Überwachungsaufgaben: Bei der Lohnbuchhaltung
KURZ ZUSAMMENGEFASST
In der Lohnbuchhaltung ist eine strikte funktionale Gewaltentrennung unabdingbar, um Risiken zu minimieren und die Integrität des Internen Kontrollsystems (IKS) zu gewährleisten. Personen, die Daten erfassen oder Zahlungen generieren, dürfen diese Vorgänge nicht selbst kontrollieren oder freigeben. Diese organisatorische Trennung schafft Transparenz und verhindert, dass Fehler oder Unregelmässigkeiten unbemerkt bleiben.
Die wichtigsten Punkte:
- Trennung von Erfassung, Kontrolle und Genehmigung bei allen Lohnprozessen.
- Laufende Überwachung gesetzlicher Änderungen (AHV, Quellensteuer, Arbeitsrecht).
- Dokumentation aller Kontrollen durch Datum und Unterschrift verantwortlicher Personen.
- Regelmässige Plausibilitätsprüfungen der monatlichen Zahlungen und Deklarationen.
- Sicherstellung, dass das IKS im Personalbereich bekannt und angewendet wird.
Ralph Büchel
Ralph Büchel ist Geschäftsleiter von Caveris. Er hat seine Berufserfahrung in der Gewerbe- und Industriebranche begonnen. Danach wechselte er ins Treuhand/Revisionsgeschäft und später in die Steuerverwaltung. Bevor er dann seine eigene Firma die Caveris AG vor über 10 Jahren gründete, war er Abteilungsleiter Besoldungsadministration/Versicherungen eines grösseren Unternehmens. In dieser Funktion war er gleichzeitig Geschäftsleiter einer Pensionsversicherung.
In seinem beruflichen Werdegang hat er sich fundiertes Wissen im Finanz- und Rechnungswesen, in der Lohnbuchhaltung und rund um die soziale Sicherheit (Sozialversicherungsabkommen und Sozialversicherungen) angeeignet. Berufsbegleitend hat Ralph Büchel unter anderem Ausbildungen zum Wirtschaftstechniker SVTS, Treuhänder mit eidg. Fachausweis und Sozialversicherungs-Fachmann mit eidg. Fachausweis abgeschlossen. Seine letzte Ausbildung schloss er mit dem Eidg. Diplom zum Sozialversicherungs-Experten ab. Im methodisch-didaktischen Bereich ist er zertifizierter ECo-C Trainer TQS (European communication certificate) und hat das Zertifikat für Berufspädagogische Bildung für den Unterricht an höheren Fachschulen. Er ist Prüfungsexperte in verschiedenen Ausbildungen.
Welche Überwachungsaufgaben und Kontrollmechanismen sind in der Schweizer Lohnbuchhaltung zwingend erforderlich?
Überwachungsaufgaben im Lohnbereich
Diejenigen Mitarbeitenden, welche berechtigt sind, Daten im System zu verändern, dürfen ihre Arbeiten nicht selbst kontrollieren. Im Lohnbereich ist auch zu beachten, dass Zahlungen generiert werden, welche nicht durch die gleichen Personen, welche diese erfasst haben, frei gegeben werden können etc.
Es muss im Interesse einer Geschäftsleitung liegen, dass sie aus Risikogründen diesem Punkt auch im Lohnwesen die notwendige Beachtung schenkt. Eine klare Trennung zwischen ausführenden, kontrollierenden und genehmigenden Tätigkeiten schafft die Grundlage dafür, dass Überwachungsaufgaben effektiv wahrgenommen werden können.
Laufende Überwachungsaufgaben
Wie auch in den übrigen Bereichen ist das Tagesgeschäft (nebst den speziellen Jahresendarbeiten- und -kontrollen) laufend zu überwachen, d. h.
- Laufende Pflege des Lohnsystems inkl. Nachverfolgung und Umsetzung von gesetzlichen oder vertraglichen Änderungen
- Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter Änderungen in ihren Personaldaten laufend bekannt geben
- Sicherstellung der Kontinuität und einer angemessenen Organisation
- Monatliche Salär-Verarbeitung (Lohnabrechnungen, Journale, Deklarationen, Auswertungen)
- Erstellung der Buchungsbelege
- Monatliche Zahlungen (Budget, Plausibilität, Periodenvergleichsjournale, Prüfen fiktiver Mitarbeitender, Abweichungen begründen lassen)
- Monatliche Zahlungen an die Ausgleichskasse und Familienausgleichskasse
- Anwendung der korrekten Quellensteuer-Tarife und Berechnungen
- Laufende Anmeldung der quellensteuerpflichtigen Mitarbeiter (innert 8 Tagen) oder via ELM
- Monatliche (und Quartals-Deklarationen) bei den Quellensteuern (inkl. Zahlungen) oder via ELM
- Anspruch auf Familienzulagen (Einholen der Ausbildungsbestätigungen)
- Anmeldung/Abmeldung der Ansprüche auf Familienzulagen bei der Familienausgleichskasse
- Laufende Anmeldungen der Ein- und Austritte sowie Mutationen bei der Pensionskasse
- Laufende Überwachung und Sicherstellung der korrekten Versicherungsunterstellung in einem Land nach Personenverkehrsabkommen (für Schweizer und EU/EFTA-Bürger)
- Laufende Abstimmung aller Durchlaufkonti sowie periodisch FIBU/Lohnbuchhaltung
- Korrekte Handhabung der Entsendungsformalitäten (Inbound und Outbound)
- Laufende Verfolgung der Gesetze und Vorschriften sowie deren Änderungen
- Verantwortliche Person für die Überwachung der Lohnbuchhaltung bestimmen
Wichtige Überwachungsaufgaben
Alle verarbeiteten Dokumente sollten Datum und Unterschrift des verantwortlichen Mitarbeiters und des kontrollierenden Mitarbeiters tragen (es darf keine nicht visierten bzw. nicht unterzeichneten Dokumente und Belege geben).
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