15.09.2021

Führungsgespräche: Aufbau der Mitarbeitergespräche

Das Vier-Seiten-Modell einer Nachricht hat Einfluss auf den Aufbau von Gesprächen mit Mitarbeitenden. Gespräche, die von beiden Gesprächspartnern hinterher als menschlich und inhaltlich befriedigend bezeichnet werden, verlaufen nach einem bestimmten Muster.

Von: André Burtscher   Drucken Teilen  

Mag. André Burtscher

Mag. André Burtscher ist Berater beim Management Center Vorarlberg. Vor seiner Beratertätigkeit sammelte er in internationalem Umfeld langjährige Erfahrung als Projektleiter im Human Resources Bereich und als Führungskraft in verschiedenen Abteilungen.

Führungsgespräche

Aufbau der Führungsgespräche

Abbildung: Allgemeiner Aufbau eines Mitarbeitergesprächs mit den vier Seiten einer Nachricht

Gesprächsleitfaden für Führungsgespräche

Der nachfolgend abgebildete Gesprächsleitfaden unterstützt Sie in Ihrer Vorbereitung auf nahezu alle Arten von Führungsgesprächen. Daher kann er Ihnen auch nicht die inhaltliche Argumentation abnehmen. Er trägt jedoch dazu bei, «in der Hitze der Debatte» das Gespräch zu strukturieren, wesentliche Gesprächsteile nicht zu vergessen und das Gesprächsziel nicht aus den Augen zu verlieren. Darüber hinaus lässt er genügend Spielraum für unerwartete Richtungsänderungen im Gespräch

 

Vorbereitung

  • Informieren Sie Ihren Mitarbeiter frühzeitig über den Gesprächstermin, die ungefähre Dauer und den Inhalt.
  • Bereiten Sie das Gespräch gründlich vor - bitten Sie ggf. auch den Mitarbeiter im Vorfeld um eine (schriftliche) Vorbereitung.
  • Planen Sie ausreichend Zeit ein und stellen Sie sicher, dass Sie sich ungestört unterhalten können.
  • Sorgen Sie für eine angenehme Atmosphäre und verschieben Sie ggf. das Gespräch, wenn Sie unter Zeitdruck stehen oder das Gefühl haben, sich aus anderen Gründen nicht 100%ig auf das Gespräch einlassen zu können.

 

Einleitung

  • Höflichkeit und Freundlichkeit sind - unabhängig vom Gesprächsanlass - Grundvoraussetzungen eines jeden Gesprächs.
  • Gehen Sie auf den Mitarbeiter zu, begrüßen Sie ihn und danken Sie ihm für sein Kommen.
  • Setzen Sie sich mit ihm an einen geeigneten Tisch und unterstreichen Sie so die Bedeutung des Gesprächs.
  • Überprüfen Sie, ob der Mitarbeiter „gedanklich anwesend” ist.
  • Stellen Sie einen persönlichen Kontakt her und tragen Sie so zu einem positiven und offenen Gesprächsklima bei.

 

Darstellung des Gesprächsanlasses

  • Umreißen Sie den Gesprächsanlass und die Gesprächsziele.
  • Stellen Sie dar, wie Sie im Gespräch vorgehen werden.
  • Nennen Sie den Zeitrahmen.

 

Die Sichtweise des Mitarbeiters

  • Idealerweise haben Sie den Mitarbeiter bei der Vereinbarung des Gesprächstermins veranlasst, sich selbst vorzubereiten.
  • An dieser Stelle geben Sie ihm zunächst Gelegenheit, seine Sichtweise darzustellen.
  • Unterbrechen Sie ihn in diesem Gesprächsabschnitt nicht, sondern machen Sie sich Notizen zu Punkten, auf die Sie später eingehen wollen.

 

Ihre eigene Sichtweise

  • Fragen Sie jedoch nach, wenn Sie etwas nicht verstanden haben.
  • Stellen Sie nun Ihre eigene Meinung dar, indem Sie seine Ausführungen bestätigen, korrigieren oder weiterführen.

 

Frustrationen abbauen

  • Geben Sie dem Mitarbeiter Gelegenheit, seinen Gefühlen unumwunden Luft zu machen.
  • Achten Sie an dieser Stelle nicht auf Sachlichkeit, sondern akzeptieren Sie die Emotionalität seiner Ausführungen.
  • Kommentieren Sie diese Äußerungen nicht.
  • Leiten Sie zum Kerngespräch über.

 

Das sachliche Kerngespräch

  • Arbeiten Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter die Unterschiede in den einzelnen Sichtweisen heraus.
  • Suchen Sie gemeinsam nach Ursachen für diese unterschiedliche Betrachtungsweise.
  • Suchen Sie nach Lösungen, die für beide Gesprächspartner akzeptabel sind.
  • Seien Sie offen für die Sichtweise des Mitarbeiters und versuchen Sie, diese nachzuvollziehen.
  • Reden Sie nicht um den „heißen Brei” herum, sondern bringen Sie Ihre eigene Meinung deutlich zum Ausdruck und beziehen Sie Stellung.
  • Seien Sie so flexibel, Ihre eigene Meinung zu ändern, wenn sich im Gespräch entsprechende Aspekte ergeben.
  • Fassen Sie zusammen und sichern Sie Zwischenergebnisse.
  • Behalten Sie das Gesprächsziel vor Augen.

Abschluss des Gesprächs

  • Fassen Sie alle wichtigen Punkte noch einmal kurz zusammen.
  • Vereinbaren Sie Ergebnisse und halten Sie diese schriftlich fest (Wer macht was bis wann?).
  • Zeigen Sie noch einmal die Differenzen und die vereinbarten Kompromisse auf.

Gesprächsauswertung

  • Welche Massnahmen müssen Sie veranlassen?
  • Welche Gesprächsziele haben Sie erreicht?
  • Welche neuen Erkenntnisse haben Sie über Ihren Gesprächspartner gewonnen und was sollten Sie bei zukünftigen Gesprächen beachten?
  • Welches Bild hat der Gesprächspartner von Ihnen gewinnen können?
  • Haben Sie sich im Gespräch richtig verhalten, bzw. was würden Sie beim nächsten Mal anders machen?

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