Software-Ergonomie: Effiziente Buchungserfassung
Stefan «Steve» Blaser
Stefan «Steve» Blaser von blasERPerformance.ch ist Berater, Dozent, Speaker und Experte für die Evaluierung, Entwicklung und den Einsatz von ganzheitlicher ERP-Software und Buchhaltung.
Definition und Begriff Software-Ergonomie
Hierbei geht es darum, die Software leicht verständlich und schnell benutzbar bzw. intuitiv zu entwickeln. Nun ist es unbestritten, dass ein ERP-System in der Struktur zwar komplex ist – einzelne Programme daraus sollen jedoch für die Anwender einfach bedienbar und logisch sein. In sogenannten Usability-Tests stellt sich dann die Praktikabilität der Software-Ergonomie heraus.
Die drei Arten Daten
In meinen Referaten und Weiterbildungen erwähne ich auch die drei Arten Daten, welche in einem ERP-System erfasst und verwaltet werden. Dabei kommt es ganz auf die jeweilige Rolle und Berechtigung der Anwender an, mit welchen Daten sie mehr oder weniger in Berührung kommen. Diese drei Arten der Daten lassen sich wie folgt unterteilen:
- Firmendaten
- Stammdaten
- Bewegungsdaten
Die Firmendaten beinhalten übergeordnet die Anschrift, Kontakt- und Korrespondenzdaten, UID, Firmenzahlstelle etc. Meist werden übergreifend auch Zahlungs- und Lieferbedingungen, Banken- und Postleitzahlenverzeichnisse, Fremdwährungen, Mehrwertsteuer etc. verwaltet.
Stammdaten sind Adressen der Kunden, Lieferanten, Interessenten, Mitarbeitende, Artikel und Produkte, Konten und Kontenplan, Lohnarten etc.
Und last, but not least die Bewegungsdaten, in denen sich Anwender regelmässig befinden und in denen die «beweglichen» Daten wie Belege, Zahlungen, Buchungen etc. enthalten sind.
Dies soll eine grobe Struktur der Aufteilung der Daten aufzeigen. Während Firmendaten meist einmalig und sporadisch erfasst oder angepasst werden, ist es bei Stammdaten eher intensiver und bei den Bewegungsdaten sozusagen regelmässig oder gar täglich.
Stammdaten im Rechnungswesen
Im Falle der Buchhaltung sind die hauptsächlichen und wichtigsten Daten die Konten bzw. der Kontenplan. Je nach Software-Anbieter wird dies getrennt oder auch kombiniert geführt. Weitere Stammdaten können Buchungstexte, Anlagen, Kostenstellen/-träger etc. sein. Einige Stamm- und Firmendaten wie z. B. Mehrwertsteuer und Fremdwährungen werden auch zentral geführt und können vom Rechnungswesen aus verwendet und verwaltet werden. Da bei der Buchhaltung Stammdaten meist nur bei der Einführung mit z. B. Erfassung des Kontenplans intensiv gebraucht werden, sind solche Programmteile eher weniger intuitiv.
Bewegungsdaten im Rechnungswesen
Die wichtigste Bewegungsdaten sind zweifelsfrei die Buchungen. Darin befinden sich die Anwender regelmässig bis sogar täglich. Obschon durch die fortschreitende Digitalisierung und digitale Transformation mittlerweile viele Buchungsvorgänge automatisiert wurden, werden in der Praxis weiterhin immer noch viele manuelle Buchungen erfasst. Weitere Bewegungsdaten können je nach Philosophie des Software-Anbieters Belege, Zahlungen, Anlagen sein. Aus dem genannten Aspekt der Buchungen sollte daher im Minimum die Buchungsmaske Software-ergonomisch aufgebaut sein.
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Aufbau, Inhalt, Übersicht und Gestaltung der Buchungsmaske
Nachfolgend bebilderte Beispiele, Schritte und Methoden werden anhand der Abacus- Finanzbuchhaltung veranschaulicht, wobei es sinngemäss auch für andere vergleichbare Systeme gilt.
Über Aufbau, Inhalt, Übersicht und Gestaltung der Buchungsmaske (siehe Abbildung 1) gehen die Meinungen auseinander. Im Beispiel von Abacus ist die Buchungsmaske auf das Journal und den Eingabebereich aufgeteilt. Dadurch sind sämtliche erfasste Buchungen auch stetig ersichtlich. Zudem lassen sich bei Bedarf wahlweise zusätzliche Fenster wie z. B. Anzeige von Saldo, Mehrwertsteuer-Informationen, Buchungsrichtlinien etc. sowie Spalten ein- und ausblenden und in der Grösse anpassen. Somit können alle Anwender die für sich und auch die Bildschirmgrösse optimale Darstellung definieren. Zudem gilt es primär zu unterscheiden, ob es sich um Einfach- oder Sammelbuchungen handelt (siehe Abbildung 1).
Software-Ergonomie der Buchungsmaske bei Einfachbuchungen
Für eine Buchung benötigt es im Minimum folgende fünf Werte:
- Datum
- Soll-Konto
- Haben-Konto
- Betrag
- Text
Auch die Reihenfolge dieser fünf Werte entspricht der Journalführung nach Schulbuch. Daher sollten in der Buchungsmaske im Minimum von Beginn an auch nur diese fünf Felder zur Verfügung stehen und sich weitere erst bei expliziter Anwendung öffnen oder ausgegraut sein und übersprungen werden (siehe Abbildung 2).
Begrüssenswert sind auch Auswahllisten und Such-/Kurzbegriffe für Konten und vordefinierte Buchungstexte. Sind die Kontennummern nicht geläufig, so sollten diese mittels einer Auswahlliste, Spin-Buttons oder gar alphanumerischer Eingabe der Kontenbezeichnung ausgewählt werden können (siehe Abbildung 3).
Wenn nun ein Konto, welches z. B. mehrwertsteuerpflichtig ist, bebucht wird, öffnen sich erst bei der Eingabe desjenigen die weiteren dafür notwendigen Felder (siehe Abbildung 4).
Je nach Angebot der Anbieter können ggf. auch Feldinhalte fixiert, die Ansprungsreihenfolgen geändert oder Pflichtfelder definiert werden. Eine skalierbare Buchungsmaske stellt bei Anwendern in vielen Fällen eine grosse Anforderung an ein System dar. Ein Kriterium ist oft auch, dass so viel wie möglich oder sogar alles nur mit der Tastatur erfolgen soll. Im Beispiel von Abacus wird nach Eingabe des letzten vorgesehenen Felds die Buchung automatisch abgespeichert, und das Programm befindet sich danach bereits wieder im Erfassungsmodus, und der Fokus liegt automatisch auf dem Datum. Hier wird das zuletzt verwendete vorgeschlagen. Danach genügt im Minimum die Eingabe des Tages – der Rest wird übernommen bzw. es können bei Bedarf auch noch ein abweichender Monat und ein Jahr eingegeben werden. In sehr vielen Systemen kann das Verhalten der Feldvorgaben zentral in den Firmendaten parametrisiert werden.
Komplexität bei Sammelbuchungen
Ein anderes Thema stellen Sammelbuchungen dar, auf welche wir aus Platzgründen nicht weiter eingehen können, zumal sich deren Anwendung, Logik und Funktionalität zwischen den verschiedenen Systemen teils massiv unterscheiden. Ebenso wenn in derselben Buchungsmaske zusätzlich auch noch Daten aus Hilfs-/Nebenbüchern, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung bebucht werden können. Viele Anwender bevorzugen aus Erfahrung und aus Gründen der Komplexität und Übersicht sogar ausschliesslich Einfachbuchungen. Hier abschliessend ein Beispiel einer Einfachbuchung zusätzlich mit Kostenstelle, Fremdwährung und Mehrwertsteuer (siehe Abbildung 5).
Fazit
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass sich die Software-Ergonomie hauptsächlich in Bewegungsdaten und regelmässig verwendeten Stammdaten bemerkbar machen sollte. Im Rechnungswesen ist es in der Finanzbuchhaltung eine skalierbare Buchungsmaske für eine effiziente und rationelle Buchungserfassung und übersichtliche Darstellung.
KEY TAKE-AWAYS
• Die Benutzeroberfläche in Buchhaltungssoftware muss einfach, skalierbar und intuitiv sein, um eine effiziente Erfassung der täglichen Buchungen zu ermöglichen.
• Eine gut gestaltete Buchungsmaske sollte sich auf die wesentlichen Eingabefelder (Datum, Soll- Konto, Haben-Konto, Betrag, Text) beschränken, um Überfrachtung zu vermeiden.
