Weihnachten im Unternehmen: Mit dieser Checkliste kein Problem
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KURZ ZUSAMMENGEFASST
Eine erfolgreiche Weihnachtszeit im Unternehmen erfordert rechtzeitige Planung, um Stress zu vermeiden und die Stimmung zu fördern. Unternehmen sollten idealerweise bereits 8 Wochen vor dem Fest mit der Organisation von Geschenken, Karten und der Location für die Feier beginnen. Durch eine klare Personalplanung, die Reduktion von Meetings und das Einplanen von Aktivitäten wie Wichteln oder gemeinsamen Feiern, lässt sich die Arbeitsatmosphäre positiv gestalten, ohne die betrieblichen Abläufe zu stören.
Die wichtigsten Punkte:
- Start der Planung mindestens 8 Wochen vor Weihnachten, um Lieferzeiten und Buchungen zu berücksichtigen.
- Klare Trennung von Pflichtaufgaben und Freizeit: Projekte rechtzeitig abschliessen und keine neuen starten.
- Budget und steuerliche Aspekte für Mitarbeiter- und Kundengeschenke frühzeitig klären.
- Personalplanung für Feiertage und Überstundenvergütung verbindlich festlegen.
- Atmosphäre durch Dekoration und Aktivitäten schaffen, ohne zusätzlichen Stress zu erzeugen.
Wie plane ich die Weihnachtszeit im Unternehmen erfolgreich und stressfrei?
In einem Unternehmen, in der die Weihnachtszeit weiterhin Arbeitszeit bedeutet, kann es durchaus alles andere als entspannt sein, wenn sich der Dezember nach und nach nähert. Im Supermarkt kann man bereits im September Lebkuchen und anderes Weihnachtsgebäck kaufen. Warum sollte man also nicht auch schon rechtzeitig mit der Planung für Weihnachten im Unternehmen starten? Wenngleich es auf den ersten Blick etwas zu früh zu sein scheint, kann mit der Planung eigentlich nicht früh genug begonnen werden. Denn, Vorsorge ist – wie man so schön sagt – besser als Nachsorge. Wer früher mit der Planung startet, kann die Weihnachtszeit im Unternehmen anschliessend viel besser geniessen, ohne das Gefühl zu haben, im Stress zu versinken.
Doch, welche Punkte gehören alle mit auf die Checkliste für die Weihnachtsfeier im Unternehmen? Worauf sollte man unbedingt achten?
Die Weihnachtskarten und die Weihnachtsgeschenke
Zu besonderen Anlässen ist es immer schön, eine Karte zu bekommen und Weihnachten bietet sich besonders gut an, um:
- Kunden
- Geschäftspartnern
- Mitarbeitern
eine Freude mit einer schönen Weihnachtskarte zu machen. Das Lächeln auf den Lippen ist dabei besonders gross, wenn es sich um authentische und selbst gestaltete geschäftliche Weihnachtskarten handelt.
Für die eigenen Mitarbeiter und wichtige Geschäftskunden können sich Unternehmen überlegen, die Karten noch mit einer etwas persönlicheren Nachricht zu versehen.
Während Weihnachtskarten alle erhalten sollten, stellt sich für viele Unternehmen auch die Frage danach, wie sie es mit Geschenken handhaben sollen. Natürlich können Unternehmen ihren Kunden kleine Kundengeschenke machen und auch ihren Mitarbeitern etwas schenken, um die Wertschätzung zu zeigen, doch für viele Mitarbeiter ist es bereits ein Geschenk, in der Weihnachtszeit einfach ein bisschen mehr entspannen zu können, um sich auf die eigenen Vorbereitungen für die Weihnachten im Unternehmen zu konzentrieren. Das bedeutet, dass auf die Checkliste für die Weihnachtszeit unbedingt auch die folgenden Punkte kommen sollten:
- Meetings in der Vorweihnachtszeit reduzieren
- Projekte rechtzeitig abschliessen und keine neuen Projekte in der Weihnachtszeit starten (sofern das nicht unbedingt notwendig ist)
sodass die Mitarbeiter etwas mehr Zeit haben.
Es kann natürlich durchaus sinnvoll sein, grossen und wichtigen Geschäftspartnern ein etwas grösseres Geschenk zu machen. Am Ende des Tages, ist es dem Unternehmen überlassen, wem es was schenkt. Wichtig ist es jedoch, sich mit dem Budget auseinanderzusetzen und sich mit den steuerlichen Aspekten bezüglich Unternehmensgeschenken zu beschäftigen.
Die Personalplanung
Viele Menschen wollen das Weihnachtsfest mit ihren Liebsten verbringen. Es gibt aber auch viele andere Menschen, denen es nichts ausmacht, an Weihnachten und an den anderen Feiertagen zu arbeiten.
Dennoch ist es wichtig, rechtzeitig im Voraus zu planen, welche Mitarbeiter an Weihnachten frei haben und wer in an den Feiertagen arbeitet.
Es ist in diesem Zusammenhang natürlich auch wichtig, die Mitarbeiter, die sich dazu bereiterklären, an Weihnachten zu arbeiten, entsprechend dafür zu vergüten. Vielleicht fährt aber auch das gesamte Unternehmen bereits in der Weihnachtszeit etwas runter. Sollte das nicht möglich sein ist es aber, wie gesagt, wichtig, dass die Personalplanung rechtzeitig erfolgt.
Die Weihnachtsfeier
Was wäre die Weihnachtszeit ohne eine Feier? In der Regel richten Unternehmen Weihnachtsfeier für die Mitarbeiter aus, um einfach einmal zu entspannen und das vergangene Jahr Revue passieren zu lassen. Derartige Weihnachtsfeiern bieten sich dann auch an, um ggf. die Weihnachtskarten und die Weihnachtsgeschenke zu überreichen.
Bezüglich der geschäftlichen Weihnachtsfeier ist es wichtig, sich rechtzeitig zu überlegen, wo sie stattfinden soll, um so – sofern sie nicht in den Räumen des Unternehmens stattfindet – die Location rechtzeitig buchen zu können.
Weitere Fragen, die bezüglich der Weihnachtsfeier im Hinterkopf behalten werden sollten, sind unter anderem die Folgenden:
- Braucht das Unternehmen einen Caterer?
- Soll es Live-Musik geben oder soll ein DJ engagiert werden?
- Soll es bestimmte Aktivitäten geben?
- etc.
Eine Feier zu planen, nimmt recht viel Zeit in Anspruch. Es kann somit auch überlegt werden, ob das Unternehmen für diese Zwecke die Arbeit eines professionellen Party-Planners in Anspruch nimmt oder, ob sich ein Team aus Mitarbeitern um die Planung der Weihnachtsfeier im Unternehmen kümmert.
Die weihnachtliche Dekoration
Das Unternehmen muss sich in der Weihnachtszeit natürlich nicht in ein Winter Wonderland verwandeln. Doch es spricht nichts dagegen durchaus ein bisschen Dekoration aufzuhängen und einen Weihnachtsbaum aufzustellen. Möglicherweise kann auch ein kleiner Adventskranz besorgt werden, um die Kerzen an ihm anzuzünden.
In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig, sich zu fragen:
- Was für ein Baum aufgestellt werden und wo er besorgt werden soll (künstlich oder natürlich?) Möglicherweise kann es auch eine tolle Teamarbeit sein, den Baum selbst schlagen zu gehen.
- Wer die Dekoration aufhängt und wo sie überall aufgehängt werden soll.
Mit ein wenig Dekoration und einem Weihnachtsbaum kann bereits viel weihnachtliche Atmosphäre auf der Arbeit geschaffen werden.
Aktivitäten für die Weihnachtszeit
Sicherlich ist es wichtig, dass das Unternehmen auch während der Weihnachtszeit in Betrieb ist und, dass jeder seiner Arbeit nachgeht. Allerdings bedeutet das nicht, dass das Unternehmen die Stimmung nicht durch bestimmte Aktivitäten noch ein bisschen weihnachtlicher gestalten kann.
Aktivitäten, die sich im Unternehmen während der Weihnachtszeit anbieten sind unter anderem:
- Wichteln unter den Mitarbeitern
- Gemeinsames Plätzchen- und Stollenessen
- Kleine Adventsfeiern
- Gemeinsames Glühweintrinken
- Ein gemeinsamer Besuch auf dem Weihnachtsmarkt
Natürlich gibt es viele weitere weihnachtliche Aktivitäten, die während der Weihnachtszeit im Unternehmen durchgeführt werden können. Wichtig ist, dass sie zu der Entspannung und zu der weihnachtlichen Atmosphäre beitragen und nicht einen weiteren Stressfaktor darstellen.
Checkliste
- 8 Wochen vorher: Weihnachtsgeschenke für Kunden und Mitarbeiter festlegen und bestellen.
- 8 Wochen vorher: Weihnachtsgeschenke und -karten besorgen, ggf. versenden.
- 8 Wochen vorher: Location für die Weihnachtsfeier suchen und buchen.
- 6 Wochen vorher: Laufende Projekte abschliessen und neue Projekte stoppen.
- 6 Wochen vorher: Personalplanung für die Feiertage erstellen und mit den Mitarbeitenden abstimmen.
- 6 Wochen vorher: Budget für Dekoration, Catering und Aktivitäten festsetzen.
- 6 Wochen vorher: Aktivitäten wie Wichteln oder Weihnachtsmarktbesuch organisieren.
- 4 Wochen vorher: Dekoration (Baum, Kranz, Lichter) besorgen und aufhängen.
- 4 Wochen vorher: Finalisierung des Programms für die Weihnachtsfeier (Catering, Musik).
- Kontinuierlich: Meetings in der Vorweihnachtszeit reduzieren und Pufferzeiten einplanen.
Wann sollte die Planung starten?
Allgemein kann keine pauschale Aussage eine Antwort auf die Frage geben, wann mit der Planung für die einzelnen Punkte gestartet werden soll. Es kommt immer darauf an, wie das Unternehmen die Weihnachtszeit gestalten möchte und wie gross es ist.
Generell können sich Unternehmen aber an diesen Richtwerten orientieren und somit sicherstellen, dass die Weihnachten im Unternehmen angenehm und so entspannt wie möglich wird:
| Wann? | Was? |
| 8 Wochen vor Weihnachten | Weihnachtsgeschenke festlegen und besorgen (sofern es welche geben soll) Weihnachtskarten besorgen und ggf. versenden Location für die Weihnachtsfeier heraussuchen und die Weihnachtsfeier planen |
| 6 Wochen vor Weihnachten | Projekte abschließen Personalplanung durchführen Dekoration planen Aktivitäten planen |
| 4 Wochen vor Weihnachten | Dekoration aufhängen |
Wie gesagt – dieser Zeitplan und auch die Aktivitäten, die sich auf ihm befinden, kann von Unternehmen zu Unternehmen anders aussehen. Wichtig ist es jedoch, darauf zu achten, dass die Weihnachtszeit – auch, wenn das Unternehmen kein Weihnachtsmanndorf ist – auch im Unternehmen angenehm gestaltet und erlebt wird. Schliesslich ist Weihnachten das Fest der Entspannung und der Erholung.
FAQ: Weihnachten im Unternehmen
Wann sollte ich idealerweise mit der Planung für die Weihnachtsfeier im Unternehmen beginnen?
Idealerweise sollten Sie mindestens 8 Wochen vor Weihnachten mit der Planung starten. In diesem Zeitraum lassen sich wichtige Locations buchen, Geschenke und Karten besorgen sowie der Zeitplan für die Feiertage erstellen, um Engpässe zu vermeiden.
Was muss ich bei Geschenken für Mitarbeiter und Kunden beachten?
Neben der persönlichen Note ist es wichtig, sich frühzeitig mit dem Budget auseinanderzusetzen. Zudem sollten steuerliche Aspekte bezüglich Unternehmensgeschenken beachtet werden, da diese oft als Sachbezug gelten und bestimmte Freigrenzen haben können.
Wie plane ich die Arbeitszeiten während der Feiertage korrekt?
Es ist ratsam, rechtzeitig zu klären, wer an Weihnachten und den Feiertagen arbeitet. Mitarbeiter, die an Feiertagen arbeiten, sind entsprechend zu vergüten. Alternativ kann das Unternehmen in dieser Zeit herunterfahren, was jedoch eine klare Kommunikation und Planung voraussetzt.
Welche Aktivitäten eignen sich zur Auflockerung im Unternehmen?
Geeignete Aktivitäten sind Wichteln unter den Mitarbeitern, gemeinsames Plätzchen- und Stollenessen, kleine Adventsfeiern, Glühweintrinken oder ein gemeinsamer Besuch auf dem Weihnachtsmarkt. Wichtig ist, dass diese Aktivitäten der Entspannung dienen und keinen zusätzlichen Stressfaktor darstellen.
Brauche ich einen externen Party-Planner für die Weihnachtsfeier?
Dies hängt vom Umfang der Feier und den internen Ressourcen ab. Bei grösseren Events oder wenn das interne Team stark ausgelastet ist, kann ein professioneller Party-Planner sinnvoll sein. Für kleinere Unternehmen reicht oft ein Team aus Mitarbeitern, das sich um die Planung kümmert.
