Arbeitszeugnisse: Formulierungsvorschläge für sensible Fälle
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen für austretende Mitarbeitende müssen Arbeitgeber die Spannung zwischen Wahrheitspflicht und Wohlwollenprinzip ausbalancieren. Besonders bei schwierigen Situationen wie einer fristlosen Kündigung, längeren Krankheitsphasen oder Teamkonflikten ist eine präzise Formulierung entscheidend, um den Charakter des Mitarbeitenden korrekt abzubilden, ohne rechtliche Risiken einzugehen. Der Artikel stellt konkrete Formulierungen bereit, die es ermöglichen, negative Tatsachen sachlich und rechtssicher in das Zeugnis zu integrieren.
Die wichtigsten Punkte:
- Das Prinzip «Wahrheit vor Wohlwollen» gilt auch bei negativen Vorkommnissen, sofern diese für die Gesamtbeurteilung relevant sind.
- Eine nahegelegte Kündigung darf nicht erwähnt werden; das Zeugnis muss die formale Kündigung durch den Arbeitnehmer widerspiegeln.
- Längere Arbeitsunterbrüche durch Krankheit sind nur bei erheblichem Einfluss auf die Berufserfahrung im Zeugnis zu nennen.
- Bei fristloser Kündung oder sexueller Belästigung sind allgemeine, aber wahre Hinweise erlaubt, sofern keine Verdachtsmomente ohne Urteil stehen.
lic.iur. Leena Kriegers-Tejura
Leena Kriegers-Tejura ist selbstständige Rechtsanwältin und Partnerin bei Bürgi & Kriegers-Tejura Legal in Zürich. Sie ist Fachanwältin SAV Arbeitsrecht und Dozentin/Expertin bei Fachhochschulen, höheren Fachschulen und Erwachsenenbildungsinstituten. Auf Anfrage führt sie auch betriebsinterne Schulungen zu arbeitsrechtlichen Themen durch.
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Wie formuliere ich Arbeitszeugnisse bei sensiblen Fällen wie Kündigungen, Krankheit oder Fehlverhalten?
Wahrheit vor Wohlwollen
Die vielfach vertretene Meinung, Negatives dürfe in Arbeitszeugnissen nicht erwähnt werden, ist nicht korrekt. Die Rechtsprechung fordert zwar, dass ein Arbeitszeugnis wohlwollend formuliert sein muss. Das Arbeitszeugnis muss aber gleichzeitig auch der Wahrheit entsprechen. Soweit also die negativen Tatsachen für die Gesamtbeurteilung notwendig sind, müssen sie im Arbeitszeugnis aufgeführt werden. Es gilt somit der Grundsatz «Wahrheit vor Wohlwollen». Die Praxis zeigt jedoch, dass sich viele Arbeitgeber scheuen, etwas Negatives im Arbeitszeugnis zu formulieren, um einen arbeitsrechtlichen Prozess zu vermeiden.
Der Verfasser eines Arbeitszeugnisses muss sich an folgende Kriterien halten: Das Arbeitszeugnis muss wahrheitsgetreu, vollständig und klar, gleichzeitig wohlwollend und individuell für einzelne Arbeitnehmende verfasst werden. Die Hervorhebung bestimmter Vorkommnisse oder negativer Tatsachen ist dann statthaft, wenn diese für den austretenden Arbeitnehmer repräsentativen Charakter haben.
Wie gewisse Situationen, die immer wieder zu Unsicherheiten und Diskussionen Anlass geben, in einem Arbeitszeugnis integriert werden können, zeigen die nachfolgenden Ausführungen.
Zwischenzeugnis nach Kündigung
Immer wieder schreiben Arbeitgeber in einem Zwischenzeugnis, dass dieses auf Wunsch der Arbeitnehmenden ausgestellt werde und das Arbeitsverhältnis zu einem bestimmten Zeitpunkt endet, wenn das Arbeitsverhältnis (vom Arbeitgeber oder auch von Arbeitnehmenden) bereits gekündigt wurde.
Das Zwischenzeugnis beurteilt nur die Zeitperiode zwischen der erstmaligen Anstellung bzw. der Ausstellung eines früheren Zwischenzeugnisses und dem Zeitpunkt, in welchem das neue Zwischenzeugnis erstellt wird. Die Erwähnung des Vertragsendes im Zwischenzeugnis ist deshalb grundsätzlich unzulässig, auch wenn das Vertragsende bekannt ist. Infolge Krankheit könnte sich das Ende des Arbeitsverhältnisses auch hinausschieben, weshalb Arbeitgeber beim Ausstellen des Zwischenzeugnisses – bei einer Arbeitgeberkündigung – nie sicher wissen können, wann das Arbeitsverhältnis endet.
Nahegelegte Kündigung
Die Mitarbeitenden sind oft bereit, selber zu kündigen, um einer Entlassung vorzubeugen, weil sie keine Arbeitgeberkündigung erhalten wollen. Auf der anderen Seite dürfen sie erwarten, dass der Arbeitgeber im Arbeitszeugnis und in der Referenzauskunft bestätigt, dass sie das Unternehmen «auf eigenen Wunsch» verlassen. Diesem Anspruch der Mitarbeitenden muss entsprochen werden, weil sie formal dazu berechtigt sind, da sie tatsächlich selbst gekündigt haben. Dass den Arbeitnehmenden die Kündigung nahegelegt wurde, darf im Arbeitszeugnis nicht erwähnt werden.
Längere Arbeitsunterbrüche
Laut Bundesgericht sind längere Arbeitsunterbrüche, z.B. wegen Krankheit, in einem qualifizierten Arbeitszeugnis dann zu erwähnen, wenn sie im Verhältnis zur gesamten Vertragsdauer erheblich ins Gewicht fallen und daher ohne Erwähnung ein falscher Eindruck in Bezug auf die erworbenen Berufserfahrungen entsteht. Allerdings ist die Länge der Krankheit allein nicht entscheidend, sondern vielmehr das Verhältnis zwischen Anstellungs- und Krankheitsdauer. Massgebend ist immer der Einzelfall (vgl. auch BGE 144 II 345 E. 5.2.1, 136 III 510 E. 4.1.).
Liegt ein längerer Arbeitsunterbruch vor, könnte z.B. folgender Passus im Arbeitszeugnis eingefügt werden: «Frau XY konnte ihre Funktion ab [Datum] wegen gesundheitlicher Einschränkungen nicht mehr wahrnehmen.»
Übliche krankheitsbedingte Abwesenheiten, wie z.B. Grippe, dürfen nicht in einem Arbeitszeugnis erwähnt werden, auch wenn diese einige Wochen im Jahr ausmachen.
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Teamschwierigkeiten
Wenn gute (sehr gute) Mitarbeitende nach einer internen Versetzung Mühe haben, sich in einem neuen Team zu integrieren, und dies letztlich der Grund für die Auflösung des Arbeitsverhältnisses war, könnte die Formulierung so aussehen:
«Herr XY bekundete Schwierigkeiten, im neuen Team seinen Platz zu finden. Nachdem es nicht gelungen war, Herrn XY in seinem neuen Umfeld besser zu integrieren, sahen wir uns leider gezwungen, das Arbeitsverhältnis per [Datum] aufzulösen.
Wir bedauern diese Entwicklung und sind überzeugt, dass Herr XY in einem neuen beruflichen Umfeld wieder an seine guten Leistungen anknüpfen kann. Wir danken ihm für die geleisteten Dienste und wünschen ihm für die Zukunft alles Gute.»
Fristlose Kündigung
Liegt ein wichtiger Grund im Sinne des Gesetzes vor und wird ein Arbeitsverhältnis gerechtfertigterweise fristlos gekündigt (z.B. bei einer Straftat gegenüber dem Arbeitgeber), muss dies im Arbeitszeugnis erwähnt werden, wenn es zur Würdigung des Gesamtbildes der Arbeitnehmenden beiträgt. Ein potenzieller neuer Arbeitgeber hat ein berechtigtes Interesse daran, von der fristlosen Kündigung zu erfahren, damit er mit den Bewerbern die Situation klären kann. Im Arbeitszeugnis darf nicht auf die genauen Umstände der fristlosen Kündigung eingegangen werden; ein genereller Hinweis auf die sofortige Auflösung reicht aus. Insbesondere darf der Hinweis auf ein strafrechtliches Delikt nur erwähnt werden, wenn die Arbeitnehmenden tatsächlich auch verurteilt wurden. Verdachtsmomente genügen nicht, um einen solchen Vermerk im Arbeitszeugnis aufzunehmen.
Trotz dieser Anforderung erwähnen viele Arbeitgeber die fristlose Kündigung nicht explizit. Zu beachten ist jedoch, dass die fristlose Kündigung das Arbeitsverhältnis per sofort auflöst. Anhand des Datums kann ein geübter Leser erkennen, dass das Arbeitsverhältnis vermutlich ausserordentlich aufgelöst wurde, es sei denn, die ordentliche Kündigung ist auf jeden beliebigen Tag möglich und nicht nur auf das Monatsende. In diesem Fall wäre es hilfreich hinzuweisen, dass das Arbeitsverhältnis ordentlich auf den Tag xy beendet wurde.
Checkliste
- Klären Sie, ob das negative Ereignis für die Gesamtbeurteilung des Mitarbeitenden repräsentativ ist.
- Prüfen Sie bei Krankheit, ob die Dauer im Verhältnis zur gesamten Anstellungszeit erheblich ins Gewicht fällt.
- Stellen Sie sicher, dass bei einer nahegelegten Kündigung keine Hinweise auf den Druck des Arbeitgebers enthalten sind.
- Formulieren Sie bei Teamkonflikten allgemein über Schwierigkeiten der Integration, ohne den einzelnen Mitarbeiter zu diffamieren.
- Verwenden Sie bei fristloser Kündung nur einen generellen Hinweis auf die sofortige Auflösung, ohne Details zu nennen.
- Achten Sie bei Vorwürfen wie sexueller Belästigung darauf, dass eine rechtskräftige Verurteilung vorliegt oder nur allgemeine professionelle Distanz thematisiert wird.
- Vermeiden Sie im Zwischenzeugnis nach einer Kündigung jegliche Erwähnung des Vertragsendes.
- Stellen Sie sicher, dass alle Formulierungen klar, wahrheitsgetreu und wohlwollend im Ton sind.
- Konsultieren Sie bei Unsicherheit rechtliche Fachstellen, bevor das Zeugnis ausgestellt wird.
Sexuelle Belästigung
Werden Arbeitnehmende wegen sexueller Belästigungen am Arbeitsplatz entlassen, tut der Arbeitgeber gut daran, dies im Arbeitszeugnis zu erwähnen. Ein Nichterwähnen kann unter Umständen zu einer späteren Schadenersatzforderung eines neuen Arbeitgebers führen. Auch hier sollte der Arbeitgeber darauf verzichten, einen konkreten Straftatbestand zu nennen, wenn Arbeitnehmende nicht rechtskräftig deswegen verurteilt wurden.
Bestätigt sich aber, z.B. nach internen Abklärungen, dass sexuelle Belästigungen vorkamen, könnte das im Arbeitszeugnis so formuliert werden:
«Das Anstellungsverhältnis wurde beendet, weil Herr XY die persönlichen Grenzen seiner Arbeitskollegen und Arbeitskolleginnen im zwischenmenschlichen Bereich nicht respektierte.»
Oder etwas allgemeiner wäre z.B. diese Formulierung denkbar:
« Herr XY gelang es nicht, in der Zusammenarbeit im Team die nötige professionelle Distanz zu halten. Aus diesem Grund haben wir das Arbeitsverhältnis aufgelöst.»
«Herr XY hatte gelegentlich Schwierigkeiten, die persönliche Distanz zu den Kollegen und Kolleginnen angemessen zu wahren, was in einigen Fällen zu herausfordernden Situationen im Team führte.»
Solche Formulierungen werden nicht immer akzeptiert und Arbeitnehmenden fordern eine Berichtigung. Sollte dieses Verhalten allerdings tatsächlich der Kündigungsgrund gewesen sein, sollte es erwähnt werden. Im Streitfall entscheidet der Richter über die Formulierung.
Bedeutung für die Praxis
Die Formulierung von Spezialfällen in Arbeitszeugnissen ist eine enorme Herausforderung für einen Arbeitgeber. Es gibt leider kein Patentrezept. Die «richtige» Formulierung ist immer aufgrund des Einzelfalles zu erarbeiten und fordert auch einen gewissen Mut des Arbeitgebers, ein wirklich wahres und aussagekräftiges Arbeitszeugnis zu schreiben.
Die Realität zeigt aber ein anderes Bild: Arbeitgeber ziehen es vor, solche Vorkommnisse auszuklammern, und schreiben z.B. mit Bezug auf den wahren Kündigungsgrund oft gar nichts in das Arbeitszeugnis, um allfälligen Streitereien mit Arbeitnehmenden aus dem Weg zu gehen. Dieses Verhalten ist nachvollziehbar, führt aber dazu, dass die Aussagekraft von Arbeitszeugnissen leidet. Das ist bedauerlich, denn das Arbeitszeugnis ist eigentlich ein überaus sinnvolles Beurteilungsinstrument.
Diejenigen Arbeitgebenden, welche negative Hinweise einflechten, werden nicht selten verklagt, wobei vor der Schlichtungsbehörde oftmals eine Einigung erzielt werden kann.
FAQ: Arbeitszeugnisse
Darf ich eine fristlose Kündigung im Arbeitszeugnis erwähnen?
Ja, wenn ein wichtiger Grund vorliegt und dies zur Würdigung des Gesamtbildes beiträgt. Ein genereller Hinweis auf die sofortige Auflösung reicht aus; auf Details oder Straftaten darf nur verwiesen werden, wenn eine Verurteilung vorliegt.
Wie gehe ich mit längeren Krankheitstagen im Zeugnis um?
Längere Arbeitsunterbrüche sind nur zu erwähnen, wenn sie im Verhältnis zur gesamten Vertragsdauer erheblich sind und ohne Erwähnung ein falscher Eindruck der Berufserfahrung entstehen würde. Übliche kurzfristige Erkrankungen wie Grippe dürfen nicht genannt werden.
Was schreibe ich, wenn der Arbeitnehmer eine Kündigung nahegelegt bekommen hat?
Im Arbeitszeugnis darf nicht erwähnt werden, dass die Kündigung nahegelegt wurde. Da der Arbeitnehmer formal selbst gekündigt hat, muss das Zeugnis bestätigen, dass er das Unternehmen «auf eigenen Wunsch» verlassen hat.
Wie formuliere ich Teamschwierigkeiten korrekt?
Formulieren Sie allgemein über Schwierigkeiten, den Platz im neuen Team zu finden oder die professionelle Distanz zu wahren. Vermeiden Sie direkte Vorwürfe, betonen Sie aber die Wahrheit des Sachverhalts und den Wunsch nach einer positiven Zukunft im neuen Umfeld.
