Steuerbehörde: Was die Steuerbehörde besonders genau prüft
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die Steuerbehörde konzentriert sich bei Revisionen auf Bereiche, die das steuerbare Ergebnis direkt beeinflussen oder private von geschäftlichen Ausgaben vermischen. Besonders kritisch sind unklare Kontokorrente zwischen Gesellschaft und Gesellschaftern, hohe oder nicht begründete Abschreibungen sowie Rückstellungen ohne konkrete rechtliche Grundlage. Unternehmen müssen diese Positionen nicht nur korrekt buchen, sondern auch die wirtschaftliche Begründung und Berechnung lückenlos dokumentieren, um eine umfassende Prüfung weiterer Konten zu vermeiden.
Die wichtigsten Punkte:
- Kontokorrente von Aktionären müssen klar getrennt, verzinst und vertraglich geregelt sein.
- Abschreibungen benötigen eine nachvollziehbare betriebswirtschaftliche Begründung und Abstimmung.
- Rückstellungen dürfen nur für konkrete, am Bilanzstichtag bestehende Risiken gebildet werden.
- Private Ausgaben müssen sachgerecht vom Geschäftsaufwand getrennt und dokumentiert werden.
- Die Gewinnverwendung muss durch Generalversammlungsprotokolle und korrekte Verbuchung gedeckt sein.
Daniel Bugnon
Daniel Bugnon ist dipl. Steuer- und Treuhandexperte, MAS Mehrwertsteuer FH. Zugelassener Revisionsexperte RAB.Selbstständiger Steuerberater und Treuhänder.
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Welche Buchungen und Dokumente prüft die Steuerbehörde besonders genau und wie bereitet sich ein Unternehmen darauf vor?
Was Sie vor der Steuerrevision erledigen sollten
Die Ankündigung einer Steuerrevision sorgt in vielen Unternehmen für Unruhe. Kontoblätter werden zusammengesucht, ältere Belege nachgefordert und Entscheide rekonstruiert, an die sich kaum noch jemand genau erinnert.
Für eine saubere Vorbereitung ist dieser Zeitpunkt aber zu spät. Eine fehlende Dokumentation lässt sich Jahre später nur schwer nachholen. Eine ungewöhnliche Buchung wird auch dann nicht plausibler, wenn sie in einem ordentlich beschrifteten Dossier liegt.
Entscheidend ist, ob der Geschäftsfall im Zeitpunkt der Verbuchung korrekt beurteilt und nachvollziehbar dokumentiert wurde. Die Buchhaltung muss zeigen, was wirtschaftlich geschehen ist, weshalb die gewählte Behandlung sachgerecht war und auf welcher Grundlage die Beträge berechnet wurden.
Steuerpflichtige sind verpflichtet, an einer vollständigen und korrekten Veranlagung mitzuwirken. Dazu gehört, die verlangten Auskünfte zu erteilen und die massgebenden Unterlagen einzureichen.
Diese Unterlagen sollten vollständig vorliegen
Welche Unterlagen von der Steuerbehörde verlangt werden, hängt vom Kanton, vom Unternehmen und vom Umfang der Prüfung ab. Bereits für die Veranlagung sind in der Regel folgende Dokumente relevant:
- Jahresrechnung mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang
- Saldobilanz
- Abschreibungstabelle
- Bescheinigungen über Bezüge von Verwaltungsrat und Geschäftsleitung
- Kontoblätter zu Steuern und passiven Rechnungsabgrenzungen
- Kontokorrentkonten von Aktionären, Gesellschaftern und nahestehenden Personen
- Erläuterungen zu aussergewöhnlichen oder betragsmässig bedeutenden Positionen
Im Rahmen einer Buchprüfung kann die Steuerbehörde deutlich weitergehen. Verlangt werden können das Hauptbuch und die Hilfsbücher, Debitoren- und Kreditorenbelege, Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsdeklarationen, MWST-Abrechnungen, Bank- und Kassabelege, Inventare sowie Protokolle und Dividendenabrechnungen.
Vollständigkeit allein genügt allerdings nicht. Die Unterlagen müssen untereinander stimmen. Eine Dividendenzahlung muss sich im Generalversammlungsprotokoll, in der Buchhaltung und in der Verrechnungssteuerabrechnung gleichermassen nachvollziehen lassen.
Fünf Bereiche mit besonderem Prüfungsrisiko
1. Kontokorrente von Aktionären und Gesellschaftern
Auf Kontokorrentkonten zeigt sich rasch, wie sauber Geschäftliches und Privates getrennt werden. Private Bezüge, durch die Gesellschaft bezahlte Rechnungen, offene Spesen oder Darlehen werden dort häufig gesammelt.
Kritisch sind insbesondere:
- laufend steigende Forderungen gegenüber Beteiligten
- fehlende Rückzahlungen
- keine oder zu tiefe Verzinsung
- fehlende Darlehensverträge
- private Zahlungen ohne zeitnahe Belastung
- unklare oder pauschale Umbuchungen am Jahresende
Ein vorübergehender Saldo ist in der Regel unproblematisch. Kritisch wird es, wenn ein Aktionärsdarlehen über längere Zeit bestehen bleibt, vertraglich nicht geregelt ist und weder marktüblich verzinst noch planmässig zurückgeführt wird.
2. Abschreibungen
Abschreibungen reduzieren den ausgewiesenen Gewinn. Entsprechend prüft die Steuerbehörde, ob sie geschäftsmässig begründet sind und innerhalb der steuerlich anerkannten Ansätze liegen.
Besondere Aufmerksamkeit verdienen hohe Abschreibungen unmittelbar nach einer Anschaffung. In einem Fallbeispiel wird eine EDV-Anlage mit Anschaffungskosten von CHF 120’000 noch im selben Jahr auf CHF 40’000 abgeschrieben.
Eine solche Wertkorrektur kann begründet sein, etwa bei einer technischen Überalterung oder einer nachweisbaren Wertminderung. Ohne konkrete Grundlage wirkt sie jedoch wie eine gezielte Gewinnreduktion.
Die Abschreibungsunterlagen sollten deshalb mindestens folgende Angaben enthalten:
- Anschaffungsdatum und Anschaffungswert
- betriebswirtschaftliche Nutzungsdauer
- angewandte Methode und Abschreibungssatz
- besondere Gründe für ausserordentliche Abschreibungen
- Abstimmung zwischen Anlagebuchhaltung und Finanzbuchhaltung
3. Rückstellungen
Rückstellungen werden ebenfalls kritisch geprüft, weil sie auf Schätzungen beruhen. Sie betreffen Verpflichtungen, deren Höhe oder Fälligkeit am Bilanzstichtag noch nicht abschliessend feststeht.
Steuerlich anerkannt werden Rückstellungen nur, soweit sie geschäftsmässig begründet sind. Nicht mehr benötigte Rückstellungen werden dem steuerbaren Gewinn zugerechnet.
Eine allgemeine Reserve für mögliche Schwierigkeiten reicht nicht aus. Die Rückstellung muss auf einem konkreten Risiko beruhen, das am Bilanzstichtag bereits bestanden hat.
Dokumentiert werden sollten insbesondere:
- der zugrunde liegende Sachverhalt
- die rechtliche oder wirtschaftliche Verpflichtung
- die Berechnung des Rückstellungsbetrags
- die Annahmen und verfügbaren Informationen am Bilanzstichtag
- die Entwicklung und Verwendung in den Folgejahren
Wird beispielsweise eine Prozessrückstellung gebildet, braucht es eine nachvollziehbare Einschätzung des Prozessrisikos. Eine pauschale Sicherheitsmarge ohne konkrete Berechnung wird einer Prüfung kaum standhalten.
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