Gutschein: Was Arbeitgeber zur Gültigkeit wissen müssen
Inhalt
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Arbeitgeber in der Schweiz können Mitarbeitenden ohne Bedenken Gutscheine mit einer längeren Laufzeit als einem Jahr übergeben, da die ordentliche Verjährungsfrist für Forderungen zehn Jahre beträgt. Ein aufgedrucktes Datum, das diese Frist unterschreitet, ist oft nicht durchsetzbar, was den Druck auf die Einlösung nimmt. Digitale Geschenkkarten bieten zudem den Vorteil einer besseren Nachvollziehbarkeit und Lagerung im Vergleich zu Papiergutscheinen.
Die wichtigsten Punkte:
- Die Verjährungsfrist für Gutscheine beträgt in der Schweiz grundsätzlich zehn Jahre.
- Vertraglich vereinbarte kürzere Gültigkeitsfristen sind gemäss OR oft unwirksam.
- Naturalgeschenke bis CHF 500 pro Ereignis müssen im Lohnausweis nicht deklariert werden.
- Digitale Gutscheine erleichtern die Dokumentation und Archivierung im Personaldossier.
- Die steuerliche Behandlung hängt vom Einlösbarkeitsbereich der Karte ab.
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Welche rechtlichen Fristen und steuerlichen Regeln gelten für Arbeitgeber bei der Ausgabe von Mitarbeitendengutscheinen in der Schweiz?
Die Rechtslage in Kürze
In der Schweiz gilt für Forderungen die ordentliche Verjährungsfrist von zehn Jahren (Art. 127 OR). Nach Art. 129 OR lässt sich diese Frist vertraglich nicht verkürzen. Das Richteramt Thal-Gäu hat das mit Urteil vom 28. Mai 2020 bestätigt. Nur für bestimmte Forderungen, etwa aus einzelnen Dienstleistungen, greift die kürzere Frist von fünf Jahren nach Art. 128 OR.
Ein aufgedrucktes Gültigkeitsdatum, das unter dieser Frist liegt, ist damit in vielen Fällen nicht durchsetzbar. Die Stiftung für Konsumentenschutz weist darauf hin, dass abgelaufen wirkende Gutscheine oft noch eingelöst werden können.
Was das für Arbeitgeber in der Praxis bedeutet
Für die Beschaffung heisst das: Sie können Gutscheine für ein ganzes Team im Herbst kaufen, ohne dass diese im Frühjahr verfallen. Das nimmt auch den Druck von Mitarbeitenden, die gerade keine Gelegenheit zum Einlösen finden.
Aus Sicht der Personalabteilung macht die Form einen Unterschied. Ein Papiergutschein muss gekauft, gelagert und verteilt werden. Er kann verloren gehen, und im Nachhinein lässt sich kaum belegen, wer welchen erhalten hat. Digitale Geschenkkarten kommen per E-Mail, das Bezugsdatum steht fest, und der Wert hängt nicht an einem Stück Papier. Wird die Liefer-E-Mail archiviert, ist auch Monate später nachvollziehbar, welcher Betrag an wen ging.
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Beschaffung im vierten Quartal
Im Herbst werden Jahresendgeschenke, Dienstjubiläen und Weihnachtspräsente budgetiert und eingekauft. Früh gekaufte Gutscheine verlieren nicht an Wert und verderben nicht. Die lange Verjährungsfrist nimmt sowohl der beschaffenden Stelle als auch den Beschenkten den Zeitdruck.
Steuerlich richtet sich die Behandlung nach der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises der ESTV. Naturalgeschenke bis zu einem Wert von CHF 500 pro Ereignis müssen darin nicht deklariert werden. Ob eine Geschenkkarte darunter fällt, hängt davon ab, wie breit sie einlösbar ist. Karten, die sich faktisch wie Bargeld einsetzen lassen, werden anders beurteilt als solche mit begrenztem Einsatzbereich. Klären Sie den Fall vorab mit Ihrer Treuhandstelle und legen Sie Beleg oder Liefer-E-Mail im Personaldossier ab.
Checkliste
- Prüfen Sie die aufgedruckten Gültigkeitsbedingungen beim Anbieter.
- Stellen Sie sicher, dass die Frist die gesetzliche Verjährungsfrist von zehn Jahren nicht unterschreitet.
- Klären Sie mit Ihrer Treuhandstelle, ob die Karte als Naturallohn bis CHF 500 steuerfrei ist.
- Entscheiden Sie, ob Papiergutscheine oder digitale Geschenkkarten bevorzugt werden.
- Sicherstellen Sie, dass Sammelbestellungen für Teams technisch unterstützt werden.
- Archivieren Sie Belege oder Liefer-E-Mails im Personaldossier zur Nachweisbarkeit.
- Prüfen Sie, ob die Karte an mehreren Orten einlösbar ist, um die Wahl dem Beschenkten zu überlassen.
- Planen Sie die Beschaffung bereits im vierten Quartal für Jahresendgeschenke ein.
- Informieren Sie die Beschenkten über die lange Gültigkeitsdauer, um Einlösebarrieren abzubauen.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Nicht jeder Anbieter arbeitet gleich. Prüfen Sie vor dem Kauf, welche Gültigkeit auf der Karte steht und wie der Anbieter mit vermeintlich abgelaufenen Karten umgeht. Klären Sie, ob sich eine Sammelbestellung für ein ganzes Team in einem Vorgang abwickeln und sauber dokumentieren lässt.
Ein Blick lohnt sich auch auf Karten, die für mehrere Marken gelten. Sie geben den Beschenkten die Wahl und ersparen Ihnen die Frage, wer wo einkauft. Wer im Herbst plant, hat im Dezember weniger zu tun, und die Rechtslage arbeitet dabei für Sie.
FAQ: Gutschein
Ist ein aufgedrucktes Gültigkeitsdatum von einem Jahr bei einem Gutschein rechtlich bindend?
Oft nicht. Da die ordentliche Verjährungsfrist in der Schweiz zehn Jahre beträgt, ist eine vertragliche Verkürzung auf ein Jahr gemäss Art. 129 OR in vielen Fällen nicht durchsetzbar.
Muss ein Gutschein für Mitarbeitende im Lohnausweis deklariert werden?
Nicht zwingend. Naturalgeschenke bis zu einem Wert von CHF 500 pro Ereignis müssen laut ESTV-Wegleitung nicht deklariert werden, sofern sie nicht faktisch wie Bargeld einlösbar sind.
Welche Vorteile bieten digitale Geschenkkarten gegenüber Papiergutscheinen?
Digitale Karten lassen sich per E-Mail direkt zuweisen, das Bezugsdatum ist feststellbar, und sie können einfach im Personaldossier archiviert werden, was die Nachweisbarkeit erhöht.
Können Arbeitgeber Gutscheine schon im Herbst für Weihnachtsgeschenke kaufen?
Ja, das ist empfehlenswert. Die lange Verjährungsfrist sorgt dafür, dass die Gutscheine bis zum Einlösezeitpunkt im Winter oder Frühling ihren Wert behalten.
Was passiert, wenn ein Gutschein abgelaufen zu sein scheint?
Gemäss der Stiftung für Konsumentenschutz können abgelaufen wirkende Gutscheine oft noch eingelöst werden, da die gesetzliche Verjährungsfrist von zehn Jahren weiterhin besteht.
