Protokolle: Rechtliche Grenzen bei KI-Aufzeichnungen
Inhalt
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die Nutzung von KI zur Protokollerstellung ist zulässig, wenn Zweckbindung, Transparenz und Verhältnismässigkeit gewahrt bleiben. Eine Tonaufnahme nichtöffentlicher Sitzungen erfordert zwingend die Einwilligung aller Beteiligten. Unternehmen dürfen Gesprächsdaten nicht zur verdeckten Verhaltenskontrolle oder individuellen Leistungsbewertung verwenden, da dies arbeits- und datenschutzrechtlich problematisch ist.
Die wichtigsten Punkte:
- Einwilligung aller Teilnehmenden vor jeder nichtöffentlichen Tonaufnahme einholen.
- Rohaufnahmen und Volltranskripte nach Freigabe des Ergebnisprotokolls löschen.
- KI-Systeme nicht zur systematischen Überwachung des Mitarbeiterverhaltens einsetzen.
- Externe Anbieter vertraglich binden und Datensicherheit sicherstellen.
- Automatisierte Einzelentscheide müssen überprüfbar sein und informieren Betroffene.
David Schneeberger
Dr. David Schneeberger, Rechtsanwalt, M.A. HSG in Law & Economics
David Schneeberger schloss sein Studium der Rechts- und Wirtschaftswissenschaften an der Universität St. Gallen im Jahr 2013 ab. Nach dem absolvierten Anwaltspraktikum erwarb er das Anwaltspatent im Jahr 2016. Anschliessend arbeitete er in einer renommierten Wirtschaftskanzlei in Zürich. In den Jahren 2016 bis 2019 promovierte er zum Aktienrecht und baute von 2016 bis 2018 ein Unternehmen zur digitalen Kundenvermittlung auf. Ab 2018 wechselte er in die Justiz, wo er zuerst als Gerichtsschreiber und alsdann als wissenschaftlicher Mitarbeiter bzw. Leiter Stab arbeitete. Hierbei verantwortete er die grossen Digitalisierungsinitiativen. Von 2023 bis 2025 war er als Generalsekretär an der Universität St. Gallen tätig. Heute arbeitet er als Rechtsanwalt mit Fokus auf KI, Datenschutz und digitale Geschäftsmodelle. Er unterstützt KMU, Behörden und Rechtsdienste bei der Umsetzung dieser Themen durch Schulungen, Referate und Beratungsleistungen. Er verfügt über einen CAS «Change Management und Projekt Leadership», einen CAS «Legal Tech» sowie einen CAS «Datenschutz». Er hat einen Lehrauftrag an der HSG und publiziert zu verschiedenen Fachthemen rund um Recht und Digitalisierung.
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Welche rechtlichen Grenzen gelten für KI-Protokolle und Meeting-Aufnahmen?
Dürfen Unternehmen Sitzungen mit KI aufzeichnen?
Bei einer internen oder externen, nichtöffentlichen Sitzung ist eine Tonaufnahme ohne Einwilligung aller übrigen Gesprächsbeteiligten strafbar. Dies gilt auch, wenn eine teilnehmende Person selbst aufzeichnet. Strafbar sind zudem das Aufbewahren, Auswerten und Weitergeben einer widerrechtlich hergestellten Aufnahme, sofern die Person weiss oder annehmen muss, dass die Aufnahme strafbar erstellt wurde (Art. 179ter StGB). Das Bundesgericht hält fest, dass diese Regel die freie mündliche Äusserung in einem abgegrenzten Personenkreis vor einer unerwünschten dauerhaften Fixierung schützt (BGE 111 IV 63 E. 2).
Eine Einwilligung sollte vor Beginn der Aufnahme eingeholt werden. Praktisch empfiehlt sich eine klare Information in der Kalendereinladung und eine erneute mündliche Ansage zu Sitzungsbeginn. Die Teilnehmenden sollten dabei erfahren, dass aufgenommen wird, ob eine Transkription und KI-Zusammenfassung erfolgt und welchem Zweck dies dient.
Zusätzlich gelten die Datenschutzgrundsätze. Personendaten müssen rechtmässig, nach Treu und Glauben und verhältnismässig bearbeitet werden. Sie dürfen nur für einen bestimmten und für die betroffenen Personen erkennbaren Zweck erhoben werden. Eine weitere Bearbeitung muss mit diesem Zweck vereinbar sein. Nicht mehr erforderliche Daten sind zu vernichten oder zu anonymisieren (Art. 6 Abs. 1–4 DSG). Der EDÖB weist ausdrücklich darauf hin, dass diese Regeln auch für KI-gestützte Datenbearbeitungen gelten und dass Zweck, Funktionsweise und Datenquellen transparent auszuweisen sind (EDÖB, KI und Datenschutz ).
Praxis-Tipp: Aufnahme und Endprotokoll trennen
Unternehmen sollten die Rohaufnahme, das vollständige Transkript und das freigegebene Ergebnisprotokoll getrennt behandeln. Ein Ergebnisprotokoll über Beschlüsse, Zuständigkeiten und Aufgaben kann länger erforderlich sein als die Audioaufnahme. Die Rohaufnahme und ein Volltranskript sollten dagegen nach Prüfung und Freigabe der Protokolle gelöscht werden, sobald sie für den dokumentierten Zweck nicht mehr benötigt werden (Art. 6 Abs. 4 DSG).
Die SECO-Wegleitung empfiehlt bei Kontroll- und Überwachungssystemen eine vorgängige Information über Art, Ziel und Zweck der Bearbeitung, die Beschränkung auf sachlich nützliche Daten, vorab festgelegte kurze Löschfristen sowie einen Zugriff nur für auswertungsbefugte Personen (SECO-Wegleitung zu Art. 26 ArGV 3, S. 143).
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