Infrastruktur: Die richtige Organisation und Infrastrukturmassnahmen
Inhalt
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die Organisation eines Unternehmens muss sich strikt nach der definierten Strategie richten, wobei Kleinunternehmen ihre Vorteile wie Geschwindigkeit, Flexibilität und persönliche Betreuung gezielt nutzen sollten. Eine effiziente Infrastruktur dient nicht dem Selbstzweck, sondern optimiert den Kundennutzen und die interne Effizienz, was sich direkt in Umsatz und Kosten niederschlägt. Wichtig ist dabei, dass Büroarbeit und Administration durch eine passende Form erleichtert werden, um den Spass am Unternehmertum zu fördern.
Die wichtigsten Punkte:
- Strategie bestimmt die Organisation: Die Infrastruktur muss die strategischen Erfolgspositionen gezielt fördern.
- Vorteile der Kleinheit nutzen: Geschwindigkeit, flexible Preisgestaltung und direkte Kundenbetreuung sind zentrale Wettbewerbsvorteile.
- Kostenbewusstsein: In der Startphase sind professionelle Übergangslösungen oft sinnvoller als teure «Vergoldung» der Infrastruktur.
- Budgetplanung: Alle Infrastrukturmassnahmen müssen finanziell in der Bilanz und der Liquiditätsplanung verankert werden.
Wie können Kleinunternehmen ihre Infrastruktur strategisch auf ihre Stärken ausrichten und effizient planen?
Organisation und Infrastruktur immer auf die eigenen Stärken ausrichten
Um im Markt als Unternehmer erfolgreich bestehen zu können, sollten sie die Vorteile der kleinen Unternehmensgrösse und der einfachen und übersichtlichen Infrastruktur voll ausspielen. So werden die Vorteile respektive die Nutzen für den Kunden am besten sichtbar und erlebbar.
Wir sehen drei Hauptbereiche, in welchen diese Vorteile liegen und für die Kunden wie für den Unternehmer zum Tragen kommen:
Geschwindigkeit, Flexibilität und Zuverlässigkeit:
Jungunternehmer können Sonderwünsche in Bezug auf Liefertermine oftmals unbürokratisch und in eigener Verantwortung erfüllen. Überstunden, Wochenendarbeit und sonstige Sonderleistungen sind kein Hindernis, einen Auftrag schnell und kundengerecht zu erfüllen.
Mehr Spielraum beim Preis:
Jungunternehmer bestimmen ihre Marge selbst und sehr individuell. Die Fixkosten können und müssen tief gehalten werden und erlauben es, in Preiskämpfen oftmals günstiger als grössere und etablierte Mitbewerber zu sein.
Persönliche Betreuung durch den Firmeninhaber:
Der direkte Kontakt mit dem Firmeninhaber bringt Vorteile im Beziehungsmanagement und schafft das nötige Vertrauen bei Kunden. Neuunternehmer stehen voll mit der eigenen Person für die Qualität der gebotenen Leistung ein. Dies ist ein nicht zu unterschätzender Vorteil.
Diese wichtigen Vorteile eines Kleinunternehmens auf dem Markt müssen durch die Organisation und Infrastruktur optimal und konsequent unterstützt werden.
In erster Linie müssen Organisation und Infrastruktur zudem darauf ausgerichtet werden, die definierten strategischen Erfolgspositionen (SEPs) gezielt zu fördern. Die Organisation und Infrastruktur dienen nicht dem Selbstzweck, sondern sie sind letztlich auf die Optimierung des Kundennutzens und der Effizienz des Unternehmens ausgerichtet, was sich einerseits im Umsatz und andererseits im Bereich der Kosten niederschlagen muss.
Für viele Neu- und Kleinunternehmen sind Büroarbeit und Administration allgemein ein notwendiges Übel. Umso wichtiger ist es, eine Form zu finden, welche diese Arbeit erleichtert und den Spass fördert.
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Wichtige Überlegungen zur Infrastruktur
Bevor Sie beginnen, die notwendige Infrastruktur im Detail zu planen, und sich in grössere Kosten stürzen, sollten Sie ein paar grundsätzliche Überlegungen anstellen:
- In welchen Bereichen der Infrastruktur müssen Sie gegenüber Kunden und Geschäftspartnern repräsentieren resp. wo kommen Sie aus «Imagegründen» von Beginn an nicht um professionelle Lösungen herum?
- In der Startphase gilt es die oft beschränkten vorhandenen Mittel voll in ein professionelles Erscheinungsbild und in die Marktbearbeitung zu investieren und nicht die Infrastruktur zu «vergolden». Wo sind aus Sparüberlegungen «Notlösungen» oder «Übergangslösungen» denkbar und sinnvoll?
- Welches Budget steht maximal für die Bereitstellung der Start-Infrastruktur zur Verfügung?
- Prüfen Sie, ob Occasionsangebote oder Bestandteile aus Konkursmassen in Frage kommen. Oftmals kommen Sie so zu einem Bruchteil des Preises zu einer professionellen Infrastruktur für den Start.
- Richten Sie sich «endgültig» ein, oder denken Sie schon bald an einen neuen Standort? Wie flexibel muss sich die Infrastruktur Ihrer Strategie resp. Ihrem Wachstum anpassen können?
- Was pflegen Sie für einen Arbeitsstil? Welche Hilfsmittel brauchen Sie unbedingt, um effizient arbeiten zu können? Was brauchen Sie für ein Umfeld, um konzentriert und motiviert vorwärts zu kommen? Die Bedürfnisse sind in dieser Hinsicht sehr verschieden: Der eine braucht sein «stilles Kämmerchen», und der andere ist auf den dauernden Austausch mit Partnern und Mitmenschen angewiesen. Auch bezüglich Mobiliar und elektronischer Hilfsmittel sind der persönliche Geschmack und die Komfortansprüche sehr individuell.
Checkliste
- Definieren Sie, wo aus Imagegründen professionelle Lösungen zwingend erforderlich sind.
- Prüfen Sie, ob in der Startphase kostengünstige Übergangslösungen oder Occasionsangebote sinnvoll sind.
- Ermitteln Sie das maximale Budget für die Start-Infrastruktur.
- Beurteilen Sie die Flexibilität der Infrastruktur im Hinblick auf zukünftiges Wachstum oder einen Standortwechsel.
- Analysieren Sie Ihren persönlichen Arbeitsstil und die benötigten Hilfsmittel für konzentriertes Arbeiten.
- Erstellen Sie eine detaillierte Liste aller fehlenden Infrastrukturelemente für den Start oder Ausbau.
- Planen Sie die Realisierung der Elemente in konkreten Teilschritten für das kommende Jahr.
- Schätzen Sie die Kostenfolgen ab und holen Sie bei Unsicherheiten Expertenmeinungen ein.
- Terminieren Sie die Massnahmen so, dass das Tagesgeschäft nicht beeinträchtigt wird.
- Sichern Sie die Verankerung aller Kosten in der Finanz-, Gewinn- und Liquiditätsplanung.
So planen Sie Ihre Infrastrukturmassnahmen
Schritt 1: Check notwendiger Infrastrukturmassnahmen
Aufgrund der systematischen Durcharbeitung der Checkliste «Ideen für Infrastrukturmassnahmen» haben Sie festgestellt, welche Infrastrukturelemente Ihnen für den Start oder für den weiteren Ausbau Ihrer Geschäftstätigkeit noch fehlen.
Schritt 2: Planung der Infrastrukturmassnahmen
Nehmen Sie nun anhand des Tools «Infrastruktur-Massnahmenplan» die konkrete Planung der notwendigen Infrastrukturmassnahmen an die Hand. Legen Sie im Detail fest, welche Infrastrukturelemente in welchen Teilschritten im nächsten Jahr realisiert werden sollen.
Schritt 3: Budgetierung der Massnahmen
Schätzen Sie die Kostenfolgen der einzelnen Infrastrukturmassnahmen ab, resp. legen Sie ein maximales Budget fest. Bei Unsicherheiten fragen Sie Lieferanten, Experten oder andere Jungunternehmer, damit Sie keine finanziellen Überraschungen erleben.
Schritt 4: Terminplanung
Terminieren Sie die einzelnen Teilschritte in Ihrer Massnahmenplanung so, dass Sie sich persönlich nicht überfordern und Ihr Tagesgeschäft und die Marketingaktivitäten nicht allzu stark beeinträchti gen. Überlegen Sie auch, welche Massnahmen Sie allenfalls zurückstellen, wenn Sie aufgrund eines sehr guten Auftragsbestandes und vieler offener Offerten einen Kapazitätsengpass haben.
Schritt 5: Überprüfung der geplanten Massnahmen
Stellen Sie im Weiteren unbedingt sicher, dass die finanziellen Konsequenzen der Bereitstellung Ihrer Infrastruktur in der Finanzplanung konsequent verankert sind: Infrastrukturelemente mit Investitionscharakter gehören als Anlagevermögen in die Bilanz (z.B. Auto, EDV) sowie in Form von Abschreibungen in die Plan-Gewinn- und Verlustrechnung. Weitere anfallende Kosten gilt es ebenfalls in der Plan-Gewinn- und Verlustrechnung und in der Liquiditätsplanung zu berücksichtigen.
Schritt 6: Detailplanung und Umsetzung
Die einzelnen Infrastrukturmassnahmen gilt es nun, wo nötig, im Detail zu planen und anschliessend konsequent umzusetzen.
FAQ: Infrastruktur
Warum ist es für Kleinunternehmen wichtig, die Infrastruktur auf die eigene Strategie auszurichten?
Die Infrastruktur dient dazu, die definierten strategischen Erfolgspositionen zu fördern und den Kundennutzen zu optimieren. Nur eine passende Organisation ermöglicht es, die spezifischen Vorteile wie Schnelligkeit und Flexibilität voll auszuschöpfen.
Wie sollten Kleinunternehmen mit begrenzten Mitteln bei der Infrastrukturplanung umgehen?
In der Startphase sollten Mittel primär in ein professionelles Erscheinungsbild und die Marktbearbeitung fliessen. Statt teurer Dauerlösungen sind oft sinnvolle Übergangslösungen oder Occasionsangebote aus Konkursmassen empfehlenswert.
Welche Schritte sind für eine systematische Planung der Infrastrukturmassnahmen notwendig?
Der Prozess umfasst sechs Schritte: Check der notwendigen Massnahmen, konkrete Planung, Budgetierung, Terminplanung, Überprüfung der finanziellen Konsequenzen sowie Detailplanung und Umsetzung.
Wie müssen Infrastrukturinvestitionen in der Finanzplanung berücksichtigt werden?
Elemente mit Investitionscharakter wie Fahrzeuge oder EDV gehören als Anlagevermögen in die Bilanz und werden über Abschreibungen in der Plan-Gewinn- und Verlustrechnung erfasst. Laufende Kosten sind in der Liquiditätsplanung zu berücksichtigen.
