Lohnausweis ausfüllen: Antworten zu Fragen aus der Praxis
Ralph Büchel
Ralph Büchel ist Geschäftsleiter von Caveris. Er hat seine Berufserfahrung in der Gewerbe- und Industriebranche begonnen. Danach wechselte er ins Treuhand/Revisionsgeschäft und später in die Steuerverwaltung. Bevor er dann seine eigene Firma die Caveris AG vor über 10 Jahren gründete, war er Abteilungsleiter Besoldungsadministration/Versicherungen eines grösseren Unternehmens. In dieser Funktion war er gleichzeitig Geschäftsleiter einer Pensionsversicherung.
In seinem beruflichen Werdegang hat er sich fundiertes Wissen im Finanz- und Rechnungswesen, in der Lohnbuchhaltung und rund um die soziale Sicherheit (Sozialversicherungsabkommen und Sozialversicherungen) angeeignet. Berufsbegleitend hat Ralph Büchel unter anderem Ausbildungen zum Wirtschaftstechniker SVTS, Treuhänder mit eidg. Fachausweis und Sozialversicherungs-Fachmann mit eidg. Fachausweis abgeschlossen. Seine letzte Ausbildung schloss er mit dem Eidg. Diplom zum Sozialversicherungs-Experten ab. Im methodisch-didaktischen Bereich ist er zertifizierter ECo-C Trainer TQS (European communication certificate) und hat das Zertifikat für Berufspädagogische Bildung für den Unterricht an höheren Fachschulen. Er ist Prüfungsexperte in verschiedenen Ausbildungen.
Praxisbeispiel: Mittagessenentschädigung
Ein Mitarbeitender erhält monatlich CHF 200.– in bar für die Mittagessensentschädigung am Arbeitsort.
Lösung: Die Mittagessenentschädigung muss unter Ziffer 1 vollumfänglich als Lohn ausgewiesen werden und ist auch vollumfänglich AHV-pflichtig. Im Feld G ist kein Kreuz anzubringen, da Lohnbestandteil.
Praxisbeispiel: Mittagessen gratis zur Verfügung gestellt
Dem Mitarbeitenden wird das Essen gratis zur Verfügung gestellt.
Lösung: Die Mahlzeiten müssen gemäss Richtlinien der Steuerbehörden bewertet werden (Beilage).
Somit unter Ziffer 2.1 aufführen. KEIN KREUZ im Feld G und keine Bemerkungen, AHV-pflichtig.
Es gibt einzelne Kantone, welche hier auch zusätzlich ein Kreuz im Feld G verlangen.
Es ist zu beachten, dass vergünstigt oder gratis abgegebene Essen an Betreuende in Behinderten- oder Pflegeheimen, anders gehandhabt wird (sogenannte "agogische Mahlzeiten").
Auf eine Bescheinigung der Gehaltsnebenleistung kann verzichtet werden, wenn die Mahlzeiten zusammen mit der behinderten oder der zu pflegenden Person während der Arbeitszeit eingenommen werden und die behinderte oder die zu pflegende Person bei der Mahlzeit oder beim Essen unterstützt werden muss. Jedoch ist in Ziffer 15 die Bemerkung "Mahlzeiten durch Arbeitgeber bezahlt (agogische Mahlzeiten)" einzufügen.
Praxisbeispiel: Mittagessenentschädigung in Form von Lunch-Checks oder Mahlzeitencoupons
Der Mitarbeitende erhält Lunch-Checks oder Mahlzeitencoupons im Wert von CHF 180.– pro Monat.
Lösung: Diese Lunch-Checks oder Mahlzeitencoupons stellen keinen Lohnbestandteil dar, sind bis zu CHF 180.– auch nicht AHV-pflichtig. Im Feld G ist jedoch ein Kreuz anzubringen.
Praxisbeispiel: Mittagessenentschädigung Aussendienstmitarbeiter mit Fallpauschalenentschädigung
Ein Aussendienstmitarbeitende erhält eine Fallpauschalentschädigung pro auswärtige Mahlzeit resp. Tag resp. Monat oder pro Mahlzeit einen maximal festgelegten Betrag und/oder einem Mitarbeitenden mit Aussendiensttätigkeit werden in mehr als der Hälfte des Jahres die Mahlzeiten bezahlt (Geschäftsessen, auswärtiger Aufenthaltsort etc.). Wie müssen Sie das im Lohnausweis ausfüllen.
Lösung: Sofern es sich um angemessene Pauschalbeträge (CHF 30.– pro Mittagessen resp. dieser einen Richtwert von CHF 35.– nicht übersteigt, z.B. in einem Spesenreglement) resp. um effektive Kosten bei Kundenessen handelt, ist keine Aufrechnung im Lohn erforderlich. Es besteht auch keine AHV-Pflicht. Im Feld G ist jedoch ein Kreuz anzubringen (Annahme: > 50 % auswärts).
Bei Aussendienstmitarbeitenden, die dafür mehr als 60 % Entschädigung erhalten, müsste noch der Vermerk angebracht werden «Mahlzeiten durch Arbeitgebenden bezahlt» (Vorschrift genehmigtes Spesenreglement in einzelnen Kantonen).
Praxisbeispiel: Mittagessenentschädigung Kantinenverpflegung
Wie steht es mit der Kantinenverpflegung unter folgenden Voraussetzungen:
- Die Kantine steht allen Mitarbeitenden zur Verfügung
- Die Platzzahl beschränkt
Das Kreuz im Feld G zwingend, wenn der Arbeitgebende dem Arbeitnehmenden die Möglichkeit einräumt, das Mittag- oder Abendessen verbilligt in einer Kantine einzunehmen. Dies gilt auch dann, wenn nicht bekannt ist, ob der Arbeitnehmende von der Kantinenmöglichkeit Gebrauch gemacht hat. Es werden vermehrt Tendenzen festgestellt, dass auf den Preis eines Menüs abgestellt wird. Ist dieser trotz der Tatsache, dass keine Vergünstigung vorliegt, tief angesetzt, kann in einzelnen Kantonen bei Rückfrage trotzdem eine Kantine vorliegen, was ein Kreuz im Feld G bewirkt.
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