Stolpersteine Lohnbuchhaltung: Buchhaltung mit sieben Siegeln
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die Lohnbuchhaltung in der Schweiz wird bei alltäglichen Vorgängen meist fehlerfrei bearbeitet, doch nicht alltägliche Sachverhalte wie private Fahrzeugnutzung oder Lohnfortzahlungen bei Krankheit stellen häufig Stolpersteine dar. Diese komplexen Fälle erfordern fundierte Kenntnisse in Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht, um Haftungsrisiken für Arbeitgeber und Abstimmungsdifferenzen zur Finanzbuchhaltung zu vermeiden.
Die wichtigsten Punkte:
- Lohnfortzahlung bei Krankheit und Unfall unterliegt nicht den AHV/IV/EO-Beiträgen, die Dauer richtet sich nach regionalen Skalen.
- Bei der Quellensteuer sind alle Bruttolohnbestandteile inklusive Pauschalspesen und Naturalleistungen zu berücksichtigen.
- Der Arbeitgeber haftet persönlich für zu gering abgezogene Quellensteuern, falls Fehler bei der Erhebung auftreten.
- Abstimmungsdifferenzen zwischen Lohn- und Finanzbuchhaltung müssen sorgfältig dokumentiert und nachvollziehbar sein.
Remo Rutschi
Remo Rutschi hat mehrjährige Erfahrung als Treuhänder in verschiedenen Unternehmen. Seit 2004 ist er in der Rutschi + Partner AG tätig und begleitet diverse Gesellschaften im KMU - Bereich als Treuhand- oder als Revisionsstelle.
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Wie vermeidet man Fehler und Differenzen in der komplexen Schweizer Lohnbuchhaltung?
Umfangreiche Lohnbuchhaltung
Diese Sachverhalte bedürfen meist weiterer Abklärungen und erfordern das Studium von arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen. Lesen Sie in diesem Beitrag mehr zu den Stolpersteinen der Lohnbuchhaltung profitieren Sie von unserer Arbeitshilfe zum Sofort-Download.
Die Lohnbuchhaltung ist umfangreich und komplex. Eine Übersicht zu den Stolpersteine der Lohnbuchhaltung bei komplexen Buchungen und Lösungsansätze zur Bereinigung von Abstimmungsdifferenzen zeigt, wo häufig Schwierigkeiten auftauchen.
Häufige Stolpersteine Lohnbuchhaltung bei komplexen Buchungen
- Lohnfortzahlung bei Krankheit/Unfall: Die Versicherungsleistungen bei Unfall und Krankheit unterliegen nicht den Lohnbeiträgen an AHV, IV und EO. Hier ist auf die korrekte Lohnfortzahlungsdauer gemäss Berner, Basler und Zürcher Skala zu achten.
- Quellensteuerabzug: Quellensteuerpflichtig ist der gesamte während der Abrechnungsperiode erzielte Bruttolohn, inklusive Pauschalspesen sowie sämtlicher Zulagen (z.B. Familienzulagen) oder Naturalleistungen (z. B. Geschäftswagen). Bei Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses im Verlauf eines Monats ist der Quellensteuerbetrag anteilsmässig vom ordentlichen Monatsbruttolohn zu berechnen. Werden zu geringe Quellensteuern in Abzug gebracht und wird dies anlässlich einer Revision nachträglich in Rechnung gestellt, haftet grundsätzlich der Arbeitgeber, da er für die korrekte Erhebung und Ablieferung der Quellensteuer verantwortlich ist.
Wenn die Rechnung nicht aufgeht
Die Lohnbuchhaltung stellt der Finanzbuchhaltung und der Betriebsbuchhaltung finanzielle Daten zur Verfügung (Monatslohn, Sozialversicherungsbeiträge, Pauschalspesen etc.). Nachdem der Buchungsbeleg aufbereitet worden ist, wird in der Regel eine automatische Verbuchung durchgeführt. Trotz der automatisierten Verarbeitung können Differenzen zwischen der Lohnbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung entstehen.
Mögliche Ursachen für Abstimmungsdifferenzen
- In der Finanzbuchhaltung werden Ereignisse verbucht, die über die Personalbuchhaltung bzw. über eine Lohnabrechnung abzurechnen wären (wenn z.B. bei der Auszahlung eines Vorschusses der Auszahlungsbeleg in der Kasse abgelegt und nicht an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet wird).
- Falscheinstellung bei Parametern und Regeln im Lohnsystem (wenn z.B. der Beitragssatz für die Familienausgleichskasse oder der Verwaltungskostensatz falsch erfasst ist oder die Verbuchungsregeln falsch programmiert sind).
- Die Kompetenzen und die Prozesse im Zusammenhang mit den Lohnangelegenheiten sind unklar oder werden nicht eingehalten (wenn z.B. der Beleg- und der Informationsfluss sowie die Zuständigkeiten nicht oder nur teilweise implementiert sind).
- Fehlendes Fachwissen und fehlendes «kaufmännisches Verständnis» der beteiligten Personen sind oftmals Ursache von Abstimmungsdifferenzen.
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Differenzen dokumentieren
Aus den genannten Beispielen ist ersichtlich, dass es vielerlei Gründe für Differenzen zwischen der Lohnbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung geben kann. Es ist wichtig, dass solche Abstimmungsdifferenzen angemessen dokumentiert und schnellstmöglich bereinigt werden. So sind diese Differenzen auch für Dritte – wie Geschäftsleitung, Verwaltungsrat, statuarische Revisionsstelle und AHV-Revisionsstelle – jederzeit nachvollziehbar. Das folgende Beispiel veranschaulicht dies:
Es kann vorkommen, dass trotz weitreichender Prüfungen die Differenzen zwischen Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung nicht eruiert werden können. Bei nicht nachvollziehbaren Abstimmungsdifferenzen bzw. den daraus resultierenden Korrekturbuchungen (Ausbuchungen) ist ebenfalls auf eine sorgfältige Dokumentation zu achten:
- Separaten Buchungsbeleg erstellen
- Visum der zuständigen Person einholen
- Dokumentation der eingeleiteten Massnahmen, um Abstimmungsdifferenzen künftig zu verhindern (z.B. Zwischenabstimmung per Ende Folgemonat)
Praxisbeispiel zu Stolpersteine Lohnbuchhaltung
Sämtliche Lohnabrechnungen sind erstellt und in der Finanzbuchhaltung verbucht. Beim Jahresabschluss per Ende 2025 ergeben sich Differenzen. Der Bruttolohn gemäss Lohnjournal beträgt TCHF 6‘790, aus der Erfolgsrechnung der Finanzbuchhaltung ist ein Lohnaufwand von TCHF 6‘226 ersichtlich und in der AHV-Jahresabrechnung 2025 ist eine Lohnsumme von TCHF 6‘426 deklariert.
Wodurch könnten diese Differenz entstanden sein? Im Lohnjournal sind allenfalls Lohnbestandteile aufgeführt, welche nicht im Konto «Lohnaufwand» verbucht sind (z.B. Kinderzulagen oder Pauschalspesen). Ebenfalls könnten in der Finanzbuchhaltung Veränderungen von Rückstellungen für Boni oder Gratifikationen erfasst sein. Eine angemessene Dokumentation dieser Differenzen könnte wie folgt aussehen:
| Bruttolohn gemäss Lohnjournal der Lohnbuchhaltung | TCHF 6‘790 |
| ./. Lohnarten, welche nicht im Lohnaufwand verbucht sind | TCHF 364 |
| = AHV-pflichtiger Lohn | TCHF 6‘426 |
| ./. Veränderungen Rückstellungen | TCHF 200 |
| = Lohnaufwand gemäss Finanzbuchhaltung | TCHF 6‘226 |
Wir empfehlen, die Dokumentation dieser Differenzen bzw. Abweichungen einmal jährlich, in der Regel anlässlich des Jahresabschlusses, vorzunehmen. Sie erleichtern damit die Prüfungsarbeiten der statutarischen und sozialversicherungsrechtlichen Revisionen erheblich.
Checkliste
- Prüfen Sie die korrekte Anwendung der Berner, Basler oder Zürcher Skala für Lohnfortzahlungen bei Krankheit.
- Sicherstellen, dass alle Zulagen und Naturalleistungen im Quellensteuerabzug erfasst sind.
- Überprüfen Sie die Parameter im Lohnsystem auf korrekte Beitragssätze für Familienausgleichskassen.
- Definieren Sie klare Kompetenzen und Prozesse für den Informationsfluss zwischen Lohn- und Finanzbuchhaltung.
- Dokumentieren Sie jeden Buchungsbeleg für Vorschüsse oder Auszahlungen lückenlos.
- Führen Sie bei Differenzen eine separate Dokumentation der eingeleiteten Massnahmen durch.
- Erstellen Sie bei nicht nachvollziehbaren Differenzen einen separaten Buchungsbeleg mit Visum der zuständigen Person.
- Stellen Sie sicher, dass das kaufmännische Verständnis aller beteiligten Personen ausreicht.
- Nehmen Sie einmal jährlich eine umfassende Abweichungsdokumentation anlässlich des Jahresabschlusses vor.
FAQ: Stolpersteine Lohnbuchhaltung
Wer haftet, wenn die Quellensteuer zu niedrig abgezogen wurde?
Grundsätzlich haftet der Arbeitgeber, da er für die korrekte Erhebung und Ablieferung der Quellensteuer verantwortlich ist, auch wenn der Fehler erst bei einer Revision nachträglich festgestellt wird.
Wie sind Differenzen zwischen Lohnjournal und Finanzbuchhaltung zu behandeln?
Differenzen müssen angemessen dokumentiert und schnellstmöglich bereinigt werden, damit sie für Dritte wie die Revisionsstelle oder die AHV jederzeit nachvollziehbar sind.
Unterliegen Versicherungsleistungen bei Krankheit den Sozialversicherungsbeiträgen?
Nein, die Versicherungsleistungen bei Unfall und Krankheit unterliegen nicht den Lohnbeiträgen an AHV, IV und EO, wobei die Lohnfortzahlungsdauer gemäss den regionalen Skalen zu beachten ist.
Was ist bei der Berechnung der Quellensteuer bei Monatsbeginn oder -ende zu beachten?
Der Quellensteuerbetrag ist anteilsmässig vom ordentlichen Monatsbruttolohn zu berechnen, wenn das Arbeitsverhältnis innerhalb eines Monats beginnt oder endet.
