Briefanfang: 5 Tipps, wie Sie den Leser für sich gewinnen
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Geschäftsbrief und ihr Briefanfang: Verstaubt, veraltet, überholt?!
In digitalen Zeiten mutet ein Geschäftsbrief ein wenig wie ein Dinosaurier an. Veraltet, rückständig, verstaubt. Schliesslich wird ja verstärkt mit dem Kunden und/oder Geschäftspartner per E-Mails kommuniziert. Somit scheint ein Briefanfang kaum noch eine Relevanz zu spielen. Der Schein trügt – natürlich.
Denn ob Sie nun analog oder digital kommunizieren, einen (Brief-)Anfang gibt es immer. Ohne Anfang geht es nicht. Das wissen Sie. Nur, manches Mal werden Sie sich selbst eins fragen, wenn Sie einen Brief (oder alternativ eine E-Mail) erhalten: Wieso wird dem Briefanfang so wenig Beachtung geschenkt? Oder anders:
- Wieso packt mich der Anfang nicht?
- Wieso löst er eigentlich nur ein Gähnen aus?
- Wieso soll ich denn jetzt überhaupt den Brief weiterlesen?
- Wollen die mich zu texten?
- OMG: Eine Floskel reiht sich an die nächste.
- Gosh, die reden die ganze Zeit nur über sich. Wo bleibe ich und mein Anliegen?
Vielleicht wecken solche Brief-Lese-Erfahrung schon den Eindruck: Briefe sind überholt. Vielleicht sind es aber nicht die Geschäftsbriefe, sondern vielmehr die Art und Weise wie mit dem Leser – dem Kunden oder Geschäftspartner – kommuniziert wird. Da wirkt schon die eine oder andere Formulierung antiquarisch. Deshalb entstauben Sie Ihre Geschäftsbriefe. Ganz besonders die Briefanfänge. Hauchen Sie Ihren Briefanfängen neues Leben ein.
Mit Briefanfängen beim Leser punkten: 5 Tipps
Sie haben ein Ziel: Ihr Kunde soll Ihren Geschäftsbrief lesen. Von Anfang bis zum Ende. Damit dies gelingt, tun Sie unbedingt eins: Rücken Sie den Leser, ob nun Kunde oder Geschäftspartner, endlich in den Mittelpunkt. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit. Und vielleicht werden Sie jetzt denken und einwenden: Tun wir längst. Da stellt sich jetzt eine provokante Frage: Tatsächlich?!
Lassen Sie die folgenden Tipps auf sich wirken. Vielleicht erst einmal. Und dann gehen Sie ans Werk. Wenden Sie den einen oder anderen Tipp an. Bringen Sie den Leser ins Rampenlicht, in Ihr Rampenlicht – und aktivieren Sie auf diese Weise
- seine Begeisterung,
- sein Interesse,
- seine Kauflust,
- seine Loyalität und Kundenbindung.
Tipp 1: Der Leser hat die Hauptrolle
Scannen Sie einmal Ihre eigenen Formulierungen für einen Briefanfang. Nehmen Sie auch gerne einen oder zwei Briefe zur Hand, die Sie heute oder gestern erhalten haben. Was fällt auf? Leider haben die meisten Briefanfänge Sie und Ihr Unternehmen im Fokus – und zwar oft schon mit dem ersten Satz.
| Weg von Ihnen | hin zum Kunden und Leser |
| ich/wir danke/n Ihnen für Ihr Interesse an… | Sie interessieren sich für… |
| gern beantworte ich Ihre Frage/n… | Sie haben eine Frage an uns. Wir antworten gerne… |
| sehr gerne sende ich Ihnen … | Sie erhalten die gewünschten Unterlagen… |
| freut mich, wieder von Ihnen zu lesen/hören… | Sie haben uns geschrieben/angerufen… |
| herzlichen Dank für Ihre prompte Rückmeldung/Antwort… | Sie haben uns geantwortet. Schnell. Zügig. Prompt. Danke. |
| herzlichen Dank für das gestrige nette Gespräch/Telefonat. Wie besprochen sende ich Ihnen… | Sie haben uns gestern angerufen/besucht. Sie und ich haben uns ausführlich unterhalten. Ihre Fragen konnte ich hoffentlich alle gut beantworten. Damit Sie sich in Ruhe entscheiden können, sende ich Ihnen … |
| bitte entschuldigen Sie, dass ich mich jetzt erst melde/meine verspätete Antwort | Sie hatten uns am …geschrieben. Das liegt eine Woche zurück. Sieben lange Tage, in denen Sie auf eine Antwort von uns warten. Bitte entschuldigen Sie. Und danke für Ihre Geduld. Denn das Warten hat sich gelohnt… |
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Tipp 2: Das Anliegen sofort aufgreifen
Ihr Kunde wendet sich an Sie. Nicht einfach so. Ihr Kunde hat ein bestimmtes geschäftliches Anliegen:
- Das Interesse an einem bestimmten Produkt
- Den Wunsch, mehr über eine Dienstleistung zu erfahren
- Preise und Konditionen zu erfragen
- Sich zu beschweren
- Etwas zu reklamieren
- Einen Gesprächstermin zu vereinbaren
- Einen besonderen Wunsch in Auftrag zu geben
- undundund…
Greifen Sie sein Anliegen auf. Sofort. Fassen Sie sein Anliegen kurz und knapp zusammen. Am besten bereits im ersten Satz des Briefes, aber spätestens im zweiten – beispielsweise:
- Blau ist Ihre Wunschfarbe. Ihr Wunsch wird gerne von uns erfüllt. Die von Ihnen bestellte Espressomaschine wird im ausgewählten Blauton „Corporate Blue“ lasiert.
- Mehr Power für Ihren PC. Sie haben den gewünschten PC aufgerüstet. Folgende Module haben Sie ausgewählt…, die wir gerne zusätzlich für Sie einbauen.
- Sie fragen nach B2B-Rabatten. Unsere Antwort lautet: Ja…
- Sie wollen Ihr Haus dämmen. Mit Naturstoffen. Eine gute Wahl. Der Naturstoff Hanf bietet Ihrem Haus und Ihnen als Hausbesitzer viele Vorteile…
Tipp 3: Kurz, knapp, prägnant
Zeit ist knapp. Die Aufmerksamkeitsspanne kurz. Sie konkurrieren mit News, Posts, Text-Messages und Co. Lange Sätze, gar Schachtelsätze verbannen Sie deshalb am besten aus Ihren Geschäftsbriefen. Nicht nur am Brief-Anfang, sondern komplett. Ihr Leser soll Ihren Brief „scannen“ können, d.h.
- eine Antwort auf sein Anliegen flott, sofort und ohne Probleme des Verstehens erhalten.
- schnell erfassen, um was es geht,
- bei einer Ablenkung, die vorkommen wird, mühelos in den Inhalt Ihres Briefes wieder hineinfinden,
Deshalb fokussieren Sie das Wesentliche. Brechen Sie lange Sätze lieber auf. Schreiben Sie sie um. Formulieren Sie zwei prägnante Sätze aus einem langen Satz. Bringen Sie den Inhalt immer auf den Punkt. Und – ganz wichtig – sprechen Sie den Leser immer wieder direkt an.
| Statt lang und verschachtelt | Kurz, knapp, prägnant |
| Sie beantragen einen höheren Pflegegrad. | Top. Auf den Punkt. Und im ersten Satz die „Sie“-Ansprache. Keine Änderung nötig. |
| Wir haben bereits beim Medizinischen Dienst ein Gutachten in Auftrag gegeben, damit Sie möglichst schnell ein Ergebnis bekommen. | Weg vom Leser hin zur Pflegekasse: Naja… Besser: Sie wünschen sich eine rasche Klärung. Ihren Wunsch nehmen wir ernst. Der Medizinische Dienst wurde von uns sofort informiert. Ein Gutachten wurde beauftragt. |
Tipp 4: Positiv formulieren
Niemand liest gerne schlechte Nachrichten. Schon gar nicht am Beginn eines Briefes. Nur, viel zu oft geschieht genau dies: Der Brief wird mit einer Absage oder Ermahnung eröffnet. Ändern Sie dies zukünftig. Formulieren Sie so positiv, als möglich.
| Negative Briefanfänge | Positive Briefanfänge |
| vor 2 Wochen haben wir Sie um die vollständige Zusendung der fehlenden Unterlagen gebeten. Bis heute haben wir nichts von Ihnen erhalten. Deshalb… | Sie baten um die Klärung von XY. Und gerne kommen wir Ihrer Bitte nach. Doch ohne die Formulare XZ5 und XZ6 können wir Ihren Sachverhalt nicht prüfen. Leider haben Sie diese bis heute nicht an uns ausgefüllt zurückgesandt. Bitte senden Sie uns die Formulare XZ5 und XZ6 bis zum …zu. |
| Wir können Ihnen die gewünschten Konditionen nicht gewähren. | Sie haben eine neue Bestellung aufgegeben. Das freut uns. Und Sie fragten nach weiteren Rabatt-Konditionen. Auch dies freut uns. Da es Ihr Interesse an unseren Produkten bestätigt. Aktuell erhalten Sie bereits einen Rabatt von 15%, den wir für all Ihre Bestellungen vereinbart hatten. Mehr Spielraum bieten die aktuellen Vereinbarungen nicht. Leider. Deshalb lassen Sie uns für Ihre zukünftigen Bestellungen neue Konditionen besprechen. Wie wäre es am… um… |
Tipp 5: Emotionen aufgreifen
Der Kunde ist verärgert. Seine Unzufriedenheit und sein Frust teilt er Ihnen deutlich mit. Greifen Sie seine Emotionen auf – und zwar im ersten Satz. Zeigen Sie ihm, dass Sie ihn ernst nehmen, seine Emotionen nachvollziehen können und sich seiner Beschwerde annehmen.
- Sie sind verärgert. Sie erhielten das gewünschte Produkt trotz Terminzusage zu spät. Und nicht allein dies. Nein, das Produkt ist auch noch beschädigt bei Ihnen eingetroffen. Das ist ärgerlich. Das ist untröstlich. Und Ihre Verärgerung ist zu verständlich. Es tut uns leid. Senden Sie das Produkt kostenfrei an uns zurück. Wir tauschen es um. Als kleiner Trost wird Ihrem Kundenkonto ein Gutschein in Höhe von 50 CHF gutgeschrieben…
- Sie sind frustriert. Sie haben auch keine Geduld mehr. Denn Sie haben sich jetzt das dritte Mal an uns gewandt – und noch immer keine endgültige Antwort erhalten. Für diesen schlechten Kundenservice möchte ich mich erst einmal bei Ihnen entschuldigen…
