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Lohnbuchungen: So buchen Sie korrekt in der Lohnbuchhaltung

Die Verbuchung der Löhne stellt Verantwortliche häufig vor Stolpersteine. Es muss nämlich einiges berücksichtigt werden, damit alle Lohnbuchungen vollständig gelingen. Im folgenden haben wir einen Überblick über die Verbuchung der Löhne in der Finanzbuchhaltung für Sie erstellt.

16.12.2022 Von: Brigitte Zulauf
Lohnbuchungen

Verbuchung der Löhne in der Finanzbuchhaltung

Verbuchung inklusive Sozialversicherungskosten und Versicherungsprämien

Begriff:

  • Alle Buchungen im Zusammenhang mit Sozialversicherungen werden in einem Kontokorrent-Verhältnis abgebildet

  • Arbeitgeberkosten werden als Aufwand/Kosten gebucht

  • Arbeitnehmerbeiträge werden als Schuld gebucht

Vorteile:

  • Schuld/Guthaben gegenüber Sozialversicherung ist aktuell, Akontozahlungen können zuverlässig angepasst werden

  • Sozialversicherungskosten sind auf Person bekannt

  • Sozialversicherungskosten sind aktuell

Nachteile:

  • Lohnarteneinrichtung und Anpassung auf aktuelle Versicherungsbedingungen sind zwingend

  • Prämiensätze müssen aktuell sein

  • Abstimmung mit Sozialversicherungsabrechnung ist Pflicht

Eignung:

  • Kostenrechnung, Zwischenabschlüsse

Verbuchung mit Vollausbau

Begriff:

  • Alle Buchungen im Zusammenhang mit Sozialversicherungen werden in einem Kontokorrent-Verhältnis abgebildet

  • Verbuchung von weiteren zeitlichen Abgrenzungen, wie 13. Monatslohn, Bonus

  • Verbuchung Abgrenzung von Mehrzeitsaldi und Feriensaldi

Vorteile:

  • Arbeitgeberkosten sind pro Person berechnet und können sauber verteilt werden

  • keine weiteren zeitlichen Abgrenzungen bezüglich Personalkosten in der Finanzbuchhaltung notwendig

Nachteile:

  • unter Umständen sehr komplexe Lohnartendefinitionen, Prozesse notwendig

  • Zeiterfassung muss eingesetzt werden bzw. Daten anliefern

  • hoher Abstimmungsaufwand

Eignung:

  • Kostenrechnung, schnelle monatliche Abschlüsse, grosse Saisonbetriebe

Buchungsbeleg

Nr.

Sollkonto

Habenkonto

Datum

Betrag in CHF

Text

1

Kreditor Ausgleichskasse

Salärabrechnungskonto

 

1 224.80

Kinder-/Ausbildungszulagen

2

Löhne

Kreditor Ferienlohn

 

1 512.35

Feriengeldanspruch

3

Monatslöhne

Salärabrechnungskonto

 

82 889.30

Monatslohn

4

Monatslöhne

Salärabrechnungskonto

 

573.30

13. Monatslohn Austritt

5

Stundenlöhne

Salärabrechnungskonto

 

17 062.50

Stundenlohn

6

AHV/ALV-Beiträge

Kreditor Ausgleichskasse

 

5 214.70

AG AHV-Beitrag

7

AHV/ALV-Beiträge

Kreditor Ausgleichskasse

 

1 119.25

AG ALV-Beitrag

8

Versicherungsbeiträge

Kreditor Versicherungen

 

700.40

AG BU-UVG-Beitrag

9

PK-Beiträge

Kreditor Pensionskasse

 

9 601.00

AG PK-Beitrag

10

AHV/ALV-Beiträge

Kreditor Ausgleichskasse

 

102.15

Verwaltungskostenbeitrag

11

FAK-Beiträge

Kreditor Ausgleichskasse

 

1 017.50

FAK-Beitrag

12

Repr.Spesen pauschal

Salärabrechnungskonto

 

2 250.00

Repräsentationsspesen pauschal

13

Salärabrechnungskonto

Postkonto

 

84 570.30

Lohnüberweisung

14

Salärabrechnungskonto

Darlehen

 

231.60

Rückzahlung Darlehen

15

Salärabrechnungskonto

Kreditor Ausgleichskasse

 

5 214.70

AN AHV-Beitrag

16

Salärabrechnungskonto

Kreditor Ausgleichskasse

 

1119.25

AN ALV-Beitrag

17

Salärabrechnungskonto

Kreditor Pensionskasse

 

9 262.25

AN PK-Beitrag

18

Salärabrechnungskonto

Kreditor Quellensteuern

 

1 965.05

AN Quellensteuerabzug

19

Salärabrechnungskonto

Kreditor KTG Versicherung

 

254.20

AN KTG-Beiträge

20

Salärabrechnungskonto

Kreditor UVG-Versicherung

 

1 382.55

AN UVG-Beiträge

 

Beispiele von Abstimmungskonti

Salärabrechnungskonto

Buchung Nr.

Soll

Haben

1

 

1224.80 CHF

3

 

82 889.30 CHF

4

 

573.30 CHF

5

 

17 062.50 CHF

12

 

2250.00 CHF

13

84 570.30 CHF

 

14

231.60 CHF

 

15

5214.70 CHF

 

16

1119.25 CHF

 

17

9262.25 CHF

 

18

1965.05 CHF

 

19

254.20 CHF

 

20

1382.55 CHF

 
 

103 999.90 CHF

103 999.90 CHF

 

Dieses Konto sollte jeden Monat ausgeglichen sein

Kreditor Ausgleichskasse

Buchung Nr.

Soll

Haben

1

1 224.80 CHF

5214.70 CHF

6

   

7

 

1119.25 CHF

10

 

102.15 CHF

11

 

1017.50 CHF

15

 

5214.70 CHF

16

 

1119.25 CHF

 

1224.80 CHF

13 787.55 CHF

Saldo

12 562.75 CHF

 
 

13 787.55 CHF

13 787.55 CHF

 

Kontrolle

10,6 % AHV/IV/EO auf

101 749.90 CHF

10 785.50 CHF

2,2 % ALV auf

101 749.90 CHF

2238.50 CHF

1 %* FAK auf

101 749.90 CHF

1017.50 CHF

VK Kosten auf

10 429.40 CHF

102.15 CHF

KiZu Rückverg.

 

–1224.80 CHF

Total Saldo wie oben

 

12 562.75 CHF

 

Annahme: Keine Lohnbestandteile mit ALV 2 Solidaritätsbeitrag.

*FAK Annahme

Manuelle oder automatische Verbuchung

Die Verbuchung kann wie folgt erfolgen:

  • manuell, z.B. aufgrund des vorstehend aufgeführten Buchungsbelegs

  • mittels Schnittstelle automatisiert

Die Frage, ob eine automatische Verbuchung ins Auge zu fassen ist, hängt von der Grösse der Organisation und der monatlich anfallenden Buchungen ab. Werden zusätzlich Kostenstellen verwendet, nimmt die Anzahl der Buchungen pro Monat zu (zusätzlich eine Buchung pro Kostenstelle und Konto).

Werden die Lohnbuchhaltung und die Finanzbuchhaltung mit der gleichen Software verarbeitet, ist die Schnittstelle für die automatisierte Verbuchung meistens im Paket inbegriffen. Wird hingegen für die Lohnbuchhaltung und die Finanzbuchhaltung eine unterschiedliche Software eingesetzt, muss eine Schnittstelle programmiert und bei Änderungen laufend angepasst werden.

Mit einer sogenannten Business-Intelligence-Software ist es möglich, vorhandene Daten, wie sie z.B. in der Lohnbuchhaltungs-Software vorhanden sind, für beliebige Zwecke auszuwerten, z.B. für das Berichtswesen oder für Ad-hoc-Analysen.

Verbuchung von Unfalltaggeldern

Das Unfalltaggeld stellt einen AHV/IV/EO und ALV-freien Lohnbestandteil dar. Ferner ist dieses Taggeld auch nicht SUVA/UVG- und UVG-zusatzpflichtig). Bei einem Unfall richtet sich die Lohnfortzahlung nach Gesamtarbeitsvertrag, Einzelarbeitsvertrag oder Gesetz.

Damit für den Arbeitnehmenden Geld fliesst, zahlt der Arbeitgebende in der Regel den Lohn einstweilen weiter aus. Sobald er aber die Taggeld-Abrechnung der Unfallversicherung erhält, muss er diese Gelder über das Lohnabrechnungssystem abrechnen, was bewirkt, dass die AHV/IV/EO und ALV-Beiträge zurückerstattet werden.

Praxis-Beispiel

(die Berechnungen basieren auf den Beitragssätzen aus dem Jahr 2023)

Taggeld-Abrechnung der Unfallversicherung

Firma XY, Zürich

Herrn X

Unfalltaggeld vom xx.xx.xx bis xx.xx.xx

36 Tage zu  200 CHF

7200 CHF

Anweisung auf das Postcheckkonto XXXXXXXX-X

Firma XY, Zürich

 

Lohnabrechnung Monat ___________

Herrn X

Lohn

6000 CHF

UV-Taggeld vom xx.xx.xx bis xx.xx.xx

7200 CHF

– Korrektur UV-Taggeld (da nicht cash-wirksam)

– 7200 CHF

Bruttolohn

6000 CHF

5,3 % AHV/IV/EO-Beiträge auf  –1200 CHF

+ 63.60 CHF

1,10 % ALV-Beiträge auf  –1200 CHF

+ 13.20 CHF

Pensionskassenbeiträge

– 300 CHF

Auszahlung

5776.80

 

Verbuchung bei Erhalt der Unfalltaggeld-Zahlung

Postcheck an Lohnabrechnungskonto

7200 CHF

 

Verbuchung nach dem Lohnlauf Monat ___________

Lohnabrechung an Leistungen Dritter (Lohnminderung)

7200 CHF

Mit der Steuerung der Lohnarten reduziert sich der AHV/IV/EO- und ALV-Lohn in der Lohnbuchhaltung um  7200 CHF, was tiefere Prämien zur Folge hat.

Da die 7200 CHF Unfalltaggelder ebenfalls nicht SUVA/UVG-pflichtig sind, reduziert sich der UV- und UVGZ-Lohn ebenfalls um 7200 CHF mit entsprechender Reduktion der Prämien auf dem UV-, NBU- und UVGZ-Lohn.

Verbuchung von Krankentaggeldern

Das Krankentaggeld stellt einen AHV/IV/EO und ALV-freien Lohnbestandteil dar. Ferner ist dieses Taggeld auch nicht SUVA/UVG- und UVG-Zusatzpflichtig. Bei einer Krankheit richtet sich die Lohnfortzahlung nach Gesamtarbeitsvertag, Einzelarbeitsvertrag oder Gesetz.

Damit für den Arbeitnehmenden Geld fliesst, zahlt der Arbeitgebende in der Regel den Lohn einstweilen weiter aus. Sobald er aber die Taggeld-Abrechnung der Krankentaggeld-Versicherung erhält, muss er diese Gelder über das Lohnabrechnungssystem abrechnen, was bewirkt, dass die AHV/IV/EO und ALV-Beiträge zurückerstattet werden.

Praxis-Beispiel

Taggeld-Abrechnung der Krankentaggelder

Firma XY, Zürich

Frau L

Krankentaggeld vom xx.xx.xx bis xx.xx.xx

15 Tage zu  150 CHF

2250 CHF

Anweisung auf das Postcheckkonto XXXXXXXX-X

Firma XY, Zürich

 

Lohnabrechnung Monat ___________

Frau L

Lohn

4500 CHF

Krankentaggeld vom xx.xx.xx bis xx.xx.xx

2250 CHF

– Korrektur Krankentaggeld (da nicht cash-wirksam)

– 2250 CHF

Bruttolohn

4500 CHF

Pensionskassenbeiträge

– 200 CHF

5,3 % AHV/IV/EO-Beiträge auf 2250 CHF

– 119.25 CHF

1,10 % ALV-Beiträge auf 2250 CHF

– 24.75 CHF

Auszahlung

4156 CHF

 

Verbuchung bei Erhalt der Krankentaggeld-Zahlung

Postcheck an Lohnabrechnungskonto

2250 CHF

 

Verbuchung nach dem Lohnlauf Monat ___________

Lohnabrechnung an Leistungen Dritter (Lohnminderung)

2250 CHF

Mit der Steuerung der Lohnarten reduziert sich der AHV/IV/EO- und ALV-Lohn in der Lohnbuchhaltung um 2250 CHF, weshalb auf diesem Betrag keine Prämien geschuldet sind. Da keine SUVA/UVG-Pflicht besteht, reduziert sich der UV-, NBU- und UVGZ-Lohn um 2250 CHF, was entsprechend tiefere Prämien zur Folge hat.

Verbuchung von EO-Taggeldern

Die Ausgleichskasse vergütet bei einer Lohnfortzahlung durch den Arbeitgebenden die EO-Taggelder zuzüglich des 6,4 % Arbeitgeberanteils an AHV/IV/EO- und ALV-Beiträgen direkt an den Arbeitgebenden. EO-Taggelder sind AHV-, ALV-pflichtig, nicht aber SUVA/UVG-pflichtig.

Es gibt auch Ausgleichskassen, welche erlauben, die gutgeschriebenen EO-Taggelder bei der folgenden Monatsabrechnung abzuziehen (im vorliegenden Fall wären dies 4170.90 CHF).

Praxis-Beispiel

EO-Taggeld-Abrechnung der Ausgleichskasse

Firma XY, Zürich

Herr O

EO-Taggelder vom xx.xx.xx bis xx.xx.xx

20 Tage zu 196 CHF (max. ab 2023 CHF 220.- pro Tag)
+ 6,4 % Arbeitgeberbeiträge AHV/IV/EO/ALV

3920 CHF

245 CHF

Anweisung auf das Postcheckkonto XXXXXXXX-X

4170.90 CHF

an Firma XY, Zürich

 

Lohnabrechnung Monat ___________

Herr O

Lohn

8000 CHF

EO-Taggelder vom xx.xx.xx bis xx.xx.xx 20 Tage zu  196 CHF (max. ab 2023 CHF 220.- pro Tag)

3920 CHF

– Korrektur EO-Taggeld (da nicht cash-wirksam)

– 3920 CHF

Bruttolohn

8000 CHF

Pensionskassenbeiträge

– 400 CHF

5,3 % AHV/IV/EO-Beiträge auf 8000 CHF

– 424 CHF

1,10 % ALV-Beiträge auf 8000 CHF

– 88 CHF

Auszahlung

7088 CHF

 

Verbuchung bei Erhalt der EO-Taggeld-Zahlung

Postcheck an Lohnabrechnungskonto

4170.90 CHF

 

Verbuchung nach dem Lohnlauf Monat ___________

Lohnabrechnung an Leistungen Dritter (Lohnminderung)

3920 CHF

Lohnabrechnung an Sozialabgaben (von Dritten)

250.90 CHF

Mit der Steuerung der Lohnarten bleibt der AHV/IV/EO- und ALV-Lohn in der Lohnbuchhaltung unverändert bei 8000 CHF. Da keine SUVA/UVG-Pflicht besteht, reduziert sich der UV-, NBU- und UVGZ-Lohn um 3920 CHF, was entsprechend tiefere Prämien zur Folge hat.

Verbuchung von Mutterschafts-Taggeldern nach EO

Annahme für dieses Beispiel: Der Arbeitgebende zahlt während der Dauer der Lohnfortzahlungsfrist von drei Monaten den Lohn zu 100 % weiter aus. Anschliessend reduziert er die Lohnzahlung während der Dauer des Mutterschaftsurlaubs auf 80 % bzw. auf die Höhe des zu erhaltenden Mutterschafts-Taggelds (damit für die Mitarbeiterin immer Geld fliesst). Sobald die Taggeld-Zahlungen der Ausgleichskasse eintreffen, muss der Arbeitgebende diese Gelder über das Lohnabrechnungssystem abrechnen, was bewirkt, dass die AHV/IV/EO und ALV-Beiträge zurückerstattet werden. Ferner ist dieses Taggeld auch nicht SUVA/UVG- und UVG-zusatzpflichtig. Allfällige Krankentaggeld-Versicherungsprämien sind auf den Mutterschafts-Taggeldern nach EO geschuldet.

Die Ausgleichskasse vergütet bei einer Lohnfortzahlung durch den Arbeitgebenden die Mutterschafts-Taggelder nach EO zuzüglich des 6,4 %-Arbeitgeberanteils an AHV/IV/EO- und ALV-Beiträgen direkt an den Arbeitgebenden (im vorliegenden Fall wären dies 6464.85 CHF). Es gibt auch Ausgleichskassen, welche erlauben, die gutgeschriebenen EO-Taggelder bei der folgenden Monatsabrechnung abzuziehen.

Praxis-Beispiel

Mutterschafts-Taggeld nach EO – Abrechnung der Ausgleichskasse

Firma XY, Zürich

Frau O

Mutterschafts-Taggelder nach EO vom xx.xx.xx bis xx.xx.xx

31 Tage zu 196CHF (max. ab 2023 CHF 220.- pro Tag)
+ 6,4 % Arbeitgeberbeiträge AHV/IV/EO/ALV

6076 CHF

388.85 CHF

Anweisung auf das Postcheckkonto XXXXXXXX-X

6464.85 CHF

an Firma XY, Zürich

 

Lohnabrechnung Monat ___________

Frau O

Lohn

7500 CHF

Mutterschafts-Taggelder nach EO vom xx.xx.xx bis xx.xx.xx 31 Tage zu 196 CHF (max. ab 2023 CHF 220.- pro Tag)

6076 CHF

– Korrektur Mutterschafts-Taggeld nach EO (da nicht cash-wirksam)

– 6076 CHF

Bruttolohn

7500 CHF

Pensionskassenbeiträge

– 350 CHF

5,3 % AHV/IV/EO-Beiträge auf 7500 CHF

– 397.50 CHF

1,10 % ALV-Beiträge auf 7500 CHF

– 82.50 CHF

Auszahlung

6670.00 CHF

 

Verbuchung bei Erhalt der EO-Taggeld-Zahlung

Postcheck an Lohnabrechnungskonto

6464.85 CHF

 

Verbuchung nach dem Lohnlauf Monat ___________

Lohnabrechnung an Leistungen Dritter (Lohnminderung)

6076 CHF

Lohnabrechnung an Sozialabgaben (Aufwandsminderung)

388.85 CHF

Mit der Steuerung der Lohnarten bleibt der AHV/IV/EO- und ALV-Lohn in der Lohnbuchhaltung unverändert bei 7500 CHF. Da keine SUVA/UVG-Pflicht besteht, reduziert sich der UV-, NBU- und UVGZ-Lohn (Police beachten) um 6076 CHF, was entsprechend tiefere Prämien zur Folge hat. Der Krankentaggeld-Versicherungslohn erfährt bei diesem Beispiel keine Änderung.

Verbuchung bei Netto zu Brutto Aufrechnung

Es gibt Firmen, die gewisse Lohnbestandteile netto auszahlen. Zum Beispiel eine Gratifikation. Die nicht abgezogenen Arbeitgeberbeiträge (z.B. AHV/ALV) sind zu errechnen und als pflichtige Lohnart z.B. Sozialversicherungsbeiträge durch Arbeitgebenden bezahlten Lohn auszuweisen.

Hinweis: Bei einem total netto garantierten Lohn können z.B. folgende Beiträge vom Arbeitgebenden bezahlt werden: AHV-/ALV-/PK-, UVG-, UVGZ- und KTG-Beiträge sowie die Quellensteuern. In einem solchen Fall müssen die vom Arbeitgebenden bezahlten Arbeitnehmerbeiträge ebenfalls mit einer sogenannten Iteration vom Lohnsystem errechnet und als Lohnbestandteil ausgewiesen werden. Wenn Sie solche Fälle zu verarbeiten haben, lohnt es sich, ein Lohnsystem zu verwenden, das für solche Berechnungen geeignet ist.

1. Schritt Berechnung des Auszahlungsbetrags ohne Gratifikation

Lohnabrechnung Monat ___________

Frau G

Lohn

6000.00 CHF

Gratifikation netto

pendent

Bruttolohn

6000.00 CHF

Pensionskassenbeiträge

– 250.00 CHF

5,3 % AHV/IV/EO-Beiträge auf 6000 CHF

– 318.00 CHF

1,10 % ALV-Beiträge auf 6000 CHF

– 66.00 CHF

Auszahlung

5366.00 CHF

 

2. Schritt Berechnung des auszuzahlenden Betrags

Berechnung des auszuzahlenden Nettolohns

Frau G

5366 CHF wie oben +  3500 CHF Gratifikation netto

8866 CHF

 

3. Schritt Iteration, d.h. Netto- zu Brutto-Aufrechnung mit Lohnsystem

Lohnabrechnung Monat ___________

Frau G

Lohn

6000.00 CHF

Gratifikation netto

3'500.00 CHF

Vom Arbeitgebenden bezahlte 6,4 % AHV/IV/ALV-Beiträge auf Gratifikation

+ 224.00 CHF

Bruttolohn

9'724.00 CHF

Pensionskassenbeiträge

– 250.00 CHF

5,3 % AHV/IV/EO-Beitrag auf 9724.00 CHF

– 515.35 CHF

1,10 % ALV-Beiträge auf 9724.00 CHF

– 106.95 CHF

Auszahlung

8'851.70 CHF

 

Die vom Arbeitgebenden bezahlten Arbeitnehmerbeträge an AHV/IV/EO/ALV-Beiträge sind als Lohnaufwand zu verbuchen.

 

Verbuchung nach dem Lohnlauf Monat ___________

durch AG bezahlte Sozialversicherungsbeiträge
(= Lohnaufwand) an Lohnabrechnungskonto

224.00 CHF

 

Verbuchung bei Nettolohnausgleich

Bei Absenzen des Arbeitnehmenden wie z.B. Krankheit, Unfall, usw. werden in der Regel Leistungen durch Dritte (Versicherungen) in Form von Taggeldern erbracht. Da diese Versicherungsleistungen nicht AHV/IV/EO/ALV- sowie UV- und UV-zusatzpflichtig etc. sind wird der ausbezahlte Nettolohn dadurch höher ausfallen als wenn keine solchen Leistungen verarbeitet worden wären.

Praxis-Beispiel

Lohnabrechnung Monat ___________

Frau L

Lohn

6000.00 CHF

Bruttolohn

6000.00 CHF

Pensionskassenbeiträge

– 250.00 CHF

5,3 % AHV/IV/EO-Beiträge auf 6000.00 CHF

– 318.00 CHF

1,10 % ALV-Beiträge auf 6000.00 CHF

– 66.00 CHF

Auszahlung

5366.00 CHF

Lohnabrechnung Monat ___________

Frau L

Lohn

6000.00 CHF

UV-Taggeld 34 Tage zu 200.00 CHF

6800.00 CHF

– Korrektur UV-Taggeld

– 6800.00 CHF

Bruttolohn

6000.00 CHF

Pensionskassenbeiträge

– 250.00 CHF

5,3 % AHV/IV/EO-Beiträge auf – 800.00 CHF

+ 42.40 CHF

1,10 % ALV-Beiträge auf – 800.00 CHF

+ 8.80 CHF

Auszahlung

5801.20 CHF

Aus den beiden Beispielen geht hervor, dass der ausbezahlte Nettolohn nach der Taggeld-Korrektur um CHF 435.20.– höher ist. Wenn in solchen Fällen die Gesamtarbeitsverträge oder ein Einzelarbeitsvertrag einen Nettolohnausgleich vorsehen, ist dieser Nettolohnausgleich in Form eines echten Lohnabzugs vorzunehmen. Mit guten Lohnabrechnungsprogrammen können solche Nettolohnausgleichs-berechnungen problemlos durchgeführt werden. Hinweis: Bei längeren Absenzen ist zu prüfen, ob sich der Mitarbeitende als Nichterwerbstätiger anmelden muss, damit keine Beitragslücken entstehen.

Praxis-Beispiel

Lohnabrechnung Monat ___________

Frau L

Lohn

6000 CHF

UV-Taggeld 34 Tage zu  200 CHF

6800 CHF

– Korrektur UV-Taggeld

– 6800 CHF

– Nettolohnausgleich

– 451.40 CHF

Bruttolohn

5548.60 CHF

Pensionskassenbeiträge

– 250 CHF

5,3 % AHV/IV/EO/ALV-Beiträge auf  – 1251.40 CHF

+ 66.30 CHF

1,10 % ALV-Beiträge auf CHF – 1251.40 CHF

+ 13.75 CHF

Auszahlung

5378.65 CHF

 

Der eigentliche Nettolohnausgleich ist als Lohn-Aufwandsminderung zu verbuchen.

 

Verbuchung nach dem Lohnlauf Monat ___________

Lohnabrechnung an Löhne (Lohnminderung)

451.40 CHF

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