Umsatzabstimmung MWST: Dokumentationspflichten bei der MWST
Dr. iur. Florian Hanslik
Dr. iur. Florian Hanslik, LL.M., DAS in MWST, war am Europa Institut an der Universität Zürich, im Europäischen Parlament in Brüssel (Belgien) und in der Österreichischen Wirtschaftskammer in Wien tätig, bevor er vor über 15 Jahren in das Fachgebiet der indirekten Steuern wechselte. Er ist Partner bei der VATastic AG in Zürich.
Passende Arbeitshilfen
Die MWST ist eine Selbstveranlagungssteuer. Die steuerpflichtige Person ist zur korrekten Abrechnung der MWST gegenüber der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) verpflichtet. Damit die steuerpflichtige Person die MWST richtig abrechnen und im Zweifel der ESTV die Richtigkeit der Abrechnung glaubhaft machen kann, muss sie diversen Dokumentationspflichten nachkommen. Eine mangelhafte Dokumentation kann sich nachteilig auf die steuerpflichtige Person auswirken. Eine präzise Umsatzabstimmung MWST hilft, Differenzen frühzeitig zu erkennen und verhindert, dass falsche Deklarationen später zu Steuernachzahlungen führen.
Buchführung
Steuerpflichtige Unternehmen müssen im Rahmen einer Selbstveranlagung die MWST abrechnen. Die Grundlage für die Abrechnung der MWST ist die Buchführung gemäss Obligationenrecht (OR). Für steuerpflichtige Personen, die nicht nach OR zur Führung von Geschäftsbüchern verpflichtet sind, gelten spezielle Aufzeichnungspflichten.
Die MWST erfordert eine gewisse Anpassung der Buchführung an die Besonderheiten dieser Steuer. In den meisten Fällen dürfte die Schaffung zusätzlicher Konten oder Codes für die MWST sowie eine Anpassung bestehender Journale oder Hilfsbücher genügen.
Die Buchführung muss so erfolgen, dass die Geschäftsvorfälle sowohl vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis zur MWST-Abrechnung als auch in umgekehrter Richtung nachvollzogen werden können. Diese Prüfspur ist eine wichtige Komponente, welche die formelle Dokumentation der Buchführung sicherstellt. Die Prüfspur muss jederzeit ohne Zeitverlust gewährleistet sein.
Gegebenenfalls muss die steuerpflichtige Person Vorsteuern korrigieren oder kürzen. Allenfalls kann sie auch mittels Einlageentsteuerung Vorsteuern nachträglich abziehen. Die entsprechenden Berechnungen müssen nachvollziehbar zu einem sachgerechten Ergebnis führen und gelten als Buchungsbelege.
Geschäftsbücher und Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist. Die Bestimmungen im OR und in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) sind dabei einzuhalten.
Die Geschäftsbücher und Buchungsbelege müssen während der gesamten gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsdauer lesbar gemacht und überprüft werden können.
Eine mangelhaft geführte Buchhaltung sowie das Fehlen von Abschlüssen, Unterlagen und Belegen können sich namentlich bei Steuerkontrollen nachteilig auswirken und zu einer annäherungsweisen Ermittlung der MWST durch die ESTV führen (sog. Ermessenseinschätzung).
Jetzt Member werden und weiterlesen:
- Unlimitierter Zugriff auf alle 1300 Arbeitshilfen
- Alle kostenpflichtigen Beiträge auf weka.ch frei
- Zugriff auf alle Videos
- Täglich aktualisiert
- Wöchentlich neue Inhalte und Arbeitshilfen
- Exklusive Spezialangebote
- News- & Update-Services
- Seminargutscheine
