Checkliste Mitarbeitergespräch: Gesprächsleitfaden für Führungskräfte

Die Bedeutung von Mitarbeitergesprächen

Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist es nötig, dass Sie als Vorgesetzter mit Ihren Mitarbeitern über die Ziele, Inhalte und Formen Ihrer gemeinsamen Arbeit sprechen. Dies geschieht tagtäglich im Rahmen vieler Gespräche – mal formell, mal informell.

Darüber hinaus ist es notwendig, sich regelmässig über weiterreichende Zielsetzungen, Aufgaben, Ergebnisse und Leistung, die Zusammenarbeit und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten der Mitarbeiter zu verständigen. Ihr Mitarbeiter erfährt dadurch, wie Sie ihn sehen und was Sie erwarten. Sie erfahren Ihre eigenen Stärken und Schwächen und wie Sie gegebenenfalls Korrekturen vornehmen können.

Checkliste Mitarbeitergespräch

Nachfolgend finden Sie eine «Checkliste Mitarbeitergespräch», die Sie in Ihrer Vorbereitung auf nahezu alle Arten von Mitarbeitergesprächen unterstützt. Sie trägt dazu bei «in der Hitze der Debatte» das Gespräch zu strukturieren, wesentliche Gesprächsteile nicht zu vergessen und das Gesprächsziel nicht aus den Augen zu verlieren. Darüber hinaus lässt sie genügend Spielraum für unerwartete Richtungsänderungen im Gespräch.

Die richtige Vorbereitung

Das Mitarbeitergespräch ist eines der wichtigsten Führungsinstrumente, die Ihnen als Führungskraft zur Verfügung stehen. Sie sollten die Gespräche mit Ihren Mitarbeitern daher nicht «zwischen Tür und Angel» erledigen, sondern sich ausreichend Zeit für die Vorbereitung und Durchführung nehmen. Die «Checkliste Mitarbeitergespräch» soll Ihnen dabei helfen.

• Informieren Sie Ihren Mitarbeitenden frühzeitig über den Gesprächstermin, die ungefähre Dauer und den Inhalt.
• Bereiten Sie das Gespräch gründlich vor – bitten Sie ggf. auch den Mitarbeitenden im Vorfeld um eine (schriftliche) Vorbereitung.
• Planen Sie ausreichend Zeit ein und stellen Sie sicher, dass Sie sich ungestört unterhalten können.
• Sorgen Sie für eine angenehme Atmosphäre und verschieben Sie ggf. das Gespräch, wenn Sie unter Zeitdruck stehen oder das Gefühl haben, sich aus anderen Gründen nicht 100%ig auf das Gespräch einlassen zu können.

Begrüssung und Einleitung

Damit ein Mitarbeitergespräch für beide Seiten positiv und erfolgreich verläuft, bedarf es einem gelungenen Einstieg. Deshalb sollten Führungskräfte von Beginn an eine positive und offene Atmosphäre schaffen und den Anlass und das Ziel des Gesprächs klar umreissen.

• Höflichkeit und Freundlichkeit sind – unabhängig vom Gesprächsanlass – Grundvoraussetzungen eines jeden Gesprächs.
• Gehen Sie auf den Mitarbeitenden zu, begrüssen Sie ihn und danken Sie ihm für sein Kommen.
• Setzen Sie sich mit ihm an einen geeigneten Tisch und unterstreichen Sie so die Bedeutung des Gesprächs.
• Überprüfen Sie, ob der Mitarbeitende «gedanklich anwesend» ist.
• Stellen Sie einen persönlichen Kontakt her und tragen Sie so zu einem positiven und offenen Gesprächsklima bei.
• Umreissen Sie den Gesprächsanlass und die Gesprächsziele.
• Stellen Sie dar, wie Sie im Gespräch vorgehen werden.
• Nennen Sie den Zeitrahmen.

Rückblick, Bewertung und Zukunftsplanung

Das Mitarbeitergespräch kann nur dann zum gewünschten Erfolg führen, wenn es als Dialog zwischen Führungskraft und Mitarbeiter geführt wird. Neben der Sichtweise der Führungskraft ist daher auch die Sichtweise des Mitarbeitenden von grosser Bedeutung. Im Kernteil des Mitarbeitergesprächs geht es darum, Ursachen für unterschiedliche Betrachtungsweisen zu finden und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten.

Die Sichtweise des Mitarbeitenden

• Idealerweise haben Sie den Mitarbeitenden bei der Vereinbarung des Gesprächstermins veranlasst, sich selbst vorzubereiten.
• An dieser Stelle geben Sie ihm zunächst Gelegenheit, seine Sichtweise darzustellen.
• Unterbrechen Sie ihn in diesem Gesprächsabschnitt nicht, sondern machen Sie sich Notizen zu Punkten, auf die Sie später eingehen wollen.

Ihre eigene Sichtweise

• Fragen Sie jedoch nach, wenn Sie etwas nicht verstanden haben.
• Stellen Sie nun Ihre eigene Meinung dar, indem Sie seine Ausführungen bestätigen, korrigieren oder weiterführen.

Frustrationen abbauen

• Geben Sie dem Mitarbeitenden Gelegenheit, seinen Gefühlen unumwunden Luft zu machen.
• Achten Sie an dieser Stelle nicht auf Sachlichkeit, sondern akzeptieren Sie die Emotionalität seiner Ausführungen.
• Kommentieren Sie diese Äusserungen nicht.
• Leiten Sie zum Kerngespräch über.

Das sachliche Kerngespräch

• Arbeiten Sie gemeinsam mit dem Mitarbeitenden die Unterschiede in den einzelnen Sichtweisen heraus.
• Suchen Sie gemeinsam nach Ursachen für diese unterschiedliche Betrachtungsweise.
• Suchen Sie nach Lösungen, die für beide Gesprächspartner akzeptabel sind.
• Seien Sie offen für die Sichtweise des Mitarbeitenden und versuchen Sie, diese nachzuvollziehen.
• Reden Sie nicht um den «heissen Brei» herum, sondern bringen Sie Ihre eigene Meinung deutlich zum Ausdruck und beziehen Sie Stellung.
• Seien Sie so flexibel, Ihre eigene Meinung zu ändern, wenn sich im Gespräch entsprechende Aspekte ergeben.
• Fassen Sie zusammen und sichern Sie Zwischenergebnisse.
• Behalten Sie das Gesprächsziel vor Augen.

Abschluss und nächste Schritte

Eine freundliche Verabschiedung reicht beim Mitarbeitergespräch nicht aus. Vor dem Ende des Gesprächs sollten alle getroffenen Vereinbarungen und Ziele schriftlich festgehalten werden. Zudem sollten Sie als Führungskraft ein Fazit zum Gespräch ziehen und Ihre nächsten Massnahmen planen.

Abschluss des Gesprächs

• Fassen Sie alle wichtigen Punkte noch einmal kurz zusammen.
• Vereinbaren Sie Ergebnisse und halten Sie diese schriftlich fest (wer macht was bis wann?).
• Zeigen Sie noch einmal die Differenzen und die vereinbarten Kompromisse auf.
• Gesprächsauswertung.

Welche Massnahmen müssen Sie veranlassen?

• Welche Gesprächsziele haben Sie erreicht?
• Welche neuen Erkenntnisse haben Sie über Ihren Gesprächspartner gewonnen und was sollten Sie bei zukünftigen Gesprächen beachten?
• Welches Bild hat der Gesprächspartner von Ihnen gewinnen können?
• Haben Sie sich im Gespräch richtig verhalten bzw. was würden Sie beim nächsten Mal anders machen?

Fazit zur Checkliste Mitarbeitergespräch

Das Führen von Mitarbeitergesprächen ist ein wichtiges Instrument der Mitarbeiterführung und kann wesentlich zur Verbesserung der Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Vorgesetzten beitragen sowie die Motivation und Leistungsbereitschaft erhöhen. Umso wichtiger ist es, dass sich Vorgesetzte angemessen auf solche Gespräche vorbereiten und dabei alle wichtigen Punkte der obigen Checkliste beachten.

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