei wenigen Mitarbeitenden kostengünstig bleibt, bietet eine Software entscheidende Vorteile durch die automatische elektronische Lohnmeldung (ELM), die direkte Verbuchung in die Finanzbuchhaltung und die Vermeidung von Formel-fehlern. Für die meisten Schweizer KMU überwiegen die Zeitersparnis und die Revisionskonformität die Anschaffungskosten.
Die wichtigsten Punkte:
- Professionelle Software ermöglicht die automatische elektronische Lohnmeldung (ELM) an Sozialpartner und Behörden.
- Excel-Tools sind bei wenigen Mitarbeitenden kostengünstig, aber fehleranfällig und manuell aufwendig.
- Die direkte Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung spart erhebliche Zeit bei der Jahresabstimmung.
- Revisionskonformität und aktuelle Gesetzesanpassungen sind in Software besser gewährleistet als bei selbstprogrammierten Lösungen.
Debora Bauer
Debora Bauer, Treuhänderin mit eidg. Fachausweis bei Provida Treuhand AG. Frau Bauer verfügt über langjährige Erfahrung im gesamten Bereich der Treuhanddienstleistungen.
Marcel Spörri
Marcel Spörri, Treuhänder bei Provida Treuhand AG und langjährige Erfahrung in der Treuhand-Mandatsbetreuung.
Passende Arbeitshilfen
Lohnt sich ein Lohnbuchhaltungsprogramm im Vergleich zu Excel-Tools für Schweizer KMU?
Anschaffung von einem Lohnbuchhaltungsprogramm
Als Geschäftsführerin/Geschäftsführer haben Sie sich sicherlich auch schon Gedanken über die Möglichkeiten der Tools für das Personalwesen und die Lohnabrechnungen gemacht. Hierbei stehen neben diversen Möglichkeiten auch die Kosten-/Nutzen-Berechnung im Vordergrund. Für Unternehmen mit wenig Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmern bestehen andere Anforderungen und Bedürfnisse als für Unternehmen mit einer grösseren Anzahl von Mitarbeitenden.
Der Kauf eines professionellen Lohnbuchhaltungsprogrammes ist mit einer Anschaffungsinvestition verbunden, da auch die Einrichtung und (allfällige) Schulung der Handhabung einen Zeit- und Kostenaufwand verursacht.
Dem gegenüber ist ein selbstprogrammiertes Tool, zum Beispiel Excel, kostengünstiger. Wird das Excel-Tool von einem Spezialisten programmiert, wird auch hier die Anschaffung teurer.
Informationen Lohnabrechnung
Eine Lohnabrechnung muss den Bruttolohn, allfällige Zuschläge (Feiertage) und Rückstellungen, zum Beispiel Ferienanspruch (Stundenlohn), und auch die detaillierten Sozialabzüge sowie den Nettolohn ausweisen. Ebenfalls ersichtlich sein sollte die Bankverbindung der Arbeitnehmerin/des Arbeitnehmers. Zudem sollte der Zeit- und Feriensaldo der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter monatlich ersichtlich gemacht werden. Die Zeitabrechnung und Ferienkontrolle kann mittels eines separaten Zeiterfassungssystems geführt werden.
Um die Lohnabrechnung erstellen zu können, werden die persönlichen Daten der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters benötigt. Hierzu gehören Adresse, Geburtsdatum, Zivilstand, Sozialversicherungsnummer, Aufenthaltsbewilligung (Quellensteuer), Bankverbindung, Partner/Partnerin, Kinder (Kinder- und Ausbildungszulagen) usw.
Im Januar eines neuen Kalenderjahres müssen jeweils die aktuell gültigen Sozialabzüge und Grenzwerte für ALV, KTG, UVG und BVG erfasst werden, damit die Abzüge wie auch die Jahreshöchstlohngrenzen korrekt angewendet werden.
Versicherungsleistungen bei Krankheit und/oder Unfall einer Mitarbeiterin/eines Mitarbeiters sollten in der Lohnabrechnung erfasst werden, damit diese bei der Lohnmeldung für die Sozialversicherungspartner entsprechend berücksichtigt werden. Diese Versicherungsleistungen sind von den Sozialabzügen befreit. Anders verhält es sich bei EO- (Militär/Zivilschutz/Quarantäne) und Mutterschaftsentschädigungen, welche nur von den Beiträgen der Unfallversicherung (NBU/BU) ausgenommen sind.
Per Ende des Kalenderjahres werden die Daten der Lohnbuchhaltung mit denjenigen der Finanzbuchhaltung abgestimmt. Danach können die Lohnmeldungen und die Lohnausweise erstellt werden. Je nach gewähltem System erfolgt dies per „Knopfdruck“ aus der Lohnbuchhaltung (Lohnmeldung/Lohnausweis) oder manuell (Online-Lohnmeldung/Erstellung Lohnausweis-Formular).
Fazit Lohnbuchhaltungsprogramm
Aus unserer Sicht liegt der grösste Vorteil von einem Lohnbuchhaltungsprogramm in der Erstellung der elektronischen Lohnmeldung (ELM) an die Sozialpartner und Quellensteuerämter sowie die automatische Erstellung der Lohnausweise. Zudem kann aus der Lohnbuchhaltung mit den entsprechenden Definitionen direkt in die Finanzbuchhaltung verbucht werden. Dies ist gegenüber dem Excel-Tool eine relativ grosse Zeitersparnis. Dem gegenüber stehen die nicht unerheblichen Anschaffungskosten. Für Unternehmen mit wenig Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmern steht die Kosten-/Nutzen-Analyse einer Lohnbuchhaltungssoftware unter Umständen nicht in einem ausgewogenen Verhältnis und aus diesem Grund wird oftmals auf deren Anschaffung verzichtet. Diese Unternehmen führen ihre Lohnbuchhaltung daher in einem Excel-Tool und nehmen den erhöhten Aufwand bei der Lohndeklaration, der Erstellung der Lohnausweise und der Lohnverbuchung in Kauf.
Checkliste
- Besitzen Sie mehr als 5 bis 10 Mitarbeitende?
- Ist die elektronische Lohnmeldung (ELM) für Sie ein Muss oder eine grosse Erleichterung?
- Wollen Sie Fehler bei der Berechnung von Sozialabzügen und Grenzwerten ausschliessen?
- Ist eine direkte Verbuchung der Lohnkosten in die Finanzbuchhaltung gewünscht?
- Verfügen Sie über Zeit und Budget für eine einmalige Einrichtung und Schulung?
- Ist die Revisionskonformität Ihrer Lohnabrechnungen kritisch?
- Möchten Sie manuelle Jahresabstimmungen zwischen Lohn- und Finanzbuchhaltung minimieren?
- Sind Sie bereit, höhere Anschaffungskosten gegen langfristige Zeitersparnis abzuwägen?
| Professionelles Lohnbuchhaltungssystem im Vergleich zum Excel-Tool | |
|---|---|
| Vorteile | Nachteile |
| Elektronische Lohnmeldung (ELM) | Teure Anschaffungskosten |
| Lohnausweiserstellung durch System | Hoher Zeitaufwand Einrichtung/Schulung |
| Verbuchung in die Finanzbuchhaltung | |
| Revisionskonform Anforderung Sozialpartner | |
| Keine Fehleranfälligkeiten aufgrund Formelproblematik eines grossen Excel-Tools | |
Wir als Treuhandunternehmen empfehlen aufgrund der Zeitersparnis und der ELM-Kommunikation mit den verschiedenen Stellen (Sozialpartner, Bundesamt für Statistik, Quellensteuerämter usw.) in den meisten Fällen ein professionelles Lohnbuchhaltungsprogramm. Ausnahme bildet ein Unternehmen mit sehr wenig Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.
FAQ: Lohnbuchhaltungsprogramm
Lohnt sich ein Lohnbuchhaltungsprogramm für kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden?
Für Unternehmen mit sehr wenigen Mitarbeitenden kann ein Excel-Tool kostengünstiger sein. Allerdings steigen der manuelle Aufwand für die Lohnmeldung und die Fehleranfälligkeit bei Formelproblemen. Die Kosten-Nutzen-Analyse fällt oft zugunsten einer Software aus, sobald der administrative Aufwand zu hoch wird.
Welche Hauptvorteile bietet eine Software gegenüber Excel?
Der grösste Vorteil ist die automatische Erstellung der elektronischen Lohnmeldung (ELM) und der Lohnausweise. Zudem verhindert die Software Formel-fehler, bietet direkte Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung und stellt sicher, dass alle aktuellen Sozialabzüge und Grenzwerte korrekt angewendet werden.
Was muss bei der Anschaffung eines Programms beachtet werden?
Neben den Anschaffungskosten sind der Aufwand für die Einrichtung und die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu berücksichtigen. Ein professionelles System erfordert eine initiale Investition, amortisiert sich jedoch durch die Zeitersparnis bei monatlichen Abläufen und der Jahresabstimmung.
Wie wird die Aktualität der Sozialabzüge sichergestellt?
Professionelle Lohnbuchhaltungsprogramme werden regelmässig aktualisiert, sodass die aktuellen Gültigkeitsdaten für ALV, KTG, UVG und BVG sowie die Grenzwerte automatisch im Januar eines neuen Kalenderjahres erfasst werden.
