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Kollaborative Unternehmensplanung: Unternehmenserfolg ist eine Gemeinschaftsaufgabe

Unternehmen müssen in zunehmendem Mass schwierige oder schnell veränderliche Situationen voraussehen und darauf reagieren. Eine unternehmensweit integrierte Unternehmensplanung hilft entscheidend – insbesondere, wenn sie Agilität, Predictive Forecasting und Kollaboration in einer Lösung vereint.

21.03.2023 Von: Ralf Schall
Kollaborative Unternehmensplanung

Leitende Mitarbeitende und das Management von Unternehmen sind in zunehmendem Mass gefordert, das Business für einen optimalen Erfolg mit hoher Dynamik auszurichten. Lieferengpässe, unzuverlässige Logistikketten, politische Unruhen, aber auch der Fachkräftemangel und die seit über zwei Jahren veränderte Organisations- und Arbeitsstruktur bedürfen einer weitaus höheren Beweglichkeit als noch vor fünf bis zehn Jahren. Dabei geht es nicht darum, eine gefährliche Klippe nach der anderen zu umschiffen, sondern aus den veränderten Bedingungen – die es schon immer gab – die Chancen zu erkennen und vor allem zu nutzen. In der Vergangenheit haben sich die Entscheidungsträger auf ihre Erfahrung und vor allem auf vergleichsweise stabile und kontinuierlich in eine Richtung bewegende Daten aus der Finanzabteilung verlassen. Heute existieren unterschiedliche Szenarien, wie Unternehmen ihre Unternehmensplanung mehr oder weniger erfolgreich durchführen – angefangen von sehr traditionellen Methoden bis hin zu moderner, agiler und vor allem kollaborativer Unternehmensplanung.

Erfolg durch Evolution

Bereits vor einigen Jahren und vor allem im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung haben Unternehmen begonnen, das Potenzial der Informationen aus den Fachabteilungen zusätzlich zu denen aus dem Controlling für die Unternehmensplanung zu nutzen. Für die damalige Zeit war das ein revolutionärer und auch smarter Schritt, hatten die Fachabteilungen durchaus nützliche Informationen, die zuvor für die Planung nicht zur Verfügung standen.

Meist zentral im Controlling aufgehängt und organisiert, entwickelten viele Unternehmen eigene Prozesse und Hilfs-Tools – oft auf Basis von Excel-Tabellen –, mit denen der Controller die Informationen aus den Fachabteilungen einholte. Meist sind derartige Tools aus heutiger Sicht sperrig in der Handhabung, werden in den Fachabteilungen oft nicht gerne genutzt und bereiten dem Controlling viel Arbeit bei der Informationsgewinnung und noch mehr Aufwand bei der Datenkonsolidierung. Die Informationen und Daten kommen nicht automatisiert aus den Fachabteilungen, die Excel-Tabellen sind gelegentlich in falscher Formatierung ausgefüllt. Sollten Makros zur Automatisierung eingebunden sein, sind diese oft zerstört oder durch ständige Anpassungen kaum noch in ihrem Sinn und Zweck nachzuvollziehen. Dennoch, für damalige Zeiten hatten Unternehmen Daten zur Hand, die den entscheidenden Unterschied ausmachten, um in den Märkten zu bestehen und das Business auszubauen. Doch je grösser ein Unternehmen wird und je mehr Informationen aus den Fachabteilungen von Controlling abgerufen werden, desto höher steigt das Fehlerrisiko, und desto intensiver wird die Konsolidierung der Daten.

Laut einer Studie von QVANTUM kommen derartige Hilfs-Tools noch bei 76% der mittelständischen Unternehmen zum Einsatz.

Die positive Nachricht: Eine professionelle Planungssoftware scheint zunehmend eine wichtige Rolle zu spielen. Die Antworten der Studie zeigen, dass die meisten Unternehmen bereits einen Mix verschiedener Werkzeuge verwenden. So gibt circa ein Drittel der Befragten an, auch eine On-Premise-Software einzusetzen – immerhin. Obwohl manche dieser Tools sogar ein gewisses Ausmass an Automation bieten, indem Zahlen teils über Schnittstellen von diversen Datenquellen in die Lösung übertragen werden, sind viele dieser Lösungen proprietär und damit nur schwer an die individuellen Bedürfnisse der Unternehmen anpassbar. Das Customizing der Masken und Automatismen bedarf spezialisierter Programmierer, die tief in den Programm-Code eingreifen müssen. Und je mehr an diesen Tools individualisiert wird (meist ohne ausreichende Dokumentation), desto schwieriger ist es nachzuvollziehen, welche automatischen Prozesse wie im Hintergrund laufen, und desto komplexer wird es, die Tools auf neue Bedingungen einzustellen. Das Resultat: Ein gut gemeintes Tool entwickelt sich zu einem Arbeitsmonster, dessen Zuverlässigkeit für die valide Unternehmensplanung schwindet.

Es geht immer besser

Da sich die Marktsituationen für sehr viele Unternehmen massgeblich verändert haben und eine vermutlich noch nie da gewesene Dynamik aufweisen, ist die Unternehmensplanung mithilfe schwierig zu handhabender Tools kaum noch vernünftig und gewinnbringend leistbar. Selbst wenn das Controlling alle verfügbare Zeit oder zusätzliche Teammitglieder dafür investieren würde, sind die traditionellen Tools für die Unternehmensplanung nicht in der Lage, die benötigten Daten und Szenarien zuverlässig und in Echtzeit zu liefern.

In der Studie von QVANTUM bemängeln Unternehmen ohne zeitgemässe Planungs-Tools fehlende Prozessübersichten und Steuerungsfunktionen (29%) oder fehlende Ursache-und-Wirkungs-Zusammenhänge (35%).

Die Cloud schafft Abhilfe. Mit der Cloud ist es erstmals möglich, Lösungen für die Unternehmensplanung sinnvoll im gesamten Unternehmen und damit in allen Fachabteilungen zu etablieren – übrigens leicht zu initiieren aus dem Controlling oder den Fachabteilungen, da die hauseigene IT aufgrund der Cloud-Technologie kaum in Anspruch genommen werden muss. Zeitgemässe und Cloud-basierte Tools sind in ihrer Grundstruktur so angelegt, dass die Anwendenden das Tool nicht nur sehr einfach und intuitiv benutzen, sondern mit wenig Aufwand und Hilfe selbst ihren Bedürfnissen anpassen können. Damit ist die Grundlage geschaffen, dass Planungs-Tools nicht nur ein Werkzeug des Controllings sind, sondern unternehmensübergreifend in allen Abteilungen eingesetzt werden – unter Beibehaltung der zentralen Steuerung durch das Controlling. Das Resultat: Es ist die Basis für eine agile und vor allem kollaborative Unternehmensplanung gelegt, die Unternehmen nachhaltig dabei unterstützt, das Business zu steuern und vor allem bei Veränderungen nachzujustieren – schnell und auf Grundlage tagesaktueller, valider Plandaten.

Ein klein wenig Planung muss sein

Der Übergang hin zu einer kollaborativen und agilen Unternehmensplanung ist im Idealfall kein Grossprojekt, wie man es beispielsweise von der Transformation von ERP-Systemen kennt. Um allerdings den höchstmöglichen Benefit aus einer modernen Unternehmensplanung zu schöpfen, ist es sinnvoll, einige Aspekte im Unternehmen zu beleuchten und gegebenenfalls auf ein zeitgemässes Niveau zu heben. Dazu gehören im Wesentlichen sechs Bereiche:

  1. bestehende Prozesse hinterfragen: Die heutige und künftige Unternehmensplanung wird von iterativen Prozessen bestimmt. Es gilt: weg von starren Prozessen und hin zum agilen Handeln. Dabei müssen die beteiligten Mitarbeitenden möglichst von Anfang an mit auf die Reise genommen werden.
  2. ein Tool, das alles kann, war gestern: Ein Tool, das alle Funktionen über viele Disziplinen hinweg vereint, kann oft nicht halten, was es verspricht. Der effiziente Einsatz hoch spezialisierter Tools an der richtigen Stelle hilft Unternehmen dabei, kollaborativ und agil zu planen.
  3. agile Planungsmethoden: Agile Planungstools ermöglichen es dem Controlling, mit Echtzeitdaten zu planen und sehr früh auf neue Marktsituationen zu reagieren. Nur so können Mitarbeitende im Controlling der wichtigen Rolle als Gestalter und Business-Berater gerecht werden.
  4. Datenqualität sicherstellen: Zuverlässige und konsistente Daten sind Voraussetzung für Prognosen und ein flexibles Handeln. Um diese sicherzustellen, reichen langsame und manuelle Prozesse nicht aus. Eine moderne Unternehmensplanung hilft, valide Daten in Echtzeit aufzubauen.
  5. datengesteuerte Unternehmenskultur: Viele Entscheidungen und Abläufe sind heute datengesteuert. Die Einbeziehung der Daten findet dabei nicht etwa in Einzelprojekten statt, sondern stellt einen Prozess dar, der in der gesamten Unternehmenskultur manifestiert wird.
  6. nutzerfreundliche Software und Tools: Digitale Tools sind nicht für IT-Spezialisten gemacht, sondern für Fachleute in Abteilungen. Daher ist es essenziell, Tools zu identifizieren, die von den Anwendenden auch akzeptiert werden.

Agile und kollaborative Unternehmensplanung im praktischen Einsatz

Agil und kollaborativ klingt erst einmal «fancy» und modern. Doch entscheidend ist, was die beiden Attribute im realen Einsatz wirklich bringen und welche Vorteile ein Unternehmen daraus ziehen kann. Tatsächlich ergeben sich durch Agilität und Kollaboration in der Unternehmensplanung Effekte, die Unternehmen in den heutigen schnellen Märkten benötigen. Einer davon sind automatische Querverbindungen zwischen den Abteilungen – ähnlich einer Matrixstruktur. Durch Kollaboration kann beispielsweise eine Produktion unmittelbar, sprich agil, reagieren, wenn die Plandaten des Einkaufs einen Rohstoffmangel voraussagen oder sich die Einkaufspreise ändern und damit die Rentabilität fraglich wird. Prinzipiell könnte diese Reaktionskette sogar ohne das aktive Eingreifen des Controllings erfolgen – wobei sie immer den Überblick behält, automatisch und tagesaktuell.

Der Vorteil dieser kollaborativen Unternehmensplanung liegt zudem darin, dass schneller über alle Prozessketten des Unternehmens hinweg reagiert werden kann. Das Controlling wird nicht zum Flaschenhals, behält aber seine zentrale koordinative Rolle.

Die Orchestrierung dieser Querverbindungen und Ketten versetzt das Controlling in eine neue, komfortable Lage. Zusätzlich zu den Kernaufgaben kann es jetzt viel besser und schneller konsolidierte Szenarien entwickeln und das Unternehmensmanagement damit beraten, was übrigens der Kernkompetenz viel mehr entspricht, als Daten und Fakten mit traditionellen Tools manuell zu sammeln und zu konsolidieren. Durch Automation und Kollaboration haben das Controlling und alle Beteiligten in den Fachabteilungen wesentlich mehr Zeit, um sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren – mit optimalem Ergebnis für das Unternehmen.

Der Blick in die Glaskugel

Darüber hinaus bieten moderne Unternehmensplanungen weitere Funktionen, die es dem Unternehmen noch einfacher machen, sich in den schnellen Wirtschaftswelten von heute und morgen zu behaupten. Gemeint sind Predictive Forecasting. Mithilfe von Algorithmen und künstlicher Intelligenz (KI) sind Lösungen für die Unternehmensplanung bereits heute in der Lage, auf Basis vorhandener Unternehmensdaten automatisierte Forecasts, Prognosen und Szenarien zu erstellen. Der Automatisierungsgrad dieses Predictive Forecasts kann individuell definiert werden, je nachdem, welche Analysetiefe gewünscht wird.

Nur fünf Schritte hin zur kollaborativen Unternehmensplanung

Mit der in Deutschland entwickelten und bereitgestellten Cloud-Lösung von QVANTUM beispielsweise wird die Unternehmensplanung kollaborativ, agil und vor allem schnell. Das nahtlos integrierte und medienbruchfreie

Software-Design bietet dem Controlling stets eine zentrale und konsistente Datenbasis, um das Unternehmen präzise zu steuern. Dabei werden die individuellen Strukturen und Bedürfnisse des Unternehmens über ein Baukastenkonzept eins zu eins abgebildet. Daten werden zentral verwaltet, und Funktionen lassen sich einfach erweitern und verknüpfen. Das Resultat: Das Potenzial einer Unternehmensplanung wird voll ausgeschöpft – bei minimiertem Aufwand.

Die Cloud-basierte Lösung lässt sich leicht in existierende Umgebungen integrieren und hat die wichtigen Schnittstellen zu ERP-Systemen bereits an Bord. In nur fünf Schritten ist die Erstimplementierung im Controlling erledigt (siehe Abbildung hier):

  • Onboarding
  • Use Case (Stammdatenerfassung)
  • Prototyping
  • Go Live und User Acceptance
  • Automation und Planung unternehmensweit ausrollen

Fazit

Die agile und kollaborative Unternehmensplanung hilft dem Controlling auf Basis automatisch zur Verfügung stehender Plandaten und Zahlen aus allen Unternehmensbereichen, valide Unternehmenspläne zu erstellen. Diese bauen nicht wie früher nur auf Daten der Vergangenheit auf, sondern auf Informationen, die direkt, automatisiert und aktuell aus Unternehmensabteilungen kommen und bereits die künftigen Plandaten enthalten.

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