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Überwachungsaufgaben: Bei der Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung ist ein Teil des Rechnungswesens, welche aus Diskretionsgründen und den speziellen Anforderungen separat geführt wird. Bezüglich des IKS (= Internes Kontrollsystem) unterliegt diese den gleichen Anforderungen wie die übrigen Bereiche des Betriebes. Es ist daher, wenn immer es die Grösse und Struktur eines Betriebes zulassen, auf eine Gewaltentrennung zu achten.

01.06.2022 Von: Brigitte Zulauf
Überwachungsaufgaben

Überwachungsaufgaben im Lohnbereich

Diejenigen Mitarbeitenden, welche berechtigt sind, Daten im System zu verändern, dürfen ihre Arbeiten nicht selbst kontrollieren. Im Lohnbereich ist auch zu beachten, dass Zahlungen generiert werden, welche nicht durch die gleichen Personen, welche diese erfasst haben, frei gegeben werden können etc.

Es muss im Interesse einer Geschäftsleitung liegen, dass sie aus Risikogründen diesem Punkt auch im Lohnwesen die notwendige Beachtung schenkt.

Laufende Überwachungsaufgaben

Wie auch in den übrigen Bereichen ist das Tagesgeschäft (nebst den speziellen Jahresendarbeiten- und -kontrollen) laufend zu überwachen, d. h.   

  • Laufende Pflege des Lohnsystems inkl. Nachverfolgung und Umsetzung von gesetzlichen oder vertraglichen Änderungen  
  • Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter Änderungen in ihren Personaldaten laufend bekannt geben
  • Sicherstellung der Kontinuität und einer angemessenen Organisation
  • Monatliche Salär-Verarbeitung (Lohnabrechnungen, Journale, Deklarationen, Auswertungen)
  • Erstellung der Buchungsbelege
  • Monatliche Zahlungen (Budget, Plausibilität, Periodenvergleichsjournale, Prüfen fiktiver Mitarbeitender, Abweichungen begründen lassen)
  • Monatliche Zahlungen an die Ausgleichskasse und Familienausgleichskasse
  • Anwendung der korrekten Quellensteuer-Tarife und Berechnungen
  • Laufende Anmeldung der quellensteuerpflichtigen Mitarbeiter (innert 8 Tagen) oder via ELM
  • Monatliche (und Quartals-Deklarationen) bei den Quellensteuern (inkl. Zahlungen) oder via ELM
  • Anspruch auf Familienzulagen (Einholen der Ausbildungsbestätigungen)
  • Anmeldung/Abmeldung der Ansprüche auf Familienzulagen bei der Familienausgleichskasse
  • Laufende Anmeldungen der Ein- und Austritte sowie Mutationen bei der Pensionskasse
  • Laufende Überwachung und Sicherstellung der korrekten Versicherungsunterstellung in einem Land nach Personenverkehrsabkommen (für Schweizer und EU/EFTA-Bürger)
  • Laufende Abstimmung aller Durchlaufkonti sowie periodisch FIBU/Lohnbuchhaltung
  • Korrekte Handhabung der Entsendungsformalitäten (Inbound und Outbound)
  • Laufende Verfolgung der Gesetze und Vorschriften sowie deren Änderungen
  • Verantwortliche Person für die Überwachung der Lohnbuchhaltung bestimmen

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