Fast Close: Wie optimiert man den Prozess zur Erstellung eines Jahresabschlusses?
Stefan Hunziker, MScBA
Prof. Dr. Stefan Hunziker, Studium der Wirtschaftswissenschaften und Soziologie, Doktorat zum internen Kontrollsystem; Dozent und Studiengangleiter MAS/DAS Risk Management an der Hochschule Luzern – Wirtschaft, Institut für Finanzdienstleistungen Zug IFZ; Dozent an der Schweizerischen Akademie für Wirtschaftsprüfung; Lehraufträge in den Bereichen Risikomanagement, interne Kontrollsysteme und Controlling; Verfasser von zahlreichen Büchern und Fachartikeln zu den Themen internes Kontrollsystem und Risikomanagement. Stefan Hunziker ist zudem Präsident der Swiss Enterprise Risk Management Association SwissERM.
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prof. Dr. rer. pol. Thomas Rautenstrauch ist Dozent für Controlling und Corporate Finance im Institut für Finance and Law der OST - Ostschweizer Fachhochschule. Er wirkt zudem seit 2007 als Dozent und Prüfungsexperte bei der ExpertSuisse für die Ausbildung zum dipl. Wirtschaftsprüfer und dipl. Steuerexperten sowie seit 2014 als Gastprofessor für Managerial Accounting im EMBA des MCI Management Center Innsbruck. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.
Organisatorische Gestaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen
Im Mittelpunkt des Prozessmanagements steht die organisatorischen Gestaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Dabei ist es das Ziel, die wesentlichen Arbeitsabläufe an den Anforderungen interner und/oder externer Kunden auszurichten und Verbesserungen hinsichtlich der Kosten, Zeit und Qualität bestehender Abläufe zu erreichen.
Hintergrund
Die Motivation zu einer beschleunigten Berichterstattung wird vor allem bei börsenkotierten Unternehmen von der Erwartung gestützt, dass vor allem in turbulenten Zeiten durch eine erhöhte Transparenz und zeitnahe finanzielle Berichterstattung das Vertrauen der verschiedenen Anspruchsgruppen (Stakeholder) positiv beeinflusst werden kann, was dann wiederum zum Vorteil für das berichtende Unternehmens führt. Da die Börsen derzeit weltweit erheblich unter der Finanzmarktkrise leiden, ist dieses Anliegen einmal mehr aktueller denn je und entspricht zudem der Forderung vieler CFOs nach einer schnellen Bereitstellung von Informationen des internen Rechnungswesens.
Neben externen Treibern für eine Optimierung des Jahresabschluss- und Berichtserstellung lassen sich auch interne Motive nennen, die regelmässig mit der Behebung von Prozess-Schwachstellen verbunden sind:
- Unangemessene Warte- und Liegezeiten von Belegen bzw. Prozessschritten.
- Medienbrüche im Arbeitsablauf (z.B. manuelle Erfassung von Listen in eine Software).
- Doppelarbeiten und unklare Zuständigkeiten.
- Unnötige Bearbeiterwechsel.
Während eines Arbeitsablaufs werden nicht selten bei einer Analyse der Aktivitäten im Rahmen der Bericht- und Abschlusserstellung entdeckt. Ziel einer Optimierung dieses Prozesses ist es daher immer auch ineffiziente und nicht-wertschöpfende Aktivitäten zu eliminieren und dadurch langfristig eine Kostensenkung ohne Qualitätsverluste zu erreichen.
Anforderungen
Im Rahmen von rechtlichen Anforderungen existieren für die Erstellung und Veröffentlichung der Jahresrechnung und Konzernrechnung bei den Aktiengesellschaften unterschiedliche gesetzliche Fristen, die im Zusammenhang mit den jeweils relevanten gesellschaftsrechtlichen, rechnungslegungsbezogenen und börsenbezogenen Normen variieren.
Hiernach geht somit der grösste Druck von den USA aus, wo die Securities Exchange Commission (SEC) für die an der New York Stock Exchange (NYSE) gelisteten Unternehmen mit Abstand die kürzeste Offenlegungspflicht festgelegt hat.
Vorgehensweise
Fast Close ist der Überbegriff für alle Methoden, die auf eine schnelle oder mindestens beschleunigte Erstellung des Jahresabschlusses gerichtet sind. Der Begriff stammt aus dem US-amerikanischen Raum und spiegelt das dort (und auch in den International Accounting Standards) dominante Verständnis von entscheidungsrelevanten Informationen, d.h. die im Abschluss vermittelten Informationen müssen nicht nur inhaltlich verlässlich, sondern auch zeitnah sein, um den Jahresabschlusslesern relevante Informationen vermitteln zu können. Normale Abschlüsse können genau das nicht leisten, da nach einem Jahr die Daten nicht mehr entscheidungsrelevant, sondern veraltet sind.
Zur Realisierung eines Fast Close-Prozesses bzw. zur Optimierung der Erstellung der Konzern- bzw. Jahresrechnung sollte ein Projekt gestartet werden, mit dem zunächst die wesentlichen Engpässe und Zeitfresser sowohl unternehmens- als auch konzernweit identifiziert werden. Auf Basis dieser Ergebnisse gilt es danach die Vereinheitlichung von Datenstrukturen, den Personaleinsatz sowie die Systemunterstützung bei allen Abschluss- und Berichtsarbeiten kritisch zu durchleuchten, wobei es nicht selten an ein einer Reorganisation der Planung, Überwachung und Koordination des Abschlussprozesses mangelt.
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Voraussetzung für die Realisierung eines Fast Close
Als zwingende Voraussetzung gilt vor allem eine gleichmässigere Verteilung der erforderlichen Aktivitäten zur Abschluss- und Berichtserstellung über das gesamte Geschäftsjahr hinweg. Dies erfordert Beispielsweise die Anwendung schnellerer Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden, soweit diese selbstverständlich mit den obligationenrechtlichen Bestimmungen bzw. Grundsätzen ordnungsmässiger Rechnungslegung konform sind. So kann beispielsweise durch eine unterjährige Erfassung von für die Rückstellungsbewertung relevanten Daten (Produktionsmenge, Garantiefälle, Rechtsstreitigkeiten), eine vereinfachte Ermittlung der Herstellungskosten mit Hilfe von Standardkosten oder eine kontinuierliche Ermittlung des Wertberichtigungsbedarfs bei den Debitoren die Zielsetzung verfolgt wird, den Arbeitsaufwand und die notwendige Zeitspanne bei der Erfassung möglichst gering zu halten. So kann eine finanzielle Bewertung von Rückstellungen oftmals schon im Vorfeld der Abschlussarbeiten erfolgen. Bestimmte Rückstellungsarten können bereits Wochen vor dem eigentlichen Abschlusstermin gebildet werden. Dies betrifft insbesondere die Rückstellungen, bei denen sich bis zum Abschlussstichtag keine neueren Erkenntnisse ergeben können.
Zusammengefasst kann gesagt werden, dass sich der Fast Close-Abschluss nicht grundsätzlich von einem normalen Jahresabschluss unterscheidet; alle für diesen geltenden Rechtsvorschriften bleiben unverändert gültig. Jedoch werden die zum Ergebnis führenden einzelnen Arbeitsschritte beschleunigt. Die hierbei gültigen Prinzipien sind:
- Die weitgehende Digitalisierung bzw. Automatisierung der Datenbeschaffung und deren zeitliches Vorholen in die Zeit vor dem Jahresabschlussstichtag.
- Die Verkürzung der innerbetrieblichen Informationskanäle und Entscheidungsprozesse.
- Die Vereinfachung der Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden.
Die Hauptherausforderung beim Fast Close ist im Wesentlichen die Organisation, und zwar insbesondere die Ablauforganisation. Hierbei wird der Produktivitätsgedanke in das Rechnungswesen überführt. Zu den zentralen Verfahren der beschleunigten Erfassung gehören:
- Regelmässige Abstimmung von Konten, vor allem innerhalb von Konzernen, so dass Schlusssaldi schneller erreichbar sind.
- Anwendung von Verbrauchsfolgeverfahren.
- Anpassung von Zeitverträgen beispielsweise bei Versicherungen, Arbeitnehmern oder bei der Wartung, um die Buchung von Rechnungsabgrenzungsposten zu möglichst zu vermeiden.
- Kontinuierliche Ermittlung des Wertberichtigungsbedarfes insbesondere bei Debitoren.
- Verlagerung der Inventur in das laufende Geschäftsjahr hinein.
- Durchführung einer permanenten Inventur.
- Die Durchführung von Stichprobeninventuren.
- Die konsequente Umsetzung von elektronischen Verfahren, damit relevante Informationen jederzeit abrufbar sind.
Fazit
Mit der zunehmenden Internationalisierung verlangen Informationsadressaten nicht nur verlässliche, sondern auch zeitnahe Daten. Wer aussagefähige Unternehmensdaten frühzeitig verfügbar macht, besitzt daher einen Wettbewerbsvorteil. Das Management kann zudem rascher auf Entwicklungen reagieren und die Kapitalgeber erhalten aktuelle Informationen. Voraussetzung zum erfolgreichen Fast Close ist ein kultureller Wandel in der Abschlusserstellung. Es handelt sich hierbei um einen mehrjährigen, kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der insbesondere auf einer Umgestaltung der Unternehmensorganisation – der Ablauforganisation – beruht.
