Sitzungsmanagement: Vorbereitung einer Sitzung
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Grundgedanke zum Sitzungsmanagement
Schlüsselfrage:
Was ist der zentrale Unterschied zwischen der Vorbereitung und Durchführung einer Sitzung? Beim Sitzungsmanagement kann man korrigieren und verbessern, so viel man will. Die Durchführung ist «live», man hat nur eine Chance! Dennoch verlassen sich die meisten Sitzungsleitungen darauf, dass es schon irgendwie klappen wird, und versäumen die Chance einer ausgezeichneten Vorbereitung, die den Erfolg nicht dem Zufall überlässt.
Alle wissen eigentlich, dass eine gutes Sitzungsmanagement wichtig ist. Dennoch werden die wenigsten Sitzungen gut vorbereitet. Man nimmt sich zu wenig Zeit dafür. Obwohl man erst mit einer guten Vorbereitung die Möglichkeit schafft, hohe Effizienz und Effektivität zu erreichen. Gerade routinierte Führungspersönlichkeiten und begnadete Rednerinnen und Redner glauben oft, sie bräuchten dank ihrer Fähigkeiten nicht so viel Vorbereitung. Das ist offenbar ein fataler Fehler, wenn man die Beurteilungen über Sitzungen ernst nimmt.
Um die besten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Sitzungsmanagement zu schaffen, helfen folgende Überlegungen:
Bei der Durchführung von Sitzungen gibt es keine «Delete-Taste». Die Sitzung läuft «live» ab. Sie haben keine zweite Chance. Anders bei der Vorbereitung. Sie können so oft Sie wollen korrigieren, streichen, verbessern und ergänzen. Nutzen Sie diese Chance!
Schlecht gelaufene Sitzungen kann man nicht mehr rückgängig machen. Zwar können Sie versuchen, später am Ergebnis herumzuschrauben. Das Bild aber, das Sie als Sitzungsleiterin oder Sitzungsleiter - und meistens als vorgesetzte Person - vermitteln, können Sie nicht mehr korrigieren. Und nach 1-2 Sitzungen sind die Meinungen über Sie gemacht. Sehen Sie das als Chance und schaffen Sie die besten Voraussetzungen für Ihren Führungsauftritt.
Einflussfaktoren auf die Qualität einer Sitzung
Es gibt unzählige harte und weiche Faktoren, welche die Qualität einer Sitzung beeinflussen. Dabei spielt auch die Firmenkultur eine wichtige Rolle. Wo z.B. ein wenig respektvoller Umgang Alltag ist, kann man an Sitzungen wohl kaum wertschätzende, offene Teamarbeit erwarten. Auf nachfolgender Abbildung sehen wir einige Einflussfaktoren für die Qualität einer Sitzung: Abbildung 1
Allerding wirken sie nicht einzeln, sondern sind dynamisch kreuz und quer miteinander verknüpft und beeinflussen sich auch gegenseitig (siehe Abbildung 2). So wirken sich z. B. gut geführte, erfolgreiche Sitzungen auch positiv auf das Firmenklima aus.
Organisieren der Besprechungspunkte
Am besten sammeln Sie längerfristig Ideen und Themen, die an der Sitzung besprochen werden sollten. Dann, bei der konkreten Vorbereitung, gibt es drei wichtige Fragen:
- Für jedes Thema: Warum soll es behandelt werden?
- Für jedes Thema: Was passiert, wenn es nicht behandelt wird?
- Was ist der Schwerpunkt/das Hauptziel der Sitzung?
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Durch die Beantwortung dieser Fragen wird eine Selektion stattfinden, bei der viele Punkte weggelassen werden können. Haben Sie Mut zur Konzentration. Ganz besonders hier gilt: Weniger ist mehr. Vieles kann schriftlich oder bilateral erledigt werden, wodurch Raum für wertvolle Gespräche in anderen Sitzungspunkten oder generell für andere Arbeiten gewonnen werden kann.
Zum Beispiel der übliche Punkt «Varia» am Schluss von vielen Sitzungen kann zwar wertvoll sein, birgt jedoch meistens die Gefahr, unnötig Zeit zu verzögern. Teilnehmende, die sich nicht gut vorbereitet oder ihre Anliegen nicht rechtzeitig vor der Sitzung angemeldet haben, können hier Raum einnehmen. Ebenso solche, die vielleicht an den traktandierten Punkten nicht aktiv mitgearbeitet haben. Auch Selbstdarsteller und Vielschwätzer lieben diese Plattform. Vielleicht eignet sich oft eine freundliche, nicht traktandierte Umfrage am Schluss der Sitzung besser?
Praxisbeispiel zum Sitzungsmanagement
Wir durften über eine längere Zeit alle Kaderleute einer global tätigen Grossfirma schulen. Nebst der erwarteten Effizienzsteigerung haben sich auch das Firmenklima und die Führungskultur positiv entwickelt. Bei einem Vertiefungsworkshop wurde mir mitgeteilt, dass man an Sitzungen nicht mehr aus den einzelnen Bereichen informiere, sondern nun über den Inhalt der vorgängig versandten Informationen diskutiere. Dadurch wird Zeit gespart, alle - auch die «früheren Zuhörer» - kommen zu jedem Punkt vorbereitet an die Sitzung, bringen sich aktiv ein und es werden wertvolle Erfahrungen/Ideen ausgetauscht.
Zwei bewährte Details als Empfehlungen:
- Weisen Sie strategische und operative Themen generell verschiedenen Sitzungen zu!
- Nehmen Sie die wichtigen Themen an den Anfang und Informationstraktanden wenn möglich an den Schluss der Sitzung.
Nach der Auswahl der Besprechungspunkte sind folgende Überlegungen wichtig:
1. Pro Besprechungspunkt:
- zu erreichendes Resultat / Ziel schriftlich festlegen
- Zeitbedarf planen
2. Hauptziel/Schwerpunktthema der Sitzung formulieren
3. Festlegen der Behandlungsreihenfolge
4. Festlegen des methodischen Vorgehens pro Besprechungspunkt
5. Festlegen des allfälligen Referenten/Spezialisten pro Besprechungspunkt (evtl. genügt Erreich-barkeit in einem bestimmten Zeitfenster)
6. Auswahl der (zusätzlichen) Teilnehmenden und Festlegen der zeitlichen Präsenz
7. Bestimmen des Ortes/Raumes, der Technik/Hilfsmittel sowie der Zwischenverpflegung
8. Einladung mit Vorbereitungsaufträgen formulieren, Vorbereitungsunterlagen mitschicken oder bezeichnen
9. Start und Abschluss der Sitzung sorgfältig überlegen
Als zentral erachten wir, dass man sich zwingt, für jeden Besprechungspunkt auf der Traktandenliste das Ziel zu formulieren und ein Zeitbudget festzulegen.
So könnte zum Beispiel die Traktandenliste aussehen, die rechtzeitig mit der Einladung verschickt wird: Abbildung 3
