Lohnausweis Wegleitung: Änderungen und wichtige Hinweise für die Praxis

Zum Lohnausweis im Allgemeinen 

Natürliche Personen müssen ihrer Steuererklärung Lohnausweise über alle Einkünfte aus unselbstständiger Erwerbstätigkeit beilegen. Darüber hinaus gilt, dass die Arbeitgeber der Veranlagungsbehörde für jede Steuerperiode eine Bescheinigung über die geldwerten Vorteile aus echten Mitarbeiterbeteiligungen sowie über die Zuteilung und die Ausübung von Mitarbeiteroptionen einreichen müssen. Ob die Einkünfte aus Mitarbeiterbeteiligungen in der Schweiz oder im Ausland steuerbar sind, ist alsdann eine reine Rechtsfrage, welche die Behörden von Amtes wegen zu entschieden haben. Daraus folgt, dass im Lohnausweis (Zeile 5) immer das gesamte Einkommen zu deklarieren ist (und nicht nur das in der Schweiz zu versteuernde).

Lohnausweis Wegleitung

Hinter der Lohnausweis Wegleitung steht die erweiterte Arbeitsgruppe Lohnausweis der Schweizerischen Steuerkonferenz, in der kantonale Steuerbehörden, die Eidgenössische Steuerverwaltung und Vertreter der Wirtschaft gemeinsam an einheitlichen Regeln arbeiten. Die Wegleitung wird jedes Jahr überprüft, angepasst und erst nach gemeinsamer Genehmigung veröffentlicht. Parallel dazu wird das FAQ-Dokument laufend aktualisiert, wenn sich Gesetze ändern oder die Praxis neue Fragen aufwirft. Änderungen gegenüber der Vorjahresversion sind in den Randziffern mit einem schwarzen Balken markiert. Die wichtigsten Änderungen sind in diesem Beitrag abgebildet. 

Zum Lohnausweis im Speziellen 

In die Lohnausweis Wegleitung 2025 haben lediglich geringfügige Änderungen Eingang gefunden. Es sind dies:

• RZ 9: Erhöhung der Fahrkostenpauschale für Autos auf 75 Rappen (inkl. Verweis auf den Anhang der Berufskostenverordnung) sowie Aufführen der Autopauschale betreffend Kreuz in Feld F; 
• RZ 23 und 52: Erhöhung der Fahrkostenpauschale für Autos auf 75 Rappen
• RZ 59: Präzisierung der Formulierung betreffend genehmigtem Spesenreglement
• RZ 72: Formulierung hinsichtlich Vergünstigungen von Dritten sowie jährlicher Betrag für Naturalgeschenke sowie Zutrittskarten für Anlässe auf maximal CHF 600 pro Jahr angepasst.

Präzisierung der Formulierung betreffend genehmigtem Spesenreglement

Genehmigtes Spesenreglement: Arbeitgeber, welche die Spesen nicht nur effektiv gemäss Rz. 52 vergüten, können Rechtssicherheit für ihre Mitarbeitenden in einem genehmigten Spesenreglement erlangen. Ein Gesuch um Genehmigung eines Spesenreglements kann bei der Steuerbehörde des Sitzkantons gestellt werden. Es empfiehlt sich, Spesenreglemente inhaltlich nach den Mustervorlagen der Schweizerischen Steuerkonferenz aufzubauen. Die Genehmigung durch den Sitzkanton umfasst sowohl die Festsetzung der effektiven als auch der pauschalen Spesenvergütungen. Im Lohnausweis sind bei Vorliegen eines genehmigten Spesenreglements nur die Pauschalspesen (vgl. Ziffer 13.2 des Lohnausweises) betragsmässig anzugeben. Vom Sitzkanton genehmigte Spesenreglemente werden von den anderen Kantonen ebenfalls anerkannt, sofern die Richtlinien der Mustervorlagen für Spesenreglemente vom 1. Februar 2024, gültig ab 1. Mai 2024, eingehalten sind.

Nicht zu deklarierende Leistungen (Änderungen)

• Vergünstigungen für vom Arbeitgeber abgegebene Produkte oder Dienstleistungen von Dritten bis maximal 20 % je Leistung und bis maximal CHF 600 jährlich (zu deklarieren in Ziffer 2.3 des Lohnausweises ist lediglich die Differenz der Vergünstigungen, die diese Werte übersteigen);
• Übliche Weihnachts-, Geburtstags- und ähnliche Naturalgeschenke bis CHF 600 pro Kalenderjahr. Bei Naturalgeschenken, die diesen Betrag übersteigen, ist der ganze Betrag anzugeben (Ziffer 2.3 des Lohnausweises). Bargeldgeschenke sind immer als Lohnbestandteil im Lohnausweis zu deklarieren;
• Private Nutzung von Arbeitswerkzeugen (Mobiltelefon, Computer usw.) des Arbeitgebers im üblichen Rahmen;
• Zutrittskarten für kulturelle, sportliche und andere gesellschaftliche Anlässe bis CHF 600 pro Kalenderjahr (zu deklarieren sind lediglich Beiträge, soweit sie CHF 600 pro Kalenderjahr übersteigen);

Richtiges Bescheinigen 

Der Lohnausweis stellt eine private Urkunde¹ dar und steht unter dem Schutz des (Steuer-) Strafrechts.² Dem Lohnausweis kommt demnach erhöhte Beweiskraft zu. Er gilt, da er unter Schutz einer Strafdrohung steht, solange als beweiskräftig, als nicht Tatsachen nachgewiesen sind, aus denen sich seine Fälschung, Verfälschung oder Unwahrheit ergibt.³ 

Mit der Einreichung der Steuererklärung inkl. Lohnausweis bei den Steuerbehörden wird auch die vorbehaltslose Willensäusserung abgegeben, entsprechend dieser Erklärung veranlagt zu werden. Liegt nun einer rechtskräftigen Steuerveranlagung ein nicht korrekt ausgefüllter Lohnausweis zugrunde, so gilt Folgendes: 

• Bei einer Unterversteuerung (zu tief deklarierter Lohn auf dem Lohnausweis) können die Steuerbehörden ein Nachsteuerverfahren eröffnen und das bis dato nicht versteuerte Einkommen nachbesteuern (allenfalls zusammen mit einer Strafsteuer und mit Zinsen).
• Im Falle einer Überversteuerung (zu hoch deklarierter Lohn) wäre theoretisch das Verfahren einer Revision möglich. Allerdings wird eine Revision von den Steuerbehörden regelmässig mit der Begründung abgelehnt, dass es an einer neuen Tatsache fehlt. Denn Mitarbeitende haben eine gewisse Sorgfaltspflicht, d.h., sie müssen (theoretisch) Lohnausweise auf deren formelle und materielle Korrektheit prüfen, bevor sie diese mit der Steuererklärung abgeben.

Fussnoten:
⁶ Im Sinne von Art. 110 Ziffer 5 StGB.
² Art. 251 StGB und § 255 StG.
³ Vgl. StRG AG 3-RV.2020.55 vom 25.02.2021 E. 3.1.4.