Fast Close: Wie optimiert man den Prozess zur Erstellung eines Jahresabschlusses?

Wie lässt sich der Prozess der Jahresabschlusserstellung durch Fast Close effizienter gestalten?

Einleitung zum Thema Fast Close

Der Jahresabschluss ist ein zentraler Bestandteil des finanziellen Berichtswesens. In vielen Unternehmen gewinnt der Begriff Fast Close zunehmend an Bedeutung. Gemeint ist damit die beschleunigte Erstellung von Abschlüssen, die dennoch den Anforderungen an Genauigkeit, Nachvollziehbarkeit und Aussagekraft entspricht. Ziel ist es, finanzielle Informationen zeitnah zur Verfügung zu stellen, um die Steuerung des Unternehmens zu verbessern und die Erwartungen von Investoren, Aufsichtsbehörden und anderen Anspruchsgruppen zu erfüllen.

Hintergrund

Die Motivation für ein Fast Close vor allem bei börsenkotierten Unternehmen von der Erwartung gestützt, dass vor allem in turbulenten Zeiten durch eine erhöhte Transparenz und zeitnahe finanzielle Berichterstattung das Vertrauen der verschiedenen Anspruchsgruppen (Stakeholder) positiv beeinflusst werden kann, was dann wiederum zum Vorteil für das berichtende Unternehmens führt. Da die Börsen derzeit weltweit erheblich unter der Finanzmarktkrise leiden, ist dieses Anliegen einmal mehr aktueller denn je und entspricht zudem der Forderung vieler CFOs nach einer schnellen Bereitstellung von Informationen des internen Rechnungswesens. 

Vorgehensweise

Fast Close ist der Überbegriff für alle Methoden, die auf eine schnelle oder mindestens beschleunigte Erstellung des Jahresabschlusses gerichtet sind. Der Begriff stammt aus dem US-amerikanischen Raum und spiegelt das dort (und auch in den International Accounting Standards) dominante Verständnis von entscheidungsrelevanten Informationen, d.h. die im Abschluss vermittelten Informationen müssen nicht nur inhaltlich verlässlich, sondern auch zeitnah sein, um den Jahresabschlusslesern relevante Informationen vermitteln zu können. Normale Abschlüsse können genau das nicht leisten, da nach einem Jahr die Daten nicht mehr entscheidungsrelevant, sondern veraltet sind.  

Zur Realisierung eines Fast Close-Prozesses bzw. zur Optimierung der Erstellung der Konzern- bzw. Jahresrechnung sollte ein Projekt gestartet werden, mit dem zunächst die wesentlichen Engpässe und Zeitfresser sowohl unternehmens- als auch konzernweit identifiziert werden. Auf Basis dieser Ergebnisse gilt es danach die Vereinheitlichung von Datenstrukturen, den Personaleinsatz sowie die Systemunterstützung bei allen Abschluss- und Berichtsarbeiten kritisch zu durchleuchten, wobei es nicht selten an ein einer Reorganisation der Planung, Überwachung und Koordination des Abschlussprozesses mangelt. 

Voraussetzung für die Realisierung eines Fast Close

Als zwingende Voraussetzung gilt vor allem eine gleichmässigere Verteilung der erforderlichen Aktivitäten zur Abschluss- und Berichtserstellung über das gesamte Geschäftsjahr hinweg. Dies erfordert Beispielsweise die Anwendung schnellerer Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden, soweit diese selbstverständlich mit den obligationenrechtlichen Bestimmungen bzw. Grundsätzen ordnungsmässiger Rechnungslegung konform sind. So kann beispielsweise durch eine unterjährige Erfassung von für die Rückstellungsbewertung relevanten Daten (Produktionsmenge, Garantiefälle, Rechtsstreitigkeiten), eine vereinfachte Ermittlung der Herstellungskosten mit Hilfe von Standardkosten oder eine kontinuierliche Ermittlung des Wertberichtigungsbedarfs bei den Debitoren die Zielsetzung verfolgt wird, den Arbeitsaufwand und die notwendige Zeitspanne bei der Erfassung möglichst gering zu halten. So kann eine finanzielle Bewertung von Rückstellungen oftmals schon im Vorfeld der Abschlussarbeiten erfolgen. Bestimmte Rückstellungsarten können bereits Wochen vor dem eigentlichen Abschlusstermin gebildet werden. Dies betrifft insbesondere die Rückstellungen, bei denen sich bis zum Abschlussstichtag keine neueren Erkenntnisse ergeben können.  

Zusammengefasst kann gesagt werden, dass sich der Fast Close-Abschluss nicht grundsätzlich von einem normalen Jahresabschluss unterscheidet; alle für diesen geltenden Rechtsvorschriften bleiben unverändert gültig. Jedoch werden die zum Ergebnis führenden einzelnen Arbeitsschritte beschleunigt. Die hierbei gültigen Prinzipien sind: 

• Die weitgehende Digitalisierung bzw. Automatisierung der Datenbeschaffung und deren zeitliches Vorholen in die Zeit vor dem Jahresabschlussstichtag.
• Die Verkürzung der innerbetrieblichen Informationskanäle und Entscheidungsprozesse.
• Die Vereinfachung der Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden.  

Die Hauptherausforderung beim Fast Close ist im Wesentlichen die Organisation, und zwar insbesondere die Ablauforganisation. Hierbei wird der Produktivitätsgedanke in das Rechnungswesen überführt. Zu den zentralen Verfahren der beschleunigten Erfassung gehören:

• Regelmässige Abstimmung von Konten, vor allem innerhalb von Konzernen, so dass Schlusssaldi schneller erreichbar sind.
• Anwendung von Verbrauchsfolgeverfahren.
• Anpassung von Zeitverträgen beispielsweise bei Versicherungen, Arbeitnehmern oder bei der Wartung, um die Buchung von Rechnungsabgrenzungsposten zu möglichst zu vermeiden.
• Kontinuierliche Ermittlung des Wertberichtigungsbedarfes insbesondere bei Debitoren.
• Verlagerung der Inventur in das laufende Geschäftsjahr hinein.
• Durchführung einer permanenten Inventur.
• Die Durchführung von Stichprobeninventuren.
• Die konsequente Umsetzung von elektronischen Verfahren, damit relevante Informationen jederzeit abrufbar sind.  

Fazit

Mit der zunehmenden Internationalisierung verlangen Informationsadressaten nicht nur verlässliche, sondern auch zeitnahe Daten. Wer aussagefähige Unternehmensdaten frühzeitig verfügbar macht, besitzt daher einen Wettbewerbsvorteil. Das Management kann zudem rascher auf Entwicklungen reagieren und die Kapitalgeber erhalten aktuelle Informationen. Voraussetzung zum erfolgreichen Fast Close ist ein kultureller Wandel in der Abschlusserstellung. Es handelt sich hierbei um einen mehrjährigen, kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der insbesondere auf einer Umgestaltung der Unternehmensorganisation – der Ablauforganisation – beruht. Fast Close erfordert eine präzise Planung, automatisierte Prozesse und eine enge Abstimmung aller Beteiligten entlang der Financial Supply Chain.

FAQ: Fast Close

Was versteht man unter dem Begriff Fast Close?

Fast Close ist der Überbegriff für Methoden, die eine schnelle oder beschleunigte Erstellung des Jahresabschlusses ermöglichen, wobei alle gesetzlichen Vorschriften und Qualitätsanforderungen weiterhin gelten.

Welche Hauptvoraussetzung muss erfüllt sein, um Fast Close zu realisieren?

Zwingende Voraussetzung ist eine gleichmässige Verteilung der Abschlussaktivitäten über das gesamte Geschäftsjahr, anstatt alles erst zum Stichtag zu erledigen.

Warum ist Fast Close für börsenkotierte Unternehmen besonders relevant?

Börsenkotierte Unternehmen stehen unter starkem Druck, insbesondere durch Vorschriften wie die der SEC in den USA, die sehr kurze Offenlegungspflichten vorschreiben, um Investoren zeitnahe Informationen zu bieten.

Gibt es rechtliche Risiken durch eine beschleunigte Abschlusserstellung?

Nein, der Fast Close-Abschluss unterscheidet sich inhaltlich nicht von einem normalen Jahresabschluss; alle geltenden Rechtsvorschriften und Grundsätze ordnungsmässiger Rechnungslegung bleiben unverändert gültig.

Welche Rolle spielt die Organisation beim Fast Close?

Die Organisation, insbesondere die Ablauforganisation, ist die Hauptherausforderung. Erforderlich ist ein kultureller Wandel und eine präzise Planung, die den Produktivitätsgedanken ins Rechnungswesen überführt.