Auslandsentsendung: Die Aufenthaltszeit ist massgebend
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KURZ ZUSAMMENGEFASST
Eine Auslandsentsendung liegt steuerlich vor, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend in einen anderen Staat versetzt wird, wobei die zeitliche Begrenzung des Aufenthalts das entscheidende Kriterium darstellt. Im Gegensatz zur Geschäftsreise, bei der der übliche Arbeitsort beibehalten wird, oder zur unbegrenzten Versetzung, definiert sich die Entsendung durch ihre Befristung. Ob der steuerliche Wohnsitz in der Schweiz bleibt oder ins Ausland verlegt wird, hängt primär von der voraussichtlichen Dauer sowie den persönlichen und wirtschaftlichen Beziehungen zur Schweiz während des Aufenthalts ab.
Die wichtigsten Punkte:
- Die zeitliche Begrenzung des Aufenthalts ist das Hauptmerkmal einer Entsendung.
- Bei kurzfristigen Entsendungen (bis 12 Monate) bleibt der Wohnsitz meist in der Schweiz.
- Langfristige Entsendungen führen oft zur Verlegung des steuerlichen Wohnsitzes ins Ausland.
- Doppelbesteuerungsabkommen können auch bei kurzen Aufenthalten eine Steuerpflicht im Gaststaat auslösen.
- Moderne Arbeitsmodelle wie Remote Work im Ausland erfordern eine individuelle steuerliche Prüfung.
Michelle Birri
Michelle Birri war knapp 10 Jahre bei der Firma KPMG in Zürich im Bereich der Steuerberatung insbesondere für grenzüberschreitende Sachverhalte beschäft igt. In dieser Funktion hat sie KMU und Grossfi rmen im Bereich der Payroll-Compliance beraten und ist spezialisiert auf die korrekte Abrechnung von sämtlichen Erwerbseinkünft en hinsichtlich Steuern und Sozialversicherung. Im 2015 hat sie die Firma belle tax gmbh in Wallisellen gegründet und berät weiterhin Firmen und natürliche Personen in sämtlichen steuerlichen und lohnadministrativen Belangen. Zudem ist Michelle Birri als Referentin und Dozentin in den Bereichen Lohnadministration und Steuern tätig und vermittelt die Th emen praxisnah.
Ralph Büchel
Ralph Büchel ist Geschäftsleiter von Caveris. Er hat seine Berufserfahrung in der Gewerbe- und Industriebranche begonnen. Danach wechselte er ins Treuhand/Revisionsgeschäft und später in die Steuerverwaltung. Bevor er dann seine eigene Firma die Caveris AG vor über 10 Jahren gründete, war er Abteilungsleiter Besoldungsadministration/Versicherungen eines grösseren Unternehmens. In dieser Funktion war er gleichzeitig Geschäftsleiter einer Pensionsversicherung.
In seinem beruflichen Werdegang hat er sich fundiertes Wissen im Finanz- und Rechnungswesen, in der Lohnbuchhaltung und rund um die soziale Sicherheit (Sozialversicherungsabkommen und Sozialversicherungen) angeeignet. Berufsbegleitend hat Ralph Büchel unter anderem Ausbildungen zum Wirtschaftstechniker SVTS, Treuhänder mit eidg. Fachausweis und Sozialversicherungs-Fachmann mit eidg. Fachausweis abgeschlossen. Seine letzte Ausbildung schloss er mit dem Eidg. Diplom zum Sozialversicherungs-Experten ab. Im methodisch-didaktischen Bereich ist er zertifizierter ECo-C Trainer TQS (European communication certificate) und hat das Zertifikat für Berufspädagogische Bildung für den Unterricht an höheren Fachschulen. Er ist Prüfungsexperte in verschiedenen Ausbildungen.
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Wie beeinflusst die Dauer des Auslandsaufenthalts die steuerliche Einordnung einer Entsendung?
Auslandsentsendung
Einleitend gilt es zu bemerken, dass der Begriff der Entsendung kein steuerrechtlicher Fachbegriff ist und man demzufolge in den Steuergesetzen vergeblich nach einer Begriffsdefinition sucht.
Für das Vorliegen einer Entsendung sind grundsätzlich die folgenden beiden Merkmale zu erfüllen:
- Versetzung eines Arbeitnehmers von einem Staat in einen anderen Staat; und
- Der Zeitraum des Aufenthalts im anderen Staat ist begrenzt.
Bei einer Auslandsentsendung ist aus steuerlicher Sicht vorab zu klären, ob der steuerliche Wohnsitz in der Schweiz begründet, beibehalten oder aufgegeben wird. Die Kriterien, um dies festzustellen, sind die voraussichtliche Dauer des Aufenthalts sowie die persönlichen und wirtschaftlichen Beziehungen zur Schweiz während der Entsendung.
Bei einer Auslandsentsendung ist aus steuerlicher Sicht vorab zu klären, ob der steuerliche Wohnsitz in der Schweiz begründet, beibehalten oder aufgegeben wird. Die Kriterien, um dies festzustellen, sind die voraussichtliche Dauer des Aufenthalts sowie die persönlichen und wirtschaftlichen Beziehungen zur Schweiz während der Entsendung. Von der Entsendung abzugrenzen sind die Geschäftsreise sowie die Versetzung. Die Geschäftsreise ist definiert als Ortswechsel inklusive Hin- und Rückfahrt aufgrund einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit. Vorübergehend bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der Arbeitnehmer stets an seinen üblichen Arbeitsort zurückkehrt, um dort seine berufliche Tätigkeit fortzusetzen. Daher fehlt die für die Annahme einer Entsendung nötige Versetzung, da der übliche Arbeitsort im Heimatstaat beibehalten wird. Die Versetzung hingegen kennzeichnet sich dadurch, dass die Arbeitsaufnahme im Gastland nicht nur vorübergehend, sondern unbegrenzt ist. Der Mitarbeiter verbleibt also auf unbestimmte Zeit im Gaststaat. Somit kann auch bei der Versetzung nicht von einer Entsendung gesprochen werden, da die zeitliche Begrenzung des Aufenthalts fehlt.
Kurzfristige Entsendungen
Die Ausgestaltung von Entsendungen ist sehr vielfältig. Für das Steuerrecht relevant ist vor allem die Unterscheidung nach der Zeitdauer der Entsendung. Die Dauer des Auslandaufenthalts ist für die steuerliche Beurteilung von grosser Bedeutung. Eine allgemein gültige steuerrechtliche Grenze zwischen kurz- und langfristigen Entsendungen besteht jedoch nicht. Bei grenzüberschreitenden Tätigkeiten ist insbesondere das anwendbare Doppelbesteuerungsabkommen zu prüfen.
Viele Doppelbesteuerungsabkommen sehen für Einkünfte aus unselbstständiger Erwerbstätigkeit eine sogenannte 183-Tage-Regel vor. Vereinfacht kann das Besteuerungsrecht beim Ansässigkeitsstaat verbleiben, wenn sich der Arbeitnehmer nicht länger als 183 Tage im Tätigkeitsstaat aufhält, der Arbeitgeber dort nicht ansässig ist und die Vergütung nicht von einer Betriebsstätte im Tätigkeitsstaat getragen wird. Massgebend ist jedoch immer das konkrete Doppelbesteuerungsabkommen.
Bei den kurzfristigen Entsendungen verbleibt der Wohnsitz im Heimatstaat, und die unbeschränkte Steuerpflicht bleibt üblicherweise bestehen, während im anderen Staat je nach lokalem Steuergesetz zumeist höchstens mit einer beschränkten Steuerpflicht zu rechnen ist. Wird somit eine Person kurzfristig von der Schweiz ins Ausland entsandt, wird in der Regel empfohlen, dass sie sich in der Schweiz nicht abmeldet. Ob eine Abmeldung in der Schweiz erforderlich oder möglich ist, hängt von den konkreten Verhältnissen und den kantonalen Meldevorschriften ab. Massgebend sind unter anderem die Dauer des Auslandaufenthalts, die Beibehaltung der Unterkunft in der Schweiz und die Absicht zur Rückkehr. Die Meldepflicht sollte deshalb frühzeitig mit der zuständigen Einwohnerkontrolle geklärt werden. Auch bei kurzfristigen Projekttätigkeiten ist zu prüfen, ob nach dem lokalen Steuerrecht eine Steuerpflicht im Gaststaat entsteht und wie ein bestehendes Doppelbesteuerungsabkommen das Besteuerungsrecht zwischen den beteiligten Staaten verteilt. Eine Abmeldung sollte dann je nach der Sachlage trotzdem versucht werden.
Auslandsentsendung bei langfristigen Aufenthalten
Bei längerfristigen Entsendungen ist besonders sorgfältig zu prüfen, ob der steuerliche Wohnsitz in der Schweiz bestehen bleibt oder in den Gaststaat verlegt wird. Entscheidend sind neben der Aufenthaltsdauer insbesondere die persönlichen und wirtschaftlichen Beziehungen sowie der Mittelpunkt der Lebensinteressen. Wird der steuerliche Wohnsitz tatsächlich ins Ausland verlegt, endet grundsätzlich die unbeschränkte Steuerpflicht in der Schweiz, soweit keine weiteren steuerlichen Anknüpfungspunkte bestehen.
Da Entsendungen oft komplexe Sachverhalte darstellen, sollte jede Entsendung einzeln betrachtet und steuerrechtlich abgeklärt werden. Die Besteuerung kann, selbst bei der Entsendung von zwei Mitarbeitern in den gleichen Staat, unterschiedlich sein. Diese Vorabklärungen sind vor allem wichtig, um eine allfällige unvorhergesehene Steuerpflicht im Gaststaat und damit verbundene steuerliche Mehrkosten frühzeitig erkennen und bei der Planung und Verhandlung berücksichtigen zu können.
Checkliste
- Klären Sie die voraussichtliche Dauer des Aufenthalts im Gastland.
- Prüfen Sie, ob der steuerliche Wohnsitz in der Schweiz beibehalten oder aufgegeben wird.
- Untersuchen Sie die persönlichen und wirtschaftlichen Beziehungen zur Schweiz während der Entsendung.
- Unterscheiden Sie klar zwischen Entsendung, Geschäftsreise und unbegrenzter Versetzung.
- Recherchieren Sie das bestehende Doppelbesteuerungsabkommen mit dem Gaststaat.
- Beurteilen Sie, ob der Gaststaat eine unbeschränkte Steuerpflicht bereits bei kurzen Aufenthalten vorsieht.
- Prüfen Sie die Auswirkungen auf die Sozialversicherung in beiden Staaten.
- Berücksichtigen Sie bei modernen Arbeitsmodellen (Remote Work) die neuen Leitlinien ab 2023.
- Ermitteln Sie, ob im Gastland eine Betriebsstätte angenommen werden könnte.
- Lassen Sie die individuelle Konstellation vorab steuerrechtlich abklären, um Mehrkosten zu vermeiden.
Aktuelle Entwicklungen bei Remote Work und Workation
Remote Work und Workation im Ausland haben grenzüberschreitende Arbeitsmodelle zusätzlich komplex gemacht. Neben dem steuerlichen Wohnsitz und dem Besteuerungsrecht für den Arbeitslohn sind insbesondere die sozialversicherungsrechtliche Unterstellung, mögliche Melde- und Bewilligungspflichten sowie Auswirkungen auf den Arbeitgeber zu prüfen.
Für die Sozialversicherungen gelten bei grenzüberschreitender Telearbeit zwischen der Schweiz und teilnehmenden EU-/EFTA-Staaten besondere Regeln. Unter bestimmten Voraussetzungen kann bei weniger als 50 % Telearbeit im Wohnstaat die Sozialversicherungsunterstellung im Staat des Arbeitgebers bestehen bleiben.
Auch steuerlich bestehen zunehmend länderspezifische Regelungen. Deshalb ist jedes grenzüberschreitende Arbeitsmodell anhand der beteiligten Staaten und des anwendbaren Doppelbesteuerungsabkommens zu beurteilen.
Praxistipp: Unternehmen sollten heute nicht nur klassische Entsendungen, sondern auch flexible Arbeitsmodelle mit Auslandsbezug frühzeitig steuerlich und sozialversicherungsrechtlich prüfen lassen. Die individuelle Abklärung bleibt das zentrale Element, um Doppelbesteuerungen oder ungeplante Mehrkosten zu vermeiden.
FAQ: Auslandsentsendung
Was unterscheidet eine Entsendung von einer Geschäftsreise?
Bei einer Geschäftsreise kehrt der Arbeitnehmer stets an seinen üblichen Arbeitsort zurück, während bei einer Entsendung der Aufenthalt im Ausland zwar begrenzt, aber als Versetzung an einem neuen Ort definiert ist. Der übliche Arbeitsort im Heimatstaat wird bei der Entsendung nicht beibehalten.
Ab wann gilt eine Entsendung als langfristiger Aufenthalt?
Üblicherweise spricht man ab einer Dauer von zwölf Monaten von einer kurzfristigen Entsendung. Langfristige Entsendungen führen in der Regel zur Verlegung des Wohnsitzes in den Gaststaat, was die unbeschränkte Steuerpflicht in der Schweiz beendet.
Muss sich ein entsandter Mitarbeiter in der Schweiz abmelden?
Bei kurzfristigen Entsendungen wird eine Abmeldung in der Schweiz in der Regel nicht empfohlen und oft auch nicht akzeptiert, da die Absicht eines dauerhaften Verbleibs im Ausland fehlt. Bei langfristigen Aufenthalten hingegen wird der Wohnsitz verlegt.
Gelten die gleichen Regeln für Remote Work im Ausland?
Nein, Remote Work und Workations sind oft komplexer. Bereits wenige Tage pro Jahr können im Gaststaat eine Steuerpflicht auslösen, und es müssen spezifische Leitlinien zu Homeoffice-Tagen sowie Sozialversicherungsfragen geklärt werden.
Warum ist eine individuelle Abklärung vor der Entsendung wichtig?
Weil die Besteuerung selbst bei zwei Mitarbeitern in denselben Staat unterschiedlich ausfallen kann. Eine individuelle Prüfung hilft, unvorhergesehene Steuerpflichten und Doppelbesteuerungen frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden.
