21.01.2022

Entsendungsrichtlinien: Auslandseinsätze einheitlich regeln

Entsendungsrichtlinien sind Regelungen für Personen, die von einem Unternehmen ins Ausland entsandt werden. Bereits bei einer geringen Anzahl von Entsendungen lohnt es sich, solche Richtlinien aufzustellen. Was es dabei zu beachten gilt.

Von: Patrick Allemann   Drucken Teilen  

Patrick Allemann

Parick Allemann, geb. 1966, begann seine Tätigkeit als Rechtsanwalt in einer Wirtschaftskanzlei. Mit der Ausbildung zum dip. Steuerexperten wechselte er in die internationale Steuerberatung. Als Director im Bereich International Executive Services - Tax bei KPMG berät der Autor heute Unternehmen und Privatpersonen im internationalen steuerlichen Kontext im Zusammenhang mit der Entsendung von Personen, der Ansiedelung von Unternehmen in der Schweiz und den steuerlichen Auswirkungen für natürliche Personen bei Umstrukturierungen.

Entsendungsrichtlinien

Unternehmen verfolgen mit Auslandseinsätzen vielfältige Ziele, sei es die Eroberung neuer Märkte, der internationale Wissenstransfer, das Management internationaler Kooperationen oder die fachliche und persönliche Entwicklung von Führungskräften. Der Begriff Entsendung bezeichnet die vorübergehende geografische Versetzung eines Mitarbeiters in einen anderen Staat, generell in eine andere Jurisdiktion, um dort bestimmte Aufgaben im Rahmen seines Arbeitsverhältnisses zu erledigen. Jedes Rechtsgebiet – vom Arbeitsrecht über das Aufenthaltsrecht bis hin zum Steuer- und Sozialversicherungsrecht – hat ein eigenes Verständnis davon, was als Entsendung gilt.

Jeder Staat verfügt über sein eigenes nationales Recht, insbesondere über sein eigenes Steuerrecht, sein Sozialversicherungsrecht und sein Arbeitsrecht. Dieses nationale Recht ist selten deckungsgleich mit dem Recht eines anderen Staates. Entsprechend sind Regelungen notwendig, welche im Falle einer Entsendung für den Mitarbeiter eine Brücke zwischen Heimat- und Gastland schlagen und allfällige Nachteile, die aus den Veränderungen der Umstände und des lokal gültigen Rechts entstehen könnten, beseitigen. Da diese Regelungen für mehrere Jahre Gültigkeit behalten sollen, lohnt es sich, sie in gesonderten Reglementen festzuhalten, die über einfache Spesen- oder Entschädigungsreglemente hinausgehen. Dies ist der Zweck der sogenannten Entsendungsrichtlinien, vielfach auch Policies genannt, in denen typische Fälle zusammengefasst und aus verschiedenen Blickwinkeln – finanziell, rechtlich, steuerlich, persönlich, familiär – betrachtet werden.

    Risiken und Kosten minimieren

    Unternehmen bezwecken mit dem Gebrauch von Entsendungsrichtlinien, den Arbeitsfrieden durch Gleichbehandlung vergleichbarer Situationen zu fördern. Die Arbeitsfaktoren sollen budgetierbar und betriebliche und administrative Abläufe sollen vereinfacht werden. Weiter soll die Anwendung einer Entsendungsrichtlinie Risiken minimieren und kosten- sowie steuersparend wirken. Mitarbeiter gewinnen insbesondere Rechtssicherheit über ihre zukünftige Situation. Zudem sollen Entsendungsrichtlinien die Geschäftsziele des Unternehmens unterstützen, aber dennoch anpassbar und auf sich verändernde wirtschaftliche Anforderungen und Umstände anwendbar sein.

    Entsendungsrichtlinien sind aus juristischer Sicht Bestandteil des Arbeitsvertrags einer Person im Zusammenhang mit ihrer Entsendung in eine andere Jurisdiktion. Vor dem Hintergrund, dass über 70 Prozent der Unternehmen, die Mitarbeiter entsenden, in über fünf verschiedenen Ländern mit Entsandten aktiv sind, ist es sinnvoll, die Richtlinien allgemein zu halten. Ziel ist eine möglichst universelle Anwendbarkeit der Entsendungsrichtlinie, die den verschiedenen zwingenden nationalen Rechten in den Gastländern nicht widerspricht. Spezifische, nur den einzelnen Entsandten betreffende Fragen und Regelungen werden deshalb nicht in der Entsendungsrichtlinie geregelt, sondern z.B. in einer Entsendungsvereinbarung (Assignment Letter).

    Entsendungspaket ergänzt Policy

    Entsendungsvereinbarung und gastlandspezifische Zulagen/Zusatzleistungen (Allowances) bilden das persönliche Entsendungspaket (Assignment Package) des Mitarbeiters. Das Entsendungspaket stellt einen persönlichen Zusatz zur Entsendungsrichtlinie dar und geht der Entsendungsrichtlinie in der Regel vor. Die meisten Unternehmen unterscheiden zwischen Policy Defined Benefits und Package Defined Benefits. Erstere sind in der Entsendungsrichtlinie geregelt und für jeden Entsandten erhältlich. Letztere werden persönlich ausgehandelt und berücksichtigen nebst gastlandspezifischen Umständen insbesondere auch Rang und Funktion im Unternehmen.

      Unternehmensstrategie als Basis für Entsendungsrichtlinien

      Ein Unternehmen muss sich darüber im Klaren sein, wie es seine Entsendungen aufbauen will, das heisst, wie seine Strategie diesbezüglich aussieht. Hierbei gibt es verschiedene Grundformen. Generell macht es Sinn, das Entsendungsmanagement dem betrieblichen Management nachzubilden, insbesondere, um Kompetenzkonflikte wie auch Doppelspurigkeiten zu vermeiden.

      In der Praxis sind vier Typen von Entsendungsrichtlinien verbreitet, die parallel zur betriebswirtschaftlichen Organisation gehen:

      • Weltweite Gesamtrichtlinie der Muttergesellschaft:
        Diese gilt für alle Gruppengesellschaften gleichermassen. Die Schwierigkeit besteht insbesondere darin, alle Interessen zu integrieren und keine Nationalität oder Gruppe zu benachteiligen.
      • Regionenrichtlinien:
        In Anlehnung an die betriebliche Struktur und eine gewisse Autonomie von Regionen wie Europa, dem Asien-Pazifik-Raum  und den amerikanischen Kontinenten können Entsendungsrichtlinien entstehen, die auf bestimmte regionale Gegebenheiten und Umstände besser Rücksicht nehmen können als eine weltweite Richtlinie.
      • Rahmenvereinbarung der Konzernmutter:
        Die Muttergesellschaft gibt der Gruppe nur den Rahmen vor, in dem sich die einzelnen Länder (selten die einzelnen Gesellschaften) bewegen können.
      • Lokale Entsendungsrichtlinien:
        Hierbei steht es den einzelnen Gruppengesellschaften frei, für ihre Entsendungen eigene Richtlinien zu erlassen. Diese Entsendungsrichtlinien sind dann sehr gut den lokalen Gegebenheiten angepasst, führen aber gegebenenfalls zu Unruhe unter der Gesamtheit der Entsandten, da die Mitarbeiter je nach ihrer Herkunft unterschiedlich behandelt werden.

      Generell gilt: Je grösser der geografische Anwendungsraum einer Entsendungsrichtlinie, desto umfangreicher fallen die Anpassungen an die lokalen Verhältnisse in der persönlichen Entsendungsvereinbarung des Entsandten aus.

      Vor dem Erstellen einer Entsendungsrichtlinie gilt es, sich folgende Grundüberlegungen zu machen:

      • Zweck: Kann die Entsendungsrichtlinie die verschiedenen Gründe für die Entsendungen wie z.B. die Übernahme einer Führungsfunktion, den Wissenstransfer oder die persönliche Entwicklung abdecken? Entspricht die Ausgestaltung den Bedürfnissen der einzelnen Geschäftsbereiche (Business Lines)?
      • Risiken: Sind möglichst alle Risiken berücksichtigt oder minimiert?
      • Kosten: Sind die Kosten einmalig, wiederkehrend, budgetierbar?
      • Attraktivität: Ist das Paket attraktiv für den Entsandten und seine Familie?
      • Konkurrenzfähigkeit: Ist das Paket konkurrenzfähig am Markt?
      • Arbeitsrecht: Wie beeinflusst das Paket die arbeitsrechtliche Situation?
      • Compliance: Ist Compliance gegeben für Steuern und Sozialversicherungen?
      • Einsparungen: Bestehen Möglichkeiten für Kosten- oder Steuereinsparungen und ist der administrative Aufwand minimiert?
      • Soziale Verantwortung: Berücksichtigt die Policy die Corporate Social Responsibility und die Integrität der Mitarbeiter?

      Aufbau einheitlich und modular

      Eine Entsendungsrichtlinie enthält in den meisten Fällen Regelungen zu den folgenden Themenbereichen. Diese Themenübersicht ist in der Regel universell verwendbar, enthält aber je nach Ausrichtung der Entsendungsrichtlinie unter demselben Titel verschiedene Regelungen:

      • Anwendungsbereich
      • Vorbereitung in der Zeit vor der Entsendung
      • Während der Entsendung:
        • Entschädigungspaket
        • Karriere
        • Unterkunft
        • Transport
        • Lebenspartner
      • Rückkehr (Repatriation) und Lokalisierung
      • Diverses

      Übersicht über die verschiedenen Entsendungsrichtlinien und ihr Einsatzgebiet

      Entsendungsrichtlinien unterscheiden sich generell entweder nach der Zeitdauer einer Entsendung (Long Term, Short Term usw.) oder nach dem Zweck bzw. der Funktion des entsandten Mitarbeiters, (Project, Development, Commuter usw.). Die Praxis kennt insbesondere die folgenden Arten von Entsendungsrichtlinien (GAPP 2.5): 

      1. Long Term/Standard
      2. Short Term
      3. Permanent Transfer/Indefi nite Length – Übersiedler
      4. Project/Contract-Specific
      5. Unaccompanied (Ehepartner und Familie verbleiben zuhause)
      6. Development/Training
      7. Commuter – Grenzgänger und Wochenaufenthalter
      8. Inter-Regional
      9. Assignee Requested
      10. Rotational
      11. Other

      Während nahezu alle Unternehmen mit aktiven Entsendungen eine Long Term Policy und die meisten eine Short Term Policy kennen, verfügen nur grössere Gesellschaft en über spezifische Richtlinien für permanente Übersiedlungen oder projektbezogene Entsendungen. Viele Unternehmen passen ihre Regelungen den spezifischen Gegebenheiten ihrer Tätigkeit an und verwenden Mischformen, die auf sie zugeschnitten sind. So werden beispielsweise für internationale mehrwöchige Geschäft sreisen oder Sonderprojekte schlichte Ergänzungsregelungen zum (nationalen) Spesenreglement festgelegt. Diese Regelungen werden vorstehend in der Kategorie «Other» zusammengefasst und beinhalten z. B. Richtlinien mit folgenden Schwerpunkten: Local Plus (lokale Anstellung mit Zusatzleistungen), Extended/Frequent Business Traveler, Lump Sum Payments (Einmalentschädigungen), New Hire, Local International Hire, Trainee oder Graduate.

      Entsendungsrichtlinien unterscheiden sich je nach Dauer der von ihnen geregelten Entsendungen. In einer Long Term Policy wird meist von einem Entsendungszeitraum zwischen einem und fünf Jahren ausgegangen, in einer Short Term Policy wird ein Zeitraum von drei bis zwölf Monaten abgedeckt. Eine (Extended) Business Trip Policy umfasst Geschäft sreisen mit einer Dauer von bis zu drei Monaten.

      In dieser Grafik finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Entsendungsrichtlinien.

      Beispielinhalt einer Entsendungsrichtlinie

      Die folgende Aufzählung zeigt, wie der Inhalt einer Entsendungsrichlinie aussehen könnte.

      • Einführung: 
        • Inhalt
        • Zweck und Umfang der Entsendung
        • Geschäftsziele, Philosophie und Strategie der Entsendung
        • Teilnahme und Auswahl
        • Definitionen (Entsendung, Heimatland, Gastland, Entsandter, Familie usw.)
        • Entsendungsvereinbarung
        • Arbeitsvertrag
      • Vorbereitungen in der Zeit vor der Entsendung
        • Sprachtraining
        • Kulturtraining
        • Unternehmensinterne Besprechungen
        • Pass/Visum/Arbeitsbewilligung
        • Notwendige Dokumente
      • Entschädigung und Zulagen
        • Grundgehalt
        • Zulagen
        • Sozialversicherungen
      • Steuern
        • Handhabung der Einkommenssteuerverpflichtungen
        • Steuerausgleichsmethode (Tax Equalization/Tax Protection/usw.)
      • Reisen
        • Reisekategorien und Art der Reise
        • Fracht- und Umzugsgut,
        • Aufbewahrung, Entsorgung
        • Zusätzliches Fluggepäck
        • Zusätzliches Frachtgut
      • Unterkunft
        • Unterstützung bei der Wohnungssuche
        • Vorübergehende Unterkunft im Gastland
        • Unterkunft im Gastland: Miete, Kauf
        •  …
      • Transport
        • Erwerb eines Fahrzeugs im Gastland (Kauf, Leasing, Darlehen)
        • Geschäftsfahrzeug
        • Reparaturen und Unterhalt 
      • Versicherungen
        • Lebensversicherungen
        • Krankenkasse
        • Internationale Versicherungsdeckung
      • Ferien, Arbeitszeit, Abwesenheiten
        • Ferienanspruch und Ferienbezug
        • Arbeitszeiten im Gastland
        • Regelmässige Rückkehr ins Heimatland
      • Rückkehr/ Repatriierung
        • Abschlussbesprechung
        • Entschädigungen und Gehalt
        • Unterkunft/Vorübergehende Unterkunftskosten
      • Beendigung des Arbeitsverhältnisses
        • Durch den Arbeitgeber
        • Durch den Entsandten
      • Diverses
        • Kommunikation
        • Arbeitsmarktbeschränkungen

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