Spesen Arbeitgeber: Wofür muss der Arbeitgeber aufkommen?

Welche Spesen muss der Arbeitgeber im Arbeitsverhältnis ersetzen?

Spesen Arbeitgeber: Arbeitsgeräte, Material und Auslagen

Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmenden mit den Geräten und dem Material, welche dieser zur Arbeit benötigt, ausrüsten (Art. 327 OR). Stellt der Arbeitnehmer diese Geräte oder Materialien selber zur Verfügung, muss er entschädigt werden, sofern nicht etwas anderes vereinbart wird oder üblich ist. Unter diese Regelung fallen auch besondere Berufskleider wie Uniformen. Anzug, Hemd und Krawatte erachtete das Arbeitsgericht Zürich bei einem Chauffeur beispielsweise nicht als Uniform (ArGZH 2020 Nr. 6). Diese Bestimmungen gelten, sofern nichts anderes verabredet oder üblich ist.

Bei den übrigen Auslagen gilt, dass der Arbeitnehmer nur Anspruch auf Ersatz hat, wenn diese zur Ausführung der Arbeit notwendig sind, beispielsweise bei Auslagen für Transport, Porto, Visa etc. (Art. 327a OR). Nicht darunter fallen etwa die Kosten für Speisen und die Fahrt zum Arbeitsplatz, aber allenfalls die Fahrt zum Kunden. Muss der Arbeitnehmer die Arbeits­leistung weder an seinem Wohn- noch Arbeitsort erbringen, so sind die Kosten für Verpflegung, Unterbringung und Fahrt ab dem üblichen Arbeitsort oder für den Mehrweg von der Arbeitgeberin zu tragen. Dies ist v.a. im Baugewerbe, bei Service­monteuren und bei Handelsreisenden der Fall. Wann eine Baustelle als auswärtiger Arbeitsort gilt, ist fallweise zu überprüfen. Die Fahrten einer Hauspflegerin zu den verschiedenen Pflegebedürftigen in deren Zuhause sind als Autospesen zu entgelten (Urteil des Bundesgerichts 4A_379/2020 vom 12. November 2021).

Ausbildung und Weiterbildung: Wer muss zahlen?

Ausbildungskosten sind dann notwendig und müssen von der Arbeitgeberin entschädigt werden, wenn die Ausbildung angeordnet wurde. Darunter fallen auch die Kosten für die normale Einarbeitung. Das bedeutet umgekehrt, dass blosses Tolerieren der Ausbildung durch die Arbeitgeberin zu keiner Entschädigungs­pflicht führt.

Zu differenzieren ist auch bei der Frage, ob von der Arbeitgeberin bezahlte Ausbildungskosten zurückverlangt werden können. Hängen die Kosten mit der notwendigen Einarbeitung zusammen, muss der Arbeitnehmer diese nicht zurückzahlen. Anders kann es beispielsweise bei Weiterbildungen aussehen, die dem Arbeitnehmer auch Vorteile bei anderen Arbeitgebern verschaffen. Hier können die Parteien vertraglich vereinbaren, dass die Kosten bei Ausbildungsabbruch oder Nichtbestehen der Prüfung oder Kündigung durch den Arbeitnehmer zurück zu erstatten sind. Einzelne kantonale Gerichte wenden hier bei Kündigungen die Bestimmungen des Konkurrenzverbots von Art. 340c Abs. 2 OR analog an. Die erwähnte Vereinbarung muss ausdrücklich (am besten schriftlich) erfolgen und unter anderem den Rückzahlungsbetrag und den Zeitraum bestimmen, innert welchem eine Kündigung die Rückzahlungspflicht auslöst. In der Praxis können zeitlich begrenzte und degressiv ausgestaltete Rückzahlungsvereinbarungen zulässig sein. Ob eine Bindungsdauer von bis zu drei Jahren angemessen ist, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab.

Spesen Arbeitgeber: Geschäftsfahrzeug und private Nutzung

Spesen im Zusammenhang mit Motorfahrzeugen sind speziell in Art. 327b OR geregelt. Wird ein Auto für die Arbeit verwendet und liegt diesbezüglich das Einverständnis der Arbeitgeberin vor, sind die üblichen Auslagen für Betrieb und Unterhalt (Benzin, Reinigung, Service, Reparaturen, Pneus) nach Massgabe des Gebrauchs für die Arbeit zu vergüten. Stimmt die Arbeitgeberin nicht zu, sind gegebenenfalls (nur) die notwendigen Auslagen gemäss Art. 327a OR zu entschädigen. Verwendet der Arbeitnehmer sein eigenes Fahrzeug im Einverständnis mit der Arbeitgeberin, sind ihm nebst den Auslagen für Betrieb und Unterhalt auch die Kosten für die Motorfahrzeugsteuern, die Haftpflichtversicherung sowie die Abnützung zu vergüten. Die Kosten werden jedoch nur anteilsmässig übernommen, also nur im Rahmen des geschäftlichen Gebrauchs nach Kilometerzahl.

In der arbeitsrechtlichen Praxis kann die steuerliche Fahrkostenpauschale als Orientierungshilfe herangezogen werden. Seit dem 1. Januar 2026 beträgt sie 75 Rappen pro geschäftlich gefahrenem Kilometer. Die arbeitsrechtlich geschuldete Vergütung richtet sich jedoch nach Art. 327b OR nach den notwendigen, anteilsmässigen Kosten des geschäftlichen Gebrauchs beziehungsweise nach einer gültigen Vereinbarung.

Wird dem Arbeitnehmer ein Geschäftsauto zur Verfügung gestellt, ist ihm die private Nutzung nur gestattet, wenn dies vereinbart oder über längere Zeit toleriert wurde. Die private Nutzung des Fahrzeugs auch während der Freizeit bzw. der geldwerte Vorteil ist als Lohn zu erfassen, z.B. als pauschale Deklaration oder mittels effektiver Erfassung mit Bordbuch. Bei pauschaler Bewertung beträgt der Privatanteil grundsätzlich 0,9 Prozent des Kaufpreises ohne Mehrwertsteuer pro Monat. Kann der Arbeitnehmer das Fahrzeug frei verwenden, wird er als Halter des Geschäftswagens betrachtet, selbst wenn die Arbeitgeberin im Fahrzeugaus­weis als formeller Halter eingetragen ist und für die Kosten aufkommt. Dies zieht die Haftung des Arbeitnehmers nach Art. 58 SVG nach sich.

Fazit zu Spesen Arbeitgeber

Arbeitsgeräte, Material und notwendige Auslagen wie Transport oder Visa sind zu vergüten. Nicht dazu gehören Verpflegung oder der Arbeitsweg. Im Homeoffice kann eine Entschädigungspflicht bestehen, wenn die Arbeitgeberin keinen dauernden und geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung stellt und die private Arbeitsinfrastruktur für die Arbeitsausführung notwendig ist. Spesenpauschalen müssen den tatsächlichen Durchschnittskosten entsprechen, sonst gelten sie als Lohn. Ausbildungskosten trägt die Arbeitgeberin, wenn die Weiterbildung angeordnet ist. Bei Geschäftsfahrzeugen werden betriebliche Kosten anteilsmässig vergütet, die private Nutzung gilt als geldwerter Vorteil.

^{Quelle: Streiff/von Kaenel/Rudolph, Arbeitsvertrag, Praxiskommentar, 7. Auflage, 2012 sowie update-Service; Pärli/Eggmann, Ausgewählte Fragen des Homeoffice, in: Jusletter, 22.02.2021}

FAQ: Spesen Arbeitgeber

Muss der Arbeitgeber die Kosten für das Homeoffice übernehmen?

Ja, wenn der Arbeitgeber keinen dauernden und geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung stellt und die private Infrastruktur (z. B. Computer, Internet) für die Arbeitserledigung notwendig ist. Dies ergibt sich aus neuerer Rechtsprechung des Bundesgerichts.

Gehört der Weg zur Arbeit zu den spesenpflichtigen Auslagen?

Nein, die Kosten für den normalen Weg zum Arbeitsplatz sind nicht ersatzpflichtig. Anders verhält es sich jedoch mit Fahrten zu Kunden oder auswärtigen Arbeitsorten wie Baustellen.

Was gilt bei Spesenpauschalen?

Pauschalen müssen die durchschnittlichen, effektiv notwendigen Auslagen über einen längeren Zeitraum abdecken. Sind sie zu hoch oder werden sie zusätzlich zu effektiven Auslagen bezahlt, gelten sie als Lohn und unterliegen Sozialabgaben.

Wer trägt die Kosten für Weiterbildungen?

Die Arbeitgeberin muss die Kosten tragen, wenn die Weiterbildung angeordnet wurde. Bei freiwilligen Weiterbildungen besteht keine Pflicht, es sei denn, es wurde vertraglich etwas anderes vereinbart.

Wie wird die private Nutzung eines Dienstwagens bewertet?

Die private Nutzung gilt als geldwerter Vorteil und ist als Lohn zu erfassen. Bei pauschaler Bewertung beträgt der monatliche Anteil 0,9 Prozent des Kaufpreises ohne Mehrwertsteuer.