Budgetieren: Schritt für Schritt durch den Budgetprozess
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Ein erfolgreicher Budgetprozess baut auf einer schlanken Mittelfristplanung auf, die strategische Ziele in operative Vorgaben übersetzt. Statt auf langwierige Bottom-Up-Verhandlungen zu setzen, empfiehlt sich ein Top-Down-Ansatz, der durch wenige Schlüsselpersonen in Managementklausuren erarbeitet wird. Dies verkürzt die Durchlaufzeit auf ein bis zwei Monate und stellt sicher, dass das Budget direkt an der Unternehmensstrategie ausgerichtet bleibt.
Die wichtigsten Punkte:
- Mittelfristplanung als strategischer Aufsatzpunkt für das Budget nutzen.
- Top-Down-Ansatz bevorzugen, um den Bezug zur Strategie zu sichern.
- Planungsprozess auf wenige Schlüsselpersonen und Managementklausuren beschränken.
- Planungsstart bewusst spät (Spätsommer) wählen, um Aktualität zu gewährleisten.
- IT-Software zur Automatisierung von Vorschlagswerten und Simulationen einsetzen.
Dr. Steffen Gross
Dr. Steffen Gross ist Senior Project Manager bei Horváth & Partners Management Consultants am Standort Zürich. Der Autor verfügt über langjährige Erfahrung in der Konzeption und Umsetzung von Performance Management Systemen in unterschiedlichen Branchen. Seine Beratungsschwerpunkte liegen in den Bereichen Controlling (strategisches Controlling, Planung und Budgetierung, Forecasting, Reporting, Kosten- und Leistungsrechnung), Finanzen sowie in der Unternehmenssteuerung.
Patrick Riepl
Patrick Riepl ist Managing Consultant im Bereich „Controlling & Finance“ bei Horváth & Partners Management Consultants am Standort Zürich. Durch seine Beratungstätigkeit verfügt Herr Riepl über mehrjährige Erfahrung in der Einführung von Management Informationssystemen, der Optimierung von Planungsprozessen und der massnahmenorientierten Umsetzung von Unternehmensstrategien.
Wie gestaltet man einen effizienten Budgetprozess in KMU?
Budgetieren leicht gemacht
Die Mittelfristplanung stellt in Bezug auf ihre Granularität die mittlere Ebene zwischen dem strategischen Planen und Budgetieren dar. Grundsätzlich ist von einer detaillierten Mittelfristplanung abzuraten, da der zeitliche Aufwand nicht durch eine genügende Plangenauigkeit gerechtfertigt ist. Die Mittelfristplanung wird in der Regel jährlich rollierend überarbeitet. Als Best Practice ist eine Durchlaufzeit der Mittelfristplanung von vier bis sechs Wochen anzusehen. Dies erfordert, dass die Planung von wenigen Planbeteiligten, z.B. in einigen wenigen Managementklausuren, erarbeitet wird.
Leider sind in der Planungspraxis häufig «Verhandlungsspiele» zu beobachten. Zudem wird die Mittelfristplanung oftmals bereits früh im Geschäftsjahr durchgeführt, so dass eine lange Planungsgesamtdauer zu fortlaufenden Zielwert- und Prämissenanpassungen führt. Es ist daher entscheidend, mit der Mittelfristplanung möglichst spät zu starten (z.B. erst im Spätsommer), damit das Budgetieren ohne Zielwertanpassung direkt daran anschliessen kann. Für den Fall von Unstimmigkeiten sind eindeutige Eskalationsprozesse zu etablieren. Die Ergebnisse der Mittelfristplanung bilden den Aufsatzpunkt für die Budgetplanung (Folgejahresplanung). Eine hohe Effektivität und Effizienz der Mittelfristplanung kann bei Einhaltung dieser Erfolgsfaktoren erreicht werden.
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