Prozessdenken: 3 Methoden der Verbesserung
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Prozessdenken geht über die reine Abteilungsstruktur hinaus und betrachtet den gesamten Arbeitsablauf vom Start bis zum Ergebnis. Trotz etablierter Strukturen treten weiterhin Probleme an Schnittstellen auf, etwa durch mangelnde Kommunikation oder unzureichende Dokumentation von Eigeninitiativen. Um diese Lücken zu schliessen, ist es notwendig, den Mitarbeitern konkrete Methoden an die Hand zu geben, mit denen sie Verbesserungen systematisch erfassen, durch Investitionen prüfen oder mittels des PDCA-Kreislaufs nachhaltig lösen können.
Die wichtigsten Punkte:
- Der Blickwinkel muss von der Abteilung auf den gesamten Prozess erweitert werden.
- Typische Probleme entstehen oft durch fehlende Dokumentation von Eigeninitiativen.
- Drei Methoden helfen: Dokumentation im Alltag, kritische Investitionsanalyse und der PDCA-Kreislauf.
- Führungskräfte müssen das Bewusstsein für Prozesse aktiv schulen.
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Wie können Unternehmen das Prozessdenken mit drei konkreten Methoden nachhaltig verbessern?
Längst wird nicht mehr in Abteilungen und Teams gedacht, sondern der Prozess der Arbeit steht im Vordergrund. Das grosse Ganze der Arbeit soll allen vor Augen sein, um alle erforderlichen Schritte, die zwischen dem Beginn der Aufgabe und dem abschliessenden Ergebnis liegen, zu berücksichtigen – und zwar unabhängig davon, wer für den jeweiligen einzelnen Schritt verantwortlich ist. Soweit die Theorie. Der Alltag und die Praxis sehen oftmals anders aus. Leider.
Prozessdenken fordert einen weiteren Blickwinkel
In manchen Arbeitsbereichen, wie beispielsweise der Produktionsstrasse, ist die Sensibilität für das Prozessdenken erhöht. Denn der einzelne Mitarbeiter sieht ja, wer ihm zuarbeitet und an wen er seine Arbeit weitergibt. Allerdings ist dies im Grunde wieder „nur“ ein Teil des Prozesses, der wahrgenommen wird. Hier zeigt sich bereits die Problematik des Prozessdenkens: Der eigene Blickwinkel ist zu eng gefasst, d.h. der Mitarbeiter sieht nur was hinter ihm und vor ihm liegt.
Für diese Misere ist allerdings nicht allein der Mitarbeiter verantwortlich. Vielmehr sollten die Geschäftsleitung und die Führungskräfte das Bewusstsein der Mitarbeiter für die einzelnen Prozesse schulen.
Typische Probleme im Prozessdenken
Nicht allein an den Schnittstellen zwischen Abteilungen und/oder Teams treten Probleme im Prozessdenken auf – wie beispielsweise
- schlechte Terminabsprachen
- Missverständnisse
- mangelnde Kommunikation
- fehlende Unterlagen
- unzureichende Information
- mangelhafte Benennung des (Teil-)Arbeitsergebnisses
Auch ist sich der einzelne Mitarbeiter manches Mal gar nicht bewusst, dass er gerade in den Prozess eingreift und etwas verändert, ohne dies zu dokumentieren. Deshalb ist es sinnvoll, den Mitarbeitern Methoden zu vermitteln, mit denen das Prozessdenken verbessert werden kann. Nur so lassen sich die typischen Probleme vermeiden.
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Die jeweilige Methode sollte zu Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern passen. Fragen Sie sich deshalb ruhig: Welche Methode wäre wann hilfreich? Welche Methode unterstützt Ihre Mitarbeiter am besten?
Methode 1: Verbesserungen im Alltagstun dokumentieren
Mitarbeiter, die ja im Prozess eingebettet sind, fallen natürlich offensichtliche Mängel frühzeitig auf. In der Regel stellen sie diese sofort ab, indem beispielsweise die Schraube angezogen oder ein Dokument an anderer Stelle abgelegt wird. Die Eigeninitiative des Mitarbeiters ist lobenswert. Leider wird oftmals vergessen, diese Verbesserungen zu dokumentieren, um sie den Kollegen zugänglich zu machen.
Erleichtern Sie es Ihren Mitarbeitern, die Verbesserung zu erfassen. Händigen Sie Formulare aus, auf denen der Mitarbeiter Standardfragen beantworten muss:
- Welcher Prozessabschnitt war betroffen?
- Welcher Fehler wurde entdeckt?
- Wie wurde dieser behoben?
- Was hat sich dadurch verbessert?
Checkliste
- Analysieren Sie, ob Mitarbeiter nur ihren direkten Vor- und Nachfolger sehen oder den Gesamtprozess.
- Einführen von standardisierten Formularen zur Dokumentation von täglichen Verbesserungen.
- Klären Sie mit dem Team, welche Probleme durch neue Software oder Maschinen tatsächlich gelöst werden können.
- Prüfen Sie vor jeder Investition, ob der Prozess selbst optimiert werden muss.
- Schulen Sie Mitarbeiter im Umgang mit dem PDCA-Kreislauf (Plan, Do, Check, Act).
- Sichern Sie die Umsetzung von Lösungen durch festgelegte und kommunizierte Standards.
- Führen Sie regelmässige Reviews durch, um den Kreislauf für weitere Verbesserungen neu zu starten.
Methode 2: Verbesserung durch Investitionen
In neue Technologien, Maschinen oder Abläufe zu investieren, ist ein beliebtes Mittel, um Verbesserungen innerhalb des Prozesses zu erzielen. Bevor jedoch „Investitionsleichen“ das eigene Budget belasten, sollte der Prozess von allen erneut analysiert werden. Fragen Sie sich und Ihr Team:
- Welche Verbesserung kann beispielsweise durch eine neue Software erreicht werden?
- Gibt es Probleme, die durch die Anschaffung einer Maschine, weiter bestehen würden? Welche sind dies?
- Was kann durch die Investition in keinem Falle erzielt werden?
- Lohnt sich nach Abwägung aller Fakten dann noch die Investition?
Methode 3: Der PDCA-Kreislauf für systematische Verbesserungen
In Prozessen zu denken, heisst auch, Probleme, die im Prozess auftreten, wahrzunehmen und zu lösen. Mit Hilfe des PDCA-Kreislaufes gelingt dies dem Einzelnen, als auch gemeinsam im Team – abhängig vom jeweiligen Problem. Dabei werden folgende Schritte durchlaufen:
P = Plan
- Problemwahrnehmung
- Problembeschreibung
- Definition einer Messgrösse
- Messung des Problems
- Klärung der Ursache
- Ideen für Lösungen freisetzen
- Brauchbare Lösungen erarbeiten
D = Do
- Umsetzung der Lösung (Testphase)
- Festlegung und Kommunizieren von Standards
C = Check
- Überprüfung, ob Standards eingehalten werden
- Auswertung der Ergebnisse
A = Act
- Umsetzung der Lösung im Alltag
- Durchführung des Review
- PDCA-Kreislauf eventuell neu beginnen
FAQ: Prozessdenken
Warum reicht es nicht aus, wenn Mitarbeiter nur ihren eigenen Bereich im Blick haben?
Ein zu enger Blickwinkel führt zu Problemen an Schnittstellen, wie Missverständnissen oder fehlender Information. Das Prozessdenken erfordert, dass alle Schritte vom Beginn bis zum Ergebnis berücksichtigt werden, unabhängig von der Zuständigkeit.
Wie können kleine Verbesserungen im Alltag nachhaltig gemacht werden?
Indem Mitarbeiter verpflichtet oder ermutigt werden, ihre Eigeninitiativen zu dokumentieren. Formulare mit Fragen zum betroffenen Abschnitt, dem Fehler und der Lösung machen diese Verbesserungen für Kollegen zugänglich.
Wann ist der PDCA-Kreislauf sinnvoll?
Der PDCA-Kreislauf (Plan, Do, Check, Act) eignet sich sowohl für Einzelpersonen als auch für Teams, um Probleme systematisch zu erfassen, Lösungen zu testen, zu überprüfen und schliesslich im Alltag zu verankern.
Was ist bei Investitionen in neue Technologien zu beachten?
Vor dem Kauf sollte der Prozess erneut analysiert werden, um sicherzustellen, dass die Technologie das eigentliche Problem löst und nicht nur eine neue Investitionsleiche entsteht.
