Spesen für Mitarbeiter: Welche Spesen sind zu ersetzen?

Einleitung: Spesen für Mitarbeiter

Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf Entschädigung für seine Spesen, sofern sie im Rahmen seiner vertraglichen Tätigkeit notwendigerweise anfallen. Dazu gehören beispielsweise:

• Bus, Bahn- und Flugbillette beziehungsweise Kilometergeld für Geschäftsreisen
• Telefonspesen
• Auslagen für Porto
• Hotel- und Essensentschädigung an auswärtigen Arbeitsorten
• Verzollungs- und Visumskosten
• etc.

Die Kosten sind voll zu tragen. Insbesondere betrifft dies Verpflegungs- und Reisekosten: Diese sind ohne Abzug von alltäglichen Kosten zu tragen. Es dürfen jedoch sinnvolle Pauschalen festgelegt werden. Bei längeren Auslandaufenthalten sind auch die Spesen für Mitarbeiter an arbeitsfreien Tagen oder bei Krankheit zu tragen.

Arbeitsweg

Der normale Arbeitsweg geht zulasten des Arbeitnehmers. Wird die Arbeitsleistung jedoch auswärts erbracht, sind die Auslagen zu ersetzen. Auswärts heisst: nicht am vertraglichen Arbeitsort, nicht am Betriebsort noch am Wohnort des Arbeitnehmers. Insbesondere gilt dies bei Servicemonteuren, im Baugewerbe und bei Handelsreisenden.

Versetzt der Arbeitgeber seinen Angestellten an einen neuen Arbeitsort, muss er laut Bundesgericht die Kosten für den längeren Arbeitsweg übernehmen. Das Bundesgericht entschied in einem konkreten Fall, dass eine derartige einseitige Vertragsänderung nur statthaft sei, wenn der Arbeitnehmerin die zusätzlichen Kosten für Transport und Mahlzeiten bezahlt wurden.

Geräte und Materialien

Pflicht des Arbeitgebers ist es, die Mitarbeitenden mit allen Geräten und Materialien auszustatten, welche diese für die Arbeitsleistung benötigen. Umgekehrt: Stellt der Arbeitnehmer im Einverständnis mit dem Arbeitgeber bestimmte Gerate oder Materialien selbst zur Verfügung, hat er dafür eine angemessene Entschädigung zu gut. Hier sind allerdings abweichende Regelungen möglich.

Homeoffice

Wird der Arbeitnehmer ins Homeoffice beordert, so muss der Arbeitgeber auch alle damit für den Arbeitnehmenden entstehenden Zusatzkosten tragen für Arbeitsgeräte, welche nur für die Arbeit genutzt werden dürfen. Das Homeoffice-Zimmer sollte aber nur beruflich genutzt werden können und von den privaten Räumen abgegrenzt sein.

Will der Arbeitnehmer hingegen freiwillig zu Hause arbeiten – und der Arbeitgeber stimmt dem zu –, so ist der Arbeitgeber dann von den Zusatzkosten befreit, wenn er alternativ einen Arbeitsplatz in der Firma anbieten kann.

Arbeitskleider

Nicht zu den entschädigungspflichtigen Aufwendungen gehören in der Regel Arbeitskleider. Jedoch müssen Uniformen, spezielle Schutzkleider etc. sowie deren Unterhalt, Reinigung und der Ersatz durch den Arbeitgeber finanziert werden. Es kann in der Praxis darauf geachtet werden, ob die notwendigen Arbeitskleider auch in der Freizeit getragen werden können und in welchem Ausmass sie beansprucht werden. Für einen Bankangestellten z. B. ist es zumutbar, seine Arbeitskleider selbst mitzubringen, während auf dem Bau die notwendigen Schutzkleider zur Verfügung gestellt werden sollten. Eine vorgeschriebene Uniform ist in jedem Fall durch den Arbeitgeber zu finanzieren. Die Zahlungspflicht kann nicht wegbedungen werden.

Motorfahrzeuge

Beim notwendigen Gebrauch eines Motorfahrzeugs für geschäftliche Belange sind dem Arbeitnehmer die Kosten zu ersetzen. Handelt es sich um ein Geschäftsfahrzeug, sind die üblichen Aufwendungen zu ersetzen. Beim Gebrauch eines Privatfahrzeugs sind neben den Abnutzungskosten (Amortisation) auch die Kosten für die Versicherungen und die Fahrzeugsteuern etc. abzugelten. Zudem sind die Betriebs- und Unterhaltskosten zu bezahlen wie die Kosten für Benzin, Öl, Reifen, Winterumrüstung, Wartung, Reparaturen und Service. Die Kosten müssen nur für die Geschäftsfahrten übernommen werden, die Kosten für Privatfahrten sind vom Arbeitnehmer zu tragen. In der Regel werden diese Kosten in eine Kilometerpauschale umgerechnet. Hinweise für die Höhe einer Pauschale geben die Automobilklubs.

Unfälle mit Motorfahrzeugen

Häufiger Streitpunkt sind Unfälle, welche ein Arbeitnehmer mit dem eigenen Fahrzeug auf Geschäftsfahrten erleidet. Es empfiehlt sich, die Arbeitnehmer auf den Abschluss einer Kaskoversicherung zu verpflichten und diese abzugelten. Dann stehen im Falle eines Unfalls nur der Selbstbehalt und die Bonusverluste zur Diskussion. Fehlt eine solche Versicherung, ist der entstandene Schaden zu regeln. Vereinfacht dargestellt ist der Arbeitgeber im Rahmen seiner Haftpflichten zur Zahlung verpflichtet, es sei denn, es liege eine Schuldhaftigkeit des Arbeitnehmers vor.

Auszahlungsfristen

Die Mitarbeitenden haben sowohl die Notwendigkeit wie die Höhe der einzelnen Ausgaben zu belegen. Davon ausgenommen sind Vertrauensspesen und Pauschalspesen. Die Mitarbeitenden haben eine detaillierte Spesenabrechnung zu erstellen und die entsprechenden Belege beizufügen. In der Regel werden Spesenformulare verwendet.

Spesenersatz ist zusammen mit dem Lohn auszuzahlen. Bei regelmässig entstehenden Auslagen ist – im Gegensatz zu gelegentlichen Spesen für Mitarbeiter – ein mindestens monatlicher Vorschuss auszurichten.

Spesenpauschalen

An die Stelle des effektiven Spesenersatzes aufgrund einer Abrechnung kann eine Pauschale treten. Diese ist vertraglich zu regeln, z. B. im Einzelarbeitsvertrag oder einem Reglement. Die Pauschalen sind so anzusetzen, dass sie die tatsächlichen Kosten decken. Bei echten Spesenpauschalen sind keine Sozialversicherungsabzüge geschuldet. Übersetzte Pauschalspesen gelten jedoch sozialversicherungs- wie steuerrechtlich als Lohn.