Kostenplanung: So haben Sie Ihr Budget im Griff
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die Kostenplanung bildet das Fundament der Unternehmensplanung und wird in der Regel jährlich im Rahmen der Budgetierung durchgeführt. Sie folgt einem Gegenstromverfahren, bei dem die übergeordneten Ziele vom Top-Management vorgegeben («top down») und die detaillierte Umsetzung in den Kostenstellen erarbeitet («bottom up») wird. Das Ergebnis ist ein genehmigter Kostenplan, der als Basis für Soll-Ist-Vergleiche, Kalkulationen und die Leistungsverrechnung dient.
Die wichtigsten Punkte:
- Kostenplanung erfolgt jährlich und folgt einheitlichen, unternehmensweiten Grundsätzen.
- Der Prozess verbindet strategische Vorgaben (top down) mit operativer Detailplanung (bottom up).
- Plankosten basieren auf geplanten Beschäftigungswerten und Normverbräuchen.
- Moderne Ansätze wie Target Costing beziehen externe Marktfaktoren und Lebenszykluskosten ein.
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prof. Dr. rer. pol. Thomas Rautenstrauch ist Dozent für Controlling und Corporate Finance im Institut für Finance and Law der OST - Ostschweizer Fachhochschule. Er wirkt zudem seit 2007 als Dozent und Prüfungsexperte bei der ExpertSuisse für die Ausbildung zum dipl. Wirtschaftsprüfer und dipl. Steuerexperten sowie seit 2014 als Gastprofessor für Managerial Accounting im EMBA des MCI Management Center Innsbruck. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.
Wie funktioniert eine effiziente Kostenplanung und welche Grundsätze sind für das Budgeting entscheidend?
Festsetzung der Kostenziele
Ausgangspunkt jeder Kostenplanung als Teil der Unternehmensplanung ist die Festsetzung der übergeordneten Kostenziele. Diese Festlegung erfolgt regelmässig durch das Top-Management in Abstimmung mit weiteren Unternehmenszielen (z.B. mit den Erfolgs- und Liquiditätszielen), so dass die Planungskoordination der übergeordneten Kostenziele «top down» verläuft. Aus der Jahresplanung sind die Kostenziele für die Unternehmensbereiche und -einheiten abzuleiten.
Die detaillierte Kostenplanung erfolgt in den Kostenstellen und somit «bottom up» in Zusammenarbeit mit dem Controller. Sie richtet sich an den übergeordneten Kostenzielen aus und soll zeigen, wie diese erreicht werden können. Der Kostenplanungsprozess erfolgt somit idealtypisch im sogenannten Gegenstromverfahren zunächst top down und anschliessend bottom up.
Vor Beginn der Kostenplanung sind die Basisdaten je Kostenstelle zusammenzustellen: voraussichtliche Anzahl Mitarbeitende, Bezugsgrössen, relevante Kostenarten, Anzahl voraussichtlicher Projekte u.a. Die Durchführung der Planung umfasst die Bezugsgrössen- und Kostenartenplanung sowie einen Abgleich der Planwerte mit den Zielarten (Rückkopplung).
Das Ergebnis der Planungsphase drückt sich in einem Kostenplan bzw. in einem Kostenbudget aus, welches Teil des Gesamtbudgets wird und neben den anderen Teilplänen abschliessend von der Unternehmensleitung zu genehmigen ist. Neben der laufenden Kostenplanung im Rahmen der Budgetierung werden in der Praxis fallweise noch zusätzliche Kostenplanungen für Projekte durchgeführt, wie z.B. für IT-Projekte. Die Ergebnisse der Kostenplanung sind als Plankosten für Jahresplanung / Budget, monatliche Soll/Ist-Vergleiche, Produktkalkulation oder innerbetriebliche Leistungsverrechnung bereitzustellen.
Plankosten
Als Plankosten werden die für einen künftigen Zeitraum (insbesondere Jahr) ermittelten Vorgabekosten bezeichnet, die auf einer geplanten Beschäftigung (gemessen z. B. durch Produktionsmenge, Arbeitsstunden, Maschinenstunden), einem Normverbrauch (Menge) der eingesetzten Ressourcen und auf Planpreisen für die Bewertung des Ressourcenverbrauchs. Vor allem eine Standardkostenrechnung basiert auf einer umfassenden Kostenplanung, für die zuvor detaillierte technische und wirtschaftliche Analysen der Betriebsabläufe erforderlich sind, um die Planung der Beschäftigung und der Kosten an sinnvollen Zielgrössen («stretch targets») auszurichten.
Die Plankosten einer produktiven Kostenstelle basieren auf geeigneten mengen- oder wertmässigen Bezugsgrössen der Kostenstelle wie z. B. Arbeitsstunden, Anzahl Lieferungen u.a. Sofern wie bei Verwaltungskostenstellen keine Bezugsgrössen existieren, werden stattdessen häufig Planwerte auf Basis von Vorjahreswerten bzw. Erfahrungswerten. Dies kann nachteilig sein, wenn mit den Vergangenheitswerten auch Unwirtschaftlichkeiten der Vergangenheit in die Kostenplanung eingehen.
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Grundsätze der Kostenplanung
Die folgenden Planungsgrundsätze empfehlen sich für eine effiziente Kostenplanung:
- Alle Kosten werden nach einheitlichen Richtlinien auf Kostenstellen nach Kostenarten geplant.
- Die Kostenpläne sind Ziel-Pläne und zugleich Commitment der Kostenstellen-Verantwortlichen; die Kostenplanung soll im Rahmen der als «stretch-targets» formulierten Zielvorgaben erfolgen.
- Die Planung der Kostenstellen-Kosten erfolgt regelmässig für ein Jahr; unterjährige Planänderungen sind nicht zulässig, sondern neue Erkenntnisse werden über den Forecast erfasst.
- Die Kosten sind so weit möglich analytisch zu planen, auf Erfahrungswerte aus Vorjahren ist nur in Ausnahmefällen zurückzugreifen.
- Für die Planung der variablen Kosten sind geeignete Bezugsgrössen zu wählen, welche auch für Soll-Ist-Vergleiche zum Einsatz kommen.
- Der Detaillierungsgrad bei der Kostenplanung muss sich an den Möglichkeiten der Ist-Kostenerfassung ausrichten.
Checkliste
- Definieren Sie die übergeordneten Kostenziele in Abstimmung mit den Unternehmensstrategien.
- Stellen Sie die Basisdaten für jede Kostenstelle zusammen (Mitarbeiterzahl, Bezugsgrössen, Projekte).
- Planen Sie die Kostenarten getrennt nach Personal- und Sachkosten unter Berücksichtigung von Zuschlägen.
- Nutzen Sie analytische Planungsansätze statt ausschliesslich auf Vorjahreswerten zu basieren.
- Wählen Sie geeignete Bezugsgrössen für variable Kosten, um valide Soll-Ist-Vergleiche zu ermöglichen.
- Sichern Sie die Abstimmung des geplanten Leistungsaustauschs bei Kostenstellen mit interner Verrechnung.
- Integrieren Sie bei Bedarf externe Marktfaktoren, etwa durch Target Costing-Ansätze.
- Bereiten Sie die Plankosten für die Jahresplanung, Produktkalkulation und Budgetgenehmigung vor.
Kostenartenplanung In den Kostenstellen sind die Kostenarten getrennt nach Personal- und Sachkosten unter Berücksichtigung allfälliger Bezugsgrössenmengen zu planen. Dabei sind vor allem zu berücksichtigen:
- Die Summe der Löhne je Kostenstelle in Abhängigkeit von der Stellenzahl.
- Die Zuschlagssätze für die zu verrechnenden Sozialkosten.
- Die Abschreibungen je Kostenstelle.
- Die primären Sachkosten wie Werkzeuge, Miete, Reisekosten, Kommunikationskosten, Beratungskosten, u.a.
In Kostenstellen mit interner Leistungsverrechnung (z.B. Werkstätten, Service-Kostenstellen u.a.) sind aus den variablen Kosten die Verrechnungspreise zu bilden und zur Verfügung zu stellen. Der geplante Leistungsaustausch zwischen Kostenstellen ist ebenfalls abzustimmen.
Kostenstellenplanung
Die Planung der Kostenstellen ist eingebettet in die Jahresplanung, aus der die festgelegten Planungsannahmen und Kostenziele zu übernehmen sind, welche auf die Höhe der variablen Kosten und Fixkosten anzuwenden sind. Die Kostenstellenplanung endet mit der Bereitstellung der Kostenwerte für die Jahresplanung, den Soll-Ist-Vergleich, die Produktkalkulation und die innerbetriebliche Leistungsverrechnung.
Neuere Entwicklung in der Kostenplanung
Anders als in der traditionellen Kostenplanung, bei der vor allem die Innensicht dominiert und externe Einflussfaktoren nicht oder kaum einbezogen werden, erfolgt die Berücksichtigung markt- und kundenseitiger Anforderungen in der modernen Kostenplanung, die sich auch als zentraler Bestandteil eines Kostenmanagements versteht. Ein Beispiel hierfür ist die Kostenplanung innerhalb des Target Costing-Konzepts, bei dem die «allowable costs» aus dem möglichen Zielpreis der Leistungen abgeleitet werden, in dem die Zielmarge als geforderte Rendite abgezogen wird. Demzufolge stehen auch bei dieser Kostenplanung nicht nur die periodenbezogenen Kosten, sondern die Lebenszykluskosten der Produkte und Leistungen im Mittelpunkt.
FAQ: Kostenplanung
Was versteht man unter dem Gegenstromverfahren in der Kostenplanung?
Das Gegenstromverfahren kombiniert eine «top down»-Vorgabe der Kostenziele durch das Management mit einer «bottom up»-Erarbeitung der detaillierten Pläne in den Kostenstellen. Dies gewährleistet, dass die operativen Planungen die strategischen Ziele erreichen.
Worauf basieren Plankosten und wann sind sie anzuwenden?
Plankosten sind Vorgabekosten für einen zukünftigen Zeitraum, basierend auf geplanter Beschäftigung, Normverbrauch und Planpreisen. Sie dienen vor allem in der Standardkostenrechnung als Basis für Kalkulationen und Leistungsüberwachung.
Wie unterscheidet sich moderne Kostenplanung von der traditionellen Methode?
Während die traditionelle Planung primär die Innensicht fokussiert, bezieht die moderne Kostenplanung externe Markt- und Kundenanforderungen ein. Konzepte wie Target Costing leiten die zulässigen Kosten («allowable costs») direkt vom Zielpreis und der geforderten Marge ab.
Sind unterjährige Planänderungen in der Kostenplanung zulässig?
Nein, die Kostenpläne sind als Ziel-Pläne und Commitment für das gesamte Jahr zu verstehen. Neue Erkenntnisse oder Abweichungen werden im Rahmen eines Forecast-Prozesses erfasst, nicht durch direkte Änderungen am Jahreskostenplan.
