Moderation: Mit den 7 Techniken erfolgreich moderieren
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Erfolgreiche Moderation erfordert mehr als Empathie; sie verlangt nach handwerklichen Fähigkeiten, um den Arbeitsprozess visuell zu veranschaulichen. Die gezielte Anwendung von sieben Techniken ermöglicht es Moderatoren, Daten zu erfassen, die Gruppe fokussiert zu halten und Missverständnisse durch eine klare visuelle Darstellung zu vermeiden. Durch diese Methoden werden die Gedanken der Teilnehmer auf ein gemeinsames Ziel konzentriert und der Moderator behält die Kontrolle über den Prozess.
Die wichtigsten Punkte:
- Visuelle Veranschaulichung ist entscheidend für den Erfolg jeder Moderationsphase.
- Sieben spezifische Techniken decken den gesamten Prozess vom Einstieg bis zum Abschluss ab.
- Aktive Einbeziehung aller Teilnehmer verhindert das Gefühl des passiven Zuschauens.
- Sichtbare Dokumentation von Fakten und Meinungen vermeidet Missverständnisse.
- Moderationswerkzeuge helfen, die Fäden der Diskussion in der Hand zu behalten.
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Wie können Sie mit den 7 Moderationstechniken jede Besprechungsphase erfolgreich gestalten?
Moderation auf hohem Niveau
Erfolgreich zu moderieren, ist eine Kunst, die Sie lernen und verfeinern können. Denn neben guter Empathie und Kommunikationskenntnisse, um die Reaktionen der Kollegen und Teilnehmer wahrnehmen zu können, sind vor allem handwerkliche Fähigkeiten gefragt. Fähigkeiten, die Sie sich aneignen können. Fähigkeiten, die Sie dabei unterstützen souverän und kompetent bei der Moderation aufzutreten.
Diese handwerklichen Fähigkeiten beziehen sich auf Methoden und Techniken, die Ihnen eine konkrete Vorgehensweise aufzeigen, wie Sie in welcher Phase der Moderation den Arbeitsprozess visuell veranschaulichen können. Eine Aufgabe, die manches Mal halbherzig ausgeführt oder schlimmstenfalls sogar vergessen wird. Leider. Denn Moderationstechniken gezielt einzusetzen, um jede Phase visuell darstellen zu können, bietet Ihnen als Moderator viele Vorteile:
- Die Daten werden erfasst.
- Die Gruppe bleibt fokussiert.
- Fakten und/oder Meinungen werden präzisiert.
- Missverständnisse werden vermieden, da es ja «schwarz auf weiss» auf dem Flipchart-Bogen steht.
- Sie konzentrieren die Gedanken der Teilnehmer auf ein Ziel.
- Sie halten die Fäden in den Händen.
Die 7 Techniken für erfolgreiche Moderation
Jede Phase der Moderation kann visuell aufbereitet werden. Mit Hilfe der folgenden beschriebenen Moderationsmethoden gelingt Ihnen dies mühelos.
Der Einstieg: Der Beginn ist ein entscheidender Wegweiser. Als Moderator sind Sie gerade beim Einstieg besonders gefragt. Zum einen müssen Sie das Thema der Besprechung umreissen. Zum anderen gilt es jedoch die Teilnehmer, die sich eventuell noch nicht kennen, sogleich aktiv miteinzubeziehen, damit nicht das Gefühl entsteht «Wir sind nur Zuschauer». Beides können Sie durch zwei verschiedene Moderationstechniken geschickt bewältigen.
1. Die Kennlern-Matrix
Sollten sich die Teilnehmer der Gruppe noch gar nicht oder kaum kennen, empfiehlt es sich, eine Kennlern-Matrix einzusetzen. In diese Kennlern-Matrix trägt sich jeder zu Beginn – sozusagen als Vorspann zum Meeting – ein. Als Moderator legen Sie fest, welche Fakten in diese eingetragen werden. In der Regel sind dies der Namen, die Funktion, die Kenntnisse zum Thema oder Fragen zum Thema. Vergessen Sie nicht, sich selbst auch in die Matrix einzutragen.
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2. Die Erwartungsabfrage
Die Frage «Was erhoffen Sie sich von diesem Meeting/Treffen?» oder «Welche Erwartungen stellen Sie an die Besprechung und die Beteiligten?» hilft nicht allein bei der Klärung von Problemen und Konflikten. Vielmehr kann diese Frage bei grundsätzlich jedem Thema, das ausführlicher besprochen und erarbeitet werden soll, hilfreich sein. Denn als Moderator geben Sie den Teilnehmern die Gelegenheit, auszusprechen, was Sie bewegt. Vorbehalte, Unsicherheiten, Ängste, als auch Hoffnungen, Wünsche und Anliegen können auf diese Weise kommuniziert werden, um im weiteren Verlauf der Besprechung aufgegriffen zu werden. Vertrauen und Offenheit entstehen, die dem weiteren Prozess dienlich sind.
Die Moderationsphase des Sammelns
Das Erfassen der Informationen, Fragen, Ideen und Lösungsansätzen ist ein zentraler Punkt innerhalb des Prozesses, der durch zwei Moderationsmethoden bestens gelingt.
3. Die Kartenabfrage
Auf eine von Ihnen gestellte Frage notiert jeder seine eigenen Antworten auf eine Karte, die im Anschluss an der Pinnwand befestigt wird. Obwohl diese Methode zeitaufwendig ist, überwiegen die Vorteile:
- Jeder erhält die Gelegenheit, sich ungestört zu äussern.
- Alle Nennungen sind gleich wichtig.
- Vielfachnennungen zeigen sofort auf, welche Aspekte besonders interessieren.
- Eine Neuordnung der Karten ist jederzeit möglich.
Die Moderationsphase des Auswählens und Auswertens
Die Kartenabfrage wird nicht allein viele Antworten, sondern auch eine Vielzahl an Aspekten hervorgebracht haben, die den Teilnehmern am Herzen liegen. Leider fehlt die Zeit, alle genauer zu besprechen und zu bearbeiten. Deshalb muss eine Auswahl der Themen getroffen werden, die weiter im Fokus bleiben sollen.
Checkliste
- Prüfen Sie, ob sich die Teilnehmer kennen, und entscheiden Sie über den Einsatz einer Kennlern-Matrix.
- Formulieren Sie eine klare Erwartungsabfrage, um Vorbehalte und Hoffnungen frühzeitig zu klären.
- Nutzen Sie die Kartenabfrage, um ungestört und gleichwertig alle Ideen und Lösungen zu sammeln.
- Setzen Sie die Mehrpunkt-Abfrage ein, um Prioritäten zu setzen und wichtige Themen auszuwählen.
- Verwenden Sie bei kleinen Gruppen die Zwei-Felder-Tafel, um Vor- und Nachteile gegeneinander abzuwägen.
- Erstellen Sie am Ende einen konkreten Massnahmenplan mit fixierten Schritten zur Umsetzung.
- Schliessen Sie mit einem Blitzlicht ab, um die Stimmung der Teilnehmer einzufangen.
4. Die Mehrpunkt-Abfrage
Bitten Sie bei der Moderation Ihre Kollegen oder Mitarbeiter über die jeweiligen genannten Themen abzustimmen. Mühelos und schnell gelingt dies durch die Mehrpunkt-Abfrage, bei der die Teilnehmer durch das Kleben von Punkten Prioritäten setzen und so eine gemeinsame Entscheidung treffen, welche Aspekte weiter diskutiert werden sollen. Denn die Themenaspekte, die die meisten Punkte erhalten haben, werden anschliessend weiter bearbeitet.
5. Die Zwei-Felder-Tafel
Ist die Gruppe klein, kann stattdessen auch die Zwei-Felder-Tafel zum Einsatz kommen. Dabei wird das Thema unter zwei Gesichtspunkten – wie Vorteile und Nachteile – beleuchtet. Durch Zuruf nennen die Teilnehmer ihre Ideen und Ansichten, so dass mögliche Hürden und Lösungsideen herausgearbeitet werden können.
Der Abschluss: Führen Sie die Moderation – und somit die Besprechung – zu einem Ergebnis. Schliessen Sie das Meeting mit konkreten Massnahmen ab. Abhängig vom Thema und dem Verlauf der Besprechung sollten Sie zusätzlich noch die Stimmung der Teilnehmer abfragen, um so eventuelle negative Emotionen aufzufangen.
6. Der Massnahmenplan
Fokussieren Sie mit der Gruppe das Ergebnis der Besprechung. Bestimmen Sie die Umsetzung und Realisierung der besprochenen Ideen und Lösungen. Erstellen Sie einen Massnahmenplan, indem konkrete Schritte fixiert werden.
7. Das Blitzlicht
In vielen Fällen ist es sinnvoll, das Schlusswort an die Teilnehmer zu übertragen. Bitten Sie diese, etwas über ihre augenblickliche Stimmung zu sagen. Lassen Sie so jeden Teilnehmer ein persönliches Blitzlicht auf die Besprechung werfen.
FAQ: Moderation
Wann ist der Einsatz einer Kennlern-Matrix sinnvoll?
Die Kennlern-Matrix empfiehlt sich, wenn sich die Teilnehmer der Gruppe noch gar nicht oder kaum kennen. Sie dient als Vorspann, um Namen, Funktionen und Kenntnisse zum Thema sichtbar zu machen.
Wie kann man sicherstellen, dass alle Teilnehmer zu Wort kommen?
Durch die Kartenabfrage erhält jeder die Gelegenheit, sich ungestört zu äussern. Alle Nennungen werden gleich wichtig behandelt und an der Pinnwand befestigt.
Welche Methode hilft bei der Priorisierung von Themen?
Die Mehrpunkt-Abfrage ermöglicht es den Teilnehmern, durch das Kleben von Punkten Prioritäten zu setzen. Themen mit den meisten Punkten werden anschliessend weiter diskutiert.
Wie wird der Abschluss einer Moderation gestaltet?
Der Abschluss erfolgt durch einen Massnahmenplan zur Festigung von Ergebnissen und einem Blitzlicht, bei dem jeder Teilnehmer seine augenblickliche Stimmung zum Ausdruck bringt.
