19.11.2020

Überwachungsaufgaben: Bei der Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung ist ein Teil des Rechnungswesens, welche aus Diskretionsgründen und den speziellen Anforderungen separat geführt wird. Bezüglich des IKS (= Internes Kontrollsystem) unterliegt diese den gleichen Anforderungen wie die übrigen Bereiche des Betriebes. Es ist daher, wenn immer es die Grösse und Struktur eines Betriebes zulassen, auf eine Gewaltentrennung zu achten.

Von: Brigitte Zulauf  DruckenTeilen 

Brigitte Zulauf

Brigitte Zulauf, PwC, Partner, Leiterin Treuhand Schweiz, absolvierte die Grundausbildung Wirtschaftsmatura, erwarb anschliessend das Lehrerpatent und 1992 den Fachausweis Treuhänder. Sie bildet sich seitdem laufend weiter und hat im November 2013 den Master of Advanced Studies ZFH in Human Capital Management abgeschlossen. Nebst der Gesamtverantwortung für den Bereich Treuhand bei PwC prägt sie vor allem die Weiterentwicklung der Outsourcing- und Beratungsdienstleistungen rund um die Personal- und Saläradministration.

 

 

Überwachungsaufgaben

Überwachungsaufgaben im Lohnbereich

Diejenigen Mitarbeitenden, welche berechtigt sind, Daten im System zu verändern, dürfen ihre Arbeiten nicht selbst kontrollieren. Im Lohnbereich ist auch zu beachten, dass Zahlungen generiert werden, welche nicht durch die gleichen Personen, welche diese erfasst haben, frei gegeben werden können etc.

Es muss im Interesse einer Geschäftsleitung liegen, dass sie aus Risikogründen diesem Punkt auch im Lohnwesen die notwendige Beachtung schenkt.

Laufende Überwachungsaufgaben

Wie auch in den übrigen Bereichen ist das Tagesgeschäft (nebst den speziellen Jahresendarbeiten- und -kontrollen) laufend zu überwachen, d. h.   

  • Laufende Pflege des Lohnsystems inkl. Nachverfolgung und Umsetzung von gesetzlichen oder vertraglichen Änderungen  
  • Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter Änderungen in ihren Personaldaten laufend bekannt geben
  • Sicherstellung der Kontinuität und einer angemessenen Organisation
  • Monatliche Salär-Verarbeitung (Lohnabrechnungen, Journale, Deklarationen, Auswertungen)
  • Erstellung der Buchungsbelege
  • Monatliche Zahlungen (Budget, Plausibilität, Periodenvergleichsjournale, Prüfen fiktiver Mitarbeitender, Abweichungen begründen lassen)
  • Monatliche Zahlungen an die Ausgleichskasse und Familienausgleichskasse
  • Anwendung der korrekten Quellensteuer-Tarife und Berechnungen
  • Laufende Anmeldung der quellensteuerpflichtigen Mitarbeiter (innert 8 Tagen) oder via ELM
  • Monatliche (und Quartals-Deklarationen) bei den Quellensteuern (inkl. Zahlungen) oder via ELM
  • Anspruch auf Familienzulagen (Einholen der Ausbildungsbestätigungen)
  • Anmeldung/Abmeldung der Ansprüche auf Familienzulagen bei der Familienausgleichskasse
  • Laufende Anmeldungen der Ein- und Austritte sowie Mutationen bei der Pensionskasse
  • Laufende Überwachung und Sicherstellung der korrekten Versicherungsunterstellung in einem Land nach Personenverkehrsabkommen (für Schweizer und EU/EFTA-Bürger)
  • Laufende Abstimmung aller Durchlaufkonti sowie periodisch FIBU/Lohnbuchhaltung
  • Korrekte Handhabung der Entsendungsformalitäten (Inbound und Outbound)
  • Laufende Verfolgung der Gesetze und Vorschriften sowie deren Änderungen
  • Verantwortliche Person für die Überwachung der Lohnbuchhaltung bestimmen

Wichtige Überwachungsaufgabe

Alle verarbeiteten Dokumente sollten Datum und Unterschrift des verantwortlichen Mitarbeiters und des kontrollierenden Mitarbeiters tragen (es darf keine nicht visierten bzw. nicht unterzeichneten Dokumente und Belege geben).

Überwachung im Rahmen des internen Kontrollsystems

Beim internen Kontrollsystem (IKS) handelt es sich um die Gesamtheit aller vom Verwaltungsrat und der Geschäftsleitung angeordneten Vorgänge, Methoden und Massnahmen (Kontrollmassnahmen), die dazu dienen, einen ordnungsgemässen Ablauf des betrieblichen Geschehens sicherzustellen. Die organisatorischen Massnahmen der internen Kontrolle sind in die Betriebsabläufe integriert, das heisst, sie erfolgen arbeitsbegleitend oder sind dem Arbeitsvollzug unmittelbar vor- oder nachgelagert.

Die interne Kontrolle wirkt unterstützend bei             

  • der Erreichung der geschäftspolitischen Ziele durch eine wirksame und effiziente Geschäftsführung;
  • der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften (Compliance);
  • dem Schutz des Geschäftsvermögens;
  • der Verhinderung, Verminderung und Aufdeckung von Fehlern und Unregelmässigkeiten;
  • der Sicherstellung der Zuverlässigkeit und Vollständigkeit der Buchführung

der zeitgerechten und verlässlichen finanziellen Berichterstattung.
 

Gesetzesbestimmungen für Gesellschaften, die der ordentlichen Revision unterliegen

OR Art. 728aOR Art. 728b

Die Revisionsstelle prüft, ob ein internes Kontrollsystem existiert.
Die Revisionsstelle berücksichtigt bei der Durchführung und Festlegung des Prüfungsumfangs das interne Kontrollsystem.

Die Revisionsstelle erstattet dem Verwaltungsrat einen umfassenden Bericht mit Feststellungen über die Rechnungslegung, das interne Kontrollsystem sowie die Durchführung und das Ergebnis der Revision.

Hinweis:
Da auch im Personalbereich erhebliche Risiken für einen Betrieb anfallen können, ist dem IKS und den Prozessen grösste Aufmerksamkeit zu schenken.
Auch im Personalbereich muss das

  • IKS vorhanden und überprüfbar sein (aktuelle Dokumentation)
  • IKS muss den Mitarbeitern bekannt sein
  • IKS muss angewendet werden
  • IKS muss den jeweiligen Geschäftsrisiken und dem Geschäftsumfang angemessen sein
  • Kontrollbewusstsein muss im Unternehmen vorhanden sein
 
Prozessdokumentation:
Auch für den Personalbereich muss die IKS-Prozessdokumentation vorhanden sein. Sie stellt zusammen mit den übrigen Bereichen eine gemeinsame Basis dar für das gesamte Unternehmen, Risk Management, IT, Interne und Externe Revision. Die Prozessdokumentation kann, je nach eingesetztem System, für die Dokumentation der Kontrolltätigkeit und der Prozessbewertung eingesetzt werden. Die Effizienz von Bewertungen, Analysen ist höher (weniger Erhebungen per Interview sind nötig).

Überwachungsaufgaben: Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften

Die gesetzlichen Vorschriften in den Bereichen des Personalwesens sind sehr vielfältig. Nebst den allgemein bekannten Vorschriften

  • der AHV/IV/EO/ALV
  • über das Personenverkehrsabkommens CH-EU-EFTA (inkl. Koordination der Versicherungsunterstellung
  • und Bewilligungen)
  • nach dem Entsendegesetz (Normen betr. Arbeits- und Lohnbedingungen für Entsandte) inkl. Flankierende Massnahmen
  • über die Familienzulagen
  • der Steuergesetzgebung (Steuergesetz, Quellensteuer, Doppelbesteuerungsabkommen, Lohnausweis
  • etc.)
  • der obligatorischen Unfallversicherung
  • der betrieblichen Vorsorge
  • des Datenschutzes
  • der Buchführungsvorschriften (z. B. Abgrenzungen)

sind insbesondere die arbeitsrechtlichen Vorschriften (OR und ArG, aber auch DSG und GIG) äusserst komplex. Die Praxis zeigt, dass insbesondere die arbeitsrechtlichen Vorschriften zu wenig bekannt sind, weshalb es sich lohnt, sich auch mit diesen Vorschriften im Rahmen der Überwachungsaufgaben eingehend auseinanderzusetzen. Im Bereich des Personalwesens greifen mehr als 150 Normen. Insbesondere auch branchenspezifische Regelungen müssen der Unternehmung bekannt sein, damit diese korrekt berücksichtigt werden können.

Die Überwachung der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften obliegt dem Arbeitgebenden. Gemäss Art. 59 des Arbeitsgesetzes ist der Arbeitgebende strafbar, wenn er den Vorschriften über

 

    Überstunden

    Art. 321c OR

    1. Wird gegenüber dem zeitlichen Umfang der Arbeit, der verabredet oder üblich oder durch Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag bestimmt ist, die Leistung von Überstundenarbeit notwendig, so ist der Arbeitnehmer dazu soweit verpflichtet, als er sie zu leisten vermag und sie ihm nach Treu und Glauben zugemutet werden kann.
    2. Im Einverständnis mit dem Arbeitnehmer kann der Arbeitgeber die Überstundenarbeit innert eines angemessenen Zeitraumes durch Freizeit von mindestens gleicher Dauer ausgleichen.
    3. Wird die Überstundenarbeit nicht durch Freizeit ausgeglichen und ist nichts anderes schriftlich verabredet oder durch Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag bestimmt, so hat der Arbeitgeber für die Überstundenarbeit Lohn zu entrichten, der sich nach dem Normallohn samt einem Zuschlag von mindestens einem Viertel bemisst.
     
    Überzeit

    Art. 12 ArG.

    Voraussetzungen und Dauer der Überzeitarbeit

    1. Die wöchentliche Höchstarbeitszeit darf ausnahmsweise überschritten werden
      a. wegen Dringlichkeit der Arbeit oder ausserordentlichen Arbeitsandranges;
      b. für Inventaraufnahmen, Rechnungsabschlüsse und Liquidationsarbeiten;
      c. zur Vermeidung oder Beseitigung von Betriebsstörungen, soweit dem Arbeitgeber nicht
      andere Vorkehren zugemutet werden können.
    2. Die Überzeit darf für den einzelnen Arbeitnehmer zwei Stunden im Tag nicht über-
      schreiten, ausser an arbeitsfreien Werktagen oder in Notfällen, und im Kalenderjahr
      insgesamt nicht mehr betragen als:
      a. 170 Stunden für Arbeitnehmer mit einer wöchentlichen Höchstarbeitszeit von 45 Stunden;
      b. 140 Stunden für Arbeitnehmer mit einer wöchentlichen Höchstarbeitszeit von 50 Stunden.

    Entschädigung Art. 13 Abs. 1 ArG.

    Freizeitausgleich Art. 13 Abs. 2 ArG

    SchichtarbeitVerordnung 1 zum Arbeitsgesetz, Art. 34 ff.
    Ruhezeiten 
    • Tägliche Ruhezeit ArG 15aPausen ArG 15
    • Sonntag ArG 18 ff.
    • Nachtarbeit ArG 16 ff
    • Wöchentlich freier Halbtag ArG 21
     
    • den Gesundheitsschutz und die Plangenehmigung vorsätzlich oder fahrlässig zuwiderhandelt;
    • die Arbeits- und Ruhezeit vorsätzlich zuwiderhandelt;
    • Den Sonderschutz der jugendlichen oder weiblichen Arbeitnehmer vorsätzlich oder fahrlässig zuwiderhandelt.

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