29.01.2018

Checkliste Mitarbeitergespräch: Gesprächsleitfaden für Führungskräfte

Nachfolgend finden Sie eine Checkliste zum Mitarbeitergespräch, die Sie in Ihrer Vorbereitung auf nahezu alle Arten von Mitarbeitergesprächen unterstützt. Daher kann sie Ihnen auch nicht die inhaltliche Argumentation abnehmen. Sie trägt jedoch dazu bei, «in der Hitze der Debatte» das Gespräch zu strukturieren, wesentliche Gesprächsteile nicht zu vergessen und das Gesprächsziel nicht aus den Augen zu verlieren. Darüber hinaus lässt sie genügend Spielraum für unerwartete Richtungsänderungen im Gespräch.

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Checkliste Mitarbeitergespräch – die richtige Vorbereitung

  • Informieren Sie Ihren Mitarbeitenden frühzeitig über den Gesprächstermin, die ungefähre Dauer und den Inhalt.
  • Bereiten Sie das Gespräch gründlich vor – bitten Sie ggf. auch den Mitarbeitenden im Vorfeld um eine (schriftliche) Vorbereitung.
  • Planen Sie ausreichend Zeit ein und stellen Sie sicher, dass Sie sich ungestört unterhalten können.
  • Sorgen Sie für eine angenehme Atmosphäre und verschieben Sie ggf. das Gespräch, wenn Sie unter Zeitdruck stehen oder das Gefühl haben, sich aus anderen Gründen nicht 100%ig auf das Gespräch einlassen zu können.

Der Einstieg

  • Höflichkeit und Freundlichkeit sind – unabhängig vom Gesprächsanlass – Grundvoraussetzungen eines jeden Gesprächs.
  • Gehen Sie auf den Mitarbeitenden zu, begrüssen Sie ihn und danken Sie ihm für sein Kommen.
  • Setzen Sie sich mit ihm an einen geeigneten Tisch und unterstreichen Sie so die Bedeutung des Gesprächs.
  • Überprüfen Sie, ob der Mitarbeitende «gedanklich anwesend» ist.
  • Stellen Sie einen persönlichen Kontakt her und tragen Sie so zu einem positiven und offenen Gesprächsklima bei.

Darstellung des Gesprächsanlasses

  • Umreissen Sie den Gesprächsanlass und die Gesprächsziele.
  • Stellen Sie dar, wie Sie im Gespräch vorgehen werden.
  • Nennen Sie den Zeitrahmen.

Die Sichtweise des Mitarbeitenden

  • Idealerweise haben Sie den Mitarbeitenden bei der Vereinbarung des Gesprächstermins veranlasst, sich selbst vorzubereiten.
  • An dieser Stelle geben Sie ihm zunächst Gelegenheit, seine Sichtweise darzustellen.
  • Unterbrechen Sie ihn in diesem Gesprächsabschnitt nicht, sondern machen Sie sich Notizen zu Punkten, auf die Sie später eingehen wollen.

Ihre eigene Sichtweise

  • Fragen Sie jedoch nach, wenn Sie etwas nicht verstanden haben.
  • Stellen Sie nun Ihre eigene Meinung dar, indem Sie seine Ausführungen bestätigen, korrigieren oder weiterführen.

Frustrationen abbauen

  • Geben Sie dem Mitarbeitenden Gelegenheit, seinen Gefühlen unumwunden Luft zu machen.
  • Achten Sie an dieser Stelle nicht auf Sachlichkeit, sondern akzeptieren Sie die Emotionalität seiner Ausführungen.
  • Kommentieren Sie diese Äusserungen nicht.
  • Leiten Sie zum Kerngespräch über.

Checkliste Mitarbeitergespräch – das sachliche Kerngespräch

  • Arbeiten Sie gemeinsam mit dem Mitarbeitenden die Unterschiede in den einzelnen Sichtweisen heraus.
  • Suchen Sie gemeinsam nach Ursachen für diese unterschiedliche Betrachtungsweise.
  • Suchen Sie nach Lösungen, die für beide Gesprächspartner akzeptabel sind.
  • Seien Sie offen für die Sichtweise des Mitarbeitenden und versuchen Sie, diese nachzuvollziehen.
  • Reden Sie nicht um den «heissen Brei» herum, sondern bringen Sie Ihre eigene Meinung deutlich zum Ausdruck und beziehen Sie Stellung.
  • Seien Sie so flexibel, Ihre eigene Meinung zu ändern, wenn sich im Gespräch entsprechende Aspekte ergeben.
  • Fassen Sie zusammen und sichern Sie Zwischenergebnisse.
  • Behalten Sie das Gesprächsziel vor Augen.

Abschluss des Gesprächs

  • Fassen Sie alle wichtigen Punkte noch einmal kurz zusammen.
  • Vereinbaren Sie Ergebnisse und halten Sie diese schriftlich fest (wer macht was bis wann?).
  • Zeigen Sie noch einmal die Differenzen und die vereinbarten Kompromisse auf.
  • Gesprächsauswertung.

Welche Massnahmen müssen Sie veranlassen?

  • Welche Gesprächsziele haben Sie erreicht?
  • Welche neuen Erkenntnisse haben Sie über Ihren Gesprächspartner gewonnen und was sollten Sie bei zukünftigen Gesprächen beachten?
  • Welches Bild hat der Gesprächspartner von Ihnen gewinnen können?
  • Haben Sie sich im Gespräch richtig verhalten bzw. was würden Sie beim nächsten Mal anders machen?

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