Change Controlling: 4 Ebenen rücken in den Fokus
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Change Controlling transformiert den Veränderungsprozess von einer abstrakten Absicht in einen messbaren und steuerbaren Ablauf. Durch die gemeinsame Verantwortung aller Beteiligten und die Definition klarer Kriterien auf vier Ebenen werden Zielabweichungen frühzeitig erkannt und korrigiert. Dies gewährleistet, dass Projekte nicht im Sande verlaufen, sondern die vereinbarten Ziele im geplanten Zeitrahmen realisiert werden.
Die wichtigsten Punkte:
- Nur messbare Veränderungen lassen sich erfolgreich steuern und anpassen.
- Alle Mitarbeiter tragen gemeinsam Verantwortung für den Erfolg des Change-Prozesses.
- Die vier Ebenen – Projektziel, Zwischenziele, Massnahmen und Ergebnisse – bilden das Fundament.
- Klare Kriterien verhindern, dass Ziele aus den Augen verloren werden oder Prozesse stocken.
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Wie können Unternehmen Veränderungsprozesse durch Change Controlling erfolgreich steuern und messbar machen?
Veränderungen im Unternehmen gehören zur Tagesordnung. Doch Routine bei der Realisierung der jeweiligen Änderung hat sich dennoch in den seltensten Fällen eingestellt. Vielmehr scheint sich einiges – leider – zu wiederholen:
- Zielvorgaben wechseln.
- Das vereinbarte Ziel wird von den Projektmitarbeitern aus den Augen verloren.
- Der Veränderungsprozess gerät ins Stocken oder wird schlimmstenfalls abgebrochen.
All diesen vertrauten Folgen liegen natürlich unternehmensspezifische Ursachen zugrunde. Vielleicht bremst die Unternehmenskultur die Risikobereitschaft der Mitarbeiter. Vielleicht gewährt der Führungsstil zu wenig Freiraum, um innovativ vorzugehen. Und obwohl somit stets analysiert werden sollte, welche internen Faktoren für diese negativen „Wiederholungen“ sorgen, gibt es allgemeine Strategien, die Sie anwenden können, um gezielt gegenzusteuern. Eine solche Strategie ist das Change Controlling.
Change Controlling – und der Veränderungsprozess wird messbar gemacht
Mit Hilfe des Change Controlling gelingt es, die oben genannten Negativfolgen abzubauen. Denn Change Controlling basiert auf einer einfachen Formel: „Nur was sich messen lässt, lässt sich auch verändern.“ Durch die Einführung eines Mess-Systems bietet sich allen am Veränderungsprozess Beteiligten die Möglichkeit, zu prüfen,
- wie weit das Change-Projekt vorangeschritten ist.
- welche Schritte noch zu gehen sind bzw. wie weit der Weg noch bis zur Zielgeraden ist.
- und ob der Veränderungsprozess sich auf Zielkurs befindet.
Zu unterstreichen ist hierbei: Change Controlling wird wirklich von allen durchgeführt. Die Trennung in „Überwachte“ und „Kontrolleure“ findet nicht statt. Alle tragen (Mit-)Verantwortung am Gelingen, will heissen, gemeinsam werden die Daten und Fakten geprüft und Schlussfolgerungen aus ihnen gezogen. So kann schnell erkannt werden, ob sich der Prozess anders entwickelt als geplant und Fehlentwicklungen können gemeinsam frühzeitig gestoppt werden.
Die 4 Ebenen des Change Controlling
Schaffen Sie am besten gemeinsam mit allen Beteiligten die Voraussetzung für das Change Controlling. Stellen Sie eine Messbarkeit des Veränderungsprozesses her. Der Schritt, der hierfür vollzogen werden sollte, lautet: Kriterien formulieren und fixieren, die messbar, nachhaltig und von allen nachvollziehbar sind – und zwar auf den folgenden vier Ebenen.
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Ebene 1: Projektziel
Jede Veränderung verfolgt ein Ziel – das Projektziel. Das Definieren des Projektziels ist der Basisschritt. Denn alle anderen Ebenen bauen auf dieser auf. Geben Sie sich deshalb Zeit, um gemeinsam eine qualitative Zieldefinition zu formulieren. Fragen Sie sich:
- Welche konkreten Veränderungen soll durch das Projekt realisiert werden?
- Welche Eigenschaften müssen diese Veränderungen erfüllen?
- Welchen messbaren Kriterien sollen diese Eigenschaften unterliegen?
- Wie können „softe“ Kriterien nachprüfbar definiert werden?
- Sind alle formulierten Kriterien für alle Beteiligten eindeutig und nachvollziehbar?
Ebene 2: Zwischenziele
Ist das Projektziel definiert, schliesst sich automatisch die zweite Ebene an: Das Festlegen der Zwischenziele. Durch das Aufsplitten in Teilschritte wird die Veränderung greifbar – und planbar. Fragen Sie sich:
- In welche Teilschritte soll das Projektziel unterteilt werden?
- Welcher Schwerpunkt der Veränderung soll dabei bewältigt werden?
- Welcher zeitliche Rahmen ist für den einzelnen Teilschritt einzuhalten?
- Wie viel Pufferzeit wird bei jedem Teilschritt eingeplant?
Checkliste
- Formulieren Sie gemeinsam mit allen Beteiligten ein qualitatives und messbares Projektziel.
- Definieren Sie für das Projektziel konkrete Eigenschaften und überprüfbare Kriterien.
- Sorgen Sie dafür, dass auch «softe» Kriterien nachprüfbar und für alle eindeutig definiert sind.
- Unterteilen Sie das Projektziel in planbare Teilschritte mit klaren Zwischenzielen.
- Legen Sie für jeden Teilschritt einen realistischen zeitlichen Rahmen und Pufferzeiten fest.
- Prüfen Sie die Handlungsbefugnisse und stellen Sie die benötigten Ressourcen bereit.
- Weisen Sie klare Verantwortlichkeiten für die einzelnen Teilschritte zu.
- Definieren Sie Kontrollregeln und Methoden zur Überwachung der Fortschritte.
- Erfassen Sie bei jedem Schritt sowohl das Hauptergebnis als auch die Zusatzergebnisse.
- Legen Sie fest, wann und wie bei Abweichungen vom Zielkurs eingegriffen wird.
Ebene 3: Massnahmen
Konkretisieren Sie die Handlungen. Legen Sie fest, welche Aktionen in den einzelnen Teilschritten bearbeitet werden sollen. Prüfen Sie hierfür unbedingt die Handlungsbefugnisse Ihrer Mitarbeiter. Denn die Ressourcen, die für die Zwischenziele benötigt werden, sollten von Anfang bereitgestellt werden. Fragen Sie sich:
- Wer ist für welchen Teilschritt verantwortlich und zuständig?
- Welche Aufgabenabläufe sind bei den einzelnen Zwischenzielen zu erledigen?
- Auf welche Weise können und sollen diese kontrolliert werden?
- Welche Kontrollregeln werden aufgestellt?
- Welche Ressourcen werden hierbei benötigt?
Ebene 4: Ergebnisse
Die vierte Ebene bildet den Abschluss – und zwar bei jedem Schritt, der realisiert wird. Überprüfen Sie also bereits nach der Planung des Change Controlling, ob wirklich alle Ergebnisse – also Hauptergebnis, als auch die jeweiligen Zusatzergebnisse der einzelnen Schritte – erfasst wurden. Fragen Sie sich:
- Welches Hauptergebnis wird erwartet?
- Welches Resultat soll das jeweilige Zwischenziel aufweisen?
- Wann soll wie eingeschritten werden, falls das Resultat abweicht?
- In welchem Umfang ist die erwünschte Veränderung tatsächlich realisiert wurden?
FAQ: Change Controlling
Warum ist Change Controlling für Veränderungsprozesse unverzichtbar?
Ohne Change Controlling verlieren Projektmitarbeiter oft den Fokus auf die Zielvorgaben, oder der Prozess gerät ins Stocken. Change Controlling macht den Fortschritt messbar und ermöglicht es, Fehlentwicklungen gemeinsam und frühzeitig zu stoppen.
Wer führt das Change Controlling durch?
Im Gegensatz zu traditionellen Kontrollen gibt es keine Trennung zwischen «Überwachten» und «Kontrolleuren». Change Controlling wird von allen Beteiligten gemeinsam durchgeführt, da alle eine Mitverantwortung am Gelingen tragen.
Was sind die vier Ebenen des Change Controlling?
Die vier Ebenen sind: 1. Projektziel (Definition der konkreten Veränderung), 2. Zwischenziele (Aufsplittung in Teilschritte), 3. Massnahmen (Konkretisierung der Handlungen und Ressourcen) und 4. Ergebnisse (Überprüfung der Realisierung und Resultate).
Wie können «softe» Kriterien im Change Controlling gemessen werden?
«Softer» Kriterien müssen durch klare, nachprüfbare Definitionen operationalisiert werden. Es gilt zu fragen, welche Eigenschaften die Veränderung erfüllen muss und wie diese Eigenschaften eindeutig für alle Beteiligten messbar gemacht werden können.
