Überwachungsaufgaben: Bei der Lohnbuchhaltung

Überwachungsaufgaben im Lohnbereich

Diejenigen Mitarbeitenden, welche berechtigt sind, Daten im System zu verändern, dürfen ihre Arbeiten nicht selber kontrollieren. Bei den Überwachungsaufgaben im Lohnbereich ist auch zu beachten, dass Zahlungen generiert werden, welche nicht durch die gleichen Personen, welche diese erfasst haben, frei gegeben werden können etc.

Es muss im Interesse einer Geschäftsleitung liegen, dass sie aus Risikogründen diesem Punkt auch im Lohnwesen die notwendige Beachtung schenkt.

Laufende Überwachungsaufgaben

Wie auch in den übrigen Bereichen ist das Tagesgeschäft (nebst den speziellen Jahresendarbeiten- und -kontrollen) laufend zu überwachen, d.h.:      

• Laufende Pflege des Lohnsystems.         
• Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter Änderungen Personaldaten laufend bekannt geben.                
• Sicherstellung der Kontinuität und einer angemessenen Organisation.                
• Monatliche Salär-Verarbeitung (Lohnabrechnungen, Journale, Deklarationen, Auswertungen).   
• Erstellung der Buchungsbelege.                 
• Monatliche Zahlungen (Budget, Plausibilität, Periodenvergleichsjournale prüfen fiktive Mitarbeiter. Abweichungen begründen lassen).              
• Monatliche Zahlungen an die Ausgleichskasse und Familienausgleichskasse.         
• Anwendung der korrekten Quellensteuer-Tarife.             
• Laufende Anmeldung der quellensteuerpflichtigen Mitarbeiter (innert 8 Tagen).                  
• Monatliche und Quartals-Deklarationen bei den Quellensteuern (inkl. Zahlungen).           
• Anspruch auf Familienzulagen (Einholen der Ausbildungsbestätigungen).          
• Anmeldung/Abmeldung der Ansprüche auf Familienzulagen bei der Familienausgleichskasse.            
• Laufende Anmeldungen der Ein- und Austritte sowie Mutationen bei der Pensionskasse.        
• Laufende Überwachung der Versicherungsunterstellung in einem Land nach Personenverkehrsabkommen (für Schweizer und EU/EFTA-Bürger).               
• Laufende Abstimmung aller Durchlaufkonti sowie periodisch FIBU/Lohnbuchhaltung.                 
• Korrekte Handhabung der Entsendungsformalitäten (Inbound und Outbound).        
• Laufende Verfolgung der Gesetze und Vorschriften sowie deren Änderungen.            
• Verantwortliche Person für die Überwachung der Lohnbuchhaltung bestimmen.  

Wichtige Überwachungsaufgabe

Alle verarbeiteten Dokumente sollte Datum und Unterschrift des verantwortlichen Mitarbeiters und des kontrollierenden Mitarbeiters tragen (es darf keine nicht visierten bzw. nicht unterzeichneten Dokumente und Belege geben).

Überwachung im Rahmen des internen Kontrollsystems

Beim internen Kontrollsystem (IKS) handelt es sich um die Gesamtheit aller vom Verwaltungsrat und der Geschäftsleitung angeordneten Vorgänge, Methoden und Massnahmen (Kontrollmassnahmen), die dazu dienen, einen ordnungsgemässen Ablauf des betrieblichen Geschehens sicherzustellen. Die organisatorischen Massnahmen der internen Kontrolle sind in die Betriebsabläufe integriert, das heisst, sie erfolgen arbeitsbegleitend oder sind dem Arbeitsvollzug unmittelbar vor- oder nachgelagert.  

Die interne Kontrolle wirkt unterstützend bei             

• der Erreichung der geschäftspolitischen Ziele durch eine wirksame und effiziente Geschäftsführung. 
• der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften (Compliance).        
• dem Schutz des Geschäftsvermögens.            
• der Verhinderung, Verminderung und Aufdeckung von Fehlern und Unregelmässigkeiten.     
• der Sicherstellung der Zuverlässigkeit und Vollständigkeit der Buchführung.           
• der zeitgerechten und verlässlichen finanziellen Berichterstattung.  

Gesetzesbestimmungen für Personen, die der ordentlichen Revision unterliegen
Art. 728a OR: Die Revisionsstelle prüft, ob ein internes Kontrollsystem existiert. Die Revisionsstelle berücksichtigt bei der Durchführung und Festlegung des Prüfungsumfangs das interne Kontrollsystem.
Art. 728b OR: Die Revisionsstelle erstattet dem Verwaltungsrat einen umfassenden Bericht mit Feststellungen über die Rechnungslegung, das interne Kontrollsystem sowie die Durchführung und das Ergebnis der Revision.  

Hinweis: Da auch im Personalbereich erhebliche Risiken für einen Betrieb anfallen können, ist dem IKS und den Prozessen grösste Aufmerksamkeit zu schenken. Auch im Personalbereich muss das

• IKS vorhanden und überprüfbar sein (aktuelle Dokumentation).
• IKS den Mitarbeitern bekannt sein.
• IKS angewendet werden.
• IKS den jeweiligen Geschäftsrisiken und dem Geschäftsumfang angemessen sein.
• Kontrollbewusstsein im Unternehmen vorhanden sein.

Prozessdokumentation: Auch für den Personalbereich muss die IKS-Prozessdokumentation vorhanden sein. Sie stellt zusammen mit den übrigen Bereichen eine gemeinsame Basis dar für das gesamte Unternehmen, Risikomanagement, IT, Interne und Externe Revision. Die Prozessdokumentation kann, je nach eingesetztem System, für die Dokumentation der Kontrolltätigkeit und der Prozessbewertung eingesetzt werden. Die Effizienz von Bewertungen, Analysen ist höher (weniger Erhebungen per Interview sind nötig).

Überwachungsaufgaben: Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften

Die gesetzlichen Vorschriften im Bereich des Personalwesens sind sehr vielfältig. Nebst den allgemein bekannten Vorschriften          

• der AHV/IV/EO/ALV,          
• über das Personenverkehrsabkommens CH-EU-EFTA (inkl. Koordination der Versicherungsunterstellung und Bewilligungen),
• nach dem Entsendegesetz (Normen betr. Arbeits- und Lohnbedingungen für Entsandte),            
• über die Familienzulagen,          
• der Steuergesetzgebung (Steuergesetz, Quellensteuer, Doppelbesteuerungsabkommen, Lohnausweis etc.,
• der obligatorischen Unfallversicherung der betrieblichen Vorsorge,
• des Datenschutzes,            
• der Buchführungsvorschriften (z.B. Abgrenzungen), 

sind insbesondere die arbeitsrechtlichen Vorschriften (OR und ArG) äussert komplex. Die Praxis zeigt, dass insbesondere die arbeitsrechtlichen Vorschriften zu wenig bekannt sind, weshalb es sich lohnt, sich auch mit diesen Vorschriften auch im Rahmen der Überwachungsaufgaben eingehend auseinanderzusetzen.  

Die Überwachung der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften obliegt dem Arbeitgeber. Gemäss Art. 59 ArG ist der Arbeitgeber strafbar, wenn er den Vorschriften über
a. den Gesundheitsschutz und die Plangenehmigung vorsätzlich oder fahrlässig zuwiderhandelt;
b. die Arbeits- und Ruhezeit vorsätzlich zuwiderhandelt;
c. den Sonderschutz der jugendlichen oder weiblichen Arbeitnehmer vorsätzlich oder fahrlässig zuwiderhandelt.  

Art. 321c OR Überstundenarbeit
¹ Wird gegenüber dem zeitlichen Umfang der Arbeit, der verabredet oder üblich oder durch Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag bestimmt ist, die Leistung von Überstundenarbeit notwendig, so ist der Arbeitnehmer dazu soweit verpflichtet, als er sie zu leisten vermag und sie ihm nach Treu und Glauben zugemutet werden kann.
² Im Einverständnis mit dem Arbeitnehmer kann der Arbeitgeber die Überstundenarbeit innert eines angemessenen Zeitraumes durch Freizeit von mindestens gleicher Dauer ausgleichen.
³ Wird die Überstundenarbeit nicht durch Freizeit ausgeglichen und ist nichts anderes schriftlich verabredet oder durch Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag bestimmt, so hat der Arbeitgeber für die Überstundenarbeit Lohn zu entrichten, der sich nach dem Normallohn samt einem Zuschlag von mindestens einem Viertel bemisst.

Art. 12 ArG Voraussetzungen und Dauer der Überzeitarbeit
¹ Die wöchentliche Höchstarbeitszeit darf ausnahmsweise überschritten werden
a. wegen Dringlichkeit der Arbeit oder ausserordentlichen Arbeitsandranges;
b. für Inventaraufnahmen, Rechnungsabschlüsse und Liquidationsarbeiten;
c. zur Vermeidung oder Beseitigung von Betriebsstörungen, soweit dem Arbeitgeber nicht andere Vorkehren zugemutet werden können. 
² Die Überzeit darf für den einzelnen Arbeitnehmer zwei Stunden im Tag nicht überschreiten, ausser an arbeitsfreien Werktagen oder in Notfällen, und im Kalenderjahr insgesamt nicht mehr betragen als:
a. 170 Stunden für Arbeitnehmer mit einer wöchentlichen Höchstarbeitszeit von 45 Stunden;
b. 140 Stunden für Arbeitnehmer mit einer wöchentlichen Höchstarbeitszeit von 50 Stunden.  

Entschädigung Art. 13 Abs. 1 ArG
Freizeitausgleich Art. 13 Abs. 2 ArG

Ruhezeiten:

• Tägliche Ruhezeit Art. 15a ff. ArG
• Pausen Art. 15 ff. ArG  
• Verbot der Sonntagsarbeit Art. 18 ff. ArG  
• Verbot der Nachtarbeit Art. 16 ArG   
• Wöchentlicher freier Halbtag Art. 21 ff. ArG