E-Rechnungen: Ein Muss für effizientes Finanzmanagement im digitalen Zeitalter
Inhalt
- Wie können Schweizer Unternehmen durch E-Rechnungen ihre Finanzprozesse automatisieren und Kosten senken?
- Was sind E-Rechnungen?
- Welche Vorteile hat die E-Rechnung gegenüber einer herkömmlichen Rechnung?
- Was benötigen Unternehmen zum Versand und Erhalt einer E-Rechnung?
- Fazit: Die E-Rechnung macht einiges einfacher – vor allem mit der richtigen Software
- FAQ: E-Rechnungen
KURZ ZUSAMMENGEFASST
E-Rechnungen haben sich in der Schweiz etabliert und ersetzen zunehmend das Papierformat. Sie ermöglichen eine durchgängig digitale Verarbeitung von der Erstellung über den Versand bis zur Archivierung und Bezahlung. Während der Bund bereits E-Rechnungen für Lieferanten vorschreibt, profitieren auch Unternehmen im B2B-Bereich von der Effizienzsteigerung und den Kosteneinsparungen, die durch standardisierte Formate und automatisierte Abläufe entstehen.
Die wichtigsten Punkte:
- E-Rechnungen sind digitale Rechnungen in einem standardisierten Format, die den Papierkram reduzieren.
- Der Bund in der Schweiz verpflichtet Lieferanten zur Ausstellung von E-Rechnungen (Ausnahme: Kleinanschaffungen unter CHF 5'000).
- Die EU plant eine Verpflichtung für standardisierte E-Rechnungen im B2B-Bereich, was auch Schweizer Unternehmen mit Betriebsstätte in Deutschland betrifft.
- Moderne Buchhaltungssoftware automatisiert Erstellung, Versand, Prüfung und Archivierung vollständig.
- Der Einsatz von E-Rechnungen senkt Kosten für Papier, Porto und manuelle Bearbeitung erheblich.
Wie können Schweizer Unternehmen durch E-Rechnungen ihre Finanzprozesse automatisieren und Kosten senken?
Was sind E-Rechnungen?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische bzw. digitale Rechnung. Sie wird digital erstellt, versendet, verarbeitet, bezahlt und archiviert. Sie zeichnet sich durch ihre Einheitlichkeit mit einem festen, standardisierten Format aus.
Ziel der E-Rechnung ist es, den Papierkram im Büro zu reduzieren und durch das einheitliche Standardformat die Rechnungsstellung einfacher und effizienter zu gestalten.
Eine E-Rechnung enthält dabei genau dieselben Informationen wie eine herkömmliche Rechnung: Rechnungsnummer, Datum, Name und Anschrift des Kunden bzw. Lieferanten sowie des ausstellenden Unternehmens, und den Leistungsumfang.
In der Schweiz hat der Bund seine Lieferanten schon dazu verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Nur Kleinanschaffungen im Wert von weniger als CHF 5.000 sind von dieser Regelung ausgenommen. Aber auch Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen, profitieren von der Einheitlichkeit der elektronischen Rechnungsstellung.
Die EU geht hier noch einen Schritt weiter: Sie möchte Unternehmen verpflichten, nur noch E-Rechnungen in einem standardisierten Format an B2B-Kunden zu versenden. PDF-Dokumente sind dann nicht mehr erlaubt. In Deutschland tritt diese Regelung am 01. Januar 2025 in Kraft und gilt für Schweizer Unternehmen, die eine Betriebsstätte in Deutschland haben.
Welche Vorteile hat die E-Rechnung gegenüber einer herkömmlichen Rechnung?
Die E-Rechnung hat Rechnungen in Papierform oder PDF-Rechnungen gegenüber einige große Vorteile.
Einfachere Erstellung
Bei einer E-Rechnung muss das ausstellende Unternehmen lediglich das relevante Format für die Rechnung erstellen und dieses Template dann ausfüllen. Mit geeigneter Buchhaltungs-Software wird es sogar automatisch ausgefüllt mit den in der Datenbank hinterlegten Kunden- und Auftragsdaten.
Automatisierter Versand & Prüfung
Die E-Rechnung wird vom System automatisch versendet. Auf Empfängerseite wird sie im IT-System abgelegt und die Rechnungsdaten daraus extrahiert. Nutzt der Empfänger ein modernes Buchhaltungs-System, kann dieses die Rechnung sogar automatisch prüfen, freigeben und die Bezahlung abwickeln.
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Weniger Verwaltungsaufwand
Die bearbeitete Rechnung wird im System archiviert und ist dort jederzeit zugänglich für weitere Prüfungen, z.B. wenn eine Wirtschaftsprüfung ansteht oder die Steuererklärung erstellt wird.
Der Aufwand bei den Debitoren und Kreditoren sinkt also gewaltig, da viele Schritte im Rechnungsstellungsprozess automatisiert ablaufen und kein menschliches Zutun benötigen.
Geringere Kosten
Der geringere Aufwand und das rein elektronische Format bringen auch geringere Kosten mit sich. Zum einen werden Kosten für Papier gespart sowie für Porto und Briefumschläge, wenn bisher Papierrechnungen versendet wurden.
Zum anderen lässt sich die E-Rechnung schneller erstellen als eine PDF-Rechnung, womit Angestellte viel Zeit sparen und diese dann für wichtigere Aufgaben nutzen können. Die Finanzbuchhaltung wird so um ein Vielfaches effizienter.
Was benötigen Unternehmen zum Versand und Erhalt einer E-Rechnung?
Da eine elektronische Rechnung nur elektronisch versendet wird, benötigen sowohl Versender als auch Empfänger eine Software. Der Versender einer E-Rechnung braucht eine Software, die die Rechnung in einem bestimmten, standardisierten Format erstellt. Moderne ERP-Systeme oder Buchhaltungs-Software stellen diese Funktion bereit.
Ansonsten ist es bei Rechnungsstellung an den Bund in der Schweiz auch noch möglich, eine PDF-Datei zu versenden oder die Rechnung online bei einem Service-Provider zu erstellen.
Versenden Unternehmen E-Rechnungen an andere Unternehmen, muss sichergestellt sein, dass der Empfänger entweder standardisierte E-Rechnungen empfangen kann, z.B. in seinem ERP-System, oder man muss ihm eine PDF-Rechnung zukommen lassen.
Wer spezielle Buchhaltungs-Software nutzt, die den Versand und Erhalt von E-Rechnungen unterstützt, ist hier klar im Vorteil. Die Software automatisiert die meisten Schritte nämlich komplett, sodass der Versender lediglich die korrekten Rechnungsdaten bereitstellen muss. Nutzt der Empfänger ebenfalls eine solche Software, muss er die Rechnung lediglich prüfen und zur Bezahlung freigeben. Den Rest macht die Software.
Fazit: Die E-Rechnung macht einiges einfacher – vor allem mit der richtigen Software
Die E-Rechnung ist zur Übermittlung von Rechnungen an den Bund schon Standard. Unternehmen können jedoch jederzeit auch an Kunden aus der freien Wirtschaft eine E-Rechnung versenden, denn das hat einige Vorteile.
Die E-Rechnung macht die Rechnungsstellung einfacher und effizienter. Zudem gelingt mit ihr ein Schritt mehr in Richtung papierloses Büro. Damit die elektronische Rechnungsstellung reibungslos funktioniert, sollten Unternehmen Software verwenden, die den Versand und Erhalt von E-Rechnungen weitestgehend automatisiert, da sie so die höchste Effizienz erreichen.
Bildquelle: Goumbik via pixabay.com
Checkliste
- Prüfen Sie, ob Ihr aktuelles ERP- oder Buchhaltungssystem E-Rechnungen im Standardformat unterstützen kann.
- Stellen Sie sicher, dass Sie die korrekten Kundendaten und Auftragsinformationen in Ihrer Datenbank hinterlegen.
- Informieren Sie Ihre Lieferanten über die Anforderung von E-Rechnungen, falls Sie noch nicht alle elektronisch erhalten.
- Klären Sie mit Ihren B2B-Kunden, ob diese standardisierte E-Rechnungen empfangen können oder ob PDF als Übergangslösung nötig ist.
- Aktualisieren Sie Ihre internen Prozesse, um manuelle Schritte bei der Prüfung und Freigabe zu eliminieren.
- Sichern Sie die digitale Archivierung der Rechnungen für spätere Wirtschaftsprüfungen und Steuererklärungen.
- Schulieren Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software und den automatisierten Abläufen.
- Überprüfen Sie die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben des Bundes und möglicher EU-Richtlinien für Ihre spezifische Situation.
FAQ: E-Rechnungen
Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronisch erstellte, versendete und verarbeitete Rechnung in einem standardisierten Format. Sie enthält dieselben Informationen wie eine Papierrechnung, wird aber vollständig digital durch das System verarbeitet.
Müssen Schweizer Unternehmen E-Rechnungen verwenden?
Ja, für Lieferungen an den Bund sind E-Rechnungen seit Längerem verpflichtend. Kleinanschaffungen unter CHF 5'000 sind davon ausgenommen. Für den B2B-Bereich gibt es noch keine allgemeine Pflicht, aber die EU plant eine solche Regelung für Unternehmen mit deutscher Betriebsstätte.
Reicht eine PDF-Rechnung als E-Rechnung?
Nein, eine reine PDF-Datei ist oft nicht als strukturierte E-Rechnung im Sinne der Standards anerkannt, da sie nicht maschinell vollständig ausgelesen werden kann. Zukünftig, besonders in der EU, werden nur noch standardisierte Formate erlaubt sein.
Wie spart eine E-Rechnung Kosten?
E-Rechnungen sparen Kosten durch den Wegfall von Papier, Porto und Umschlägen. Zudem reduziert die Automatisierung den manuellen Aufwand für Erstellung, Prüfung und Archivierung, was Zeit und Personalkosten senkt.
Was brauche ich, um E-Rechnungen zu versenden und zu empfangen?
Sie benötigen eine Software, die E-Rechnungen in einem standardisierten Format erstellen und empfangen kann. Moderne ERP- oder Buchhaltungs-Systeme bieten diese Funktionen oft bereits integriert an.
