Spesenabrechnung: Zentrale Punkte für die Buchhaltung
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die Spesenabrechnung erfordert eine klare Trennung der Verantwortlichkeiten zwischen Mitarbeitenden, Vorgesetzten und dem Rechnungswesen. Während die Mitarbeitenden für die korrekte Erfassung und Belegvorlage zuständig sind, prüfen Vorgesetzte die betriebliche Notwendigkeit und das Rechnungswesen die formale Richtigkeit. Ein funktionierender Prozess mit klaren Kontrollen ist essenziell, um Risiken wie die Ablehnung des Vorsteuerabzugs zu vermeiden.
Die wichtigsten Punkte:
- Mitarbeitende erfassen Spesen selbstständig und sammeln Originalbelege.
- Vorgesetzte prüfen die inhaltliche Rechtfertigung und genehmigen die Abrechnung.
- Das Rechnungswesen übernimmt die formale Kontrolle und die Auszahlung.
- Ein dokumentierter Prozess ist für das Interne Kontrollsystem (IKS) zwingend erforderlich.
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prof. Dr. rer. pol. Thomas Rautenstrauch ist Dozent für Controlling und Corporate Finance im Institut für Finance and Law der OST - Ostschweizer Fachhochschule. Er wirkt zudem seit 2007 als Dozent und Prüfungsexperte bei der ExpertSuisse für die Ausbildung zum dipl. Wirtschaftsprüfer und dipl. Steuerexperten sowie seit 2014 als Gastprofessor für Managerial Accounting im EMBA des MCI Management Center Innsbruck. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.
Wer ist für die Spesenabrechnung verantwortlich und wie funktioniert der Prozess?
Die Akteure im Spesenabrechnungsprozess
Neben dem jeweiligen Prozessablauf ist aus Sicht einer Organisation und internen Kontrolle der Spesenabrechnung auch nach den Zuständigkeiten der beteiligten Akteure zu fragen. Zu diesen gehören:
| Akteur | Verantwortung |
|---|---|
| Mitarbeitende (Antragsteller) | Spesenerfassung, Belegsammlung und -übermittlung |
| Rechnungswesen | Formelle Kontrolle, Prüfung der Einhaltung des Spesen-Reglements |
| Vorgesetzte | inhaltliche Kontrolle (unter Berücksichtigung des Spesenreglements) |
Mitarbeitende
Die Mitarbeitenden, bei denen Spesenkosten angefallen sind, erfassen ihre Spesen selbst. Sie sind dabei für folgende Aufgaben verantwortlich:
- Korrekte Erfassung der betriebsnotwendigen Spesen und der zugehörigen Belege im Abrechnungssystem
- Bei Spezialbewilligungen: Einholen der entsprechenden Bewilligung und korrekte Erfassung im Abrechnungssystem
- Korrektes Zuordnen der Belege zu einer erfassten und betriebsnotwendigen Spesenposition
- Freigabe der erfassten Spesen innert vorgegebener Frist
- Aufbewahrungspflicht der Originalbelege bis zu deren Weiterleitung ans Rechnungswesen
Rechnungswesen
Das Rechnungswesen übernimmt in vielen Unternehmen die Kontroll-Funktion im Rahmen der Spesenabrechnung und somit die Qualitätssicherung. Die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten des Rechnungswesens sollten daher Bestandteil einer aus IKS-Sicht ohnehin notwendigen Dokumentation aller Aufgaben, Verantwortungen und Zuständigkeiten.
Im Rahmen seiner Zuständigkeit für die Spesenabrechnung überprüft das Rechnungswesen zunächst die Spesen auf formale Richtigkeit. Durch Übernahme dieser formellen Kontrolle durch das Rechnungswesen soll nicht nur die Einhaltung der Vorgaben garantiert werden, sondern es sollen zudem die Vorgesetzten von Prüfaufgaben entlastet werden.
Wird das Spesenreglement nicht korrekt angewandt, kann das Rechnungswesen Anpassungen vornehmen und eine Information mit Begründung der Korrektur an die erfassende Person schicken.
Bei einer gegen das Spesenreglement verstossenden Erfassung oder bei fehlenden Belegen kann das Rechnungswesen die Spesenabrechnung zurückweisen und muss die erfassende Person mit der Begründung der Korrektur beauftragen.
Wurde die Spesenabrechnung korrekt erfasst, veranlasst das Rechnungswesen die Auszahlung der effektiven Spesen. Dabei werden nur korrekt erfasste Belege ausgezahlt.
Physische und/oder digitale bzw. elektronische Belege müssen schliesslich vom Rechnungswesen entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen aufbewahrt werden.
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Vorgesetzte
In Abhängigkeit vom jeweils vorliegenden Spesenreglement gehört es regelmässig zu den Aufgaben von Vorgesetzten zu prüfen, ob die zur Abrechnung vorgebrachten Spesenausgaben ihrer Mitarbeitenden betrieblich und inhaltlich gerechtfertigt ist. Dazu gehört im Standardfall ein Visum durch Unterschrift, womit die Zustimmung bzw. Genehmigung der Abrechnung/ Auszahlung von angefallenen Spesenbeträgen erfolgt. Sie haben zugleich eine Informationspflicht über das Ergebnis ihrer Prüfung gegenüber dem Rechnungswesen.
Daraus ergeben sich für die Vorgesetzten folgende Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten:
| Aufgaben | Kompetenzen | Verantwortlich für |
|---|---|---|
| Prüfung jeder Spesenposition hinsichtlich betrieblicher Notwendigkeit auf der Grundlage des Spesenreglements | Rückweisung bei nicht betrieblich notwendigen Spesen oder bei falscher / unvollständiger Erfassung | Kontrolle der von unterstellten Mitarbeitenden erfassten Spesenausgaben |
| Freigabe der von unterstellten Mitarbeitenden erfassten Spesen(positionen) | Schriftliche Bewilligung / Visum | Rückmeldung ans Rechnungswesen innerhalb einer festgelegten Frist |
Beispielprozess Spesenabrechnung
Im Nachgang erfolgt die Verarbeitung im Rechnungswesen, welche vor allem auch aus Sicht des IKS von Relevanz ist.
Checkliste
- Belege für alle betriebsnotwendigen Ausgaben sofort sammeln und digitalisieren.
- Spesenpositionen im Abrechnungssystem korrekt erfassen und zuordnen.
- Erforderliche Spezialbewilligungen vor der Erfassung einholen.
- Originalbelege bis zur Weiterleitung ans Rechnungswesen sicher aufbewahren.
- Abrechnung fristgerecht an den Vorgesetzten zur Prüfung übermitteln.
- Prüfung auf betriebliche Notwendigkeit durch den Vorgesetzten sicherstellen.
- Formale Richtigkeit und Einhaltung des Spesenreglements durch das Rechnungswesen prüfen lassen.
- Bei Rückweisung die Korrektur mit Begründung sofort nachholen.
- Auszahlung der effektiven Spesen erst nach Freigabe veranlassen.
- Belege gemäss gesetzlichen Bestimmungen fristgerecht archivieren.
Relevante Risiken aus IKS-Sicht
Aus Sicht des Internen Kontrollsystems ergibt sich die Notwendigkeit, zum einen den bestehenden Prozess der Spesenabrechnung zu visualisieren bzw. zu beschreiben. Zum anderen sind allfällige Prozessrisiken und zugehörige Kontrollen im Rahmen einer Risiko-Kontroll-Matrix zu dokumentieren.
Hinsichtlich der Identifikation möglicher Prozessrisiken können die folgenden Leitfragen dienlich sein:
- Sind alle Spesenabrechnungen und zugehörige vollständig erfasst?
- Sind alle Spesenabrechnungen echt?
- Sind alle Spesenabrechnungen korrekt berechnet?
- Sind alle Spesenabrechnungen periodengerecht erfasst?
- Sind alle Spesenabrechnungen korrekt kontiert?
- Sind alle Spesenabrechnungen korrekt verbucht?
- Sind alle Spesenabrechnungen korrekt ausbezahlt?
Bei Fehlern droht hier vor allem das Risiko einer Ablehnung des Vorsteuer-Abzugs. Auch aus diesem Grund verdienen die steuerrechtlichen Anforderungen an die Spesenabrechnung entsprechende Aufmerksamkeit.
FAQ: Spesenabrechnung
Wer trägt die Verantwortung für die formale Kontrolle der Spesen?
Das Rechnungswesen ist primär für die formelle Kontrolle zuständig. Es prüft die Einhaltung des Spesenreglements, die Richtigkeit der Berechnung und die Vollständigkeit der Belege, um die Vorgesetzten zu entlasten.
Was passiert, wenn Belege fehlen oder das Reglement verletzt wird?
Das Rechnungswesen kann die Spesenabrechnung zurückweisen. Die erfassende Person wird über den Fehler informiert und muss die Abrechnung korrigieren oder fehlende Belege nachreichen, bevor eine Auszahlung erfolgen kann.
Welche Rolle spielt das Interne Kontrollsystem (IKS) bei Spesen?
Das IKS erfordert eine Dokumentation des Prozesses und eine Risikoanalyse. Es gilt sicherzustellen, dass alle Abrechnungen echt, korrekt berechnet, periodengerecht erfasst und verbucht sind, um Risiken wie den Verlust des Vorsteuerabzugs zu minimieren.
Müssen Vorgesetzte jede Spesenposition prüfen?
Ja, Vorgesetzte müssen prüfen, ob die Ausgaben betrieblich und inhaltlich gerechtfertigt sind. Dies geschieht in der Regel durch ein Visum oder eine Unterschrift, das die Genehmigung zur Auszahlung darstellt.
