04.11.2019

Sitzungsmanagement: Vorbereitung einer Sitzung

Alle wissen eigentlich, dass eine gute Vorbereitung wichtig ist. Dennoch werden die wenigsten Sitzungen gut vorbereitet. Man nimmt sich zu wenig Zeit daf├╝r.

Von: Brigitte Miller  DruckenTeilen 

Brigitte Miller

Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie f├╝r namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterf├╝hrung, Zeitmanagement, Kreativit├Ąt und Selbstmanagement. In ihre Beitr├Ąge l├Ąsst sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespr├Ąche und Interviews erh├Ąlt, sondern auch pers├Ânliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.

Sitzungsmanagement

Grundgedanke

Schl├╝sselfrage:

Was ist der zentrale Unterschied zwischen der Vorbereitung und Durchf├╝hrung einer Sitzung? Beim Sitzungsmanagement kann man korrigieren und verbessern, so viel man will. Die Durchf├╝hrung ist ┬źlive┬╗, man hat nur eine Chance! Dennoch verlassen sich die meisten Sitzungsleitungen darauf, dass es schon irgendwie klappen wird, und vers├Ąumen die Chance einer ausgezeichneten Vorbereitung, die den Erfolg nicht dem Zufall ├╝berl├Ąsst.

Alle wissen eigentlich, dass eine gutes Sitzungsmanagement wichtig ist. Dennoch werden die wenigsten Sitzungen gut vorbereitet. Man nimmt sich zu wenig Zeit daf├╝r. Obwohl man erst mit einer guten Vorbereitung die M├Âglichkeit schafft, hohe Effizienz und Effektivit├Ąt zu erreichen. Gerade routinierte F├╝hrungspers├Ânlichkeiten und begnadete Rednerinnen und Redner glauben oft, sie br├Ąuchten dank ihrer F├Ąhigkeiten nicht so viel Vorbereitung. Das ist offenbar ein fataler Fehler, wenn man die Beurteilungen ├╝ber Sitzungen ernst nimmt.

Um die besten Voraussetzungen f├╝r ein erfolgreiches Sitzungsmanagement zu schaffen, helfen folgende ├ťberlegungen:

Bei der Durchf├╝hrung von Sitzungen gibt es keine ┬źDelete-Taste┬╗. Die Sitzung l├Ąuft ┬źlive┬╗ ab. Sie haben keine zweite Chance. Anders bei der Vorbereitung. Sie k├Ânnen so oft Sie wollen korrigieren, streichen, verbessern und erg├Ąnzen. Nutzen Sie diese Chance!

Schlecht gelaufene Sitzungen kann man nicht mehr r├╝ckg├Ąngig machen. Zwar k├Ânnen Sie versuchen, sp├Ąter am Ergebnis herumzuschrauben. Das Bild aber, das Sie als Sitzungsleiterin oder Sitzungsleiter - und meistens als vorgesetzte Person - vermitteln, k├Ânnen Sie nicht mehr korrigieren. Und nach 1-2 Sitzungen sind die Meinungen ├╝ber Sie gemacht. Sehen Sie das als Chance und schaffen Sie die besten Voraussetzungen f├╝r Ihren F├╝hrungsauftritt.

Einflussfaktoren auf die Qualit├Ąt einer Sitzung

Es gibt unz├Ąhlige harte und weiche Faktoren, welche die Qualit├Ąt einer Sitzung beeinflussen. Dabei spielt auch die Firmenkultur eine wichtige Rolle. Wo z.B. ein wenig respektvoller Umgang Alltag ist, kann man an Sitzungen wohl kaum wertsch├Ątzende, offene Teamarbeit erwarten. Auf nachfolgender Abbildung sehen wir einige Einflussfaktoren f├╝r die Qualit├Ąt einer Sitzung: Abbildung 1

Allerding wirken sie nicht einzeln, sondern sind dynamisch kreuz und quer miteinander verkn├╝pft und beeinflussen sich auch gegenseitig (siehe Abbildung 2). So wirken sich z. B. gut gef├╝hrte, erfolgreiche Sitzungen auch positiv auf das Firmenklima aus.

Organisieren der Besprechungspunkte

Am besten sammeln Sie l├Ąngerfristig Ideen und Themen, die an der Sitzung besprochen werden sollten. Dann, bei der konkreten Vorbereitung, gibt es drei wichtige Fragen:

  1. F├╝r jedes Thema: Warum soll es behandelt werden?
  2. F├╝r jedes Thema: Was passiert, wenn es nicht behandelt wird?
  3. Was ist der Schwerpunkt/das Hauptziel der Sitzung?

Durch die Beantwortung dieser Fragen wird eine Selektion stattfinden, bei der viele Punkte weggelassen werden k├Ânnen. Haben Sie Mut zur Konzentration. Ganz besonders hier gilt: Weniger ist mehr. Vieles kann schriftlich oder bilateral erledigt werden, wodurch Raum f├╝r wertvolle Gespr├Ąche in anderen Sitzungspunkten oder generell f├╝r andere Arbeiten gewonnen werden kann.

 Zum Beispiel der ├╝bliche Punkt ┬źVaria┬╗ am Schluss von vielen Sitzungen kann zwar wertvoll sein, birgt jedoch meistens die Gefahr, unn├Âtig Zeit zu verz├Âgern. Teilnehmende, die sich nicht gut vorbereitet oder ihre Anliegen nicht rechtzeitig vor der Sitzung angemeldet haben, k├Ânnen hier Raum einnehmen. Ebenso solche, die vielleicht an den traktandierten Punkten nicht aktiv mitgearbeitet haben. Auch Selbstdarsteller und Vielschw├Ątzer lieben diese Plattform. Vielleicht eignet sich oft eine freundliche, nicht traktandierte Umfrage am Schluss der Sitzung besser?

Praxisbeispiel

Wir durften ├╝ber eine l├Ąngere Zeit alle Kaderleute einer global t├Ątigen Grossfirma schulen. Nebst der erwarteten Effizienzsteigerung haben sich auch das Firmenklima und die F├╝hrungskultur positiv entwickelt. Bei einem Vertiefungsworkshop wurde mir mitgeteilt, dass man an Sitzungen nicht mehr aus den einzelnen Bereichen informiere, sondern nun ├╝ber den Inhalt der vorg├Ąngig versandten Informationen diskutiere. Dadurch wird Zeit gespart, alle - auch die ┬źfr├╝heren Zuh├Ârer┬╗ - kommen zu jedem Punkt vorbereitet an die Sitzung, bringen sich aktiv ein und es werden wertvolle Erfahrungen/Ideen ausgetauscht.

Zwei bew├Ąhrte Details als Empfehlungen:

  • Weisen Sie strategische und operative Themen generell verschiedenen Sitzungen zu!
  • Nehmen Sie die wichtigen Themen an den Anfang und Informationstraktanden wenn m├Âglich an den Schluss der Sitzung.

Nach der Auswahl der Besprechungspunkte sind folgende ├ťberlegungen wichtig:

1. Pro Besprechungspunkt:

  • zu erreichendes Resultat / Ziel schriftlich festlegen
  • Zeitbedarf planen

2. Hauptziel/Schwerpunktthema der Sitzung formulieren

3. Festlegen der Behandlungsreihenfolge

4. Festlegen des methodischen Vorgehens pro Besprechungspunkt

5. Festlegen des allf├Ąlligen Referenten/Spezialisten pro Besprechungspunkt (evtl. gen├╝gt Erreich-barkeit in einem bestimmten Zeitfenster)

6. Auswahl der (zus├Ątzlichen) Teilnehmenden und Festlegen der zeitlichen Pr├Ąsenz

7. Bestimmen des Ortes/Raumes, der Technik/Hilfsmittel sowie der Zwischenverpflegung

8. Einladung mit Vorbereitungsauftr├Ągen formulieren, Vorbereitungsunterlagen mitschicken oder bezeichnen

9. Start und Abschluss der Sitzung sorgf├Ąltig ├╝berlegen

Als zentral erachten wir, dass man sich zwingt, f├╝r jeden Besprechungspunkt auf der Traktandenliste das Ziel zu formulieren und ein Zeitbudget festzulegen.

So k├Ânnte zum Beispiel die Traktandenliste aussehen, die rechtzeitig mit der Einladung verschickt wird: Abbildung 3

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