Inkassorisiko: Was, wenn Rechnungen nicht bezahlt werden?

Einleitung

Wenn sich das Inkassorisiko realisiert, führt dieses zu Zahlungsausfällen und damit zu Umsatzeinbussen, welche das betroffene Unternehmen stark treffen können. Umso wichtiger ist es, das Inkassorisiko zu kennen und dieses aktiv zu handhaben. 

Der folgende Beitrag gibt Praxistipps rund um das Inkassorisiko und das damit verbundene Debitorenmanagement.

Die Auswirkungen von Zahlungsausfällen

Verwirklicht sich das Inkassorisiko, so bleiben die Rechnungen des eigenen Unternehmens für erbrachte Leistungen unbezahlt. Manchmal bleiben eigene Debitorenforderungen «nur» einige Wochen offen. Teilweise werden die entsprechenden Forderungen jedoch auch während Monaten oder Jahren nicht beglichen. Dann spricht man von einem Zahlungsausfall, wobei den eigenen Leistungen und mithin dem eigenen Aufwand kein Ertrag gegenübersteht.

Praxistipp: Buchhalterisch müssen Forderungen, deren vollständige Bezahlung durch den Schuldner unwahrscheinlich ist (weniger als 50%), ganz oder teilweise abgeschrieben werden.

Bei Zahlungsausfällen resultiert aus den eigenen erbrachten Leistungen ein Verlust. Häufen sich Ausfälle oder ereignen sich diese bei zentralen Aufträgen, so fehlt der in Rechnung gestellte Geldbetrag in der eigenen Kasse. Zahlungsausfälle können somit die Liquidität des eigenen Unternehmens empfindlich belasten. Klumpenrisiken aus grossen Aufträgen können gar existenzbedrohend sein.

Zahlungsausfälle können jederzeit vorkommen und sind rein statistisch gesehen sogar häufig. Gemäss der Betreibungs- und Konkursstatistik des Bundesamts für Statistik kam es in der Schweiz allein im Jahr 2024 zu Verlusten von über CHF 1.5 Milliarden.

Aus juristischer Sicht ist klar, dass für erbrachte Leistungen eine Debitorenforderung besteht, welche beim Schuldner eingefordert werden kann. In der Juristerei sagt man aber auch: «Geld hat man zu haben». Das heisst: Damit jemand etwas bezahlen kann, muss er über die entsprechenden Mittel verfügen. Finanziell angeschlagene Privatpersonen oder Unternehmen haben diese Mittel häufig nicht und können ihre Verbindlichkeiten daher nicht zeitnah oder nicht vollständig begleichen.

Sogar die erfolgreiche Geltendmachung einer Forderung auf dem Rechtsweg mittels Klage, Betreibung oder Konkurs schützt nicht vor Zahlungsausfällen: Reichen die beim Schuldner verfügbaren Mittel nicht zur Bezahlung der Forderung, so realisiert sich auch hier das Inkassorisiko. Dann resultiert aus der Zwangsvollstreckung keine Zahlung, sondern lediglich ein Verlustschein und damit eine amtliche Bestätigung über den erlittenen Zahlungsausfall. 

Praxistipp: Zahlungsausfälle sind (leider) normal und kommen in der Praxis sehr häufig vor. Selbst eine erfolgreiche Geltendmachung einer Forderung auf dem Rechtsweg schützt nicht vor dem Inkassorisiko und vor den damit verbundenen Zahlungsausfällen.

Debitorenmanagement als wichtiges Steuerungsinstrument 

Da selbst eine erfolgreiche Geltendmachung von Forderungen auf dem Rechtsweg nicht zwingend zu deren Bezahlung führt, ist Vorsicht besser als Nachsicht. Zur bestmöglichen Handhabung des Inkassorisikos empfiehlt sich als Unternehmen ein aktives Debitorenmanagement.

Praxistipp: Als «Debitorenmanagement» wird der Vorgang bezeichnet, erbrachte Leistungen zu verrechnen, Zahlungseingänge korrekt zu verbuchen, die Zahlungsziele der Schuldner zu überwachen und offene Forderungen gegebenenfalls auf dem Rechtsweg einzufordern. Oberstes Ziel des Debitorenmanagements ist eine ständige und bestmögliche Liquidität des eigenen Unternehmens sowie die Reduktion des Inkassorisikos.

Das Debitorenmanagement beginnt nicht erst bei der Rechnungsstellung, sondern viel früher. Idealerweise wird das Inkassorisiko bereits bei der Auswahl von Geschäftspartnern berücksichtigt. Es empfiehlt sich, wenn immer möglich mit finanziell aufrechten, bereits seit längerer Zeit bestehenden und vertrauenswürdigen Partnern zusammenzuarbeiten.

Praxistipp: Vor der ersten Zusammenarbeit lohnt es sich bei Schweizer Unternehmen, eine Betreibungsauskunft einzuholen. Bei Auslandkunden sollte mit Vorschüssen gearbeitet werden.

Kommt es zu einer Zusammenarbeit, so ist zur Reduktion des Inkassorisikos die Vertragsgestaltung entscheidend. Wichtige zu klärende Fragen hierbei sind beispielsweise: Wird eine (teilweise) Vorkasse verlangt? Wann werden welche Leistungen in Rechnung gestellt? Werden die Forderungen des eigenen Unternehmens besichert, beispielsweise mit einer Solidarschuld, einer Bürgschaft, einer Garantie, einem Pfand oder einem Eigentumsvorbehalt? Wird ein schriftlicher Vertrag abgeschlossen oder sogar eine schriftliche Schuldanerkennung verlangt? Gerade ein klarer schriftlicher Vertrag oder eine schriftliche Schuldanerkennung können eine allfällige spätere Zwangsvollstreckung erleichtern und sind daher sehr zu empfehlen. Teilweise würde sich auch eine vollstreckbare öffentliche Urkunde anbieten.

Wichtig ist, dass sämtliche vorgenannten Fragen auch während einer andauernden Geschäftsbeziehung regelmässig aufgeworfen werden. Erwirtschaftet das eigene Unternehmen beispielsweise inzwischen mit einem einzigen Geschäftspartner die Hälfte seines Umsatzes, so könnten Zahlungsausfälle aufgrund des Klumpenrisikos dramatische Konsequenzen haben. Umso wichtiger ist es, die Vertragsgestaltung falls nötig anzupassen und sich gegen das Inkassorisiko abzusichern.

Praxistipp: Der Umgang mit dem Inkassorisiko und damit insbesondere die Reduktion von Zahlungsausfällen steht und fällt mit der (regelmässig zu überprüfenden) Vertragsgestaltung. Eine Vorkasse, ein nach Arbeitsfortschritt gestaffelter Zahlungsplan, eine Besicherung der eigenen Forderungen mittels Solidarschuld, Bürgschaft, Garantie, Pfand, Eigentumsvorbehalt oder vollstreckbarer öffentlicher Urkunde, sowie ein schriftlicher und klarer Vertrag helfen bei der Reduktion des Risikos. Handwerkern steht zudem das Bauhandwerkerpfandrecht zur Verfügung, wobei die einschlägigen Fristen unbedingt beachtet werden müssen. Zu prüfen ist zudem, ob der Unternehmer über ein Retentionsrecht an Waren verfügt.

Hat die Zusammenarbeit mit einem Geschäftspartner begonnen, so empfiehlt sich eine regelmässige und rechtzeitige Rechnungsstellung für die eigenen Leistungen. Zudem sollten die Zahlungseingänge aktiv überwacht werden.

Verfehlt ein Schuldner sein Zahlungsziel, so empfiehlt sich der Versand einer Mahnung. Damit tritt aus juristischer Sicht der Verzug ein und es können neben der eigentlichen Forderung auch Verzugszinsen verlangt werden. In gewissen Fällen ist ab dann auch der Rücktritt vom Vertrag mit dem Schuldner möglich. Spätestens ab der Mahnung muss sich das eigene Unternehmen zudem überlegen, ob die Leistungen an den säumigen Geschäftspartner (vorübergehend) eingestellt werden sollen. Allenfalls ist eine Tilgung der Forderung mittels Verrechnung oder über eine vereinbarte Sicherheit möglich. Die (über)fälligen Debitorenforderungen sollten zudem buchhalterisch (teilweise) abgeschrieben werden. Manchmal ergibt sich im Gespräch mit dem Schuldner die Möglichkeit, eine schriftliche Abzahlungsvereinbarung abzuschliessen, welche unbedingt eine Schuldanerkennung enthalten sollte. 

Bleibt die Mahnung erfolglos, kann die Forderung samt Verzugszinsen auf dem Rechtsweg geltend gemacht werden. Im Rahmen der Zwangsvollstreckung unterstützt eine staatliche Stelle – in der Schweiz das Betreibungs- und/oder das Konkursamt – die Gläubiger bei der Durchsetzung der Forderungen. Um die eigene Forderung durchzusetzen, kann der Gläubiger beim Betreibungsamt am (Wohn-)Sitz des Schuldners eine Betreibung einleiten. Dies ist kostenpflichtig, jedoch können die Gebühren später beim Schuldner zurückverlangt werden. Im Verlaufe der Betreibung kann es vorkommen, dass der Gläubiger die Forderung in einem kostenpflichtigen Gerichtsverfahren beweisen muss, sofern nicht ein sog. Rechtsöffnungstitel (z.B. eine Schuldanerkennung) vorliegt. Eine gute Dokumentation der Forderung mittels schriftlichen Vertrags und idealerweise mittels Schuldanerkennung ist hier sehr hilfreich und reduziert die eigenen Inkassokosten.

Praxistipp: Bleibt eine eigene Rechnung unbezahlt, so sollte der Schuldner gemahnt und damit in Verzug gesetzt werden. Damit ist in einigen Fällen auch ein Rücktritt vom Vertrag möglich. Ebenso sollte eine Leistungseinstellung geprüft werden. Erfolgt weiterhin keine Zahlung, so empfiehlt sich die zeitnahe Einleitung juristischer Schritte (insbesondere eine Betreibung).

Fazit zum Inkassorisiko

Das Inkassorisiko und damit das Risiko von Zahlungsausfällen gehört bei den meisten Unternehmen dazu.

Zur Reduktion von Zahlungsausfällen empfiehlt sich die sorgfältige Auswahl möglicher Geschäftspartner sowie eine durchdachte Vertragsgestaltung. Eine Vorkasse, ein nach Arbeitsfortschritt gestaffelter Zahlungsplan, eine Besicherung der eigenen Forderungen mittels Solidarschuld, Bürgschaft, Garantie, Pfand oder Eigentumsvorbehalt, sowie ein schriftlicher und klarer Vertrag können hier sehr hilfreich sein.

Während dem laufenden Betrieb empfehlen sich zur Begrenzung des Inkassorisikos eine regelmässige Rechnungsstellung, baldige Mahnungen sowie die rechtzeitige Einleitung rechtlicher Schritte gegen die Schuldner.

Bleibt eine Debitorenrechnung für vom eigenen Unternehmen erbrachte Leistungen länger unbezahlt, so bleibt häufig nur der zeit- und kostenintensive Weg über die Zwangsvollstreckung, welcher jedoch nicht vor Zahlungsausfällen schützt. Länger offenbleibende eigene Forderungen sollten daher buchhalterisch ganz oder teilweise abgeschrieben werden.

Organisatorisch lohnt es sich, im eigenen Unternehmen eine professionelle Debitorenbuchhaltung aufzubauen, welche ein aktives Debitorenmanagement betreibt und über Know-How bei der Vertragsgestaltung und insbesondere beim Inkasso auf dem Rechtsweg verfügt.