Rechtsgültige Unterschriften: Von eigenhändig bis zur qualifizierten elektronischen Signatur
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Nicht jedes Rechtsgeschäft erfordert eine handschriftliche Unterschrift, um wirksam zu sein. Während der Gesetzgeber in Bereichen wie Mietrecht oder Immobilientransaktionen die Schriftform vorschreibt, genügen im kaufmännischen Verkehr oft elektronische Bestätigungen. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist der eigenhändigen Unterschrift gesetzlich gleichgestellt, sofern sie auf einem anerkannten Zertifikat basiert.
Die wichtigsten Punkte:
- Die Schriftform ist nur bei gesetzlich vorgeschriebenen Fällen (z. B. Mietvertrag, Forderungsabtretung) zwingend.
- Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ersetzt die handschriftliche Unterschrift rechtlich vollständig.
- Im Handelsregister eingetragene Zeichnungsberechtigungen (Einzel-, Kollektivunterschrift, Prokura) regeln die Vertretungsmacht.
- Intern Dokumente wie Absenzgesuche benötigen in der Regel keine handschriftliche Unterschrift.
- Elektronisch signierte Dokumente müssen digital archiviert werden, um die Integrität nachweisbar zu halten.
Dr. Fabio Babey
Dr. Fabio Babey, Partner bei IXAR | LEGAL & COMPLIANCE, hat über 10 Jahre Compliance, Legal und Management Erfahrung als Start-Up Gründer, Managing Director einer Wirtschaftskanzlei und externer Compliance Officer bei börsenkotierten Unternehmen sowie Verbänden.
Wann ist eine eigenhändige Unterschrift zwingend und wann reicht eine qualifizierte elektronische Signatur?
Eigenhändige Unterschrift bei Verträgen
Der Gesetzgeber oder eine vertragliche Regelung zwischen mehreren Parteien können es vorschreiben, dass die Schriftform - also die eigenhändige Unterschrift - für den Abschluss von Verträgen und die Unterzeichnung von Dokumenten notwendig ist. Der Gesetzgeber sieht die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift bspw. im Mietrecht, bei Forderungsabtretungen oder bei Immobilientransaktionen vor.
Rechtsgültige Unterschriften im Gesellschaftsrecht
Rechtsverbindlich für eine Gesellschaft unterschreiben („zeichnen ») können diejenigen Personen, welche gemäss Handelsregister dazu berechtigt sind (Ausnahme Handlungsvollmacht). Bei den Zeichnungsberechtigungen gibt es verschiedene Ausgestaltungen:
- Einzelunterschrift
Personen mit „Einzelunterschrift“ oder mit „Einzelzeichnungsberechtigung“ können alleine alle Rechtshandlungen im Namen der Gesellschaft vornehem und alle erforderlichen Unterschriften zu leisten, die der Zweck der Gesellschaft mit sich bringen kann. - Kollektivunterschrift
„Kollektivunterschrift zu zweien“ bedeutet, dass die betreffende zeichnungsberechtigte Person die Gesellschaft vollumfänglich vertreten kann, allerdings nur zusammen mit einer anderen Person, welche gemäss Handelsregister ebenfalls zeichnungsberechtigt ist. - Prokura
Personen, welche im Handelsregister mit „Einzelprokura“ oder mit „Kollektivprokura zu zweien“ eingetragen sind, können alle Arten von Rechtshandlungen vornehmen, welche der Zweck des Gewerbes mit sich bringen. - Andere Handlungsvollmachten
Hierbei handelt sich um Personen, denen vom Inhaber einer Gesellschaft eine Vertretungsbefugnis eingeräumt wird. Die Vollmacht erstreckt sich auf alle Rechtshandlungen, die der Betrieb des Gewerbes gewöhnlich mit sich bringt.
Keine handschriftliche Unterschrift
Zahlreiche Dokumente bedürfen nicht der Schriftform. So z.B. Verträge im kaufmännischen Verkehr und zwischen Unternehmen ausgetauschte geschäftliche Dokumente (Geheimhaltungsvereinbarungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Vertriebsvereinbarungen, Dienstleistungsverträge). Aber auch internen Dokumente wie Absenzgesuche, Arbeitszeitaufzeichnungen oder Beurteilungsbögen benötigen keine handschriftliche Unterschrift. Natürlich steht es den Parteien frei, das gültige Zustandekommen oder die rechtswirksame Anpassung eines Vertrags durch entsprechende Vereinbarung von der Wahrung von Formvorschriften abhängig machen.
Elektronische Unterschrift
Die elektronische Signatur erfüllt denselben Zweck wie eine eigenhändige Unterschrift auf Papierdokumenten. Eine elektronische Signatur garantiert dabei wie eine eigenhändige Unterschrift die Integrität des Dokuments:
- Echtheit und Unveränderbarkeit: Durch die elektronische Signatur ist erkennbar, ob das Dokument oder die E-Mail nach der Signatur verändert worden ist. Zum anderen wird durch die Signatur der Unterzeichnende identifiziert. Das Zertifikat der elektronischen Signatur kann dabei auf deren Eigenschaften angeschaut werden.
Im Gegensatz zur eigenhändigen Unterschrift kann die elektronische Unterschrift auf Gültigkeit geprüft werden: Das Zertifikat, der Zeitstempel und die Gültigkeit der Unterschrift. Es ist dabei sichtbar, ob das elektronische «Siegel» noch intakt ist.
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Qualifizierte elektronische Signatur ("QES")
Der Schweizer Gesetzgeber hat die qualifizierte elektronische Signatur der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt (Art. 14 Abs. 2bis OR). Das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) regelt dabei die Signaturservices. In denjenigen Fällen, wo eine eigenhändige Unterschrift erforderlich ist, kann folglich an deren Stelle eine qualifizierte elektronische Signatur verwendet werden.
HINWEIS: Die qualifizierte elektronische Signatur ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt, wenn sie auf einem qualifizierten Zertifikat einer anerkannten Anbieterin von Zertifizierungsdiensten im Sinne der Gesetzgebung über die elektronische Signatur beruht.
Zertifizierungsdienste
Die Bedingungen und Vorgaben bzgl. Zertifizierungsdienste werden in der Schweiz mit dem Bundesgesetz vom 18.3.2016 über die elektronische Signatur (ZertES, SR 943.03) sowie in der Verordnung vom 23.11.2016 über die elektronische Signatur (VZertES, SR 943.032) geregelt. Unternehmen, die qualifizierte elektronische Zertifikate ausstellen sowie verwalten, werden durch die Anerkennungsstelle (KPMG, SCESm 0071) überprüft und anerkannt. Die Liste der akkreditierten Zertifizierungsdienste ist hier ersichtlich:
https://www.sas.admin.ch/sas/de/home/akkreditiertestellen/akkrstellensuchesas/pki1.html
Archivierung von elektronischen Dokumenten
Elektronisch unterzeichnete Dokumente müssen elektronisch archiviert werden, da eine Überprüfung der Echtheit der elektronischen Signatur bei einem Ausdruck in Papierform nicht mehr möglich ist. Mit der elektronischen Signatur kann jederzeit belegt werden, dass der Inhalt des Dokuments nicht verändert wurde (intaktes «Siegel»). Die signierten Dokumente können, wie jedes andere Dokument, gespeichert, kopiert, archiviert und auch versendet werden.
HINWEIS: Die Geschäftsbücherverordnung (GebüV) regelt die ordnungsgemässe Datenablage und Archivierung. Darin enthalten sind die Grundsätze der ordnungsmässigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (inkl. elektronische Unterlagen) und die Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit) von Informationsträgern in Form von Papier, Bild- und Datenträgern. Die Ordnungsmässigkeit erfordert, dass solche Informationsträger vollständig und unveränderbar sind und jederzeit verfügbar gemacht werden können. Bei veränderbaren Informationsträgern ist eine Zugriffprotokollierung erforderlich.
Checkliste
- Prüfen Sie, ob das Dokument gesetzlich die Schriftform (eigenhändige Unterschrift) erfordert.
- Stellen Sie sicher, dass nur zeichnungsberechtigte Personen (Handelsregister) unterzeichnen.
- Bei Nutzung einer QES: Verwenden Sie ausschliesslich ein Zertifikat einer anerkannten Zertifizierungsstelle.
- Überprüfen Sie, ob die elektronische Signatur das Dokument vor nachträglichen Änderungen schützt.
- Sichern Sie elektronisch signierte Dokumente in einem Archivsystem, das die Integrität gewährleistet.
- Vermeiden Sie den Ausdruck signierter Dokumente, wenn die Prüfung der Signatur notwendig bleibt.
- Beachten Sie die Vorgaben der Geschäftsbücherverordnung (GebüV) für die Aufbewahrung.
- Dokumentieren Sie bei veränderbaren Informationsträgern den Zugriff durch Protokollierung.
- Klären Sie intern, ob für Standarddokumente (Rechnungen, Aufträge) eine Unterschrift überhaupt nötig ist.
FAQ: Rechtsgültige Unterschriften
Wann ist eine eigenhändige Unterschrift zwingend erforderlich?
Eine eigenhändige Unterschrift ist zwingend, wenn der Gesetzgeber dies vorschreibt, beispielsweise bei Mietverträgen, Forderungsabtretungen oder Immobilientransaktionen. Auch vertragliche Vereinbarungen können die Schriftform verlangen.
Was ist der Unterschied zwischen einer einfachen und einer qualifizierten elektronischen Signatur?
Eine einfache elektronische Signatur dient der Identifikation, hat aber nicht dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist der eigenhändigen Unterschrift gesetzlich gleichgestellt, sofern sie auf einem qualifizierten Zertifikat einer anerkannten Stelle basiert.
Müssen elektronisch signierte Dokumente ausgedruckt und archiviert werden?
Nein, ein Ausdruck ist nicht sinnvoll, da die Echtheit der Signatur am Papier nicht mehr prüfbar ist. Elektronisch signierte Dokumente müssen digital archiviert werden, um die Integrität und Nachprüfbarkeit zu gewährleisten.
Wer darf für eine Gesellschaft im Handelsregister unterschreiben?
Nur Personen, die im Handelsregister als zeichnungsberechtigt eingetragen sind (z. B. mit Einzelunterschrift, Kollektivunterschrift oder Prokura), dürfen die Gesellschaft rechtsgültig vertreten.
Gibt es eine Liste der anerkannten Anbieter für elektronische Signaturen?
Ja, die Liste der akkreditierten Zertifizierungsdienste wird von der Schweizerischen Akkreditierungsstelle (SAS) geführt und ist öffentlich einsehbar.
