HR-Administration: Kernaufgaben des HR
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die HR-Administration bildet das Rückgrat eines funktionierenden Personalmanagements. Sie stellt sicher, dass alle Personaldaten lückenlos erfasst sind, Eintritts- und Austrittsprozesse konform abgewickelt werden und die monatlichen Lohnabrechnungen fehlerfrei erstellt werden. Ohne diese systematische Basis sind weder die Einhaltung gesetzlicher Pflichten noch eine effiziente Unternehmensplanung möglich.
Die wichtigsten Punkte:
- Systematische Erfassung und Pflege von Stammdaten, Organisationsstruktur und Lohndaten sind unverzichtbar.
- Der gesamte Lebenszyklus der Mitarbeitenden – von der Stellenausschreibung bis zum Austritt – muss dokumentiert und abgewickelt werden.
- Monatliche Lohnabrechnungen bilden die Schnittstelle zur Buchhaltung und zu den Sozialversicherungsträgern.
- Meldepflichten bei Eintritt, Austritt und Mutationen müssen innerhalb gesetzlicher Fristen (oft 30 Tage) erfüllt werden.
- Die Überwachung von Arbeitszeit, Absenzen und gesetzlichen Fristen (z. B. Probezeit) gehört zu den Kernaufgaben.
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Passende Arbeitshilfen
Welche Kernaufgaben umfasst die HR-Administration und wie werden diese korrekt umgesetzt?
Tätigkeiten im Bereich HR-Administration: Informationsaufgaben
In einem Unternehmen ohne systematische Personalinformationserfassung ist es unmöglich, die Unternehmensstruktur darzustellen, Personalkosten zu planen, gesetzliche Pflichten zu erfüllen oder Dokumente wie Arbeitszeugnisse zu erstellen. Die Personalinformationen müssen beim Eintritt erfasst, verwaltet, gepflegt und jederzeit abrufbar sein.
Daten über Mitarbeitende:
- Stammdaten: Erhoben bei Eintritt und laufend gepflegt
- Organisationsstruktur: Abhängig von Arbeitsplatz oder Funktion, erfasst bei Eintritt oder Wechsel
- Lohndaten: Monatlich erhoben und gepflegt
Verwendungszwecke der Daten:
- Mitarbeitende: Lohn- und Arbeitszeitabrechnungen, Arbeitszeugnisse
- Externe Adressaten: Sozialversicherungsabrechnungen, Lohnausweise, Bescheinigungen, Statistikmeldungen
- Interne Adressaten: Telefonlisten, Personalstatistiken, Absenzen, Fluktuation
Führung der Personaldaten:
- Daten werden in Personaldossiers (physisch oder digital) und Personalinformationssystemen (z.B. Lohnabrechnungsprogramme) geführt. Wichtig ist eine strukturierte Ablage, um Informationen effizient zu finden. In kleinen Unternehmen werden oft Hängeregistraturen genutzt, grössere Firmen setzen meist auf eDossiers.
Abwicklungsaufgaben HR-Administration
Die Tätigkeiten der HR-Administration umfassen die professionelle Abwicklung des Selektionsverfahrens und des Eintritts sowie Austritts von Mitarbeitenden. Dazu gehören:
1. Einstellungsverfahren:
- Anforderungsdefinition, Stellenausschreibungen, Bewerbungseingang, Absagen
- Organisation von Vorstellungsgesprächen und Anstellungsentscheidungen, Referenzabklärungen
- Arbeitsvertragserstellung und -versand
2. Eintritt/Einführung:
- Personal- und Lohndaten erfassen, Anmeldungen bei Pensionskasse, AHV, und Familienausgleichskasse
- Einführung und Einarbeitungsprogramme organisieren, Arbeitsplätze vorbereiten
3. Austritt:
- Ansprüche klären, Mutation im Personalinformationssystem
- Schlusslohnabrechnung, Austrittspapiere (z.B. Arbeitszeugnis)
- Rückgabe von Firmeneigentum, Löschung der Zeichnungsberechtigung und interne Meldungen.
Dies umfasst auch Aufgaben bei internen Übertritten oder Versetzungen.
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