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Lohnbuchungen: So buchen Sie korrekt in der Lohnbuchhaltung

Die Verbuchung der Löhne stellt Verantwortliche häufig vor Stolpersteine. Es muss nämlich einiges berücksichtigt werden, damit alle Lohnbuchungen vollständig gelingen. Im folgenden haben wir einen Überblick über die Verbuchung der Löhne in der Finanzbuchhaltung für Sie erstellt.

27.01.2022 Von: Brigitte Zulauf
Lohnbuchungen

 

Verbuchung inklusive Sozialversicherungskosten und Versicherungsprämien

Begriff:

  • Alle Buchungen im Zusammenhang mit Sozialversicherungen werden in einem Kontokorrent-Verhältnis abgebildet

  • Arbeitgeberkosten werden als Aufwand/Kosten gebucht

  • Arbeitnehmerbeiträge werden als Schuld gebucht

Vorteile:

  • Schuld/Guthaben gegenüber Sozialversicherung ist aktuell, Akontozahlungen können zuverlässig angepasst werden

  • Sozialversicherungskosten sind auf Person bekannt

  • Sozialversicherungskosten sind aktuell

Nachteile:

  • Lohnarteneinrichtung und Anpassung auf aktuelle Versicherungsbedingungen sind zwingend

  • Prämiensätze müssen aktuell sein

  • Abstimmung mit Sozialversicherungsabrechnung ist Pflicht

Eignung:

  • Kostenrechnung, Zwischenabschlüsse

 

Verbuchung mit Vollausbau

Begriff:

  • Alle Buchungen im Zusammenhang mit Sozialversicherungen werden in einem Kontokorrent-Verhältnis abgebildet

  • Verbuchung von weiteren zeitlichen Abgrenzungen, wie 13. Monatslohn, Bonus

  • Verbuchung Abgrenzung von Mehrzeitsaldi und Feriensaldi

Vorteile:

  • Arbeitgeberkosten sind pro Person berechnet und können sauber verteilt werden

  • keine weiteren zeitlichen Abgrenzungen bezüglich Personalkosten in der Finanzbuchhaltung notwendig

Nachteile:

  • unter Umständen sehr komplexe Lohnartendefinitionen, Prozesse notwendig

  • Zeiterfassung muss eingesetzt werden bzw. Daten anliefern

  • hoher Abstimmungsaufwand

Eignung:

  • Kostenrechnung, schnelle monatliche Abschlüsse, grosse Saisonbetriebe

Buchungsbeleg

Hier finden Sie die Abbildung eines Buchungsbelegs. Annahme: Keine Lohnbestandteile mit ALV-2 Solidaritätsbeiträgen.

Beispiele von Abstimmungskonti

Hier finden Sie die Abbildung eines Salärabrechnungskontos. Dieses Konto sollte jeden Monat ausgeglichen sein

Hier finden Sie Abbildung des Kreditors Ausgleichskasse.

Hier finden Sie die Abbildung der Kontrolle. Annahme: Keine Lohnbestandteile mit ALV 2 Solidaritätsbeitrag.

Manuelle oder automatische Verbuchung

Die Verbuchung kann wie folgt erfolgen:

  • manuell, z.B. aufgrund des vorstehend aufgeführten Buchungsbelegs

  • mittels Schnittstelle automatisiert

Die Frage, ob eine automatische Verbuchung ins Auge zu fassen ist, hängt von der Grösse der Organisation und der monatlich anfallenden Buchungen ab. Werden zusätzlich Kostenstellen verwendet, nimmt die Anzahl der Buchungen pro Monat zu (zusätzlich eine Buchung pro Kostenstelle und Konto).

Werden die Lohnbuchhaltung und die Finanzbuchhaltung mit der gleichen Software verarbeitet, ist die Schnittstelle für die automatisierte Verbuchung meistens im Paket inbegriffen. Wird hingegen für die Lohnbuchhaltung und die Finanzbuchhaltung eine unterschiedliche Software eingesetzt, muss eine Schnittstelle programmiert und bei Änderungen laufend angepasst werden.

Mit einer sogenannten Business-Intelligence-Software ist es möglich, vorhandene Daten, wie sie z.B. in der Lohnbuchhaltungs-Software vorhanden sind, für beliebige Zwecke auszuwerten, z.B. für das Berichtswesen oder für Ad-hoc-Analysen.

Verbuchung von Unfalltaggeldern

Das Unfalltaggeld stellt einen AHV/IV/EO und ALV-freien Lohnbestandteil dar. Ferner ist dieses Taggeld auch nicht SUVA/UVG- und UVG-zusatzpflichtig). Bei einem Unfall richtet sich die Lohnfortzahlung nach Gesamtarbeitsvertrag, Einzelarbeitsvertrag oder Gesetz.

Damit für den Arbeitnehmenden Geld fliesst, zahlt der Arbeitgebende in der Regel den Lohn einstweilen weiter aus. Sobald er aber die Taggeld-Abrechnung der Unfallversicherung erhält, muss er diese Gelder über das Lohnabrechnungssystem abrechnen, was bewirkt, dass die AHV/IV/EO und ALV-Beiträge zurückerstattet werden.

Praxis-Beispiel

Hier finden Sie die Abbildung der Berechnung. (Die Berechnungen basieren auf den Beitragssätzen aus dem Jahr 2022)

Verbuchung von Krankentaggeldern

Das Krankentaggeld stellt einen AHV/IV/EO und ALV-freien Lohnbestandteil dar. Ferner ist dieses Taggeld auch nicht SUVA/UVG- und UVG-Zusatzpflichtig. Bei einer Krankheit richtet sich die Lohnfortzahlung nach Gesamtarbeitsvertag, Einzelarbeitsvertrag oder Gesetz.

Damit für den Arbeitnehmenden Geld fliesst, zahlt der Arbeitgebende in der Regel den Lohn einstweilen weiter aus. Sobald er aber die Taggeld-Abrechnung der Krankentaggeld-Versicherung erhält, muss er diese Gelder über das Lohnabrechnungssystem abrechnen, was bewirkt, dass die AHV/IV/EO und ALV-Beiträge zurückerstattet werden.

Praxis-Beispiel

Hier finden Sie die Abbildung der Berechnung. (Die Berechnungen basieren auf den Beitragssätzen aus dem Jahr 2022)

Verbuchung von EO-Taggeldern

Die Ausgleichskasse vergütet bei einer Lohnfortzahlung durch den Arbeitgebenden die EO-Taggelder zuzüglich des 6,4 % Arbeitgeberanteils an AHV/IV/EO- und ALV-Beiträgen direkt an den Arbeitgebenden. EO-Taggelder sind AHV-, ALV-pflichtig, nicht aber SUVA/UVG-pflichtig.

Es gibt auch Ausgleichskassen, welche erlauben, die gutgeschriebenen EO-Taggelder bei der folgenden Monatsabrechnung abzuziehen (im vorliegenden Fall wären dies 4170.90 CHF).

Praxis-Beispiel

Hier finden Sie die Abbildung der Berechnung. (Die Berechnungen basieren auf den Beitragssätzen aus dem Jahr 2022)

Verbuchung von Mutterschafts-Taggeldern nach EO

Annahme für dieses Beispiel: Der Arbeitgebende zahlt während der Dauer der Lohnfortzahlungsfrist von drei Monaten den Lohn zu 100 % weiter aus. Anschliessend reduziert er die Lohnzahlung während der Dauer des Mutterschaftsurlaubs auf 80% bzw. auf die Höhe des zu erhaltenden Mutterschafts-Taggelds (damit für die Mitarbeiterin immer Geld fliesst). Sobald die Taggeld-Zahlungen der Ausgleichskasse eintreffen, muss der Arbeitgebende diese Gelder über das Lohnabrechnungssystem abrechnen, was bewirkt, dass die AHV/IV/EO und ALV-Beiträge zurückerstattet werden. Ferner ist dieses Taggeld auch nicht SUVA/UVG- und UVG-zusatzpflichtig. Allfällige Krankentaggeld-Versicherungsprämien sind auf den Mutterschafts-Taggeldern nach EO geschuldet.

Die Ausgleichskasse vergütet bei einer Lohnfortzahlung durch den Arbeitgebenden die Mutterschafts-Taggelder nach EO zuzüglich des 6,4%-Arbeitgeberanteils an AHV/IV/EO- und ALV-Beiträgen direkt an den Arbeitgebenden (im vorliegenden Fall wären dies 6464.85 CHF). Es gibt auch Ausgleichskassen, welche erlauben, die gutgeschriebenen EO-Taggelder bei der folgenden Monatsabrechnung abzuziehen.

Praxis-Beispiel

Hier finden Sie die Abbildung der Berechnung. (Die Berechnungen basieren auf den Beitragssätzen aus dem Jahr 2022)

Verbuchung von Mutterschafts-Taggeldern Kanton Genf

Das Mutterschafts-Taggeld im Kanton Genf stellt einen AHV/IV/EO und ALV-freien Lohnbestandteil dar. Bei einer Mutterschaft richtet sich die Lohnfortzahlung nach Gesamtarbeitsvertrag, Einzelarbeitsvertrag oder Gesetz. Annahme: 100% Lohnfortzahlung bzw. für Differenz Mutterschafts-Taggeld nach EO und Kanton Genf während der ganzen Mutterschaftsdauer von 112 Tagen.

Annahme für dieses Beispiel: Der Arbeitgebende zahlt während der Dauer der Lohnfortzahlungsfrist von drei Monaten den Lohn zu 100% weiter aus. Anschliessend reduziert er die Lohnzahlung während der Dauer des Mutterschaftsurlaubs auf 80% bzw. auf die Höhe der zu erhaltenden Mutterschafts-Taggelder (damit für die Mitarbeiterin immer Geld fliesst). Sobald die Taggeld-Zahlungen der Ausgleichskasse eintreffen, muss der Arbeitgebende diese Gelder über das Lohnabrechnungssystem abrechnen, was bewirkt, dass die AHV/IV/EO- und ALV-Beiträge zurückerstattet werden.

Link zur Seite «Allocation de maternité et d’adoption» (nur in Französisch).

Praxis-Beispiel

Hier finden Sie die Abbildung der Berechnung. (Die Berechnungen basieren auf den Beitragssätzen aus dem Jahr 2022)

Verbuchung bei Netto zu Brutto Aufrechnung

Es gibt Firmen, die gewisse Lohnbestandteile netto auszahlen. Zum Beispiel eine Gratifikation. Die nicht abgezogenen Arbeitgeberbeiträge (z.B. AHV/ALV) sind zu errechnen und als pflichtige Lohnart z.B. Sozialversicherungsbeiträge durch Arbeitgebenden bezahlten Lohn auszuweisen.

Hinweis: Bei einem total netto garantierten Lohn können z.B. folgende Beiträge vom Arbeitgebenden bezahlt werden: AHV-/ALV-/PK-, UVG-, UVGZ- und KTG-Beiträge sowie die Quellensteuern. In einem solchen Fall müssen die vom Arbeitgebenden bezahlten Arbeitnehmerbeiträge ebenfalls mit einer sogenannten Iteration vom Lohnsystem errechnet und als Lohnbestandteil ausgewiesen werden. Wenn Sie solche Fälle zu verarbeiten haben, lohnt es sich, ein Lohnsystem zu verwenden, das für solche Berechnungen geeignet ist.

Hier finden Sie die Abbildung der Lohnverarbeitung mit netto garantierter Gratifikation (vor Netto zu Brutto-Aufrechnung). (Die Berechnungen basieren auf Beitragssätzen aus dem Jahr 2022)

Verbuchung bei Nettolohnausgleich

Bei Absenzen des Arbeitnehmenden wie z.B. Krankheit, Unfall, usw. werden in der Regel Leistungen durch Dritte (Versicherungen) in Form von Taggeldern erbracht. Da diese Versicherungsleistungen nicht AHV/IV/EO/ALV- sowie UV- und UV-zusatzpflichtig etc. sind wird der ausbezahlte Nettolohn dadurch höher ausfallen als wenn keine solchen Leistungen verarbeitet worden wären.

Hier finden Sie die Abbildung einer normalen Lohnverarbeitung ohne Verarbeitung von Versicherungsleistungen. (Die Berechnungen basieren auf Beitragssätzen aus dem Jahr 2022)

Hier finden Sie die Abbildung einer normalen Lohnverarbeitung mit Verarbeitung von Versicherungsleistungen. (Die Berechnungen basieren auf Beitragssätzen aus dem Jahr 2022)

Aus den beiden Beispielen geht hervor, dass der ausbezahlte Nettolohn nach der Taggeld-Korrektur um CHF 435.20.– höher ist. Wenn in solchen Fällen die Gesamtarbeitsverträge oder ein Einzelarbeitsvertrag einen Nettolohnausgleich vorsehen, ist dieser Nettolohnausgleich in Form eines echten Lohnabzugs vorzunehmen. Mit guten Lohnabrechnungsprogrammen können solche Nettolohnausgleichs-berechnungen problemlos durchgeführt werden. Hinweis: Bei längeren Absenzen ist zu prüfen, ob sich der Mitarbeitende als Nichterwerbstätiger anmelden muss, damit keine Beitragslücken entstehen.

Hier finden Sie die Abbildung der Lohnverarbeitung mit Nettolohn-Ausgleich (=echter Lohnabzug). (Die Berechnungen basieren auf den Beitragssätzen aus dem Jahr 2022)

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