Checkliste Mitarbeitergespräch: Gesprächsleitfaden für Führungskräfte

Checkliste Mitarbeitergespräch – die richtige Vorbereitung

• Informieren Sie Ihren Mitarbeitenden frühzeitig über den Gesprächstermin, die ungefähre Dauer und den Inhalt.
• Bereiten Sie das Gespräch gründlich vor – bitten Sie ggf. auch den Mitarbeitenden im Vorfeld um eine (schriftliche) Vorbereitung.
• Planen Sie ausreichend Zeit ein und stellen Sie sicher, dass Sie sich ungestört unterhalten können.
• Sorgen Sie für eine angenehme Atmosphäre und verschieben Sie ggf. das Gespräch, wenn Sie unter Zeitdruck stehen oder das Gefühl haben, sich aus anderen Gründen nicht 100%ig auf das Gespräch einlassen zu können.

Der Einstieg

• Höflichkeit und Freundlichkeit sind – unabhängig vom Gesprächsanlass – Grundvoraussetzungen eines jeden Gesprächs.
• Gehen Sie auf den Mitarbeitenden zu, begrüssen Sie ihn und danken Sie ihm für sein Kommen.
• Setzen Sie sich mit ihm an einen geeigneten Tisch und unterstreichen Sie so die Bedeutung des Gesprächs.
• Überprüfen Sie, ob der Mitarbeitende «gedanklich anwesend» ist.
• Stellen Sie einen persönlichen Kontakt her und tragen Sie so zu einem positiven und offenen Gesprächsklima bei.

Darstellung des Gesprächsanlasses

• Umreissen Sie den Gesprächsanlass und die Gesprächsziele.
• Stellen Sie dar, wie Sie im Gespräch vorgehen werden.
• Nennen Sie den Zeitrahmen.

Die Sichtweise des Mitarbeitenden

• Idealerweise haben Sie den Mitarbeitenden bei der Vereinbarung des Gesprächstermins veranlasst, sich selbst vorzubereiten.
• An dieser Stelle geben Sie ihm zunächst Gelegenheit, seine Sichtweise darzustellen.
• Unterbrechen Sie ihn in diesem Gesprächsabschnitt nicht, sondern machen Sie sich Notizen zu Punkten, auf die Sie später eingehen wollen.

Ihre eigene Sichtweise

• Fragen Sie jedoch nach, wenn Sie etwas nicht verstanden haben.
• Stellen Sie nun Ihre eigene Meinung dar, indem Sie seine Ausführungen bestätigen, korrigieren oder weiterführen.

Frustrationen abbauen

• Geben Sie dem Mitarbeitenden Gelegenheit, seinen Gefühlen unumwunden Luft zu machen.
• Achten Sie an dieser Stelle nicht auf Sachlichkeit, sondern akzeptieren Sie die Emotionalität seiner Ausführungen.
• Kommentieren Sie diese Äusserungen nicht.
• Leiten Sie zum Kerngespräch über.

Checkliste Mitarbeitergespräch – das sachliche Kerngespräch

• Arbeiten Sie gemeinsam mit dem Mitarbeitenden die Unterschiede in den einzelnen Sichtweisen heraus.
• Suchen Sie gemeinsam nach Ursachen für diese unterschiedliche Betrachtungsweise.
• Suchen Sie nach Lösungen, die für beide Gesprächspartner akzeptabel sind.
• Seien Sie offen für die Sichtweise des Mitarbeitenden und versuchen Sie, diese nachzuvollziehen.
• Reden Sie nicht um den «heissen Brei» herum, sondern bringen Sie Ihre eigene Meinung deutlich zum Ausdruck und beziehen Sie Stellung.
• Seien Sie so flexibel, Ihre eigene Meinung zu ändern, wenn sich im Gespräch entsprechende Aspekte ergeben.
• Fassen Sie zusammen und sichern Sie Zwischenergebnisse.
• Behalten Sie das Gesprächsziel vor Augen.

Abschluss des Gesprächs

• Fassen Sie alle wichtigen Punkte noch einmal kurz zusammen.
• Vereinbaren Sie Ergebnisse und halten Sie diese schriftlich fest (wer macht was bis wann?).
• Zeigen Sie noch einmal die Differenzen und die vereinbarten Kompromisse auf.
• Gesprächsauswertung.

Welche Massnahmen müssen Sie veranlassen?

• Welche Gesprächsziele haben Sie erreicht?
• Welche neuen Erkenntnisse haben Sie über Ihren Gesprächspartner gewonnen und was sollten Sie bei zukünftigen Gesprächen beachten?
• Welches Bild hat der Gesprächspartner von Ihnen gewinnen können?
• Haben Sie sich im Gespräch richtig verhalten bzw. was würden Sie beim nächsten Mal anders machen?