Hybrides Arbeiten: Welche Daten für die Flächenplanung eines hybriden Büros relevant sind
Inhalt
- Welche Daten sind für die Flächenplanung im hybriden Büro entscheidend?
- Fixe Arbeitsplatzquoten haben in Zeiten von Hybridarbeit keine echte Aussagekraft mehr
- Diese Kennzahlen sind für die Flächenplanung heute wichtig
- Wie Sie verhindern können, dass zu viele Buchungen ohne echte Nutzung erfolgen
- Der reine Durchschnitt birgt eine grosse Gefahr
- Der Datenschutz als wichtiger Faktor
- So können Sie aus gewonnenen Nutzungsdaten klare Handlungsaufträge ableiten
- FAQ: Hybrides Arbeiten
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die traditionelle Planung von Büroflächen basierend auf festen Arbeitsplatzquoten ist in Zeiten des hybriden Arbeitens nicht mehr aussagekräftig. Entscheidend sind stattdessen reale Nutzungsdaten, um das Verhältnis zwischen vorhandener Fläche und tatsächlicher Präsenz genau abzubilden. Durch den Fokus auf Spitzenlasten statt Durchschnittswerten können Unternehmen erhebliche Mietkosten sparen, ohne die Arbeitsqualität oder das soziale Miteinander zu beeinträchtigen.
Die wichtigsten Punkte:
- Fixe Arbeitsplatzquoten verlieren an Aussagekraft, da hybride Modelle flexible Präsenzmuster erzeugen.
- Fünf Kernkennzahlen wie Auslastungsdaten, Zonenpräferenzen und Mitarbeiterfeedback sind für die Planung essenziell.
- Die Dimensionierung der Workspace-Ressourcen muss sich an der Peak-Auslastung orientieren, nicht am Durchschnitt.
- Digitale Buchungsplattformen helfen, Leerstände zu erkennen und Prozesse zu automatisieren, etwa durch automatische Stornierungen.
- Der Datenschutz und die Anonymität der Datenerhebung sind arbeitsrechtlich zwingende Voraussetzungen für eine vertrauensvolle Nutzung.
Welche Daten sind für die Flächenplanung im hybriden Büro entscheidend?
Fixe Arbeitsplatzquoten haben in Zeiten von Hybridarbeit keine echte Aussagekraft mehr
Eine fixe Arbeitsplatzquote verbunden mit klaren Angaben zur notwendigen Bürofläche pro Mitarbeiter sind Kennzahlen aus einer Zeit, in der noch alle Mitarbeitenden ihren kompletten Arbeitstag im Büro verbracht haben. Diese Arbeit in Präsenz hat eine starke Dynamik im Team mitgebracht, war aber für den Einzelnen mit wenig Flexibilität und hohem Aufwand verbunden.
Hybrides Arbeiten hingegen bringt den Vorteil mit, dass die Arbeitszeit für die Mitarbeitenden deutlich flexibler gestaltet werden kann. In vielen Unternehmen gibt es Quote, wie viel Zeit Mitarbeitende im Homeoffice verbringen dürfen und wie groß der Anteil der Arbeitszeit in Präsenz im Büro sein muss. Andere Unternehmen sind längst dazu übergegangen, einzelne Pflichttermine zu benennen und den Mitarbeitenden ansonsten freie Hand bei der Entscheidung zu lassen.
Einer der grössten Vorteile der hybriden Arbeit für Arbeitgeber ist die Chance, erhebliche Kosten einzusparen. Denn wenn von 100 Mitarbeitenden nie mehr als 40 gleichzeitig im Büro sind, werden keine 100 Büroarbeitsplätze mehr gebraucht. Angefangen von der technischen Ausstattung bis hin zur reinen Miete für Büroräumen gibt es hier riesiges Einsparpotenzial. Vor allem bei Büros in exponierter Lage kann schon die Reduzierung der notwendigen Büroflächen um 20 Prozent zu deutlichen Kostenreduzierungen im Bereich der Miete führen.
Diese Kennzahlen sind für die Flächenplanung heute wichtig
Doch damit solche Einsparpotenziale auch genutzt werden können, müssen die richtigen Kennzahlen abgefragt werden. Denn die Arbeitsplatzquote oder die benötigte Quadratmeterzahl pro Mitarbeiter sagen heute nichts mehr über die tatsächliche Nutzung eines Büros aus. Diese fünf Kennzahlen sollte deshalb jedes Unternehmen abrufen können:
Auslastungs- und Präsenzdaten
Hier wird erfasst, wie viele Personen an welchen Wochentagen wirklich im Gebäude sind. Ausserdem wird die Peak-Auslastung gemessen. So kann man erkennen, zu welchen Zeiten besonders viele Mitarbeitende anwesend sind und wie viele Arbeitsplätze in Spitzenzeiten wirklich benötigt werden.
Das Nutzungsverhalten und Zonen-Präferenzen
Hierüber misst man, wofür die eigenen Mitarbeiter am ehesten ins Büro kommen. Mit dieser Kennzahl wird gemessen, welche Arbeitsbereiche am ehesten genutzt werden. Sind hier Einzelplatzbüros oder Telefonkabinen am ehesten in der Nutzung? Oder treffen sich die Kollegen am ehesten im Besprechungsraum und fahren nach dem Meeting wieder ins Homeoffice? Nutzen oft nur zwei oder drei Personen grosse Besprechungsräume und werden einzelne Büroarbeitsplätze für den ganzen Arbeitstag genutzt oder nur für einige Stunden zu bestimmten Tageszeiten?
Mitarbeiter Feedback
Nur über Befragungen Ihrer Mitarbeitenden können Sie erfahren, warum das Arbeitsplatzverhalten der einzelnen Personen so ist, wie es ist. Fehlt es vielleicht im Büro oder am Arbeitsplatz zu Hause an bestimmten Ausstattungen und wird deshalb der jeweils andere Arbeitsplatz für bestimmte Aufgaben bevorzugt? Was sind die Hauptgründe für den Bürobesuch?
Handelt es sich eher um den Wunsch nach sozialer Interaktion oder geht es um wichtige Besprechungen, die man nicht am Telefon oder per Video-Meeting machen möchte? Vielleicht sucht man in einem Haushalt mit Kindern zu bestimmten Tageszeiten auch einfach die „Ruhe im Büro“?
Gibt es konkrete Wünsche der Mitarbeitenden zur Homeofficequote? Studien zeigen, dass Homeoffice nach wie vor sehr beliebt bei den Mitarbeitenden ist. Nicht immer teilt der Arbeitgeber diese Vorliebe. Hier ist klare Kommunikation erforderlich.
Gebäudetechnische und Umweltdaten
Hierüber kann erfasst werden, wie gesund die Arbeit im Büro einerseits ist (Kohledioxidmenge- und Temperaturmesser in Besprechungsräumen, wie ist die Luftfeuchtigkeit in den Räumen etc.) und andererseits kann der Energieverbrauch effizienter gestaltet werden. Wenn einzelne Etagen teilweise für ganze Tage nicht genutzt werden, können diese „heruntergefahren“ werden, was erhebliche Einsparungen in den Bereichen Strom- und Heizkosten mit sich bringen kann.
Seminar-Empfehlungen
Wie Sie verhindern können, dass zu viele Buchungen ohne echte Nutzung erfolgen
Digitale Buchungs- und Auswertungslösungen aus dem Bereich Workplace Management können eine Hilfe dabei sein, die Nutzung von Workspace wie Einzelarbeitsplätzen, Besprechungsräumen, Telefonboxen und anderen Raumressourcen strukturiert zu erfassen. Wichtig ist, dass diese Daten nur für die Flächennutzung verwendet werden und nicht der Kontrolle einzelner Mitarbeiter dienen können.
Stellen Sie beispielsweise anhand Ihrer Buchungssoftware fest, dass regelmäßig Bereiche gebucht aber dann nicht genutzt werden, besteht Handlungsbedarf. Denn durch diese Buchungsslots, die dann ungenutzt verfallen, müssen andere Mitarbeiter, die wirklich im Büro sind womöglich auf andere Bereiche ausweichen.
Eine Lösung können automatische Stornierungen sein, wenn ein Raum nicht spätestens 5 Minuten nach Beginn eines Termins betreten und durch einen QR-Code als von der buchenden Person genutzt bestätigt wird.
Der reine Durchschnitt birgt eine grosse Gefahr
Wenn der Bedarf an tatsächlichen Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Parkplätzen nur nach dem Durchschnitt der anwesenden Personen berechnet wird, kann es schnell passieren, dass Sie in Spitzenzeiten mehr Mitarbeitende als Arbeitsplätze im Büro haben.
Bei einer Auslastungsquote von 1,5:1 oder sogar 2:1, wie es heute in der Hybridarbeit nicht ungewöhnlich ist, kommen bis zu 2 fest angestellte Mitarbeitende auf einen Arbeitsplatz. Wenn dann mehr als die Hälfte der Mitarbeiter im Büro sind, können einige gar nicht arbeiten oder es müssen Zwischenlösungen gefunden werden, unter denen die Arbeitsqualität aller Beteiligten leidet.
Deshalb sollte sich die Menge an bereitgehaltenem Workspace immer an der Menge der in den Spitzenzeiten anwesenden Mitarbeitenden orientieren.
Checkliste
- Implementieren Sie ein System zur Erfassung realer Präsenzdaten nach Wochentagen und Tageszeiten.
- Analysieren Sie die Peak-Auslastung, um die minimale Anzahl benötigter Arbeitsplätze in Spitzenstunden zu bestimmen.
- Erheben Sie das Nutzungsverhalten der verschiedenen Zonen (Einzelplätze, Meetingräume, Telefonkabinen).
- Führen Sie regelmäßige Befragungen durch, um die Gründe für Bürobesuche und Homeoffice-Wünsche zu verstehen.
- Integrieren Sie gebäudetechnische Sensoren zur Überwachung von Luftqualität und Energieverbrauch.
- Stellen Sie sicher, dass die eingesetzte Software DSGVO-konform arbeitet und keine personenscharfe Überwachung ermöglicht.
- Richten Sie automatische Stornierungsmechanismen ein, um ungenutzte Buchungen zu minimieren.
- Passen Sie die bereitgestellte Fläche kontinuierlich an die ermittelten Spitzenwerte an, um Engpässe zu vermeiden.
- Kommunizieren Sie die neuen Regelungen transparent mit den Mitarbeitenden, um Akzeptanz zu schaffen.
- Nutzen Sie die gewonnenen Insights, um langfristige Effizienzgewinne und höhere Zufriedenheit zu erzielen.
Der Datenschutz als wichtiger Faktor
Sorgen Sie dafür, dass die Buchungen Ihrer Mitarbeitenden stets so anonym wie möglich erfolgen. Die Einbuchungen auf bestimmte Arbeitsplätze, Telefonkabinen oder Besprechungsräume dürfen arbeitsrechtlich nicht als Überwachungsinstrument genutzt werden.
Ohne einen triftigen Grund dürfen personenscharfe Daten gar nicht dauerhaft gespeichert werden. Deshalb ist es wichtig, bei der Auswahl einer entsprechenden Software zur Planung der Arbeitsplatzbelegung darauf zu achten, dass diese DSGVO-konform ist.
So können Sie aus gewonnenen Nutzungsdaten klare Handlungsaufträge ableiten
Wenn Sie die gewonnenen Kennzahlen nutzen, um Ihre bereitgestellte Arbeitsfläche nach den tatsächlichen und gelebten Bedürfnissen Ihrer Mitarbeitenden zu optimieren, wird das auf Dauer zu mehr Effizienz bei der Arbeit und einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit führen.
Dafür ist es wichtig auszuwerten, welche Arbeitsbereiche wirklich regelmässig genutzt werden und welche nur sehr selten frequentiert werden. Ein abschliessendes Bild dazu können Sie allerdings nur durch konkrete Befragungen der Mitarbeitenden erhalten. Diese in Kombination mit den anderen gewonnenen Kennziffern sind starke Hilfsmittel bei der generellen Planung des Arbeitsplatzbedarfs.
FAQ: Hybrides Arbeiten
Warum ist die feste Arbeitsplatzquote im hybriden Modell problematisch?
Da Mitarbeitende nur an bestimmten Tagen oder Zeiten im Büro sind, führt eine fixe Quote oft zu einer Überdimensionierung der Fläche. Die eigentliche Kapazität wird in den meisten Zeiträumen nicht ausgeschöpft, was zu unnötigen Kosten führt.
Wie kann man verhindern, dass gebuchte Räume ungenutzt bleiben?
Effektiv sind digitale Lösungen mit automatischer Stornierungsfunktion. Wenn ein Raum nicht innerhalb eines kurzen Zeitfensters (z. B. 5 Minuten) per QR-Code bestätigt wird, sollte die Buchung automatisch storniert werden, damit andere Mitarbeitenden diesen nutzen können.
Welche Rolle spielt der Datenschutz bei der Erhebung von Nutzungsdaten?
Der Datenschutz ist fundamental. Die Daten dürfen ausschliesslich für die Flächennutzung und nicht zur Kontrolle einzelner Personen verwendet werden. Personenscharfe Daten dürfen ohne triftigen Grund nicht dauerhaft gespeichert werden; die Systeme müssen daher anonymisierend arbeiten und DSGVO-konform sein.
Sollte die Bürofläche nach dem Durchschnitt oder nach der Spitze geplant werden?
Ausreichend Fläche muss immer für die Spitzenzeiten vorhanden sein. Eine Planung nach dem Durchschnitt birgt das Risiko, dass in Phasen hoher Präsenz mehr Mitarbeitende anwesend sind als Arbeitsplätze verfügbar, was die Produktivität und Zufriedenheit stark mindern würde.
Wie beeinflussen Umweltdaten die Flächenplanung?
Gebäudetechnische Daten wie CO2-Messwerte und Temperatur ermöglichen es, ungenutzte Etagen oder Bereiche energieeffizient herunterzufahren. Dies senkt nicht nur die Betriebskosten, sondern sorgt auch für ein gesundes und produktives Arbeitsumfeld in den genutzten Bereichen.
