Der Jahresabschluss: So vermeiden Sie typische Fehler
Isabelle Weber
Isabelle Weber ist CEO und Founder von Weber CFO Consulting GmbH und im Bereich Digital CFO as a Service tätig. Sie verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung in diversen Finanzbereichen mit den Schwerpunkten Implementation von Finanzinstrumenten und Modernisierung der Finanzstrukturen und -prozesse.
Vorbereitung und Planung
Ein geordneter Ablauf spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern stellt auch sicher, dass die Zahlen korrekt und nachvollziehbar sind. Eine frühzeitige Vorbereitung und konsequente Kontrolle helfen dabei, die häufigsten Stolpersteine zu vermeiden.
Eines der grössten Probleme ist eine fehlende oder verspätete Planung. Die Finanzabteilung ist auf die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen angewiesen, denn viele relevante Informationen für den Jahresabschluss stammen aus den Bereichen Einkauf, Vertrieb, Personal oder Controlling. Wenn diese Daten nicht rechtzeitig zur Verfügung stehen, zieht sich der gesamte Prozess in die Länge. Besonders kritisch wird es, wenn die Revision nicht frühzeitig in die Planung einbezogen wird. Die Abstimmung mit dem Revisor sollte frühzeitig erfolgen, damit der Jahresabschluss nicht unnötig verzögert wird. Werden Termine und Unterlagen erst kurz vor Schluss festgelegt oder bereitgestellt, kann dies den gesamten Abschlussprozess gefährden.
Vorjahresvergleich
Ein weiterer häufiger Fehler ist das Fehlen eines Vorjahresvergleichs. Neben der Stetigkeit als zentralem Buchhaltungsgrundsatz nach OR spielt die Vergleichbarkeit der Jahresrechnungen eine entscheidende Rolle. Ohne einen Abgleich der aktuellen Zahlen mit den Vorjahreswerten fehlt eine wichtige Kontrollmöglichkeit. Unregelmässigkeiten oder unerwartete Abweichungen bleiben möglicherweise unentdeckt, wodurch fehlerhafte Buchungen nicht korrigiert werden. Wenn bestimmte Konten plötzlich grosse Schwankungen aufweisen oder ganze Positionen fehlen, kann dies ein klares Indiz für einen Fehler sein. Ein systematischer Vergleich mit den Vorjahren hilft dabei, solche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.
Abgrenzungen und Rückstellungen
Ein weiteres Problem sind fehlende Abgrenzungen und Rückstellungen. Damit alle Aufwände und Erträge periodengerecht erfasst werden, ist eine sorgfältige Buchhaltung unerlässlich. Doch gerade in stressigen Abschlussphasen kann es vorkommen, dass einzelne Buchungen übersehen werden. Besonders problematisch wird dies, wenn Verpflichtungen oder Rückstellungen nicht berücksichtigt werden, da dies die finanzielle Lage eines Unternehmens verfälschen kann. Eine Checkliste ist hier ein einfaches, aber effektives Hilfsmittel, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Positionen vergessen werden. Eine strukturierte Vorgehensweise hilft, alle notwendigen Buchungen systematisch abzuarbeiten und damit der Jahresabschluss korrekt und vollständig zu gestalten.
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Der finale Check
Ein Punkt, der oft unterschätzt wird, ist der finale Check der Erfolgsrechnung und Bilanz auf Konto- und Kontogruppenebene. Wer sich das ganze Jahr über mit einzelnen Buchungen beschäftigt, verliert manchmal das grosse Ganze aus den Augen. Viele Buchhalter arbeiten sehr transaktionell, was bedeutet, dass sie sich primär mit den Einzelbewegungen auf den Konten befassen, ohne regelmässig die Gesamtzusammenhänge zu hinterfragen. Gerade in der Abschlussphase ist es jedoch entscheidend, die Erfolgsrechnung und Bilanz noch einmal unabhängig von den Einzelbuchungen zu plausibilisieren. Gibt es Konten, die plötzlich ungewöhnlich hohe oder niedrige Salden aufweisen? Entsprechen die Entwicklungen den Erwartungen? Solche Fragen sollten vor dem endgültigen Abschluss geklärt werden, um Fehler rechtzeitig zu erkennen und zu korrigieren.
Handhabung von Durchlaufskonten
Ein weiteres Thema, das häufig zu Problemen führt, ist die Handhabung von Durchlaufskonten. Diese Konten dienen oft dazu, Gelder oder Verrechnungen temporär zu erfassen, bevor sie endgültig zugeordnet werden. Können diese Konten nicht vollständig ausgeglichen werden, ist es wichtig, eine saubere Dokumentation zu führen. Eine Excel-Übersicht, die detaillierte Informationen über die offenen Buchungen zum Stichtag enthält, kann hier enorm hilfreich sein. Dadurch wird sichergestellt, dass der Revisor alle offenen Positionen nachvollziehen kann und nicht unnötig lange nach Erklärungen suchen muss. Fehlt eine solche Übersicht, entstehen oft unnötige Rückfragen, die den gesamten Abschlussprozess verzögern können.
Fazit
Der Jahresabschluss ist mehr als nur eine buchhalterische Pflicht – er ist ein wesentliches Instrument für die Unternehmenssteuerung und die externe Berichterstattung. Wer frühzeitig plant, systematisch arbeitet und einfache Kontrollmechanismen wie Vorjahresvergleiche oder Plausibilitätschecks nutzt, stellt sicher, dass der Jahresabschluss reibungslos verläuft. Fehler lassen sich so minimieren, und die Qualität der finanziellen Berichterstattung wird erheblich verbessert. Eine klare Struktur, saubere Dokumentation und regelmässige Überprüfung der Zahlen helfen nicht nur dabei, den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, sondern sorgen auch für eine transparente und verlässliche finanzielle Basis, die für das Unternehmen selbst und seine Stakeholder von grosser Bedeutung ist.
