Naturalleistungen: Korrekt bewerten und abrechnen
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Was sind Naturalleistungen?
Üblich ist die Entschädigung in Geldlohn. Rechtlich zulässig ist jedoch auch die Abgeltung in Naturallohn, sofern dies vereinbart ist. Beispiel: Eine Erntemitarbeiterin erhält Unterkunft, Verpflegung sowie einen Anteil der geernteten Früchte.
Der Naturallohn spielt als Nebenleistung häufig eine Rolle: gratis Verpflegung und/oder Unterkunft gilt als Lohnbestandteil und ist sowohl sozialversicherungspflichtig wie steuerpflichtig.
Naturalleistungen sind also geldwerte Leistungen, die nicht in Form von Geld ausbezahlt werden. Dazu gehören beispielsweise
- Ein Hauswart bewohnt eine Firmenwohnung und bezahlt dafür keine Miete. Die ortübliche Miete ist ein Lohnbestandteil.
- Eine Mitarbeiterin in einem Pflegeheim erhält gratis Mittagessen.
- Eine Versicherungsagentin kann das Geschäftsauto auch privat gebrauchen, ohne dafür eine Entschädigung bezahlen zu müssen.
- Eine Firma schenkt den Mitarbeitenden das Generalabonnement, ohne dass dieses für Geschäftsfahrten verwendet wird.
- Die Mitarbeitenden einer Firma erhalten Vergünstigungen beim Bezug von Mitarbeiteraktien
Geringfügige oder unregelmässige Naturalleistungen lösen jedoch weder eine Sozialversicherungs- noch eine Steuerpflicht aus. Dazu gehören:
- Halbtaxabonnement
- Geschäftshandy
- Unregelmässige Einladungen zum Essen
Andere Naturalleistungen sind betragsmässig beschränkt wie:
- Naturalgeschenke, die weniger als CHF 600.– im Jahr ausmachen
- Branchenübliche Produktevergünstigungen wie Zinsvergünstigen, Einkaufsvorteile, etc., sofern die Produkte oder Dienstleistungen nur zum Eigengebrauch abgegeben werden und der Preis mindestens die Selbstkosten deckt.
Lohnausweis: Vergünstigungen für vom Arbeitgeber abgegebene Produkte oder Dienstleistungen von Dritten bis maximal 20% je Leistung und bis maximal CHF 600 jährlich (zu deklarieren in Ziffer 2.3 des Lohnausweises ist lediglich die Differenz der Vergünstigungen, die diese Werte übersteigen) - REKA-Check-Vergünstigungen bis CHF 600.– pro Jahr (falls mehr ist der ganze Betrag AHV- und Steuerpflichtig, hingegen nur der darüberhinausgehende Betrag steuerpflichtig)
Beispiel: REKA-Check-Vergünstigungen bis maximal 20% und bis maximal CHF 600.– jährlich sind nicht zu deklarieren. Zu deklarieren sind lediglich Vergünstigungen, soweit sie 20% oder CHF 600.– pro Kalenderjahr übersteigen. Würde ein Arbeitnehmer bspw. für CHF 3000.– REKA-Checks beziehen und mit 20% Rabatt lediglich CHF 2400.– bezahlen, würden die CHF 600.– der maximal zulässigen Vergünstigung entsprechen. Unentgeltlich abgegebene REKA-Checks sind im vollen Wert als Einkommen auszuweisen. Eine Ausnahme gilt, wenn REKA-Checks bis zum Betrag von CHF 600.– als «übliche Weihnachts-, Geburtstags- und ähnliche Naturalgeschenke» abgegeben werden. Solche Naturalgeschenke sind nicht AHV-Beitragspflichtig und im Lohnausweis auch nicht zu deklarieren. - Lunchchecks bis CHF 180.– pro Monat, wobei das Feld G (Kantinenverpflegung / Lunchchecks) im Lohnausweis anzukreuzen ist. Darüber hinaus gehende Vergünstigungen sind AHV- und steuerpflichtig.
Keine Naturalleistungen stellen die folgenden Vorgänge dar:
- Eine Mitarbeiterin eines Hotels isst regelmässig am Arbeitsort und bezahlt dafür. Wird das Essen vergünstig, so ist im Lohnausweis das Feld G (Kantinenverpflegung / Lunchchecks) anzukreuzen.
- Ein Verkaufsleiter benutzt für die Geschäftsfahrten sein Privatauto und erhält dafür eine Entschädigung von CHF 0.75 pro Kilometer: es handelt sich um Spesen.
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Berechnung der Naturalleistungen
Erhalten Arbeitnehmende Kost und Logis (Zimmer) wird dies wie folgt bewertet:
| im Tag | im Monat | |
|---|---|---|
| Frühstück | CHF 3.50 | CHF 105.– |
| Mittagessen | CHF 10.– | CHF 300.– |
| Abendessen | CHF 8.– | CHF 240.– |
| Unterkunft | CHF 11.50 | CHF 345.– |
| Volle Verpflegung und Unterkunft | CHF 33.– | CHF 990.– |
Die Pauschalansätze finden sich im Merkblatt 2.01 der AHV (www.ahv-iv.ch) oder in der Verordnung zum AHV-Gesetz in Art. 11.
Bei einer vergünstigten Mietwohnung gilt die Differenz zwischen bezahltem Mietzins und marktüblichen Mietzins als Lohnbestandteil
Geschäftsauto: Für die Privatnutzung ist pro Monat 0,9% des Kaufpreises (exkl. Mehrwertsteuer), mindestens aber CHF 150.– pro Monat, einzusetzen.
Andere Naturaleinkommen sind zum Marktpreis einzusetzen oder werden von Fall zu Fall von der Ausgleichskasse resp. der Steuerbehörde bewertet.
Verrechnung von Naturalleistungen
Der Betrag ist als Lohnbestandteil in der Lohnabrechnung aufzuführen und gehört zum sozialversicherungspflichtigen Einkommen.
Damit der Betrag nicht ausbezahlt wird, ist eine Korrekturlohnart (z.B. «Korrektur Naturalleistungen») zu verwenden, welche den Betrag wieder abzieht.
Spezialfall: Naturalleistungen gegen Verrechnung
Werden die Leistungen den Mitarbeitenden in Rechnung gestellt, so entfällt die AHV-Pflicht und mit Ausnahme der «Kantinenverpflegung/Lunchchecks» (Feld G) die Deklaration im Lohnausweis. Dabei sind mindestens die AHV-Ansätze für Kost und Logis resp. der steuerliche Ansatz für die private Benutzung des Geschäftsautos den Mitarbeitenden in Rechnung zu stellen.
In den AHV-Ansätzen für Kost ist die Mehrwertsteuer bereits enthalten. Werden die AHV-Sätze für Mahlzeiten (nicht aber für Logis) verwendet, können diese noch um die Mehrwertsteuer reduziert werden (z.B. statt CHF 21.50 pro Tag sind dann mindestens CHF 19.90 in Rechnung zu stellen, da 108,1% von CHF 19.90 = CHF 21.50. Die Abzüge für Unterkunft sind nicht mehrwertsteuerpflichtig und können nicht reduziert werden. Auch der Privatanteil Geschäftsauto versteht sind inkl. Mehrwertsteuer, womit die minimale Verrechnung ebenfalls um die Mehrwertsteuer reduziert werden kann.
