Checkliste Mitarbeitergespräch – die richtige Vorbereitung
- Informieren Sie Ihren Mitarbeitenden frühzeitig über den Gesprächstermin, die ungefähre Dauer und den Inhalt.
- Bereiten Sie das Gespräch gründlich vor – bitten Sie ggf. auch den Mitarbeitenden im Vorfeld um eine (schriftliche) Vorbereitung.
- Planen Sie ausreichend Zeit ein und stellen Sie sicher, dass Sie sich ungestört unterhalten können.
- Sorgen Sie für eine angenehme Atmosphäre und verschieben Sie ggf. das Gespräch, wenn Sie unter Zeitdruck stehen oder das Gefühl haben, sich aus anderen Gründen nicht 100%ig auf das Gespräch einlassen zu können.
Der Einstieg
- Höflichkeit und Freundlichkeit sind – unabhängig vom Gesprächsanlass – Grundvoraussetzungen eines jeden Gesprächs.
- Gehen Sie auf den Mitarbeitenden zu, begrüssen Sie ihn und danken Sie ihm für sein Kommen.
- Setzen Sie sich mit ihm an einen geeigneten Tisch und unterstreichen Sie so die Bedeutung des Gesprächs.
- Überprüfen Sie, ob der Mitarbeitende «gedanklich anwesend» ist.
- Stellen Sie einen persönlichen Kontakt her und tragen Sie so zu einem positiven und offenen Gesprächsklima bei.
Darstellung des Gesprächsanlasses
- Umreissen Sie den Gesprächsanlass und die Gesprächsziele.
- Stellen Sie dar, wie Sie im Gespräch vorgehen werden.
- Nennen Sie den Zeitrahmen.
Die Sichtweise des Mitarbeitenden
- Idealerweise haben Sie den Mitarbeitenden bei der Vereinbarung des Gesprächstermins veranlasst, sich selbst vorzubereiten.
- An dieser Stelle geben Sie ihm zunächst Gelegenheit, seine Sichtweise darzustellen.
- Unterbrechen Sie ihn in diesem Gesprächsabschnitt nicht, sondern machen Sie sich Notizen zu Punkten, auf die Sie später eingehen wollen.
Ihre eigene Sichtweise
- Fragen Sie jedoch nach, wenn Sie etwas nicht verstanden haben.
- Stellen Sie nun Ihre eigene Meinung dar, indem Sie seine Ausführungen bestätigen, korrigieren oder weiterführen.
Frustrationen abbauen
- Geben Sie dem Mitarbeitenden Gelegenheit, seinen Gefühlen unumwunden Luft zu machen.
- Achten Sie an dieser Stelle nicht auf Sachlichkeit, sondern akzeptieren Sie die Emotionalität seiner Ausführungen.
- Kommentieren Sie diese Äusserungen nicht.
- Leiten Sie zum Kerngespräch über.
Checkliste Mitarbeitergespräch – das sachliche Kerngespräch
- Arbeiten Sie gemeinsam mit dem Mitarbeitenden die Unterschiede in den einzelnen Sichtweisen heraus.
- Suchen Sie gemeinsam nach Ursachen für diese unterschiedliche Betrachtungsweise.
- Suchen Sie nach Lösungen, die für beide Gesprächspartner akzeptabel sind.
- Seien Sie offen für die Sichtweise des Mitarbeitenden und versuchen Sie, diese nachzuvollziehen.
- Reden Sie nicht um den «heissen Brei» herum, sondern bringen Sie Ihre eigene Meinung deutlich zum Ausdruck und beziehen Sie Stellung.
- Seien Sie so flexibel, Ihre eigene Meinung zu ändern, wenn sich im Gespräch entsprechende Aspekte ergeben.
- Fassen Sie zusammen und sichern Sie Zwischenergebnisse.
- Behalten Sie das Gesprächsziel vor Augen.
Abschluss des Gesprächs
- Fassen Sie alle wichtigen Punkte noch einmal kurz zusammen.
- Vereinbaren Sie Ergebnisse und halten Sie diese schriftlich fest (wer macht was bis wann?).
- Zeigen Sie noch einmal die Differenzen und die vereinbarten Kompromisse auf.
- Gesprächsauswertung.
Welche Massnahmen müssen Sie veranlassen?
- Welche Gesprächsziele haben Sie erreicht?
- Welche neuen Erkenntnisse haben Sie über Ihren Gesprächspartner gewonnen und was sollten Sie bei zukünftigen Gesprächen beachten?
- Welches Bild hat der Gesprächspartner von Ihnen gewinnen können?
- Haben Sie sich im Gespräch richtig verhalten bzw. was würden Sie beim nächsten Mal anders machen?
