Lohnausweis erstellen: Deklarationspflichten und Praxisbeispiele
Inhalt
1. Die Pflicht zur Erstellung: Muss immer ein Lohnausweis erstellt werden?
Entgegen einer weitverbreiteten Meinung muss ein Schweizer Arbeitgeber nicht für jede Zahlung an jede Person automatisch einen Lohnausweis ausstellen. Gemäss den Quellen gelten hierfür spezifische Kriterien:
- Wann ein Lohnausweis obligatorisch ist: Ein Lohnausweis ist zwingend zu erstellen, wenn eine steuerbare Leistung durch einen Schweizer Arbeitgeber über die Schweizer Lohnbuchhaltung (Payroll) ausbezahlt wird und die Person in der Schweiz steuerpflichtig ist (aufgrund von Wohnsitz oder wirtschaftlicher Zugehörigkeit). Lohnausweis erstellen ist in diesen Fällen unabhängig von der Staatsbürgerschaft verpflichtend.
- Wann kein Lohnausweis erstellt werden muss (Ausnahmen):
- Leistungen vor dem Zuzug: Wenn beispielsweise eine Antrittsprämie vom ausländischen Mutterhaus bezahlt wird, bevor die Person in die Schweiz zieht und bevor sie auf der Schweizer Payroll erfasst ist, erfolgt die Besteuerung über die Quellensteuer, aber es wird kein Lohnausweis erstellt.
- Leistungen nach dem Wegzug: Entsteht ein Rechtsanspruch auf eine Leistung (z.B. ein Bonus) erst nach dem definitiven Wegzug aus der Schweiz, wird diese Zahlung ausschliesslich über die Quellensteuer abgerechnet. Ein Eintrag im Lohnausweis erfolgt hier nicht.
- Auslandseinsätze: Betrifft eine Leistung ausschliesslich einen Auslandseinsatz, der nur im Ausland steuerpflichtig ist, entfällt die Deklarationspflicht im Schweizer Lohnausweis.
- Freiwilligkeit: Ein Lohnausweis darf nicht «freiwillig» erstellt werden. Ein Lohnausweis erstellen ist nur bei Erfüllung der gesetzlichen Voraussetzungen zulässig. Er ist ein gesetzlich reguliertes Dokument, das nur bei Erfüllung der Voraussetzungen ausgestellt werden darf.
2. Der Lohnausweis als Urkunde und die Folgen von Fehlern
Der Lohnausweis besitzt den Rechtsstatus einer Urkunde. Eine vorsätzliche Falschausstellung erfüllt den Tatbestand der Urkundenfälschung, was mit Geldstrafen oder Freiheitsstrafen von bis zu fünf Jahren geahndet werden kann. Arbeitgeber haften für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben; bei Fehlern kann die Steuerbehörde den Arbeitgeber für entgangene Steuern zur Kasse bitten. Auf dem Dokument muss zwingend der Name einer verantwortlichen Person stehen, die über das nötige Fachwissen verfügt, um die Richtigkeit zu bestätigen.
3. Zentrale Deklarationsfelder und Praxisbeispiele aus den FAQ
Die korrekte Zuordnung der Lohnbestandteile zu den Ziffern 1 bis 15 und den Buchstabenfeldern A bis I ist entscheidend für die Transparenz.
Mobilität: Geschäftswagen und Generalabonnements (Feld F & Ziffer 2.2)
Das Feld F ist anzukreuzen, wenn dem Arbeitnehmer keine Kosten für den Arbeitsweg entstehen.
- Geschäftswagen Pauschalmethode: Es werden monatlich 0,9% des Kaufpreises (exkl. MWST, inkl. Sonderausstattung) als Privatanteil in Ziffer 2.2 deklariert (mindestens CHF 150.–/Monat).
- Beispiel: Ein Fahrzeug kostet CHF 50 000.–. Der Privatanteil beträgt CHF 5400.– pro Jahr. Zahlt der Mitarbeiter CHF 200.–/Monat selbst, werden nur CHF 3000.– in Ziffer 2.2 deklariert.
- Budgetüberschreitung: Zahlt ein Mitarbeiter Mehrkosten für Sonderausstattungen direkt an die Garage, ändert dies nichts an der Berechnungsbasis von 0,9% des Gesamtwerts, da das Fahrzeug rechtlich dem Arbeitgeber gehört.
- Geschäftswagen effektive Methode (Bordbuch): Die privat gefahrenen Kilometer (inkl. Arbeitsweg) werden mit 75 Rappen/km multipliziert und in Ziffer 2.2 eingetragen. In diesem Fall wird Feld F nicht angekreuzt.
- Bordbuch-Anforderungen: Es muss täglich, lückenlos und in fester Form geführt werden. Es muss Datum, Ziel, besuchte Person und Kilometerstand enthalten.
- Generalabonnement (GA): Ein GA ist nur dann deklarationsfrei, wenn die geschäftliche Notwendigkeit (Summe der geschäftlichen Einzelbillette sind gleich hoch oder höher als der GA-Preis) erwiesen ist; dann wird nur Feld F angekreuzt. Ist es privat motiviert, gehört der Marktwert in Ziffer 2.3.
Verpflegung: Feld G und Lunch-Checks
Das Feld G muss markiert werden, wenn der Arbeitgeber Lunch-Checks abgibt oder Zugang zu einer verbilligten Kantine gewährt.
- Pauschalentschädigungen: Barbeiträge für auswärtige Verpflegung gehören in Ziffer 1.
- agogische Mahlzeiten: In Heimen kann auf die Bescheinigung verzichtet werden, wenn das Personal mit den Klienten essen muss. In Ziffer 15 ist dann jedoch der Vermerk «Mahlzeiten durch Arbeitgeber bezahlt (agogische Mahlzeiten)» einzufügen.
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Berufsorientierte Aus- und Weiterbildung (Ziffer 13.3)
Die steuerliche Behandlung hängt von der Rechnungsstellung ab:
- Direktzahlung durch Arbeitgeber: Rechnung lautet auf Arbeitgeber
→ keine Deklaration im Lohnausweis - Rückerstattung an Arbeitnehmer: Rechnung lautet auf Arbeitnehmer
→ Der Betrag muss zwingend in Ziffer 13.3 bescheinigt werden, auch wenn die Weiterbildung rein beruflich ist. - Darlehen: Ein zinsloses Darlehen für eine Weiterbildung ist kein Lohnbestandteil und wird nicht im Lohnausweis aufgeführt.
Naturalgeschenke und Naturalrabatte
- Naturalgeschenke: Übliche Geschenke (Weihnachten, Jubiläum) sind bis CHF 600.– pro Jahr deklarationsfrei. Wird dieser Betrag überschritten, muss der gesamte Betrag (nicht nur die Differenz) in Ziffer 2.3 deklariert werden.
- Wichtig: Geldgeschenke sind immer und in voller Höhe als Lohn auszuweisen.
- REKA-Checks: Vergünstigungen sind bis CHF 600.– pro Jahr (bei max. 20% Rabatt) deklarationsfrei.
4. Sonderfall: Tod eines Arbeitnehmers und Lohnnachgenuss
Verstirbt ein Mitarbeiter, wird der Lohnausweis bis zum Todestag erstellt. Für einen ausbezahlten Lohnnachgenuss gibt es zwei Varianten:
- separate Rentenbescheinigung: auf den Namen des Hinterbliebenen ausgestellt, Eintrag unter Ziffer 4 mit Vermerk «Besoldungsnachgenuss»
- Eintrag im LA des Verstorbenen: In Ziffer 15 werden der Betrag sowie Name und Adresse des Empfängers detailliert vermerkt. Der Lohnnachgenuss unterliegt nicht der Sozialversicherungspflicht, ist aber steuerpflichtig.
5. Buchführung und Revision
Für eine ordnungsgemässe Payroll ist die Abstimmung zwischen Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung (FIBU) Pflicht.
- Revision: Revisoren prüfen insbesondere die Übereinstimmung zwischen dem deklarierten Lohnaufwand und der gemeldeten AHV-Lohnsumme. Differenzen müssen begründet und hergeleitet werden können.
- Aufbewahrung: Alle Unterlagen der Lohnbuchhaltung sind zehn Jahre lang aufzubewahren.
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass der Lohnausweis weit mehr als ein einfaches Formular ist. Lohnausweis erstellen erfordert aufgrund seines Urkundencharakters höchste Präzision bei der Anwendung der Wegleitung und der FAQ zum Lohnausweis. Er spiegelt die gesamte Vergütungspolitik wider.
