Mitarbeitergespräche: Hilfreiche Techniken und Tipps
Inhalt
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Mitarbeitergespräche ergänzen den täglichen Austausch und dienen der Systematisierung von Besprochenem, unabhängig davon, ob sie formell dokumentiert oder informell geführt werden. Der Erfolg solcher Gespräche hängt massgeblich von der Anwendung bewährter Techniken ab, die von aktivem Zuhören über die klare Formulierung von Ich-Botschaften bis hin zur bewussten Trennung von Sach-, Beziehungs- und Strukturebene reichen.
Die wichtigsten Punkte:
- Aktives Zuhören mit Empathie und nonverbalen Signalen schafft Verständnis.
- Klare Kommunikation durch einfache Sätze und Vermeidung von Verallgemeinerungen.
- Ich-Botschaften ersetzen Vorwürfe und fördern die Eigenverantwortung.
- Die Trennung von Sach-, Beziehungs- und Strukturebene verhindert Missverständnisse.
- Offene und direkte Fragen leiten das Gespräch zielgerichtet.
Mag. André Burtscher
Mag. André Burtscher ist Berater beim Management Center Vorarlberg. Vor seiner Beratertätigkeit sammelte er in internationalem Umfeld langjährige Erfahrung als Projektleiter im Human Resources Bereich und als Führungskraft in verschiedenen Abteilungen.
Welche Gesprächstechniken führen zu erfolgreichen Mitarbeitergesprächen in der Schweizer Unternehmenspraxis?
Einleitung Mitarbeitergespräche
Die Anlässe für Mitarbeitergespräche sind vielfältig und die Gespräche können formell, also mit Gesprächsformularen und Dokumentationen, geführt werden. Mitarbeitergespräche können aber auch informell sein, also ohne Dokumentationsaufwand und ohne dass der Termin und der Ablauf zum Beispiel in einem Managementhandbuch oder anderen Verfahrensanweisungen definiert wurde. Dazwischen sind unterschiedliche Ausprägungen möglich.
Diese Auflistung an hilfreichen Gesprächstechniken können Sie für sämtliche Mitarbeitergespräche anwenden.
Aktiv zuhören
- Sich in andere hineinversetzen.
- Sich deutlich machen, was der andere wirklich meint.
- Sensibel für die Gefühlslage des anderen sein – «Empathie».
- Eigenes während des Zuhörens zunächst zurückhalten.
- Zuhören und nicht schon überlegen, was man sagen wird.
- Nonverbale Signale des Verstehens geben.
Verständlich reden
- Einfache, eher kurze Sätze verwenden.
- Wenig Fremdworte/Fachausdrücke.
- In der eigenen Sprache reden.
- Nachvollziehbar sprechen.
- Mit Beispielen oder Bildern verstärken und anschaulich machen, was gesagt wird.
Emotionen beachten
- Nonverbale Signale (Körpersprache) beobachten.
- Eigene Emotionen wahrnehmen und angemessen ansprechen.
- Eigene Wahrnehmung, Gefühle ohne Vorwurf beschreiben.
- Statt Ärger: Dahinter liegende Wünsche formulieren.
Ich-Botschaften
- In der Sprache konkret bleiben.
- Verallgemeinerungen vermeiden (man/immer/keiner …).
- Die Ich-Form (statt «Man»/Sie-Formulierungen) bei Anliegen bevorzugen.
Feedback geben und nehmen
- Sich Zeit für Rückmeldungen für den Gesprächspartner nehmen.
- Von konkreten Beobachtungen ausgehen.
- Den Rückmeldungen aufmerksam zuhören.Rechtfertigungen für Verhaltensweisen vermeiden.
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Ebenbewusstsein
- Bewusstsein darüber haben, auf welcher Ebene sich das Gespräch gerade befindet:
- Sachebene
- Beziehungsebene
- Strukturebene
- Eine Vermischung der Ebenen im Gespräch führt meistens zu Unverständnis und Verwirrung.
Fragen stellen
- Wer fragt, führt.
- Offene und direkte Fragen den geschlossenen und indirekten Fragen vorziehen.
- Offene Frage: «Wie weit sind Sie mit dem Bericht?»
- Direkte Frage: «Was halten Sie von diesem Vorschlag?»
- Geschlossene Frage: «Haben Sie den Bericht fertig?»
- Indirekte Frage: «Halten Sie den Vorschlag nicht auch für praktikabel?»
Checkliste
- Legen Sie vorab die Ziele und Absichten des Gesprächs fest.
- Sorgen Sie für einen ruhigen Rahmen und nehmen Sie sich ausreichend Zeit.
- Üben Sie aktives Zuhören, indem Sie eigene Gedanken während des Sprechens des Gegenübers zurückhalten.
- Beobachten Sie nonverbale Signale und die emotionale Lage des Mitarbeiters.
- Formulieren Sie Ihre Anliegen konkret in Ich-Botschaften statt mit Vorwürfen.
- Achten Sie darauf, nicht Sach-, Beziehungs- und Strukturebene zu vermischen.
- Nutzen Sie offene Fragen, um den Mitarbeiter zur Selbstreflexion zu führen.
Ziele und Interessen deutlich machen
- Die eigenen Ziele und Absichten benennen.
- Zielkonflikte ansprechen.
- Mehrdeutige Ziele deutlich machen.
Die eigene Meinung vertreten
- Mut zur eigenen Meinung.
- Unangenehmes nicht vermeiden.
- Standpunkt einnehmen.
FAQ: Mitarbeitergespräche
Wann ist ein Mitarbeitergespräch notwendig, wenn doch ohnehin täglich gesprochen wird?
Das Mitarbeitergespräch dient als Zusammenfassung und Systematisierung des im Alltag Besprochenen. Es schafft eine formelle oder informelle Struktur, die den regulären Austausch ergänzt, aber nicht ersetzt.
Wie vermeide ich, dass das Gespräch in eine Diskussion ausartet?
Durch die bewusste Trennung der Gesprächsebenen (Sache, Beziehung, Struktur) und den Einsatz von Ich-Botschaften statt Verallgemeinerungen bleiben Sie konkret und vermeiden Missverständnisse.
Was ist der Unterschied zwischen offenen und geschlossenen Fragen?
Offene Fragen (z. B. «Wie weit sind Sie mit dem Bericht?») fördern die Selbstreflexion und führen das Gespräch, während geschlossene Fragen (z. B. «Haben Sie den Bericht fertig?») nur Bestätigungen erlauben und weniger Tiefe bieten.
Wie gehe ich mit emotionalen Ausbrüchen im Gespräch um?
Beobachten Sie nonverbale Signale und nehmen Sie eigene Emotionen wahr. Formulieren Sie dahinterliegende Wünsche statt Ärger und beschreiben Sie Ihre Wahrnehmung ohne Vorwurf.
