30.06.2015

Quellensteuerabrechnung: Besteuerungsarten und kantonale Bestimmungen sind massgebend

Der Arbeitgeber hat die Quellensteuer für alle Wohnsitzkantone seiner Arbeitnehmer zu erheben. Er haftet bei unvollständigem Abzug der Quellensteuer bei seinen Mitarbeitenden. Dabei ist pro Monat - bei Kleinbeträgen pro Quartal - die Quellensteuerabrechnung zu erstellen und folgendes zu beachten.

Von: Brigitte Zulauf   Drucken Teilen   Kommentieren  

Brigitte Zulauf

Brigitte Zulauf, PwC, Partner, Leiterin Treuhand Schweiz, absolvierte die Grundausbildung Wirtschaftsmatura, erwarb anschliessend das Lehrerpatent und 1992 den Fachausweis Treuhänder. Sie bildet sich seitdem laufend weiter und hat im November 2013 den Master of Advanced Studies ZFH in Human Capital Management abgeschlossen. Nebst der Gesamtverantwortung für den Bereich Treuhand bei PwC prägt sie vor allem die Weiterentwicklung der Outsourcing- und Beratungsdienstleistungen rund um die Personal- und Saläradministration.

 

 

 

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Quellensteuerabrechnung

Kanton ZH als Beispiel im manuellen Abrechnungsverfahren

Der Kanton ZH sieht beispielweise vor, dass das kantonale Steueramt dem Arbeitgeber die massgebende Abrechnungsperiode mitteilt. Fehlt eine derartige Verfügung seitens des kantonalen Steueramtes, sind die Abrechnungen monatlich oder, wenn während des ganzen Jahres weniger als 10 Steuerpflichtige dem Steuerabzug unterworfen sind, vierteljährlich zu erstellen. Bei Arbeitgebern mit sehr geringen Steuervolumen kann das kantonale Steueramt Zürich halbjährliche oder jährliche (z.B. Au-Pair-Angestellte) Abrechnungsperioden gewähren. Die Abrechnungen müssen innert 15 Tagen nach Ablauf der massgebenden Abrechnungsperiode beim kantonalen Steueramt eingereicht werden, andernfalls wird ein Verzugszins erhoben. Das kantonale Steueramt stellt dem Arbeitgeber entsprechende Abrechnungsformulare zur Verfügung. Die Arbeitgeber können auch eigene Abrechnungsformulare verwenden, sofern diese alle erforderlichen Angaben wie u.a. Personalien der steuerpflichtigen Person, Bruttoleistung, Tarifeinstufung, satzbestimmendes Einkommen, Quellensteuerabzug enthalten.

Die Abrechnungen werden beim kantonalen Steueramt eingebucht und es wird anschliessend die Quellensteuer in Rechnung gestellt. Die Rechnungen sind innert 30 Tagen zu begleichen. Auf verspätet bezahlten Quellensteuern wird Verzugszins erhoben. Kommt der Arbeitgeber der gesetzlichen Abrechnungspflicht nicht nach, kann dies neben der Ausfällung einer Busse wegen Verletzung von Verfahrenspflichten (Art. 174 DBG; § 234 StG ZH) auch eine Ermessenseinschätzung (Art. 130 Abs. 2 DBG; § 139 Abs. 2 StG ZH) zur Folge haben. Erfüllt dagegen der Arbeitgeber einzig seine Zahlungspflicht nicht, wird die ausstehende Quellensteuer auf dem betreibungsrechtlichen Weg eingefordert. Verzugszinsen sowie Bezugskosten werden dem Arbeitgeber dementsprechend  in Rechnung gestellt.  

Quellensteuerabrechnung der weiteren Kantone

Die Kantone haben ihre Formulare meist auf ihrer Webpage aufgeschaltet. Während für die Besteuerungsarten mit den Tarifen A, B, C, D, F, H, L, M, N, O, P via ELM eine einheitliche Übermittlungsform und eine monatliche Abrechnung definiert wurde, gelten bei Übermittlung mittels Formular oft für Grenzgänger und die anderen Formen der Quellensteuern kantonal unterschiedliche Bestimmungen. Diese variieren von monatlichen, quartalsweisen, halbjährlichen bis jährlichen Abrechnungen. Es bestehen zudem teilweise Mindestablieferungsbeträge. Unter diesen Beträgen müssen keine Quellensteuern bezahlt werden.

Einzelne Kantone verlangen zusätzlich eine sogenannte Jahresbestätigung (Lohnausweis), welche weit mehr Informationen verlangt als der eidgenössische Lohnausweis. Der Kanton FR verlangt dies z. B. bis Ende Januar des Folgejahres.

Der Kanton GE verlangt zudem beispielsweise die sogenannte «Attestation quittance» und «Liste récapitulative». Neuste Bestimmungen zeigen den Trend, dass auf diese verzichtet werden kann, wenn der eidg. Lohnausweis für die einzelnen Mitarbeiter die gleichen Informationen bestätigt. Diese zusätzlichen Rekapitulationen und Bestätigungen sind vor allem in Kantonen mit Jahresausgleich anzutreffen.

Der Kanton VD verlangt zudem eine separate Deklaration mit einem entsprechenden Formular, wenn Quellensteuerbeträge und Basen von vergangenen, bereits abgerechneten Perioden geändert werden.

Rechnet ein Arbeitgeber zudem Mitarbeiterbeteiligungen für Quellensteuerpflichtige mit dem normalen Tarif ab, muss er regelmässig Details zu diesen als Anhang zur Quellensteuerabrechnung mitliefern.

Dies gilt für alle Kantone. Im Zweifelsfall ist bezüglich Vorgehen mit den betroffenen Kantonen die Regelmässigkeit und Darstellungsform abzusprechen.

Für die Spezialtarife und Spezialgruppen wird davon ausgegangen, dass diese separaten Abrechnungen noch länger bestehen bleiben und möglicherweise auch in den nächsten Jahren nicht durch elektronische Übermittlungsformen abgelöst werden. Es gibt teilweise auch Formulare, bei welchen der Arbeitgeber die Quellensteuer Bescheinigen.

Zahlungspflicht

Die Regeln zur Zahlungsfrist sind auf Bundesebene nicht konkretisiert worden und somit den Kantonen vorbehalten.

Aktuell erhält der Arbeitgeber abhängig vom Kanton eine Kommission in Prozenten der Quellensteuersumme für seine Aufwendungen. Die Kommissionen werden nach Vorschlag der Vernehmlassung für die erneute Revision (DBG und StHG) auf 1% reduziert. Es sind die Informationen der einzelnen Kantone zu konsultieren.

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